O registo de tempos de trabalho em Espanha (o registro de jornada) é obrigatório desde 12 de maio de 2019 para todas as empresas, tenham um trabalhador ou quinhentos. Todos os dias é preciso anotar a hora a que cada pessoa começa e termina de trabalhar, guardar esses registos durante quatro anos e poder mostrá-los quando forem pedidos.
Neste guia explicamos o que a lei espanhola exige hoje, que multas existem por incumprimento e em que ponto está o real decreto que quer obrigar a fazer o registo em formato digital e que, a 1 de outubro de 2026, continua por aprovar. Tudo foi verificado no BOE (o jornal oficial espanhol) e no guia do Ministério do Trabalho espanhol.
O que diz a lei
A obrigação está no artigo 34.9 do Estatuto dos Trabalhadores espanhol (Estatuto de los Trabajadores, ET), introduzido pelo Real Decreto-ley 8/2019. Diz três coisas:
- Registo diário. «A empresa garantirá o registo diário do tempo de trabalho, que deverá incluir o horário concreto de início e de fim da jornada de trabalho de cada trabalhador».
- Organizado e documentado. A forma como o registo é feito decide-se por convenção coletiva ou acordo de empresa. Se não existir, a empresa decide depois de consultar a representação dos trabalhadores.
- Quatro anos à disposição. A empresa guarda os registos durante quatro anos, à disposição dos trabalhadores, dos seus representantes e da Inspeção do Trabalho e da Segurança Social espanhola (Inspección de Trabajo y Seguridad Social).
Além disso, o Tribunal de Justiça da União Europeia disse em maio de 2019 (processo C-55/18) que as empresas devem ter um sistema «objetivo, fiável e acessível» para medir a jornada diária de cada pessoa.
A quem obriga
O guia do Ministério do Trabalho deixa isso claro: o registo aplica-se a todos os trabalhadores, de qualquer categoria, em todos os setores e em todas as empresas, seja qual for o seu tamanho. Também a quem trabalha fora das instalações: comerciais, pessoal deslocado, contratos temporários e teletrabalho.
- Uma empresa com um único empregado também tem de o fazer.
- Chefias intermédias e cargos de confiança registam a sua jornada, mesmo que tenham liberdade de horário.
- Pessoal cedido por uma empresa de trabalho temporário: o registo é feito pela empresa onde trabalha.
- Empresas subcontratadas: o registo é feito pela empresa que contrata a pessoa, não pelo cliente.
Ficam de fora o pessoal de alta direção e quem não está abrangido pelo Estatuto dos Trabalhadores, como os trabalhadores independentes e os sócios trabalhadores de cooperativas. Algumas atividades têm o seu próprio registo, como o transporte rodoviário.
O que o registo tem de incluir
O mínimo que a lei exige é, para cada pessoa e cada dia, a hora concreta de entrada e a de saída. A partir daí:
- Tem de ser a hora real. O horário do contrato ou o mapa de turnos indicam o que estava previsto, não o que aconteceu. Não servem como registo.
- É feito dia a dia. Preencher a folha no fim do mês não é um registo diário.
- Convém anotar as pausas. A lei não as menciona, mas o guia do Ministério avisa: se não constarem, presume-se que todo o tempo entre a entrada e a saída é trabalho. Se o almoço ou o descanso não contam como jornada, isso deve ficar visível.
- Um erro corrige-se deixando rasto. O registo tem de ser fiável e não manipulável depois, nem pela empresa nem pelo trabalhador.
O registo também mostra os limites de jornada, que são os que a Inspeção verifica:
| Limite | O que diz | Onde está |
|---|---|---|
| Jornada diária | Máximo de 9 horas normais por dia, salvo se a convenção coletiva ou um acordo distribuírem a jornada de outra forma | Art. 34.3 ET |
| Descanso entre jornadas | Pelo menos 12 horas entre o fim de uma e o início da seguinte | Art. 34.3 ET |
| Pausa | Pelo menos 15 minutos quando a jornada contínua ultrapassa 6 horas | Art. 34.4 ET |
| Horas extra | Máximo de 80 por ano | Art. 35.2 ET |
Papel, Excel ou aplicação
Hoje a lei não impõe um meio. O guia do Ministério diz que vale «qualquer sistema ou meio, em suporte papel ou telemático», desde que forneça informação «fiável, imutável e não manipulável a posteriori». Uma folha de assinaturas ou um Excel continuam a ser legais.
