L’enregistrement du temps de travail en Espagne (le registro de jornada) est obligatoire depuis le 12 mai 2019 pour toutes les entreprises, qu’elles emploient une personne ou cinq cents. Chaque jour, il faut noter l’heure à laquelle chaque personne commence et termine son travail, conserver ces enregistrements pendant quatre ans et pouvoir les présenter sur demande.
Dans ce guide, nous expliquons ce qu’exige la loi espagnole aujourd’hui, quelles amendes sont prévues en cas de non-respect et où en est le décret royal qui veut imposer un enregistrement numérique et qui, au 1er octobre 2026, n’a toujours pas été approuvé. Tout a été vérifié dans le BOE (le journal officiel espagnol) et dans le guide du ministère du Travail espagnol.
Ce que dit la loi
L’obligation figure à l’article 34.9 du Statut des travailleurs espagnol (Estatuto de los Trabajadores, ET), introduit par le décret-loi royal 8/2019. Il dit trois choses :
- Enregistrement quotidien. « L’entreprise garantira l’enregistrement quotidien du temps de travail, qui devra inclure l’horaire précis de début et de fin de la journée de travail de chaque personne salariée ».
- Organisé et documenté. La manière de tenir l’enregistrement est décidée par convention collective ou accord d’entreprise. À défaut, c’est l’entreprise qui le décide après consultation des représentants du personnel.
- Quatre ans à disposition. L’entreprise conserve les enregistrements pendant quatre ans, à la disposition des personnes salariées, de leurs représentants et de l’Inspection du travail et de la sécurité sociale espagnole (Inspección de Trabajo y Seguridad Social).
En outre, la Cour de justice de l’Union européenne a dit en mai 2019 (affaire C-55/18) que les entreprises doivent disposer d’un système « objectif, fiable et accessible » pour mesurer la durée quotidienne de travail de chaque personne.
À qui cela s’applique
Le guide du ministère du Travail le précise clairement : l’enregistrement s’applique à toutes les personnes salariées, de toute catégorie, dans tous les secteurs et dans toutes les entreprises, quelle que soit leur taille. Cela vaut aussi pour les personnes qui travaillent hors des locaux de l’entreprise : commerciaux, personnel itinérant, contrats temporaires et télétravail.
- Une entreprise avec un seul salarié doit aussi le tenir.
- Cadres intermédiaires et postes de confiance enregistrent leur temps de travail, même s’ils disposent d’une liberté d’horaire.
- Personnel mis à disposition par une entreprise de travail temporaire : l’enregistrement est tenu par l’entreprise où la personne travaille.
- Sous-traitants : c’est l’entreprise qui emploie la personne qui le tient, pas le client.
Sont exclus le personnel de haute direction et les personnes qui ne relèvent pas du Statut des travailleurs, comme les indépendants et les associés travailleurs de coopératives. Certaines activités ont leur propre registre, comme le transport routier.
Ce que doit contenir l’enregistrement
Le minimum exigé par la loi est, pour chaque personne et chaque jour, l’heure précise d’entrée et de sortie. À partir de là :
- Il doit s’agir de l’heure réelle. L’horaire du contrat ou le planning des équipes indiquent ce qui était prévu, pas ce qui s’est passé. Ils ne servent pas d’enregistrement.
- Il se fait jour par jour. Remplir la feuille en fin de mois n’est pas un enregistrement quotidien.
- Mieux vaut noter les pauses. La loi ne les mentionne pas, mais le guide du ministère avertit : si elles ne figurent pas, tout le temps entre l’entrée et la sortie est présumé être du travail. Si le déjeuner ou le repos ne comptent pas comme temps de travail, il faut que cela apparaisse.
- Une erreur se corrige en laissant une trace. L’enregistrement doit être fiable et non manipulable après coup, ni par l’entreprise ni par la personne salariée.
