Questo modello di registro orario per la Spagna è un file Excel che calcola da solo le ore di ogni giorno e il totale del mese, e include un foglio di riepilogo mensile per i contratti a tempo parziale. Se preferisci la carta, hai lo stesso foglio in PDF da stampare. Entrambi sono gratis e si scaricano senza lasciare l’email.
In Spagna ogni azienda deve registrare ogni giorno l’orario di lavoro dei propri dipendenti (registro de jornada). Sotto il download spieghiamo cosa deve contenere il foglio perché sia valido, come si compila e in quali casi Excel non basta. È verificato nello Statuto dei Lavoratori spagnolo (Estatuto de los Trabajadores) e nella guida del Ministero del Lavoro spagnolo.
Scarica il modello
Modello di registro orario in Excel (file .xlsx in spagnolo, con le formule già inserite)
Foglio di registro orario in PDF (in spagnolo, da stampare in A4 e compilare a mano)
Cosa include il modello
Il file Excel ha tre fogli:
- Registro. Un foglio per persona e per mese. Inserisci il mese e l’anno e i giorni si posizionano da soli, con i fine settimana evidenziati. Ogni giorno si annotano entrata, uscita e pausa; le ore lavorate, quelle ordinarie e quelle che superano l’orario si calcolano da sole, anche nei turni notturni.
- Riepilogo mensile. Si compila da solo con i totali del mese e lascia spazio per la firma di chi lo riceve. È quello che si consegna con la busta paga a chi lavora a tempo parziale o fa straordinari.
- Come si usa. Le istruzioni, in otto passaggi.
Il PDF contiene i primi due fogli in bianco, pronti da stampare in A4.
Il modello è in spagnolo: è la lingua in cui lo firmeranno i tuoi dipendenti e quella che leggerà un ispettore del lavoro spagnolo. I fogli si chiamano Registro (registro), Resumen mensual (riepilogo mensile) e Cómo se usa (come si usa). Le colonne sono Día (giorno), Entrada (entrata), Inicio de pausa e Fin de pausa (inizio e fine della pausa), Salida (uscita), Horas trabajadas (ore lavorate), Ordinarias (ordinarie), Extra o complementarias (straordinarie o complementari), Observaciones (note) e Firma (firma).
Esiste un modello ufficiale?
No. L’articolo 34.9 dello Statuto dei Lavoratori obbliga a tenere il registro, ma non dice come deve essere il foglio. La guida del Ministero del Lavoro lascia la scelta aperta: va bene «qualsiasi sistema o mezzo, su supporto cartaceo o telematico», purché fornisca informazioni «affidabili, immodificabili e non manipolabili a posteriori».
Anche chi decide il formato è stabilito dalla legge. Lo fissa il contratto collettivo o un accordo aziendale e, se non esiste nessuno dei due, lo decide l’azienda dopo aver consultato i rappresentanti del personale. Prima di usare questo modello, verifica se il tuo contratto dice qualcosa.
Cosa deve contenere il foglio
L’unica cosa che la legge cita è «l’orario concreto di inizio e fine della giornata lavorativa di ciascun lavoratore». Il resto delle colonne non è obbligatorio, ma è ciò che rende il foglio difendibile da solo:
| Dato | Lo richiede la legge? | A cosa serve |
|---|---|---|
| Azienda, persona e mese | Sì: il registro è di ogni persona | Sapere di chi è il foglio e a quale mese corrisponde |
| Ora di entrata e di uscita | Sì, ogni giorno | È il registro stesso |
| Pause | No, ma la guida lo consiglia | Se non risultano, si presume che tutto il tempo tra entrata e uscita sia lavoro |
| Ore del giorno e totale del mese | Solo per tempo parziale e straordinari | Verificare l’orario e preparare il riepilogo mensile |
| Note | No | Spiegare una correzione, un permesso o un’uscita |
| Firma | No | Su carta o in Excel, è ciò che dà affidabilità |
Come si compila, passo dopo passo
- Un foglio per persona e per mese. Compila l’intestazione: azienda, sede di lavoro, persona, mese e anno.
- Annota ogni giorno l’orario reale. Quello di entrata e quello di uscita, lo stesso giorno. Copiare l’orario del contratto o compilare il foglio a fine mese non è un registro giornaliero.
- Annota la pausa che non conta come lavoro. La pausa pranzo, per esempio. Il modello la sottrae da solo.
- Controlla le ore ordinarie giornaliere. Il modello prevede 8. Se nella tua azienda sono diverse, cambiale nell’intestazione: ciò che supera quel limite va nella colonna degli straordinari o delle ore complementari.
- Se bisogna correggere un dato, che si veda. Scrivi in «Note» chi lo modifica e perché.
- Chiudi il mese. Firma della persona, firma dell’azienda e, se necessario, il riepilogo mensile con la busta paga.
- Conserva i fogli per quattro anni e tienili a disposizione nel luogo di lavoro.
Ecco come appare una settimana di esempio, con giornata di 8 ore e venerdì a orario ridotto:
| Giorno | Entrata | Pausa | Uscita | Lavorate | Ordinarie | Straordinarie |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Lunedì | 9:02 | 14:00 a 15:00 | 18:02 | 8:00 | 8:00 | 0:00 |
| Martedì | 8:57 | 14:02 a 15:01 | 17:56 | 8:00 | 8:00 | 0:00 |
| Mercoledì | 9:03 | 14:00 a 14:45 | 18:48 | 9:00 | 8:00 | 1:00 |
| Giovedì | 9:01 | 13:59 a 15:00 | 18:02 | 8:00 | 8:00 | 0:00 |
| Venerdì | 8:00 | Senza pausa | 14:00 | 6:00 | 6:00 | 0:00 |
| Totale | 39:00 | 38:00 | 1:00 |
La colonna degli straordinari è una sottrazione: ciò che quel giorno supera le ore ordinarie. Che quelle ore siano davvero straordinarie dipende da come il tuo contratto distribuisce l’orario, quindi considerala un avviso e non il conteggio definitivo.