O problema está nessa condição. Uma folha em que toda a gente assina das 9:00 às 17:00 todos os dias, ou um Excel que qualquer pessoa pode alterar sem deixar rasto, são difíceis de defender como registo fiável. Uma aplicação que coloca a hora automaticamente e guarda as correções em separado demonstra isso sem esforço.
Dois avisos se escolheres uma ferramenta digital:
- Impressão digital e reconhecimento facial. A Agência Espanhola de Proteção de Dados (AEPD) publicou em 2023 um guia sobre controlo de presença com biometria que estabelece um nível muito elevado. Um PIN, um cartão ou o telemóvel fazem o mesmo com menos risco.
- Localização. Se for usada, tem de ser proporcional e a equipa deve ser informada. Para registar a entrada não é preciso seguir ninguém durante toda a jornada.
Se o fizeres em papel ou em Excel, podes descarregar grátis o nosso modelo de registo de tempos de trabalho em Espanha em Excel e PDF, com as horas já calculadas e o resumo mensal.
Quanto tempo se guarda e quem o pode pedir
Os registos diários guardam-se durante quatro anos. Podem ser pedidos pelos trabalhadores, pelos seus representantes legais e pela Inspeção do Trabalho.
O guia do Ministério esclarece o que significa «à disposição»: os registos têm de estar no local de trabalho ou poder ser consultados a partir daí de imediato. Se chegar uma inspeção, não basta dizer que estão com o contabilista e que serão enviados depois.
Não há obrigação de entregar uma cópia do registo diário a cada pessoa, salvo se isso for acordado, mas há obrigação de lhe permitir consultar o seu quando o pedir.
Tempo parcial e horas extra
Em dois casos a lei pede algo mais do que o registo diário:
- Contratos a tempo parcial (art. 12.4.c ET). A jornada é registada dia a dia, somada todos os meses e entregue à pessoa, juntamente com o recibo de vencimento, um resumo de todas as horas do mês, normais e complementares. Se a empresa não cumprir, o contrato presume-se a tempo inteiro, salvo prova em contrário.
- Horas extraordinárias (art. 35.5 ET). A jornada é registada dia a dia, somada no período de pagamento e entregue uma cópia do resumo com o recibo de vencimento.
O tempo parcial tem um guia próprio: registo de tempos de trabalho a tempo parcial em Espanha, com o resumo mensal, as horas complementares e os erros mais frequentes.
Multas por não o fazer
O incumprimento das normas sobre registo de tempos de trabalho é uma infração grave (artigo 7.5 da lei espanhola sobre infrações e sanções na ordem social, a LISOS). A multa depende do grau que a Inspeção considere:
| Grau | Multa |
|---|---|
| Mínimo | De 751 a 1.500 € |
| Médio | De 1.501 a 3.750 € |
| Máximo | De 3.751 a 7.500 € |
A multa não é o único risco. Se alguém reclamar horas extra, uma empresa sem registo fica sem a sua melhor prova das horas que realmente foram trabalhadas. E nos contratos a tempo parcial, a falta de registo faz com que o contrato se presuma a tempo inteiro.
O real decreto do registo digital: em que ponto está
O Governo espanhol prepara há algum tempo um real decreto para reforçar o registo. Em 1 de outubro de 2026 ainda não está aprovado. Este é o percurso:
- Em março de 2026, o Conselho de Estado emitiu um parecer desfavorável sobre o projeto.
- Em julho, a sua aprovação foi adiada.
- Em setembro, o Ministério do Trabalho anunciou que seria aprovado «de imediato», sem indicar data.
- O Conselho de Ministros de 29 de setembro não o aprovou.
Segundo os projetos que se tornaram conhecidos, o decreto exigiria:
- registo em formato digital, sem papel;
- pausas registadas, e não apenas a entrada e a saída;
- alterações com rasto: quem corrige, quando e porquê;
- acesso de cada pessoa ao seu próprio registo;
- acesso remoto para a Inspeção do Trabalho.
Enquanto não for publicado no BOE, não há texto definitivo nem prazo de adaptação, e o que obriga é o que explicámos acima. O mais sensato é cumprir bem a norma atual com um sistema que já faça essas cinco coisas, para não ter de mudar à pressa quando chegar.
