App para fichar gratis: qué debe cumplir para que sirva

Consultoría ehero

10 minutos de lectura

Una app para fichar gratis puede ser todo lo que necesita una empresa pequeña, siempre que cumpla lo que pide la ley al registro de jornada. El precio no es el problema: el problema es que muchos planes gratis recortan justo lo que la Inspección mira, como que nadie pueda cambiar un fichaje o que el registro se guarde cuatro años.

En esta guía explicamos qué tiene que cumplir cualquier herramienta de fichaje, qué suelen dejar fuera los planes gratis, cómo se comparan las opciones sin coste y cómo comprobar una aplicación antes de dar de alta a nadie. Está revisado a 14 de octubre de 2026.

Qué tiene que cumplir para valer

La ley no pide una aplicación concreta ni de pago. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores y la guía del Ministerio de Trabajo fijan lo que tiene que dar cualquier sistema, sea gratis o no:

La hora de inicio y de final de cada día, de cada persona. Con jornada partida, cada tramo.
Un registro fiable que nadie pueda cambiar después. La guía habla de información «inmodificable y no manipulable a posteriori», ni por la empresa ni por la persona. Los errores se corrigen, pero dejando rastro.
Las pausas, si se descuentan. La misma guía avisa: si no constan, se presume que todo el tiempo entre la entrada y la salida es trabajo.
Cuatro años guardado. La empresa tiene que conservar los registros ese tiempo, también los de quien ya no trabaja en ella.
A disposición de quien tiene derecho a verlo: cada persona, su representación y la Inspección de Trabajo.
El resumen del mes en tiempo parcial. A quien trabaja a tiempo parcial hay que entregarle cada mes, con la nómina, el resumen de sus horas (artículo 12.4.c del Estatuto). Lo contamos en registro de jornada a tiempo parcial.
Respeto a la protección de datos. Solo los datos necesarios y sin imponer el móvil personal. Lo explicamos en ¿es legal fichar con el móvil personal?

Si una aplicación gratis cumple todo eso, sirve. Si falla en uno, el registro existe pero no aguanta una inspección. El detalle de cada obligación está en la guía del registro de jornada obligatorio.

Qué suelen recortar los planes gratis

Muchas aplicaciones de pago tienen un plan gratis para que se prueben. Es legítimo, pero conviene saber dónde está el límite antes de depender de él:

El número de personas. El plan gratis suele ser para muy pocas, y el día que entra una más se paga por todas.
Que los fichajes no se puedan tocar. En algunas aplicaciones conocidas, bloquear los registros para que no se editen o ver el historial de cambios solo está en los planes de pago. Sin eso, el plan gratis registra horas, pero no un registro fiable.
El historial. Si solo se ven los últimos meses, faltan los cuatro años que pide la ley.
Los informes. Sacar el mes en PDF o Excel para la Inspección o para la nómina a veces es de pago.
Fichar sin móvil. El modo quiosco, con una tableta en la entrada, suele estar en los planes de pago. Es lo que permite no depender del teléfono de cada persona.
Lo que pasa al irte. Si dejas de pagar o cierras la cuenta, ¿sigues pudiendo ver y descargar los registros hasta cumplir los cuatro años?

Hay otra trampa frecuente: las aplicaciones de control de tiempo por proyectos. Están pensadas para saber cuántas horas se dedican a cada cliente o tarea, no para registrar la jornada, y no siempre recogen la entrada y la salida ni impiden cambiar lo apuntado.

Las opciones gratis, comparadas

Opción	A favor	Lo que hay que vigilar
Hoja en papel firmada	No cuesta nada y la ley la admite	Se rellena a final de semana, se pierde y hay que sumarla a mano. Cuatro años de papeles
Hoja de cálculo	Suma sola y se puede imprimir	Se puede cambiar sin dejar rastro. Necesita un método: firmar cada mes y guardar una copia cerrada
Plan gratis de una aplicación de pago	Cómodo y en el móvil o el ordenador	Límite de personas y funciones recortadas: bloqueo de fichajes, historial, informes, quiosco
Control de tiempo por proyectos	Útil para facturar horas	No está hecho para la jornada: puede faltar la entrada y la salida, o que lo apuntado no se pueda cambiar
Aplicación de registro de jornada gratis para pocas personas	Hecha para la ley española, con el registro cerrado	Mirar hasta cuántas personas es gratis y qué cuesta pasar de ahí

Si prefieres empezar por el papel o por una hoja de cálculo, tenemos una plantilla de registro de jornada en Excel gratis, con lo que pide la ley.

