El registro de jornada es obligatorio en España desde el 12 de mayo de 2019 para todas las empresas, tengan una persona contratada o quinientas. Cada día hay que dejar apuntada la hora a la que empieza y la hora a la que termina de trabajar cada persona, guardar esos registros cuatro años y poder enseñarlos cuando los pidan.
En esta guía contamos qué exige la ley hoy, qué multas hay por no cumplir y en qué punto está el real decreto que quiere obligar a llevar el registro en digital, que a 1 de octubre de 2026 sigue sin aprobarse. Todo está comprobado en el BOE y en la guía del Ministerio de Trabajo.
Qué dice la ley
La obligación está en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, que añadió el Real Decreto-ley 8/2019. Dice tres cosas:
- Registro diario. «La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora».
- Organizado y documentado. Cómo se lleva el registro se decide por convenio o acuerdo de empresa. Si no lo hay, lo decide la empresa después de consultar a la representación de la plantilla.
- Cuatro años a disposición. La empresa guarda los registros cuatro años, a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Además, el Tribunal de Justicia de la Unión Europea dijo en mayo de 2019 (asunto C-55/18) que las empresas deben tener un sistema «objetivo, fiable y accesible» para medir la jornada diaria de cada persona.
A quién obliga
La guía del Ministerio de Trabajo lo deja claro: el registro se aplica a todas las personas trabajadoras, de cualquier categoría, en todos los sectores y en todas las empresas, sea cual sea su tamaño. También a quien trabaja fuera del centro: comerciales, personal que se desplaza, contratos temporales y teletrabajo.
- Una empresa con un solo empleado también tiene que llevarlo.
- Mandos intermedios y cargos de confianza registran su jornada, aunque tengan libertad de horario.
- Personal cedido por una empresa de trabajo temporal: el registro lo lleva la empresa donde trabaja.
- Subcontratas: lo lleva la empresa que contrata a la persona, no el cliente.
Quedan fuera el personal de alta dirección y quienes no están bajo el Estatuto de los Trabajadores, como los autónomos y los socios trabajadores de cooperativas. Algunas actividades tienen su propio registro, como el transporte por carretera.
Qué tiene que tener el registro
Lo mínimo que pide la ley es, para cada persona y cada día, la hora concreta de entrada y la de salida. Con eso en la mano:
- Tiene que ser la hora real. El horario del contrato o el cuadrante de turnos dicen lo que estaba previsto, no lo que pasó. No sirven como registro.
- Se hace día a día. Rellenar la hoja a final de mes no es un registro diario.
- Las pausas conviene apuntarlas. La ley no las nombra, pero la guía del Ministerio avisa: si no constan, se presume que todo el tiempo entre la entrada y la salida es trabajo. Si la comida o el descanso no cuentan como jornada, que se vea.
- Un error se corrige dejando rastro. El registro tiene que ser fiable y no manipulable después, ni por la empresa ni por la persona trabajadora.
El registro también deja a la vista los límites de jornada, que son los que mira la Inspección:
| Límite | Qué dice | Dónde está |
|---|---|---|
| Jornada diaria | Máximo 9 horas ordinarias al día, salvo que el convenio o un acuerdo repartan la jornada de otra forma | Art. 34.3 ET |
| Descanso entre jornadas | Al menos 12 horas entre el final de una y el comienzo de la siguiente | Art. 34.3 ET |
| Pausa | Al menos 15 minutos cuando la jornada continuada pasa de 6 horas | Art. 34.4 ET |
| Horas extra | Máximo 80 al año | Art. 35.2 ET |
Papel, Excel o aplicación
Hoy la ley no impone un medio. La guía del Ministerio dice que vale «cualquier sistema o medio, en soporte papel o telemático», siempre que dé información «fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori». Una hoja de firmas o un Excel siguen siendo legales.
El problema está en esa condición. Una hoja en la que todo el mundo firma de 9:00 a 17:00 todos los días, o un Excel que cualquiera puede cambiar sin que quede rastro, son difíciles de defender como registro fiable. Una aplicación que pone la hora ella misma y guarda las correcciones aparte lo demuestra sin esfuerzo.
Dos avisos si eliges una herramienta digital:
- Huella y reconocimiento facial. La Agencia Española de Protección de Datos publicó en 2023 una guía sobre el control de presencia con biometría que pone el listón muy alto. Un PIN, una tarjeta o el móvil hacen lo mismo con menos riesgo.
- Ubicación. Si se usa, tiene que ser proporcionada y la plantilla debe estar informada. Para fichar no hace falta seguir a nadie durante toda la jornada.
Cuánto se guarda y quién puede pedirlo
Los registros diarios se guardan cuatro años. Los pueden pedir las personas trabajadoras, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo.
La guía del Ministerio precisa qué significa «a disposición»: los registros tienen que estar en el centro de trabajo o poder consultarse desde allí de forma inmediata. Si llega una inspección, no vale decir que los tiene la gestoría y que ya se enviarán.
No hay obligación de entregar una copia del registro diario a cada persona, salvo que se pacte, pero sí de dejarle consultar el suyo cuando lo pida.
Tiempo parcial y horas extra
En dos casos la ley pide algo más que el registro diario:
- Contratos a tiempo parcial (art. 12.4.c ET). La jornada se registra día a día, se suma cada mes y se entrega a la persona, junto con la nómina, un resumen de todas las horas del mes, ordinarias y complementarias. Si la empresa no cumple, el contrato se presume a jornada completa, salvo que pruebe lo contrario.
