Il registro dell’orario di lavoro in Spagna (il registro de jornada) è obbligatorio dal 12 maggio 2019 per tutte le aziende, che abbiano un dipendente o cinquecento. Ogni giorno bisogna annotare l’ora in cui ciascuna persona inizia e finisce di lavorare, conservare questi registri per quattro anni e poterli mostrare su richiesta.
In questa guida spieghiamo cosa richiede oggi la legge spagnola, quali multe sono previste per chi non la rispetta e a che punto è il regio decreto che vuole imporre il registro in formato digitale, che al 1º ottobre 2026 non è ancora stato approvato. Tutto è stato verificato sul BOE (la gazzetta ufficiale spagnola) e sulla guida del Ministero del Lavoro spagnolo.
Cosa dice la legge
L’obbligo è nell’articolo 34.9 dello Statuto dei Lavoratori spagnolo (Estatuto de los Trabajadores, ET), introdotto dal Real Decreto-ley 8/2019. Dice tre cose:
- Registro giornaliero. «L’azienda garantirà il registro giornaliero dell’orario di lavoro, che dovrà includere l’orario concreto di inizio e di fine della giornata lavorativa di ciascun lavoratore».
- Organizzato e documentato. Le modalità di tenuta del registro si stabiliscono tramite contratto collettivo o accordo aziendale. Se non esiste, le decide l’azienda dopo aver consultato la rappresentanza del personale.
- Quattro anni a disposizione. L’azienda conserva i registri per quattro anni, a disposizione dei lavoratori, dei loro rappresentanti e dell’Ispettorato del Lavoro e della Previdenza Sociale spagnolo (Inspección de Trabajo y Seguridad Social).
Inoltre, la Corte di giustizia dell’Unione europea ha affermato nel maggio 2019 (causa C-55/18) che le aziende devono disporre di un sistema «oggettivo, affidabile e accessibile» per misurare la giornata lavorativa di ciascuna persona.
A chi si applica
La guida del Ministero del Lavoro lo chiarisce: il registro si applica a tutti i lavoratori, di qualsiasi categoria, in tutti i settori e in tutte le aziende, qualunque sia la loro dimensione. Vale anche per chi lavora fuori sede: commerciali, personale itinerante, contratti temporanei e telelavoro.
- Un’azienda con un solo dipendente deve comunque tenerlo.
- Quadri intermedi e posizioni di fiducia registrano il proprio orario, anche se hanno libertà di orario.
- Personale somministrato da un’agenzia di lavoro interinale: il registro lo tiene l’azienda presso cui lavora.
- Subappalti: lo tiene l’azienda che assume la persona, non il cliente.
Restano esclusi il personale di alta direzione e chi non rientra nello Statuto dei Lavoratori spagnolo, come i lavoratori autonomi e i soci lavoratori di cooperative. Alcune attività hanno un proprio registro, come il trasporto su strada.
Cosa deve contenere il registro
Il minimo richiesto dalla legge è, per ogni persona e per ogni giorno, l’ora esatta di entrata e di uscita. Partendo da qui:
- Deve essere l’ora reale. L’orario del contratto o il piano turni indicano ciò che era previsto, non ciò che è accaduto. Non valgono come registro.
- Si fa giorno per giorno. Compilare il foglio a fine mese non è un registro giornaliero.
- Le pause è meglio annotarle. La legge non le cita, ma la guida del Ministero avverte: se non risultano, si presume che tutto il tempo tra entrata e uscita sia lavoro. Se il pranzo o la pausa non contano come orario di lavoro, deve risultare.
- Un errore si corregge lasciando traccia. Il registro deve essere affidabile e non manipolabile in seguito, né dall’azienda né dal lavoratore.
Il registro mette anche in evidenza i limiti dell’orario, che sono quelli controllati dall’Ispettorato:
| Limite | Cosa dice | Dove si trova |
|---|---|---|
| Orario giornaliero | Massimo 9 ore ordinarie al giorno, salvo che il contratto collettivo o un accordo distribuiscano l’orario in altro modo | Art. 34.3 ET |
| Riposo tra giornate | Almeno 12 ore tra la fine di una e l’inizio della successiva | Art. 34.3 ET |
| Pausa | Almeno 15 minuti quando la giornata continuata supera le 6 ore | Art. 34.4 ET |
| Straordinari | Massimo 80 all’anno | Art. 35.2 ET |
Carta, Excel o applicazione
Oggi la legge non impone un mezzo specifico. La guida del Ministero dice che va bene «qualsiasi sistema o mezzo, su supporto cartaceo o telematico», purché fornisca informazioni «affidabili, immodificabili e non manipolabili a posteriori». Un foglio firme o un Excel restano legali.
