Arbeitszeiterfassung in Spanien: Was das Gesetz 2026 verlangt

Die Arbeitszeiterfassung in Spanien (der registro de jornada) ist seit dem 12. Mai 2019 für alle Unternehmen Pflicht, egal ob sie eine oder fünfhundert Personen beschäftigen. Jeden Tag muss festgehalten werden, wann jede Person ihre Arbeit beginnt und beendet; die Aufzeichnungen müssen vier Jahre lang aufbewahrt und auf Verlangen vorgelegt werden.

In diesem Leitfaden erklären wir, was das spanische Gesetz heute verlangt, welche Bußgelder bei Verstößen drohen und wie weit das Königliche Dekret ist, das die digitale Erfassung verpflichtend machen soll und das zum 1. Oktober 2026 weiterhin nicht verabschiedet ist. Alles ist anhand des BOE (des spanischen Staatsanzeigers) und des Leitfadens des spanischen Arbeitsministeriums geprüft.

Was das Gesetz sagt

Die Pflicht steht in Artikel 34.9 des spanischen Arbeitnehmerstatuts (Estatuto de los Trabajadores, ET), eingefügt durch das Königliche Gesetzesdekret 8/2019. Es sagt drei Dinge:

• Tägliche Erfassung. „Das Unternehmen gewährleistet die tägliche Arbeitszeiterfassung, die die konkrete Uhrzeit des Beginns und des Endes der Arbeitszeit jeder beschäftigten Person enthalten muss“.
• Organisiert und dokumentiert. Wie die Erfassung geführt wird, wird durch Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung festgelegt. Gibt es keine, entscheidet das Unternehmen nach Anhörung der Arbeitnehmervertretung.
• Vier Jahre verfügbar. Das Unternehmen bewahrt die Aufzeichnungen vier Jahre lang auf, zur Verfügung der Beschäftigten, ihrer Vertreter und der spanischen Arbeits- und Sozialversicherungsinspektion (Inspección de Trabajo y Seguridad Social).

Außerdem erklärte der Gerichtshof der Europäischen Union im Mai 2019 (Rechtssache C-55/18), dass Unternehmen ein „objektives, verlässliches und zugängliches“ System zur Messung der täglichen Arbeitszeit jeder Person haben müssen.

Für wen es gilt

Der Leitfaden des Arbeitsministeriums stellt klar: Die Erfassung gilt für alle Beschäftigten, aller Kategorien, in allen Branchen und in allen Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe. Auch für Personen, die außerhalb des Betriebs arbeiten: Außendienstmitarbeiter, mobile Beschäftigte, befristete Verträge und Homeoffice.

• Ein Unternehmen mit nur einer beschäftigten Person muss sie ebenfalls führen.
• Führungskräfte im mittleren Management und Vertrauenspositionen erfassen ihre Arbeitszeit, auch wenn sie freie Zeiteinteilung haben.
• Von einem Zeitarbeitsunternehmen überlassene Beschäftigte: Die Erfassung führt das Unternehmen, in dem sie arbeiten.
• Subunternehmer: Die Erfassung führt das Unternehmen, das die Person beschäftigt, nicht der Kunde.

Ausgenommen sind leitende Angestellte und Personen, die nicht dem Arbeitnehmerstatut unterliegen, wie Selbstständige und arbeitende Mitglieder von Genossenschaften. Einige Tätigkeiten haben ihre eigene Erfassung, etwa der Straßentransport.

Was die Erfassung enthalten muss

Das gesetzliche Minimum ist für jede Person und jeden Tag die konkrete Uhrzeit des Arbeitsbeginns und des Arbeitsendes. Damit gilt:

• Es muss die tatsächliche Uhrzeit sein. Die vertragliche Arbeitszeit oder der Schichtplan zeigen, was vorgesehen war, nicht was tatsächlich passiert ist. Sie gelten nicht als Erfassung.
• Sie wird Tag für Tag erstellt. Ein Blatt am Monatsende auszufüllen ist keine tägliche Arbeitszeiterfassung.
• Pausen sollten mit erfasst werden. Das Gesetz nennt sie nicht ausdrücklich, aber der Leitfaden des Ministeriums warnt: Wenn sie nicht vermerkt sind, wird vermutet, dass die gesamte Zeit zwischen Beginn und Ende Arbeitszeit ist. Wenn Mittagspause oder Ruhezeit nicht als Arbeitszeit zählen, sollte das ersichtlich sein.
• Ein Fehler wird nachvollziehbar korrigiert. Die Erfassung muss verlässlich und nachträglich nicht manipulierbar sein, weder durch das Unternehmen noch durch die beschäftigte Person.

