Esta plantilla de registro de jornada en Excel calcula sola las horas de cada día y el total del mes, y trae una hoja de resumen mensual para los contratos a tiempo parcial. Si prefieres el papel, también tienes la misma hoja en PDF para imprimir. Las dos son gratis y se descargan sin dejar el correo.
Debajo de la descarga contamos qué tiene que llevar una hoja de registro de jornada para que sirva, cómo se rellena y en qué casos un Excel se queda corto. Está comprobado en el Estatuto de los Trabajadores y en la guía del Ministerio de Trabajo.
Descarga la plantilla
Plantilla de registro de jornada en Excel (archivo .xlsx, con las fórmulas ya puestas)
Hoja de registro de jornada en PDF (para imprimir en A4 y rellenar a mano)
Qué incluye la plantilla
El archivo de Excel tiene tres hojas:
- Registro. Una hoja por persona y por mes. Escribes el mes y el año y los días se colocan solos, con los fines de semana marcados. Cada día se apunta la entrada, la salida y la pausa; las horas trabajadas, las ordinarias y las que pasan de la jornada se calculan solas, también en turnos de noche.
- Resumen mensual. Se rellena sola con los totales del mes y deja sitio para la firma de quien lo recibe. Es lo que se entrega con la nómina a quien trabaja a tiempo parcial o hace horas extra.
- Cómo se usa. Las instrucciones, en ocho pasos.
El PDF trae las dos primeras hojas en blanco, listas para imprimir en A4.
¿Hay un modelo oficial?
No. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a llevar el registro, pero no dice cómo tiene que ser la hoja. La guía del Ministerio de Trabajo lo deja abierto: vale «cualquier sistema o medio, en soporte papel o telemático», siempre que dé información «fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori».
Quién decide el formato también está en la ley. Lo fija el convenio colectivo o un acuerdo de empresa y, si no hay ninguno de los dos, lo decide la empresa después de consultar a los representantes de la plantilla. Antes de usar esta plantilla, mira si tu convenio dice algo.
Qué tiene que llevar la hoja
Lo único que la ley nombra es «el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora». El resto de las columnas no son obligatorias, pero son las que hacen que la hoja se defienda sola:
| Dato | ¿Lo pide la ley? | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Empresa, persona y mes | Sí: el registro es de cada persona | Saber de quién es la hoja y a qué mes corresponde |
| Hora de entrada y de salida | Sí, cada día | Es el registro en sí |
| Pausas | No, pero la guía lo aconseja | Si no constan, se presume que todo el tiempo entre la entrada y la salida es trabajo |
| Horas del día y total del mes | Solo en tiempo parcial y horas extra | Comprobar la jornada y preparar el resumen mensual |
| Observaciones | No | Explicar una corrección, un permiso o una salida |
| Firma | No | En papel o en Excel, es lo que da fiabilidad |
Cómo se rellena, paso a paso
- Una hoja por persona y por mes. Rellena la cabecera: empresa, centro de trabajo, persona, mes y año.
- Apunta cada día la hora real. La de entrada y la de salida, el mismo día. Copiar el horario del contrato o rellenar la hoja a final de mes no es un registro diario.
- Apunta la pausa que no cuenta como trabajo. La comida, por ejemplo. La plantilla la resta sola.
- Revisa las horas ordinarias por día. La plantilla trae 8. Si en tu empresa son otras, cámbialo en la cabecera: lo que pase de ahí va a la columna de extra o complementarias.
- Si hay que corregir un dato, que se vea. Anota en «Observaciones» quién lo cambia y por qué.
- Cierra el mes. Firma de la persona, firma de la empresa y, si toca, el resumen mensual con la nómina.
- Guarda las hojas cuatro años y tenlas a mano en el centro de trabajo.
Así queda una semana de ejemplo, con jornada de 8 horas y viernes intensivo:
| Día | Entrada | Pausa | Salida | Trabajadas | Ordinarias | Extra |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Lunes | 9:02 | 14:00 a 15:00 | 18:02 | 8:00 | 8:00 | 0:00 |
| Martes | 8:57 | 14:02 a 15:01 | 17:56 | 8:00 | 8:00 | 0:00 |
| Miércoles | 9:03 | 14:00 a 14:45 | 18:48 | 9:00 | 8:00 | 1:00 |
| Jueves | 9:01 | 13:59 a 15:00 | 18:02 | 8:00 | 8:00 | 0:00 |
| Viernes | 8:00 | Sin pausa | 14:00 | 6:00 | 6:00 | 0:00 |
| Total | 39:00 | 38:00 | 1:00 |
La columna de extra es una resta: lo que ese día pasa de las horas ordinarias. Que esas horas sean extraordinarias de verdad depende de cómo reparta la jornada tu convenio, así que tómala como un aviso y no como la cuenta definitiva.
¿Hay que firmarla?