L’enregistrement met aussi en évidence les limites de durée du travail, que l’Inspection examine :
| Limite | Ce que dit la règle | Où cela figure |
|---|---|---|
| Journée de travail | Maximum 9 heures ordinaires par jour, sauf si la convention ou un accord répartit la journée autrement | Art. 34.3 ET |
| Repos entre deux journées | Au moins 12 heures entre la fin d’une journée et le début de la suivante | Art. 34.3 ET |
| Pause | Au moins 15 minutes lorsque la journée continue dépasse 6 heures | Art. 34.4 ET |
| Heures supplémentaires | Maximum 80 par an | Art. 35.2 ET |
Papier, Excel ou application
Aujourd’hui, la loi n’impose pas de support. Le guide du ministère indique que « tout système ou moyen, sur support papier ou télématique » est valable, à condition de fournir des informations « fiables, non modifiables et non manipulables a posteriori ». Une feuille d’émargement ou un fichier Excel restent donc légaux.
Le problème réside dans cette condition. Une feuille sur laquelle tout le monde signe de 9 h à 17 h tous les jours, ou un fichier Excel que n’importe qui peut modifier sans laisser de trace, sont difficiles à défendre comme enregistrement fiable. Une application qui horodate elle-même et conserve les corrections à part le démontre sans effort.
Deux avertissements si vous choisissez un outil numérique :
- Empreinte et reconnaissance faciale. L’Agence espagnole de protection des données (AEPD) a publié en 2023 un guide sur le contrôle de présence par biométrie qui place la barre très haut. Un code PIN, une carte ou le téléphone font la même chose avec moins de risque.
- Localisation. Si elle est utilisée, elle doit être proportionnée et le personnel doit en être informé. Pour pointer, il n’est pas nécessaire de suivre quelqu’un pendant toute la journée.
Durée de conservation et qui peut le demander
Les enregistrements quotidiens sont conservés quatre ans. Ils peuvent être demandés par les personnes salariées, leurs représentants légaux et l’Inspection du travail.
Le guide du ministère précise ce que signifie « à disposition » : les enregistrements doivent se trouver sur le lieu de travail ou pouvoir y être consultés immédiatement. Si une inspection arrive, il ne suffit pas de dire qu’ils sont chez le comptable et qu’ils seront envoyés plus tard.
Il n’y a pas d’obligation de remettre une copie de l’enregistrement quotidien à chaque personne, sauf accord contraire, mais il faut lui permettre de consulter le sien lorsqu’elle le demande.
Temps partiel et heures supplémentaires
Dans deux cas, la loi demande plus que l’enregistrement quotidien :
- Contrats à temps partiel (art. 12.4.c ET). Le temps de travail est enregistré jour par jour, additionné chaque mois et un récapitulatif de toutes les heures du mois, ordinaires et complémentaires, est remis à la personne avec le bulletin de paie. Si l’entreprise ne respecte pas cette obligation, le contrat est présumé à temps plein, sauf preuve contraire.
- Heures supplémentaires (art. 35.5 ET). Le temps de travail est enregistré jour par jour, additionné sur la période de paie et une copie du récapitulatif est remise avec le bulletin de paie.
Amendes en cas de non-respect
Le non-respect des règles sur l’enregistrement du temps de travail constitue une infraction grave (article 7.5 de la loi espagnole sur les infractions et sanctions dans l’ordre social, dite LISOS). L’amende dépend du degré retenu par l’Inspection :
| Degré | Amende |
|---|---|
| Minimum | De 751 à 1 500 € |
| Moyen | De 1 501 à 3 750 € |
| Maximum | De 3 751 à 7 500 € |
L’amende n’est pas le seul risque. Si quelqu’un réclame des heures supplémentaires, une entreprise sans enregistrement perd sa meilleure preuve des heures réellement travaillées. Et dans les contrats à temps partiel, l’absence d’enregistrement fait présumer un contrat à temps plein.
Le décret royal sur l’enregistrement numérique : où en est-on
Le gouvernement espagnol prépare depuis un certain temps un décret royal pour durcir l’enregistrement. Au 1er octobre 2026, il n’est pas approuvé. Voici la chronologie :
- En mars 2026, le Conseil d’État a rendu un avis défavorable sur le projet.
- En juillet, son approbation a été reportée.
- En septembre, le ministère du Travail a annoncé qu’il serait approuvé « immédiatement », sans donner de date.
- Le Conseil des ministres du 29 septembre ne l’a pas approuvé.