Die Erfassung macht auch die Arbeitszeitgrenzen sichtbar, auf die die Inspektion achtet:

Papier, Excel oder App

Heute schreibt das Gesetz kein bestimmtes Medium vor. Der Leitfaden des Ministeriums sagt, dass „jedes System oder Medium, auf Papier oder elektronisch“, zulässig ist, solange es „verlässliche, unveränderliche und nachträglich nicht manipulierbare“ Informationen liefert. Ein Unterschriftenblatt oder eine Excel-Datei sind also weiterhin legal.

Das Problem liegt in dieser Bedingung. Ein Blatt, auf dem alle jeden Tag von 9:00 bis 17:00 unterschreiben, oder eine Excel-Datei, die jeder ohne Spuren ändern kann, sind schwer als verlässliche Erfassung zu verteidigen. Eine App, die die Uhrzeit selbst setzt und Korrekturen separat speichert, belegt das ohne Aufwand.

Zwei Hinweise, wenn du ein digitales Tool wählst:

• Fingerabdruck und Gesichtserkennung. Die spanische Datenschutzbehörde (AEPD) veröffentlichte 2023 einen Leitfaden zur Anwesenheitskontrolle mit Biometrie, der die Anforderungen sehr hoch ansetzt. Eine PIN, eine Karte oder das Mobiltelefon erfüllen denselben Zweck mit geringerem Risiko.
• Standort. Wenn er verwendet wird, muss er verhältnismäßig sein und die Belegschaft muss informiert werden. Zum Ein- und Ausstempeln muss niemand während der gesamten Arbeitszeit verfolgt werden.

Wie lange aufbewahren und wer sie anfordern kann

Die täglichen Aufzeichnungen werden vier Jahre aufbewahrt. Sie können von den Beschäftigten, ihren gesetzlichen Vertretern und der Arbeitsinspektion angefordert werden.

Der Leitfaden des Ministeriums präzisiert, was „zur Verfügung“ bedeutet: Die Aufzeichnungen müssen sich im Betrieb befinden oder von dort aus sofort eingesehen werden können. Kommt eine Inspektion, reicht es nicht zu sagen, dass sie bei der Steuerberatung liegen und später geschickt werden.

Es besteht keine Pflicht, jeder Person eine Kopie der täglichen Erfassung auszuhändigen, außer wenn dies vereinbart wurde; wohl aber muss die eigene Erfassung auf Verlangen eingesehen werden können.

Teilzeit und Überstunden

In zwei Fällen verlangt das Gesetz mehr als nur die tägliche Erfassung:

• Teilzeitverträge (Art. 12.4.c ET). Die Arbeitszeit wird täglich erfasst, monatlich zusammengezählt und der Person zusammen mit der Gehaltsabrechnung eine Übersicht über alle Stunden des Monats ausgehändigt, reguläre und zusätzliche. Hält das Unternehmen dies nicht ein, wird der Vertrag als Vollzeitvertrag vermutet, sofern nicht das Gegenteil bewiesen wird.
• Überstunden (Art. 35.5 ET). Die Arbeitszeit wird täglich erfasst, im Abrechnungszeitraum zusammengezählt und eine Kopie der Übersicht mit der Gehaltsabrechnung ausgehändigt.

Bußgelder bei fehlender Erfassung

Verstöße gegen die Vorschriften zur Arbeitszeiterfassung sind eine schwere Ordnungswidrigkeit (Artikel 7.5 des spanischen Gesetzes über Verstöße und Sanktionen in der Sozialordnung, kurz LISOS). Das Bußgeld hängt vom von der Inspektion festgestellten Schweregrad ab:

Das Bußgeld ist nicht das einzige Risiko. Wenn jemand Überstunden geltend macht, fehlt einem Unternehmen ohne Erfassung der beste Nachweis über die tatsächlich geleisteten Stunden. Und bei Teilzeitverträgen führt das Fehlen der Erfassung dazu, dass der Vertrag als Vollzeitvertrag vermutet wird.

Das Königliche Dekret zur digitalen Erfassung: Wie weit ist es?

Die spanische Regierung arbeitet seit Längerem an einem Königlichen Dekret zur Verschärfung der Erfassung. Zum 1. Oktober 2026 ist es nicht verabschiedet. Der Verlauf ist folgender:

• Im März 2026 gab der Staatsrat eine ablehnende Stellungnahme zum Entwurf ab.
• Im Juli wurde die Verabschiedung verschoben.
• Im September kündigte das Arbeitsministerium an, es werde „unverzüglich“ verabschiedet, ohne ein Datum zu nennen.
• Der Ministerrat vom 29. September hat es nicht verabschiedet.

Nach den bekannt gewordenen Entwürfen würde das Dekret verlangen:

• digitale Erfassung, ohne Papier;
• erfasste Pausen, nicht nur Beginn und Ende;
• Änderungen mit Nachverfolgung: wer korrigiert, wann und warum;
• Zugriff jeder Person auf ihre eigene Erfassung;
• Fernzugriff für die Arbeitsinspektion.

