No hay un número de días que valga para todas las máquinas. Cada cuánto reponer una máquina de vending lo decide la celda que antes se vacía, o el producto que antes caduca, y el coste de cada visita. Si vas tarde, pierdes ventas con celdas vacías; si vas pronto, pagas kilómetros y horas por cargar cuatro latas.
En esta guía explicamos cómo calcular cuándo se vacía cada celda, qué pasa con los frescos, cómo comparar el coste de una visita con lo que pierdes por ir tarde, las señales de que vas de más o de menos y cómo alargar las visitas sin perder ventas.
La respuesta corta
- Repón antes de que se vacíe la celda que más vende o caduque lo que lleva la máquina.
- No vayas tan pronto que la encuentres casi llena: esa visita cuesta lo mismo y deja poco.
- Cada máquina tiene su frecuencia: una en una estación puede pedir dos visitas por semana y otra en una oficina pequeña, una cada dos semanas.
- Se calcula con lo que vende cada celda, y se revisa cada pocos meses.
La celda que marca el ritmo
Para cada celda, divide su capacidad entre lo que vende al día: son los días que tarda en vaciarse desde llena. La que antes se vacía, si vende lo bastante para importar, es la que marca cuándo tienes que volver. Un ejemplo con cifras inventadas:
| Celda | Capacidad | Ventas al día | Se vacía en |
|---|---|---|---|
| Agua | 30 | 6 | 5 días |
| Refresco | 24 | 3 | 8 días |
| Patatas | 15 | 1,5 | 10 días |
| Chocolatina | 20 | 1 | 20 días |
| Sándwich | 8 | 1 | 8 días, pero caduca a los 4 |
Esta máquina pide visita cada cuatro o cinco días, aunque casi todo dure más. Y hay dos formas de alargarlo: darle al agua una segunda celda (con 60 unidades, aguanta diez días) o quitar el sándwich si no puedes ir cada cuatro días. Con las dos, la máquina podría visitarse cada ocho.
Los frescos y las caducidades
Cuando una máquina lleva productos que caducan pronto, como sándwiches, ensaladas o lácteos, son ellos los que fijan la frecuencia mínima: hay que pasar antes de que caduquen, se vendan o no. Por eso:
- Pon frescos solo en máquinas que vendan bastante y que vayas a visitar a menudo.
- Carga la cantidad que se vende hasta la próxima visita, no la que cabe.
- Coloca delante lo que antes caduca y retira lo que caducará antes de que vuelvas.
- Las máquinas con frío necesitan una alarma que avise si se corta la luz; si salta, hay que ir aunque no tocara.
Ir tarde o ir de más: qué cuesta cada cosa
Ir tarde tiene un coste que no se ve: lo que habría vendido la celda vacía. Ir de más tiene uno que sí: la visita. Compáralos.
Con los números de nuestros ejemplos: si la celda del agua se queda vacía dos días, son 12 ventas perdidas; a 0,66 € de margen, unos 8 €. Una visita extra cuesta unos 16 € entre vehículo y tiempo. En este caso, ir más a menudo no compensa: compensa darle más espacio al agua para que aguante hasta la visita.
La cuenta cambia con cada máquina. Una que vende mucho y está de camino merece más visitas; una que vende poco y está lejos, menos. El coste de cada visita lo explicamos en cómo organizar una ruta de vending, y las ventas que se pierden con las celdas vacías, en celdas vacías y caducados.
Señales de que vas de más o de menos
| Vas de más si… | Vas de menos si… |
|---|---|
| Al llegar, la máquina está casi llena | Al llegar, hay varias celdas vacías |
| Cargas pocas unidades por visita | Las celdas que más venden siempre están a cero |
| Lo que deja la máquina no paga sus visitas | Retiras más caducados de los que deberías |
| El local apenas nota que has pasado | El local te avisa de que no queda nada |
La señal más útil es la primera fila: cuánto de la máquina sigue lleno cuando llegas. Si casi todo, alarga; si hay huecos en lo que más vende, acorta o dale más espacio.