Acompanhamos o real decreto passo a passo, com a cronologia completa, o que exigiria e o prazo, em registo digital de tempos de trabalho em Espanha: quando entra em vigor. Atualizamos essa página a cada novidade.
Como cumprir, passo a passo
- Escolhe o sistema e deixa-o por escrito. Como se regista, quem corrige um erro e como se contam as pausas. Se houver representação dos trabalhadores, consulta-a antes.
- Informa a equipa. Como funciona o registo e que dados são guardados.
- Regista todos os dias, à hora real. Entrada, saída e as pausas que não contam como trabalho.
- Corrige deixando rasto. Um esquecimento resolve-se com uma correção que diga quem a fez e porquê, não substituindo o dado.
- Entrega o resumo mensal a quem trabalha a tempo parcial ou faz horas extra, juntamente com o recibo de vencimento.
- Guarda durante quatro anos e tem o registo à mão no local de trabalho.
- Revê o mês. Registos esquecidos, jornadas superiores a 9 horas, descansos curtos e horas extra acumuladas.
Faz o registo de tempos de trabalho com o Fichómetro
O Fichómetro (é um produto nosso) é uma aplicação de registo de tempos de trabalho pensada para pequenas empresas em Espanha. Cada pessoa regista a entrada e a saída com um toque a partir do telemóvel ou do computador, a hora é posta pelo servidor e ninguém pode alterar um registo: as correções são adicionadas com o respetivo motivo e autor. Inclui o resumo do mês com a confirmação de cada pessoa, os documentos legais do registo e um link só de leitura para a Inspeção. É grátis para sempre com 1 pessoa. Com mais, 2 € por pessoa ativa por mês, mais impostos, com 30 dias de teste sem cartão. A aplicação está disponível em espanhol, catalão, galego, basco e inglês.
Perguntas frequentes
O registo de tempos de trabalho é obrigatório com apenas um empregado?
Sim. A obrigação não depende do tamanho da empresa: basta ter uma pessoa contratada.
Um trabalhador independente tem de registar a sua jornada?
A sua não, porque não está abrangido pelo Estatuto dos Trabalhadores. A das pessoas que tiver contratadas, sim.
Um Excel ou uma folha de assinaturas serve?
Hoje sim, desde que o registo seja diário, com a hora real e que não possa ser manipulado depois. Isso é precisamente o difícil de demonstrar com um Excel. O real decreto que o Governo prepara exigiria um registo digital, mas ainda não está aprovado.
É preciso registar as pausas?
A lei só menciona a entrada e a saída. O guia do Ministério do Trabalho recomenda anotar também as pausas que não são trabalho, porque se não constarem presume-se que todo o tempo entre a entrada e a saída o é.
E no teletrabalho?
Também. A lei espanhola 10/2021 do trabalho à distância diz que o registo deve refletir fielmente o tempo que a pessoa dedica ao trabalho, com o momento de início e de fim da jornada.
Quanto tempo se tem de guardar o registo de tempos de trabalho?
Quatro anos, à disposição dos trabalhadores, dos seus representantes e da Inspeção do Trabalho.
Qual é a multa por não fazer o registo de tempos de trabalho?
É uma infração grave: de 751 a 7.500 €, consoante o grau que a Inspeção considere.
O registo digital de tempos de trabalho já é obrigatório?
Não. Em 1 de outubro de 2026, o real decreto que o imporia ainda não foi aprovado nem publicado no BOE.
Conclusão
O registo de tempos de trabalho em Espanha pede pouco e pede-o todos os dias: a hora real de entrada e de saída de cada pessoa, guardada durante quatro anos e disponível quando a pedirem. O que muda com o real decreto, quando chegar, é o meio: digital, com pausas, correções com rasto e acesso para a Inspeção. Quem já o fizer assim não terá de mudar nada.
Este artigo é informativo e não substitui o aconselhamento do teu consultor laboral. Revê também a tua convenção coletiva, que pode concretizar como o registo é organizado.
Ligações úteis
- Fichómetro: registo de tempos de trabalho para pequenas empresas, grátis com 1 pessoa.
- Fichómetro Pro: o plano pago, a 2 € por pessoa ativa por mês, mais impostos.
- Artigo 34 do Estatuto dos Trabalhadores espanhol, no BOE (em espanhol).
- Guía sobre el registro de jornada, o guia do Ministério do Trabalho espanhol (PDF, em espanhol).