Selon les projets connus, le décret demanderait :
- un enregistrement au format numérique, sans papier ;
- des pauses enregistrées, et pas seulement l’entrée et la sortie ;
- des modifications tracées : qui corrige, quand et pourquoi ;
- l’accès de chaque personne à son propre enregistrement ;
- un accès à distance pour l’Inspection du travail.
Tant qu’il n’est pas publié au BOE, il n’existe pas de texte définitif ni de délai d’adaptation, et ce qui s’impose est ce que nous avons expliqué plus haut. Le plus raisonnable est de respecter correctement la règle actuelle avec un système qui fasse déjà ces cinq choses, afin de ne pas devoir tout changer dans l’urgence lorsqu’il entrera en vigueur.
Comment se conformer, étape par étape
- Choisissez le système et formalisez-le par écrit. Comment on pointe, qui corrige une erreur et comment les pauses sont comptabilisées. S’il existe une représentation du personnel, consultez-la d’abord.
- Informez le personnel. Comment fonctionne l’enregistrement et quelles données sont conservées.
- Pointez chaque jour, à l’heure réelle. Entrée, sortie et pauses qui ne sont pas du travail.
- Corrigez en laissant une trace. Un oubli se règle par une correction indiquant qui l’a faite et pourquoi, pas en écrasant la donnée.
- Remettez le récapitulatif mensuel aux personnes à temps partiel ou effectuant des heures supplémentaires, avec le bulletin de paie.
- Conservez pendant quatre ans et gardez l’enregistrement à portée de main sur le lieu de travail.
- Passez le mois en revue. Pointages oubliés, journées de plus de 9 heures, repos trop courts et heures supplémentaires accumulées.
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Questions fréquentes
L’enregistrement du temps de travail est-il obligatoire avec un seul salarié ?
Oui. L’obligation ne dépend pas de la taille de l’entreprise : il suffit d’avoir une personne salariée.
Un indépendant doit-il enregistrer son temps de travail ?
Le sien non, car il ne relève pas du Statut des travailleurs. Celui des personnes qu’il emploie, oui.
Un fichier Excel ou une feuille d’émargement suffisent-ils ?
Aujourd’hui oui, à condition que l’enregistrement soit quotidien, avec l’heure réelle et qu’il ne puisse pas être manipulé après coup. C’est précisément ce qu’il est difficile de démontrer avec un Excel. Le décret royal préparé par le gouvernement exigerait un enregistrement numérique, mais il n’est pas encore approuvé.
Faut-il enregistrer les pauses ?
La loi ne mentionne que l’entrée et la sortie. Le guide du ministère du Travail recommande aussi de noter les pauses qui ne sont pas du travail, car si elles ne figurent pas, tout le temps entre l’entrée et la sortie est présumé l’être.
Et en télétravail ?
Aussi. La loi espagnole 10/2021 sur le travail à distance dit que l’enregistrement doit refléter fidèlement le temps que la personne consacre au travail, avec le moment de début et de fin de la journée.
Combien de temps faut-il conserver l’enregistrement du temps de travail ?
Quatre ans, à la disposition des personnes salariées, de leurs représentants et de l’Inspection du travail.
Quelle est l’amende en cas de non-respect de l’enregistrement du temps de travail ?
C’est une infraction grave : de 751 à 7 500 €, selon le degré retenu par l’Inspection.
L’enregistrement numérique du temps de travail est-il déjà obligatoire ?
Non. Au 1er octobre 2026, le décret royal qui l’imposerait n’a pas été approuvé ni publié au BOE.
Conclusion
L’enregistrement du temps de travail en Espagne demande peu, mais il le demande chaque jour : l’heure réelle d’entrée et de sortie de chaque personne, conservée pendant quatre ans et disponible lorsqu’on la demande. Ce qui changera avec le décret royal, lorsqu’il arrivera, c’est le support : numérique, avec pauses, corrections tracées et accès pour l’Inspection. Ceux qui le tiennent déjà ainsi n’auront rien à changer.
Cet article est informatif et ne remplace pas les conseils de votre conseiller en droit du travail. Vérifiez aussi votre convention collective, qui peut préciser comment l’enregistrement est organisé.
Liens utiles
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- Article 34 du Statut des travailleurs, dans le BOE (en espagnol).
- Guía sobre el registro de jornada, le guide du ministère du Travail espagnol (PDF, en espagnol).