Cómo comprobarla antes de elegir

Antes de dar de alta a la plantilla, haz estas pruebas con una persona de ejemplo:

Ficha una entrada y una salida y mira que quedan con la hora real, no con la que escribe quien ficha.
Intenta cambiar un fichaje. Si se puede sin dejar rastro de qué había, quién lo cambió y por qué, no es un registro fiable.
Busca cuánto tiempo guarda los registros en el plan gratis y qué pasa si cierras la cuenta.
Saca el mes en PDF o en Excel, como lo pediría la Inspección o tu asesoría.
Prueba a fichar sin el móvil personal: desde el ordenador o desde una tableta compartida.
Lee qué datos recoge. Si pide la ubicación todo el rato, huellas o la cara, pregúntate si hace falta.
Mira dónde se guardan los datos y si te dan el contrato de encargo del tratamiento.
Calcula lo que costará el día que contrates a una persona más.

Cuándo compensa pagar

Lo gratis compensa mientras cumpla los mínimos de la ley y quepa tu plantilla. Cuando ya no cabe, la cuenta es sencilla: lo que cuesta la aplicación por persona y mes frente al tiempo que se va en sumar hojas, perseguir firmas y preparar el mes para la nómina.

Y frente al riesgo. No llevar el registro, o llevarlo de forma que no sirve, es una infracción grave, con multas de 751 a 7.500 € para la empresa. Lo contamos en la multa por no fichar.

Y el real decreto de registro digital

El Gobierno prepara un real decreto que, según el proyecto conocido, obligaría a fichar solo con medios digitales, a dejar huella de cada corrección y a dar a la Inspección acceso inmediato, también a distancia. Con eso, el papel y la hoja de cálculo dejarían de valer.

A 14 de octubre de 2026 no está aprobado ni publicado en el BOE. Lo seguimos en registro de jornada digital: cuándo entra en vigor. Si eliges ahora una aplicación, mejor que ya cumpla eso.

Fichómetro: gratis para siempre si ficha 1 persona

Fichómetro (es nuestro) es una aplicación de registro de jornada pensada para empresas pequeñas y para la ley española. El plan Gratis, para 1 persona que ficha y sin límite de tiempo, lleva lo que pide la ley: fichar desde el móvil o el ordenador con la hora del servidor, un registro que nadie puede cambiar (las correcciones se añaden con su motivo), el resumen del mes con la conformidad de la persona, el modo Inspección y los documentos legales. Con más personas, Pro cuesta 2 € por persona activa al mes, IVA no incluido, y añade el quiosco con PIN o tarjeta QR, turnos, vacaciones y varios centros. Se prueba 30 días sin tarjeta, y si te das de baja, el registro sigue a tu alcance en solo lectura hasta cumplir los cuatro años.

Crear la cuenta gratis · Ver cómo funciona Fichómetro

Preguntas frecuentes

¿Vale una app gratis para el registro de jornada?

Sí, si registra la hora de inicio y de final de cada día, impide cambiar los fichajes sin dejar rastro, guarda los registros cuatro años y los pone a disposición de la plantilla, su representación y la Inspección.

¿Es obligatorio usar una aplicación para fichar?

Hoy no. La ley admite el papel o una hoja de cálculo si el registro es fiable. El real decreto que prepara el Gobierno obligaría a que fuera digital, pero a 14 de octubre de 2026 no está aprobado.

¿Qué pasa si la aplicación deja borrar o cambiar fichajes?

Que el registro pierde valor: la guía del Ministerio pide información que no se pueda manipular después. Las correcciones tienen que quedar anotadas con lo que había antes.

¿Una app de control de tiempo por proyectos sirve para fichar?

Solo si recoge la entrada y la salida de cada día y no deja cambiar lo apuntado sin rastro. Muchas están pensadas para facturar horas, no para la jornada.

¿Tengo que fichar con mi móvil si la app es gratis?

No tiene por qué. La empresa puede usar el ordenador del puesto o una tableta compartida, y en teletrabajo no puede exigirte instalar nada en tu móvil.

¿Qué hago con los registros si cambio de aplicación?

Descargarlos antes de irte y guardarlos hasta cumplir los cuatro años. Comprueba antes de elegir que la aplicación te deja exportarlos.

¿Cuánto es la multa por no llevar bien el registro?

Es una infracción grave, de 751 a 7.500 € para la empresa.

Conclusión

Una app para fichar gratis sirve si cumple lo mismo que una de pago: hora real de entrada y salida, fichajes que no se pueden tocar sin rastro, cuatro años guardado y acceso para quien tiene derecho a verlo. Antes de elegir, prueba a cambiar un fichaje, saca un mes en PDF y mira qué pasa el día que contrates a alguien más. Si pasa esas pruebas, no hace falta pagar.

Este artículo es informativo y no sustituye al consejo de tu asesoría laboral. Revisa también tu convenio colectivo, que puede concretar cómo se registra la jornada.