Va firmato?
La legge non richiede la firma nel registro giornaliero. Ma su carta o in Excel la firma della persona è il modo più semplice per dimostrare che le ore annotate sono le sue e che nessuno le ha modificate dopo. La soluzione prudente è far firmare ogni giorno o, almeno, alla chiusura del mese, e far firmare anche l’azienda.
Non è nemmeno necessario consegnare una copia del registro giornaliero a ciascuna persona, salvo accordi diversi: basta che possa consultarlo. L’eccezione riguarda il tempo parziale e gli straordinari, che vanno nella sezione successiva.
Tempo parziale e straordinari
In due casi, oltre ad annotare ogni giorno, bisogna sommare e consegnare:
- Contratti a tempo parziale. Le ore si sommano ogni mese e si consegna una copia del riepilogo con la busta paga, con le ordinarie e le complementari. Se non si fa, il contratto si presume a tempo pieno. Lo spieghiamo nella guida sul registro dell’orario a tempo parziale in Spagna.
- Straordinari. Si sommano nel periodo in cui viene pagato lo stipendio e si consegna una copia del riepilogo con la busta paga.
Per questo esiste il foglio «Riepilogo mensile» del modello.
Quando non basta
Un foglio di calcolo funziona finché il registro è affidabile. È qui che fallisce se non viene gestito bene:
- Chiunque può cambiare un orario senza lasciare traccia. Per questo conviene stamparlo e firmarlo, oppure salvarlo in PDF alla chiusura di ogni mese.
- Nessuno avvisa se un giorno resta senza annotazione. E un foglio compilato tutto in una volta a fine mese, con tutti gli ingressi alle 9:00 precise, è difficile da difendere.
- Con più persone il lavoro si moltiplica: un foglio per persona e mese, le firme, i riepiloghi e quattro anni di archivio.
E c’è un cambiamento annunciato. Al 2 ottobre 2026, il regio decreto spagnolo (real decreto) che renderebbe obbligatorio il registro digitale non è ancora stato approvato; le bozze note richiedono un registro in formato digitale, con le correzioni visibili e accesso per l’Ispettorato del lavoro spagnolo (Inspección de Trabajo). Se passasse in questi termini, carta ed Excel non sarebbero più validi. Nel frattempo, lo sono. Lo stato aggiornato è nella guida sul registro dell’orario di lavoro in Spagna.
La stessa cosa del modello, senza compilare nulla a mano
Fichómetro (è un nostro prodotto) è un’app di registro orario pensata per le piccole imprese. Ogni persona timbra con un tocco dallo smartphone o dal computer, l’orario lo inserisce l’app e, alla chiusura del mese, prepara il riepilogo mensile e salva la conferma di ciascuna persona. Nessuno può modificare una timbratura: le correzioni si aggiungono con il relativo motivo e autore. È gratis per sempre se timbra 1 persona. Con più persone, 2 € per persona attiva al mese, più imposte, con 30 giorni di prova senza carta. L’app è disponibile in spagnolo, catalano, galiziano, basco e inglese.
Domande frequenti
Esiste un modello ufficiale di registro orario in Spagna?
No. La legge obbliga a registrare ogni giorno l’ora di entrata e di uscita di ciascuna persona, ma non impone un formato. Va bene qualsiasi foglio che raccolga questi dati in modo affidabile.
È legale tenere il registro orario in Excel?
Sì, oggi sì. La guida del Ministero del Lavoro ammette qualsiasi mezzo, cartaceo o telematico, purché il registro sia affidabile e non possa essere manipolato dopo. Per questo conviene firmarlo o salvarlo in PDF ogni mese.
Quali dati deve contenere il foglio di registro orario?
Al minimo, l’ora di entrata e quella di uscita di ciascuna persona, ogni giorno. È consigliabile aggiungere le pause, le ore del giorno, le note e la firma.
Bisogna annotare le pause?
La legge non le cita, ma conviene. Se non risultano, si presume che tutto il tempo tra entrata e uscita sia lavoro.
Il lavoratore deve firmare il foglio?
La legge non lo richiede. Su carta o in Excel è molto consigliabile, perché è ciò che dimostra che le ore sono quelle reali.
Per quanto tempo si conservano i fogli?
Quattro anni, a disposizione dei lavoratori, dei loro rappresentanti e dell’Ispettorato del Lavoro.
Qual è la multa per non tenere il registro orario in Spagna?
È un’infrazione grave, con una multa da 751 a 7.500 €.
Conclusione
Un modello di registro orario funziona se viene usato come un registro: l’orario reale, annotato ogni giorno, con le pause e con la firma. Per un’azienda con poche persone è un modo valido per essere in regola oggi. Quando i fogli iniziano ad accumularsi, o quando arriverà il registro digitale, sarà il momento di passare a un’app.
Questo articolo e il modello sono informativi e non sostituiscono il consiglio del tuo consulente del lavoro. Controlla anche il tuo contratto collettivo, che può stabilire come organizzare il registro.
Link utili
- Registro dell’orario di lavoro in Spagna: la guida generale, con le multe e lo stato del regio decreto sul registro digitale.
- Registro dell’orario a tempo parziale in Spagna: il riepilogo mensile e le ore complementari.
- Fichómetro: registro orario per piccole imprese, gratis con 1 persona.
- Guida sul registro orario del Ministero del Lavoro spagnolo (PDF, in spagnolo).
- Articolo 34 dello Statuto dei Lavoratori, nel BOE (in spagnolo).
