PrestaShop mit Ihrem Rechnungsprogramm verbinden ist eine dieser Aufgaben, die jeder aufschiebt, bis die Steuerberatung sich beschwert. In der Zwischenzeit kopiert jemand jede Woche Bestellungen von Hand — und jede manuelle Übertragung ist eine Rechnungsnummer, die übersprungen werden kann, eine falsch angewendete MwSt. oder ein doppelter Kunde.
Hier sind die vier realen Möglichkeiten, PrestaShop mit Ihrem Rechnungsprogramm zu verbinden, was jede kostet und wo sie scheitert.
Warum manuelle Arbeit teurer ist, als es scheint
Die Rechnung, die fast niemand macht: Wenn Sie hundert Bestellungen im Monat haben und für jede zwei Minuten brauchen, sind das mehr als drei Stunden pro Monat. Dazu kommen die Fehler, und die kosten wirklich Geld: eine doppelte Rechnung, die korrigiert werden muss, ein falscher MwSt.-Satz bei einem innergemeinschaftlichen Verkauf oder eine Rücksendung, die niemand erfasst hat.
Und es gibt einen neuen Grund, das zu lösen: Mit der näher rückenden Pflicht zur elektronischen Rechnung wird die Nachverfolgbarkeit zwischen Verkauf und Rechnung nicht mehr nur ein Komfort, sondern eine Anforderung.
Die vier Möglichkeiten, PrestaShop mit Ihrem Rechnungsprogramm zu verbinden
1. Manuell
Keine Softwarekosten, aber maximale Kosten bei Zeit und Fehlern. Das lohnt sich nur unter zwanzig oder dreißig Bestellungen pro Monat.
2. CSV exportieren und importieren
Sie exportieren die Bestellungen aus PrestaShop und laden sie in Ihr Programm hoch. Günstig, aber es ist ein Prozess, an den man denken muss, und der jedes Mal bricht, wenn sich eine Spalte ändert. Und Rücksendungen werden nicht übernommen.
3. Ein nativer Connector
Ein Modul, das mit der API Ihres Rechnungsprogramms spricht und die Rechnung automatisch erstellt, sobald die Bestellung den von Ihnen gewählten Status erreicht. Das empfehlen wir ab einem gewissen Volumen.
4. Ein Vermittler wie Zapier oder Make
Flexibel und schnell einzurichten, aber pro Vorgang kostenpflichtig und ohne Verständnis für steuerliche Details: Ausgleichszuschlag, innergemeinschaftliche Verkäufe, Berichtigungen. Gut für Benachrichtigungen, zu schwach für die Rechnungsstellung.
Worauf Sie achten sollten, bevor Sie PrestaShop mit Ihrem Rechnungsprogramm verbinden
- Idempotenz. Wenn der Prozess zweimal ausgeführt wird, erstellt er dann zwei Rechnungen? Das ist der teuerste und am wenigsten geprüfte Fehler.
- Welcher Status die Rechnung auslöst. Das muss konfigurierbar sein: Nicht jeder stellt beim Bezahlen die Rechnung aus.
- Steuern. Dass Ihre Steuersätze, der Ausgleichszuschlag und innergemeinschaftliche Vorgänge korrekt behandelt werden.
- Rücksendungen. Dass die Berichtigung erzeugt wird, nicht nur die Verkaufsrechnung.
- Kunden. Dass der bereits vorhandene Kunde erkannt wird, statt bei jeder Bestellung einen neuen anzulegen.
- Fehlerprotokoll. Wenn etwas schiefgeht — und das wird es —, müssen Sie sehen können, was passiert ist, und es erneut versuchen können.
Der Fehler, der am meisten Geld kostet: ein Connector ohne Duplikatkontrolle. Ein erneuter Versuch nach einem Netzwerkausfall, und Sie haben zwei Rechnungen für dieselbe Bestellung, zwei verbrauchte Seriennummern und eine zu erklärende Berichtigung. Fragen Sie das vor dem Kauf.
