Conectar PrestaShop com o seu programa de faturação é daquelas tarefas que toda a gente adia até a contabilidade reclamar. Entretanto, alguém copia encomendas à mão todas as semanas — e cada cópia manual é um número de fatura que pode ficar por registar, um IVA mal aplicado ou um cliente duplicado.
Seguem as quatro formas reais de conectar PrestaShop com o seu programa de faturação, quanto custa cada uma e onde falha.
Porque o trabalho manual sai mais caro do que parece
A conta que quase ninguém faz: se tem cem encomendas por mês e demora dois minutos a passar cada uma, são mais de três horas mensais. A isso há que somar os erros, que são os que realmente custam: uma fatura duplicada que é preciso retificar, um tipo de IVA errado numa venda intracomunitária, ou uma devolução que ninguém registou.
E há um motivo novo para resolver isto: com a fatura eletrónica obrigatória a aproximar-se, a rastreabilidade entre a venda e a fatura deixa de ser uma comodidade e passa a ser um requisito.
As quatro formas de conectar PrestaShop com o seu programa de faturação
1. À mão
Custo zero de software e custo máximo de tempo e de erros. Só se aguenta abaixo de vinte ou trinta encomendas por mês.
2. Exportar e importar CSV
Extrai as encomendas do PrestaShop e carrega-as para o seu programa. Barato, mas é um processo que é preciso lembrar de fazer e que falha sempre que uma coluna muda. E não transporta as devoluções.
3. Um conector nativo
Um módulo que comunica com a API do seu programa de faturação e cria a fatura automaticamente assim que a encomenda chega ao estado que decidir. É o que recomendamos acima de certo volume.
4. Um intermediário tipo Zapier ou Make
Flexível e rápido de montar, mas paga-se por operação e não entende os detalhes fiscais: recargo de equivalência, vendas intracomunitárias, retificativas. Serve para avisos, fica curto para faturar.
O que verificar antes de conectar PrestaShop com o seu programa de faturação
- Idempotência. Se o processo correr duas vezes, cria duas faturas? É a falha mais cara e a menos testada.
- Que estado dispara a fatura. Deve ser configurável: nem toda a gente fatura no pagamento.
- Impostos. Que respeite os seus tipos, o recargo de equivalência e as operações intracomunitárias com o respetivo tratamento.
- Devoluções. Que gere a retificativa, não apenas a fatura de venda.
- Clientes. Que reconheça o cliente que já existe em vez de criar um novo em cada encomenda.
- Registo de erros. Quando algo falhar — e vai falhar —, tem de conseguir ver o que aconteceu e voltar a tentar.
O erro que mais dinheiro custa: um conector sem controlo de duplicados. Uma nova tentativa após uma falha de rede e acaba com duas faturas da mesma encomenda, dois números de série consumidos e uma retificativa para explicar. Pergunte antes de comprar.
Conectores com a fiscalidade espanhola dentro
Desenvolvemos conectores entre lojas e programas de gestão tendo em conta o que existe aqui: recargo de equivalência, operações intracomunitárias e retificativas. Com controlo de duplicados de série.
A fatura eletrónica muda o cálculo
Até agora, conectar PrestaShop com o seu programa de faturação era uma questão de comodidade. Com a fatura eletrónica obrigatória entre empresas a aproximar-se em Espanha, passa a ser uma questão de infraestrutura.
O motivo é simples: quando a fatura tem de ser emitida num formato estruturado e ficar registada, o passo manual deixa de ser apenas lento e torna-se um ponto de falha com consequências. Uma fatura emitida tarde ou com um dado copiado incorretamente já não é um erro interno, é um registo que tem de ser retificado.
O que convém verificar hoje se vai montar a ligação agora: que o seu programa de faturação esteja preparado para o formato estruturado, que o conector não dependa de alguém carregar num botão, e que fique rasto de que encomenda gerou que fatura. Os detalhes do calendário e dos requisitos são publicados pela Agencia Tributaria e convém confirmá-los com a sua assessoria, porque mudaram várias vezes.
O que acontece quando o conector falha
Porque vai falhar um dia: uma queda da API, um dado obrigatório em branco, um cliente sem NIF. O que separa um conector sério de um improvisado é o que acontece nesse momento.
- A encomenda não se perde. Fica marcada como pendente de faturação, não desaparece do processo.
- O erro é legível. Um registo com a mensagem real do programa de faturação, não um «erro desconhecido».
- Pode voltar a tentar sem criar um duplicado, que é precisamente onde falham os conectores caseiros.
- Alguém fica a saber. Um aviso por e-mail quando se acumulam falhas, porque um conector silencioso que está há duas semanas sem faturar é pior do que não o ter.
Ao conectar PrestaShop com o seu programa de faturação, pergunte por estas quatro coisas antes da lista de funcionalidades. São as que vão decidir se daqui a um ano continua a confiar no processo.
Se a sua loja é WooCommerce, a mesma lógica aplica-se com o conector de Holded ou com o de Gesio.
Perguntas frequentes
Posso conectar PrestaShop com qualquer programa de faturação do mercado?
Com os que tenham API aberta, sim. Com os que só permitem importar ficheiros, a integração será sempre parcial.
A fatura é criada automaticamente assim que entra a encomenda?
Depende da configuração. O habitual é dispará-la quando a encomenda passa para paga ou enviada, e isso deve poder ser escolhido por si.
O que acontece com as devoluções?
Um conector sério gera a fatura retificativa. Se o que está a ver não o faz, terá de emiti-las à mão e terá resolvido apenas metade do problema.
E se tiver várias lojas?
É possível centralizar a faturação de várias lojas num único programa, mas é preciso cuidar das séries de numeração para que não se sobreponham entre si.
