Prozessautomatisierung für E-Commerce
Prozessautomatisierung für E-Commerce: Euer Team macht noch Dinge von Hand, die es längst nicht mehr tun sollte
Preise vom Lieferanten kopieren, Lagerbestand prüfen, Bestellungen einzeln weiterleiten, Rechnungen mit dem ERP abgleichen. Markiert unten, was ihr manuell macht, und ihr seht, was es pro Jahr kostet. Danach sagen wir euch, ob sich das automatisieren lässt oder nicht, ohne euch etwas vorzumachen.
Was kostet euch die manuelle Arbeit
Niemand entscheidet sich wegen der Technologie für Automatisierung: entschieden wird, wenn jemand eine Zahl auf den Tisch legt. Markiert die Aufgaben, die ihr von Hand macht, und genau diese Zahl erscheint.
Berechnet auf Basis von 18 €/Stunde interner Kosten — ein Bruttogehalt von 20.000 € ergibt mit Sozialversicherung ungefähr diesen Wert — und einer Rückgewinnung von 80 % der Zeit, was bei solchen Prozessen üblich ist. Das ist eine Orientierung, kein Angebot.
Was wirklich automatisiert wird
Nicht alles lohnt sich. Das sind die Prozesse, bei denen die Einsparung den Aufwand der Automatisierung rechtfertigt, sortiert nach dem, was sie üblicherweise zurückgeben:
Preise und Lagerbestand des Lieferanten
Katalog herunterladen, eure Margenregeln anwenden und in den Shop synchronisieren. Das bringt am meisten Stunden zurück und wird zuerst geprüft.
Bestellungen an den Lieferanten
Jeder Verkauf erzeugt die Bestellung beim Lieferanten, ohne dass jemand etwas kopieren muss. Vergessene Bestellungen und Übertragungsfehler gehören damit der Vergangenheit an.
Rechnungsstellung mit dem ERP
Die Rechnung wird automatisch in Holded, Odoo, Sage 50, Factusol oder dem von euch genutzten System erstellt, mit eurer offiziellen Nummerierung und ohne Lücken in der Serie.
Produktdatenblätter
Beschreibungen, Attribute und strukturierte Daten werden aus dem Katalog des Lieferanten erzeugt, nicht von dort kopiert.
Warnungen bei Fehlern
Wenn die Synchronisierung ausfällt, erfahrt ihr es noch am selben Tag per E-Mail und nicht erst, wenn ein Kunde ein nicht verfügbares Produkt reklamiert.
Berichte, die ihr heute manuell erstellt
Umsätze pro Lieferant, echte Margen, Artikel ohne Rotation. Geplant und direkt in eurem Posteingang.
ERPs und Plattformen, mit denen wir arbeiten
Die Automatisierung greift auf der einen Seite den Shop und auf der anderen das ERP an. Das sind die Systeme, die wir in spanischen KMU am häufigsten sehen. Wenn eures hier nicht auftaucht, heißt das nicht, dass es nicht geht: Wenn es eine API hat oder Daten geplant exportieren kann, lässt es sich fast sicher anbinden.
- Holded
- Odoo
- Sage 50
- A3ERP
- Factusol
- ContaSol
- ClassicGes 6
- Gesio
- WooCommerce
- PrestaShop
So arbeiten wir: drei Phasen, und aus jeder nehmt ihr etwas mit
- Messen · 3-5 Tage
Wir prüfen, was jede Person macht, wie oft und wie lange. Es entstehen Zahlen, keine Eindrücke. Wenn ihr die Auditierung schon habt, entfällt diese Phase und wird abgezogen.
- Automatisieren · 2-6 Wochen
Wir beginnen mit dem Prozess mit dem besten Verhältnis von Einsparung zu Aufwand und lassen ihn laufen und verifiziert, bevor wir den nächsten anfassen. Nie mehrere gleichzeitig: Wenn etwas schiefgeht, muss klar sein, was es war.
- Übergabe · 1 Woche
Schulung des Teams, Dokumentation darüber, was jede Automatisierung macht und was im Fehlerfall zu tun ist, sowie 30 Tage Support inklusive.