Connectoren mit spanischer Steuerlogik im Inneren
Wir entwickeln Connectoren zwischen Shops und Verwaltungssystemen unter Berücksichtigung dessen, was hier gilt: Ausgleichszuschlag, innergemeinschaftliche Vorgänge und Berichtigungen. Mit Serien-Duplikatkontrolle.
Die elektronische Rechnung verändert die Rechnung
Bisher war PrestaShop mit Ihrem Rechnungsprogramm verbinden eine Frage des Komforts. Mit der näher rückenden Pflicht zur elektronischen Rechnung zwischen Unternehmen in Spanien wird es zu einer Frage der Infrastruktur.
Der Grund ist einfach: Wenn die Rechnung in einem strukturierten Format ausgestellt und registriert werden muss, ist der manuelle Schritt nicht mehr nur langsam, sondern wird zu einem Fehlerpunkt mit Folgen. Eine Rechnung, die zu spät oder mit falsch kopierten Daten ausgestellt wird, ist dann kein interner Fehler mehr, sondern ein Datensatz, der berichtigt werden muss.
Worauf Sie heute achten sollten, wenn Sie die Verbindung jetzt einrichten: dass Ihr Rechnungsprogramm für das strukturierte Format vorbereitet ist, dass der Connector nicht davon abhängt, dass jemand auf einen Knopf drückt, und dass nachvollziehbar bleibt, welche Bestellung welche Rechnung erzeugt hat. Die Details zu Zeitplan und Anforderungen veröffentlicht die Agencia Tributaria, und es lohnt sich, sie mit Ihrer Steuerberatung zu prüfen, da sie sich mehrmals geändert haben.
Was passiert, wenn der Connector ausfällt
Denn irgendwann wird er ausfallen: ein API-Ausfall, ein leeres Pflichtfeld, ein Kunde ohne NIF. Was einen seriösen Connector von einem improvisierten unterscheidet, ist das, was in diesem Moment passiert.
- Die Bestellung geht nicht verloren. Sie bleibt als zu fakturierend markiert und verschwindet nicht aus dem Prozess.
- Der Fehler ist lesbar. Ein Protokoll mit der echten Meldung des Rechnungsprogramms, nicht ein „unbekannter Fehler“.
- Ein erneuter Versuch ist möglich, ohne ein Duplikat zu erzeugen — genau dort scheitern selbst gebastelte Connectoren.
- Jemand wird informiert. Eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn sich Fehler häufen, denn ein stiller Connector, der seit zwei Wochen nicht fakturiert, ist schlimmer als keiner.
Wenn Sie PrestaShop mit Ihrem Rechnungsprogramm verbinden, fragen Sie zuerst nach diesen vier Punkten und erst dann nach der Funktionsliste. Sie entscheiden darüber, ob Sie dem Prozess in einem Jahr noch vertrauen.
Wenn Ihr Shop WooCommerce ist, gilt dieselbe Logik mit dem Holded-Connector oder mit dem von Gesio.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich PrestaShop mit jedem Rechnungsprogramm auf dem Markt verbinden?
Mit denen, die eine offene API haben, ja. Bei denen, die nur den Import von Dateien erlauben, bleibt die Integration immer nur halb fertig.
Wird die Rechnung automatisch erstellt, sobald die Bestellung eingeht?
Das hängt von der Konfiguration ab. Üblich ist, sie auszulösen, wenn die Bestellung auf bezahlt oder versendet gesetzt wird, und das sollte von Ihnen wählbar sein.
Was passiert mit Rücksendungen?
Ein seriöser Connector erzeugt die Berichtigungsrechnung. Wenn der, den Sie sich ansehen, das nicht tut, müssen Sie sie manuell ausstellen und haben nur die Hälfte des Problems gelöst.
Und wenn ich mehrere Shops habe?
Die Rechnungsstellung mehrerer Shops kann in einem einzigen Programm zentralisiert werden, aber die Nummernkreise müssen sorgfältig getrennt werden, damit sie sich nicht überschneiden.