Cómo alargar las visitas sin perder ventas
- Más espacio para lo que más sale: dos celdas para el producto que marca el ritmo.
- Menos espacio para lo que se vende poco: una chocolatina que tarda veinte días en vaciarse puede compartir hueco.
- Frescos solo donde se puede ir a menudo.
- Máquinas cercanas el mismo día, para repartir el coste del desplazamiento.
- Ajustar por temporadas: más visitas en verano donde se vende bebida fría, menos en agosto en las oficinas.
Qué productos merecen más espacio lo contamos en los productos más rentables para vending.
Sin telemetría
Las máquinas con telemetría avisan solas de lo que vende cada celda. Sin ella también se puede calcular todo esto: basta con anotar en cada visita lo que queda en cada celda antes de reponer y lo que añades. Con unas semanas de visitas tienes las ventas medias de cada celda, los días que tarda en vaciarse y lo que encuentras al llegar. Y con eso, la lista de carga de cada salida.
Errores frecuentes
- Visitar todas las máquinas igual, el mismo día de cada semana, vendan lo que vendan.
- Dejar que una celda con poca venta marque el ritmo, o un fresco que podría no estar.
- Reponer sin anotar lo que quedaba: así nunca sabrás cuánto vende cada celda.
- No contar lo que pierdes con las celdas vacías porque no se ve.
- No revisar la frecuencia cuando cambian las ventas o la temporada.
Saber cada cuánto ir a cada máquina, con Repónlo
Repónlo (es nuestro) es una aplicación para operadores de vending que no tienen telemetría. Con lo que anotas en cada visita, te dice cuánto de la máquina estaba lleno al llegar y si a cada una vas de más o de menos, cuántas ventas pierdes por las celdas vacías y cuánto se va en caducados. Antes de salir, te dice qué cargar. Es gratis para siempre con una máquina, con todas las funciones. Con más, desde 19 € al mes, IVA no incluido, hasta cinco máquinas, y sin permanencia.
Preguntas frecuentes
¿Cada cuánto hay que reponer una máquina de vending?
Depende de cada máquina: antes de que se vacíe la celda que más vende o caduque lo que lleva, y no tan pronto que la encuentres casi llena. Se calcula con la capacidad de cada celda y lo que vende al día.
¿Cuántas veces por semana se repone una máquina de vending?
No hay una cifra general. Una máquina en un sitio de mucho paso puede pedir varias visitas por semana, y una en una oficina pequeña, una cada dos semanas.
¿Qué hago si la celda del agua se vacía antes que el resto?
Dale más espacio: una segunda celda con el mismo producto suele salir más barata que una visita extra.
¿Cada cuánto se revisan los productos frescos?
Antes de que caduquen, se hayan vendido o no. Si no puedes ir con esa frecuencia, es mejor no ponerlos en esa máquina.
¿Se puede saber cuándo reponer sin telemetría?
Sí. Anotando en cada visita lo que queda en cada celda y lo que añades, en pocas semanas sabes cuánto vende cada una y cuándo se vacía.
Conclusión
La frecuencia de reposición no se elige por costumbre: la marca la celda que antes se vacía y el producto que antes caduca. Calcula los días de cada celda, compara lo que pierdes por ir tarde con lo que cuesta ir de más, y antes de añadir visitas, prueba a darle más espacio a lo que más sale. Así cada visita carga lo justo y ninguna celda importante se queda vacía.
Enlaces útiles
- Cómo organizar una ruta de vending: zonas, carga y coste de cada visita.
- Productos más rentables para vending: qué merece más espacio.
- Celdas vacías y caducados: las ventas que se pierden sin verlas.
- La lista de carga: qué llevar antes de salir.
- Rentabilidad de una máquina de vending: la cuenta completa.