- Horas extraordinarias (art. 35.5 ET). La jornada se registra día a día, se suma en el periodo de pago y se entrega una copia del resumen con la nómina.
Multas por no llevarlo
Incumplir las normas sobre registro de jornada es una infracción grave (artículo 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social). La multa depende del grado que aprecie la Inspección:
| Grado | Multa |
|---|---|
| Mínimo | De 751 a 1.500 € |
| Medio | De 1.501 a 3.750 € |
| Máximo | De 3.751 a 7.500 € |
La multa no es el único riesgo. Si alguien reclama horas extra, una empresa sin registro se queda sin su mejor prueba de las horas que de verdad se trabajaron. Y en los contratos a tiempo parcial, la falta de registro hace que el contrato se presuma a jornada completa.
El real decreto de registro digital: en qué punto está
El Gobierno prepara desde hace tiempo un real decreto para endurecer el registro. A 1 de octubre de 2026 no está aprobado. Este es el recorrido:
- En marzo de 2026 el Consejo de Estado emitió un dictamen desfavorable sobre el proyecto.
- En julio se aplazó su aprobación.
- En septiembre el Ministerio de Trabajo anunció que se aprobaría «de inmediato», sin dar fecha.
- El Consejo de Ministros del 29 de septiembre no lo aprobó.
Según los borradores que se han conocido, el decreto pediría:
- registro en formato digital, sin papel;
- pausas registradas, y no solo la entrada y la salida;
- cambios con rastro: quién corrige, cuándo y por qué;
- acceso de cada persona a su propio registro;
- acceso a distancia para la Inspección de Trabajo.
Mientras no se publique en el BOE no hay texto definitivo ni plazo de adaptación, y lo que obliga es lo que hemos contado arriba. Lo razonable es cumplir bien la norma de hoy con un sistema que ya haga esas cinco cosas, para no tener que cambiar con prisas cuando llegue.
Cómo cumplir, paso a paso
- Elige el sistema y déjalo por escrito. Cómo se ficha, quién corrige un error y cómo se cuentan las pausas. Si hay representación de la plantilla, consúltala antes.
- Informa a la plantilla. Cómo funciona el registro y qué datos se guardan.
- Ficha cada día, a la hora real. Entrada, salida y las pausas que no son trabajo.
- Corrige dejando rastro. Un olvido se arregla con una corrección que diga quién la hizo y por qué, no pisando el dato.
- Entrega el resumen mensual a quien trabaja a tiempo parcial o hace horas extra, con la nómina.
- Guarda cuatro años y ten el registro a mano en el centro de trabajo.
- Repasa el mes. Fichajes olvidados, jornadas de más de 9 horas, descansos cortos y horas extra acumuladas.
Lleva el registro de jornada con Fichómetro
Fichómetro (es nuestro) es una aplicación de registro de jornada pensada para empresas pequeñas. Cada persona ficha en un toque desde el móvil o el ordenador, la hora la pone el servidor y nadie puede cambiar un fichaje: las correcciones se añaden con su motivo y su autor. Incluye el resumen del mes con la conformidad de cada persona, los documentos legales del registro y un enlace de solo lectura para la Inspección. Es gratis para siempre si ficha 1 persona. Con más, 2 € por persona activa al mes, más impuestos, con 30 días de prueba sin tarjeta.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio el registro de jornada con un solo empleado?
Sí. La obligación no depende del tamaño de la empresa: basta con tener una persona contratada.
¿Un autónomo tiene que registrar su jornada?
La suya no, porque no está bajo el Estatuto de los Trabajadores. La de las personas que tenga contratadas, sí.
¿Vale un Excel o una hoja de firmas?
Hoy sí, siempre que el registro sea diario, con la hora real y que no se pueda manipular después. Eso es justo lo difícil de demostrar con un Excel. El real decreto que prepara el Gobierno exigiría un registro digital, pero todavía no está aprobado.
¿Hay que registrar las pausas?
La ley solo nombra la entrada y la salida. La guía del Ministerio de Trabajo recomienda apuntar también las pausas que no son trabajo, porque si no constan se presume que todo el tiempo entre la entrada y la salida lo es.
¿Y en el teletrabajo?
También. La Ley 10/2021 de trabajo a distancia dice que el registro debe reflejar fielmente el tiempo que la persona dedica a trabajar, con el momento de inicio y de final de la jornada.
¿Cuánto tiempo hay que guardar el registro de jornada?
Cuatro años, a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo.
¿Cuál es la multa por no llevar el registro de jornada?
Es una infracción grave: de 751 a 7.500 €, según el grado que aprecie la Inspección.
¿Ya es obligatorio el registro de jornada digital?
No. A 1 de octubre de 2026 el real decreto que lo impondría no se ha aprobado ni publicado en el BOE.
Conclusión
El registro de jornada obligatorio pide poco y lo pide todos los días: la hora real de entrada y de salida de cada persona, guardada cuatro años y a mano cuando la pidan. Lo que cambia con el real decreto, cuando llegue, es el medio: digital, con pausas, correcciones con rastro y acceso para la Inspección. Quien ya lo lleve así no tendrá que cambiar nada.
Este artículo es informativo y no sustituye al consejo de tu asesoría laboral. Revisa también tu convenio colectivo, que puede concretar cómo se organiza el registro.
Enlaces útiles
- Fichómetro: registro de jornada para empresas pequeñas, gratis con 1 persona.
- Fichómetro Pro: el plan de pago, a 2 € por persona activa al mes, más impuestos.
- Artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores, en el BOE.
- Guía sobre el registro de jornada del Ministerio de Trabajo (PDF).