Solange es nicht im BOE veröffentlicht ist, gibt es keinen endgültigen Text und keine Anpassungsfrist; maßgeblich ist das, was wir oben erläutert haben. Sinnvoll ist es, die heutige Regelung bereits mit einem System zu erfüllen, das diese fünf Punkte schon abdeckt, damit später kein hektischer Wechsel nötig wird.

So erfüllst du die Pflicht, Schritt für Schritt

1. Wähle das System und halte es schriftlich fest. Wie gestempelt wird, wer einen Fehler korrigiert und wie Pausen gezählt werden. Gibt es eine Arbeitnehmervertretung, höre sie vorher an.
2. Informiere die Belegschaft. Wie die Erfassung funktioniert und welche Daten gespeichert werden.
3. Stemple jeden Tag zur tatsächlichen Uhrzeit. Beginn, Ende und die Pausen, die keine Arbeitszeit sind.
4. Korrigiere nachvollziehbar. Ein vergessenes Stempeln wird mit einer Korrektur behoben, die angibt, wer sie vorgenommen hat und warum, nicht durch Überschreiben des Eintrags.
5. Händige die Monatsübersicht aus an Teilzeitbeschäftigte oder Personen mit Überstunden, zusammen mit der Gehaltsabrechnung.
6. Bewahre alles vier Jahre auf und halte die Erfassung im Betrieb griffbereit.
7. Prüfe den Monat. Vergessene Stempelungen, Tage mit mehr als 9 Stunden, kurze Ruhezeiten und angesammelte Überstunden.

Häufige Fragen

Ist die Arbeitszeiterfassung bei nur einem Beschäftigten verpflichtend?

Ja. Die Pflicht hängt nicht von der Unternehmensgröße ab: Eine beschäftigte Person genügt.

Muss ein Selbstständiger seine Arbeitszeit erfassen?

Seine eigene nicht, weil er nicht dem Arbeitnehmerstatut unterliegt. Die der von ihm beschäftigten Personen jedoch schon.

Reicht Excel oder ein Unterschriftenblatt?

Heute ja, solange die Erfassung täglich erfolgt, die tatsächliche Uhrzeit enthält und nachträglich nicht manipulierbar ist. Genau das ist mit Excel schwer nachzuweisen. Das von der Regierung vorbereitete Königliche Dekret würde eine digitale Erfassung verlangen, ist aber noch nicht verabschiedet.

Müssen Pausen erfasst werden?

Das Gesetz nennt nur Beginn und Ende. Der Leitfaden des Arbeitsministeriums empfiehlt, auch Pausen zu erfassen, die keine Arbeitszeit sind, weil sonst vermutet wird, dass die gesamte Zeit zwischen Beginn und Ende Arbeitszeit ist.

Und im Homeoffice?

Auch dort. Das spanische Gesetz 10/2021 über Fernarbeit sagt, dass die Erfassung die Zeit, die die Person mit Arbeit verbringt, mit Beginn und Ende der Arbeitszeit korrekt widerspiegeln muss.

Wie lange muss die Arbeitszeiterfassung aufbewahrt werden?

Vier Jahre, zur Verfügung der Beschäftigten, ihrer Vertreter und der Arbeitsinspektion.

Wie hoch ist das Bußgeld bei fehlender Arbeitszeiterfassung?

Es handelt sich um eine schwere Ordnungswidrigkeit: von 751 bis 7.500 €, je nach von der Inspektion festgestellter Stufe.

Ist die digitale Arbeitszeiterfassung schon verpflichtend?

Nein. Zum 1. Oktober 2026 ist das Dekret, das sie vorschreiben würde, weder verabschiedet noch im BOE veröffentlicht.

Fazit

Die Arbeitszeiterfassung in Spanien verlangt wenig, aber jeden Tag dasselbe: die tatsächliche Uhrzeit des Beginns und des Endes jeder Person, vier Jahre lang aufbewahrt und auf Verlangen verfügbar. Was sich mit dem Königlichen Dekret ändern wird, wenn es kommt, ist das Medium: digital, mit Pausen, nachvollziehbaren Korrekturen und Zugriff für die Inspektion. Wer es schon so führt, muss nichts ändern.

Dieser Artikel dient nur zur Information und ersetzt nicht den Rat deiner arbeitsrechtlichen Beratung. Prüfe auch deinen Tarifvertrag, der die Organisation der Erfassung konkretisieren kann.

Nützliche Links

• Fichómetro: Arbeitszeiterfassung für kleine Unternehmen, kostenlos für 1 Person.
• Fichómetro Pro: der kostenpflichtige Tarif, 2 € pro aktiver Person und Monat, zuzüglich Steuern.
• Artikel 34 des Arbeitnehmerstatuts im BOE (auf Spanisch).
• Guía sobre el registro de jornada, der Leitfaden des spanischen Arbeitsministeriums (PDF, auf Spanisch).