Il problema è proprio questa condizione. Un foglio in cui tutti firmano dalle 9:00 alle 17:00 ogni giorno, o un Excel che chiunque può modificare senza lasciare traccia, sono difficili da difendere come registro affidabile. Un’app che registra automaticamente l’ora e conserva le correzioni separatamente lo dimostra senza sforzo.
Due avvisi se scegli uno strumento digitale:
- Impronta digitale e riconoscimento facciale. L’Agenzia spagnola per la protezione dei dati (AEPD) ha pubblicato nel 2023 una guida sul controllo delle presenze con biometria che pone l’asticella molto in alto. Un PIN, una tessera o il cellulare fanno la stessa cosa con meno rischio.
- Posizione. Se viene usata, deve essere proporzionata e il personale deve esserne informato. Per timbrare non serve seguire nessuno per tutta la giornata.
Per quanto tempo si conserva e chi può richiederlo
I registri giornalieri si conservano per quattro anni. Possono richiederli i lavoratori, i loro rappresentanti legali e l’Ispettorato del Lavoro spagnolo.
La guida del Ministero precisa cosa significa «a disposizione»: i registri devono trovarsi nella sede di lavoro o poter essere consultati da lì in modo immediato. Se arriva un’ispezione, non basta dire che li ha il consulente del lavoro e che verranno inviati dopo.
Non c’è l’obbligo di consegnare una copia del registro giornaliero a ciascuna persona, salvo accordo, ma c’è quello di consentirle di consultare il proprio quando lo richiede.
Part-time e straordinari
In due casi la legge richiede qualcosa in più del registro giornaliero:
- Contratti part-time (art. 12.4.c ET). L’orario si registra giorno per giorno, si somma ogni mese e si consegna alla persona, insieme alla busta paga, un riepilogo di tutte le ore del mese, ordinarie e complementari. Se l’azienda non adempie, il contratto si presume a tempo pieno, salvo prova contraria.
- Straordinari (art. 35.5 ET). L’orario si registra giorno per giorno, si somma nel periodo di pagamento e si consegna una copia del riepilogo con la busta paga.
Multe per chi non lo tiene
La violazione delle norme sul registro dell’orario di lavoro è un’infrazione grave (articolo 7.5 della legge spagnola sulle infrazioni e sanzioni nell’ordine sociale, la LISOS). La multa dipende dal grado valutato dall’Ispettorato:
| Grado | Multa |
|---|---|
| Minimo | Da 751 a 1.500 € |
| Medio | Da 1.501 a 3.750 € |
| Massimo | Da 3.751 a 7.500 € |
La multa non è l’unico rischio. Se qualcuno reclama straordinari, un’azienda senza registro perde la sua migliore prova delle ore effettivamente lavorate. E nei contratti part-time, la mancanza di registro fa presumere il contratto a tempo pieno.
Il regio decreto sul registro digitale: a che punto è
Da tempo il Governo spagnolo sta preparando un regio decreto per rendere più rigoroso il registro. Al 1º ottobre 2026 non è stato approvato. Questo è il percorso:
- A marzo 2026 il Consiglio di Stato ha emesso un parere sfavorevole sul progetto.
- A luglio la sua approvazione è stata rinviata.
- A settembre il Ministero del Lavoro ha annunciato che sarebbe stato approvato «immediatamente», senza indicare una data.
- Il Consiglio dei Ministri del 29 settembre non lo ha approvato.
Secondo le bozze conosciute, il decreto richiederebbe:
- registro in formato digitale, senza carta;
- pause registrate, e non solo entrata e uscita;
- modifiche tracciabili: chi corregge, quando e perché;
- accesso di ciascuna persona al proprio registro;
- accesso a distanza per l’Ispettorato del Lavoro.
Finché non viene pubblicato nel BOE non esiste un testo definitivo né un termine di adeguamento, e ciò che obbliga è quanto spiegato sopra. La cosa ragionevole è rispettare bene la norma attuale con un sistema che già faccia queste cinque cose, così da non dover cambiare in fretta quando arriverà.