La ley no exige firma en el registro diario. Pero en papel o en Excel la firma de la persona es la forma más sencilla de demostrar que las horas apuntadas son las suyas y que nadie las ha cambiado después. Lo prudente es que firme cada día o, como mínimo, al cerrar el mes, y que la empresa firme también.
Tampoco hay que entregar copia del registro diario a cada persona, salvo que se haya pactado: basta con que pueda consultarlo. La excepción son el tiempo parcial y las horas extra, que van en el apartado siguiente.
Tiempo parcial y horas extra
En dos casos, además de apuntar cada día, hay que sumar y entregar:
- Contratos a tiempo parcial. Las horas se suman cada mes y se entrega una copia del resumen con la nómina, con las ordinarias y las complementarias. Si no se hace, el contrato se presume a jornada completa. Lo contamos en la guía del registro de jornada a tiempo parcial.
- Horas extraordinarias. Se suman en el periodo en que se paga el salario y se entrega una copia del resumen con el recibo.
Para eso está la hoja «Resumen mensual» de la plantilla.
Cuándo se queda corta
Una hoja de cálculo cumple mientras el registro sea fiable. Ahí es donde falla si no se cuida:
- Cualquiera puede cambiar una hora sin que quede rastro. Por eso conviene imprimirla y firmarla, o guardarla en PDF al cerrar cada mes.
- Nadie avisa si un día se queda sin apuntar. Y una hoja rellenada de golpe a final de mes, con todas las entradas a las 9:00 en punto, es difícil de defender.
- Con varias personas se multiplica el trabajo: una hoja por persona y mes, las firmas, los resúmenes y cuatro años de archivo.
Y hay un cambio anunciado. A 2 de octubre de 2026, el real decreto que haría obligatorio el registro digital sigue sin aprobarse; los borradores conocidos piden un registro en formato digital, con las correcciones a la vista y acceso para la Inspección. Si sale adelante en esos términos, el papel y el Excel dejarán de servir. Mientras tanto, son legales. El estado al día está en la guía del registro de jornada obligatorio.
Lo mismo que la plantilla, sin rellenar nada a mano
Fichómetro (es nuestro) es una aplicación de registro de jornada pensada para empresas pequeñas. Cada persona ficha en un toque desde el móvil o el ordenador, la hora la pone la aplicación y, al cerrar el mes, prepara el resumen mensual y guarda la conformidad de cada persona. Nadie puede cambiar un fichaje: las correcciones se añaden con su motivo y su autor. Es gratis para siempre si ficha 1 persona. Con más, 2 € por persona activa al mes, más impuestos, con 30 días de prueba sin tarjeta.
Preguntas frecuentes
¿Existe un modelo oficial de registro de jornada?
No. La ley obliga a registrar cada día la hora de entrada y de salida de cada persona, pero no impone un formato. Vale cualquier hoja que recoja esos datos de forma fiable.
¿Es legal llevar el registro de jornada en Excel?
Sí, hoy sí. La guía del Ministerio de Trabajo admite cualquier medio, en papel o telemático, siempre que el registro sea fiable y no se pueda manipular después. Por eso conviene firmarlo o guardarlo en PDF cada mes.
¿Qué datos tiene que llevar la hoja de registro de jornada?
Como mínimo, la hora de entrada y la de salida de cada persona, cada día. Es aconsejable añadir las pausas, las horas del día, las observaciones y la firma.
¿Hay que apuntar las pausas?
La ley no las nombra, pero conviene. Si no constan, se presume que todo el tiempo entre la entrada y la salida es trabajo.
¿Tiene que firmar la hoja la persona trabajadora?
La ley no lo exige. En papel o en Excel es muy recomendable, porque es lo que demuestra que las horas son las reales.
¿Cuánto tiempo se guardan las hojas?
Cuatro años, a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo.
¿Qué multa hay por no llevar el registro de jornada?
Es una infracción grave, con multa de 751 a 7.500 €.
Conclusión
Una plantilla de registro de jornada sirve si se usa como un registro: la hora real, apuntada cada día, con las pausas y con la firma. Para una empresa con pocas personas es una forma válida de cumplir hoy. Cuando las hojas empiezan a acumularse, o cuando llegue el registro digital, toca pasar a una aplicación.
Este artículo y la plantilla son informativos y no sustituyen al consejo de tu asesoría laboral. Revisa también tu convenio colectivo, que puede fijar cómo se organiza el registro.
Enlaces útiles
- Registro de jornada obligatorio: la guía general, con las multas y el estado del real decreto de registro digital.
- Registro de jornada a tiempo parcial: el resumen mensual y las horas complementarias.
- Fichómetro: registro de jornada para empresas pequeñas, gratis con 1 persona.
- Guía sobre el registro de jornada del Ministerio de Trabajo (PDF).
- Artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores, en el BOE.