Was enthalten ist und was nicht
Das wird vor Beginn schriftlich festgehalten, und im Angebot ebenso. Diskussionen über den Umfang vermeidet man, indem man sie aufschreibt, nicht indem man sie bespricht.
Inklusive
- Analyse und Mapping der vereinbarten Prozesse
- Entwicklung und Inbetriebnahme jeder Automatisierung
- Tests in einer Staging-Umgebung, bevor die Produktion berührt wird
- E-Mail-Benachrichtigungen, wenn etwas fehlschlägt
- Technische Dokumentation und Benutzerhandbuch
- Schulung des Teams (2 Std.)
- 30 Tage Support nach der Übergabe
Nicht enthalten
- Lizenzen Dritter und Serverkosten
- Neugestaltung des Shops oder Template-Änderungen
- Plattformmigration oder Wechsel des ERP
- Prozesse, die nicht im unterschriebenen Angebot stehen
- Hosting-Probleme oder Ausfälle von Drittanbieter-APIs
- Wartung nach den 30 Tagen, die separat beauftragt wird
Preis und Zahlungsweise
pro Prozess · Festpreis vor Beginn · 50 % zu Beginn
Der Preis hängt davon ab, wie viele Artikel der Prozess bewegt, ob der Lieferant oder das ERP eine vernünftige API hat und wie viele Geschäftsregeln eingehalten werden müssen. Deshalb schreiben wir „ab“ und keinen festen Tarif: Wir nennen lieber eine Zahl, nachdem wir es geprüft haben, statt vorher eine zu erfinden.
- Festes Angebot, keine offenen Stunden
- 50 % zu Beginn und 50 % bei Übergabe
- Wenn es nicht automatisiert werden kann, sagen wir es euch und berechnen nichts
Häufige Fragen
Mit welchen ERPs arbeitet ihr?
Mit den Systemen, die wir in spanischen KMU am häufigsten sehen: Holded, Odoo, Sage 50, A3ERP, Factusol, ContaSol, ClassicGes 6 und Gesio, mit WooCommerce und PrestaShop als Shop-Plattformen. Die Liste ist nicht abschließend: Entscheidend ist, ob das ERP eine API oder geplante Exporte hat, nicht sein Name.
Braucht man vorher das Audit?
Nein, wenn ihr schon klar habt, welchen Prozess ihr loswerden wollt. Ja, wenn ihr vermutet, dass Zeit verloren geht, aber nicht wisst, wo. Das Audit kostet 450 € und wird vom Projekt abgezogen, wenn es innerhalb der folgenden 60 Tage beauftragt wird.
Was passiert, wenn der Lieferant seine API ändert?
Die Automatisierungen haben Warnmeldungen: Wenn etwas nicht mehr funktioniert, erfahrt ihr es noch am selben Tag und nicht erst, wenn ein Kunde reklamiert. Die Anpassung des Codes an eine Änderung beim Lieferanten ist im monatlichen Wartungsplan enthalten; ohne diesen Plan wird sie separat kalkuliert.
Arbeitet ihr mit unserem ERP, auch wenn es nicht auf der Liste steht?
Wenn es eine API hat oder geplante Exporte erlaubt, fast immer ja. Wenn es ein geschlossenes System ohne Datenexport ist, sagen wir euch das in der ersten Antwort, statt es zu versprechen und erst mitten im Projekt festzustellen.
Und wenn unser Prozess nicht automatisiert werden kann?
Das kommt vor. Manche hängen vom menschlichen Urteil ab, und sie zu automatisieren wäre teurer als sie beizubehalten. In diesem Fall sagen wir es euch und berechnen nichts dafür, dass wir es geprüft haben.
Können wir mit nur einem Prozess anfangen?
Ja, und genau das empfehlen wir. Ein funktionierender und gemessener Prozess überzeugt mehr als fünf halbfertige.
Erzählt uns, welcher Prozess euch den Tag frisst
Wir antworten innerhalb von 48 Arbeitsstunden mit einer ersten Einschätzung. Wenn es nicht automatisierbar ist, sagen wir euch das ebenfalls.