Come adeguarsi, passo dopo passo
- Scegli il sistema e mettilo per iscritto. Come si timbra, chi corregge un errore e come si conteggiano le pause. Se esiste una rappresentanza del personale, consultala prima.
- Informa il personale. Come funziona il registro e quali dati vengono conservati.
- Timbra ogni giorno, all’ora reale. Entrata, uscita e le pause che non sono lavoro.
- Correggi lasciando traccia. Una dimenticanza si sistema con una correzione che indichi chi l’ha fatta e perché, non sovrascrivendo il dato.
- Consegna il riepilogo mensile a chi lavora part-time o fa straordinari, insieme alla busta paga.
- Conserva per quattro anni e tieni il registro a portata di mano nella sede di lavoro.
- Rivedi il mese. Timbrature dimenticate, giornate di oltre 9 ore, riposi brevi e straordinari accumulati.
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Fichómetro (è un nostro prodotto) è un’app per il registro dell’orario di lavoro pensata per le piccole imprese in Spagna. Ogni persona timbra con un tocco dal cellulare o dal computer, l’ora la imposta il server e nessuno può modificare una timbratura: le correzioni si aggiungono con il relativo motivo e autore. Include il riepilogo del mese con la conferma di ciascuna persona, i documenti legali del registro e un link in sola lettura per l’Ispettorato. È gratis per sempre se timbra 1 persona. Con più persone, 2 € per persona attiva al mese, più imposte, con 30 giorni di prova senza carta di credito. L’app è disponibile in spagnolo, catalano, galiziano, basco e inglese.
Domande frequenti
Il registro dell’orario è obbligatorio con un solo dipendente?
Sì. L’obbligo non dipende dalle dimensioni dell’azienda: basta avere una persona assunta.
Un lavoratore autonomo deve registrare il proprio orario?
Il proprio no, perché non rientra nello Statuto dei Lavoratori spagnolo. Quello delle persone che ha assunto, sì.
Va bene un Excel o un foglio firme?
Oggi sì, purché il registro sia giornaliero, con l’ora reale e non possa essere manipolato in seguito. È proprio questo il difficile da dimostrare con un Excel. Il regio decreto che il Governo sta preparando richiederebbe un registro digitale, ma non è ancora stato approvato.
Bisogna registrare le pause?
La legge cita solo entrata e uscita. La guida del Ministero del Lavoro raccomanda di annotare anche le pause che non sono lavoro, perché se non risultano si presume che tutto il tempo tra entrata e uscita lo sia.
E nel telelavoro?
Anche. La legge spagnola 10/2021 sul lavoro a distanza dice che il registro deve riflettere fedelmente il tempo dedicato al lavoro, con il momento di inizio e di fine della giornata.
Per quanto tempo va conservato il registro dell’orario?
Quattro anni, a disposizione dei lavoratori, dei loro rappresentanti e dell’Ispettorato del Lavoro.
Qual è la multa per non tenere il registro dell’orario?
È un’infrazione grave: da 751 a 7.500 €, a seconda del grado valutato dall’Ispettorato.
Il registro digitale dell’orario è già obbligatorio?
No. Al 1º ottobre 2026 il regio decreto che lo imporrebbe non è stato approvato né pubblicato nel BOE.
Conclusione
Il registro dell’orario di lavoro in Spagna richiede poco e lo richiede ogni giorno: l’ora reale di entrata e di uscita di ciascuna persona, conservata per quattro anni e disponibile quando richiesta. Ciò che cambierà con il regio decreto, quando arriverà, è il mezzo: digitale, con pause, correzioni tracciate e accesso per l’Ispettorato. Chi già lo gestisce così non dovrà cambiare nulla.
Questo articolo è informativo e non sostituisce il consiglio del tuo consulente del lavoro. Controlla anche il tuo contratto collettivo, che può specificare come organizzare il registro.
Link utili
- Fichómetro: registro dell’orario per piccole imprese, gratis con 1 persona.
- Fichómetro Pro: il piano a pagamento, a 2 € per persona attiva al mese, più imposte.
- Articolo 34 dello Statuto dei Lavoratori spagnolo, nel BOE (in spagnolo).
- Guía sobre el registro de jornada, la guida del Ministero del Lavoro spagnolo (PDF, in spagnolo).
