Este modelo de registo de tempos de trabalho em Espanha é um ficheiro Excel que calcula sozinho as horas de cada dia e o total do mês, e traz uma folha de resumo mensal para os contratos a tempo parcial. Se preferires papel, tens a mesma folha em PDF para imprimir. Os dois são grátis e descarregam-se sem deixar o e-mail.
Em Espanha, todas as empresas têm de registar diariamente o tempo de trabalho de cada trabalhador (registro de jornada). Mais abaixo explicamos o que a folha tem de incluir para ser válida, como se preenche e em que casos o Excel deixa de chegar. Está confirmado no Estatuto dos Trabalhadores espanhol (Estatuto de los Trabajadores) e no guia do Ministério do Trabalho espanhol.
Descarrega o modelo
Modelo de registo de tempos de trabalho em Excel (ficheiro .xlsx em espanhol, com as fórmulas já inseridas)
Folha de registo de tempos de trabalho em PDF (em espanhol, para imprimir em A4 e preencher à mão)
O que inclui o modelo
O ficheiro Excel tem três folhas:
- Registo. Uma folha por pessoa e por mês. Escreve-se o mês e o ano e os dias colocam-se sozinhos, com os fins de semana assinalados. Em cada dia regista-se a entrada, a saída e a pausa; as horas trabalhadas, as ordinárias e as que ultrapassam a jornada são calculadas automaticamente, também em turnos de noite.
- Resumo mensal. Preenche-se sozinho com os totais do mês e deixa espaço para a assinatura de quem o recebe. É o que se entrega com o recibo de vencimento a quem trabalha a tempo parcial ou faz horas extra.
- Como se usa. As instruções, em oito passos.
O PDF traz as duas primeiras folhas em branco, prontas para imprimir em A4.
O modelo está em espanhol: é a língua em que os teus trabalhadores o vão assinar e a que um inspetor do trabalho espanhol vai ler. As folhas chamam-se Registro (registo), Resumen mensual (resumo mensal) e Cómo se usa (como se usa). As colunas são Día (dia), Entrada (entrada), Inicio de pausa e Fin de pausa (início e fim da pausa), Salida (saída), Horas trabajadas (horas trabalhadas), Ordinarias (ordinárias), Extra o complementarias (extra ou complementares), Observaciones (observações) e Firma (assinatura).
Existe um modelo oficial?
Não. O artigo 34.9 do Estatuto dos Trabalhadores obriga a manter o registo, mas não diz como a folha tem de ser. O guia do Ministério do Trabalho deixa isso em aberto: vale «qualquer sistema ou meio, em suporte papel ou telemático», desde que forneça informação «fiável, imutável e não manipulável posteriormente».
Quem decide o formato também está na lei. É definido pela convenção coletiva ou por um acordo de empresa e, se não existir nenhum dos dois, é a empresa que decide depois de consultar os representantes dos trabalhadores. Antes de usares este modelo, vê se a tua convenção coletiva diz alguma coisa.
O que a folha tem de incluir
O único elemento que a lei menciona é «o horário concreto de início e de fim da jornada de trabalho de cada trabalhador». O resto das colunas não é obrigatório, mas é o que faz com que a folha se sustente por si própria:
| Dado | A lei exige? | Para que serve |
|---|---|---|
| Empresa, pessoa e mês | Sim: o registo é de cada pessoa | Saber de quem é a folha e a que mês corresponde |
| Hora de entrada e de saída | Sim, todos os dias | É o registo em si |
| Pausas | Não, mas o guia aconselha | Se não constarem, presume-se que todo o tempo entre a entrada e a saída é trabalho |
| Horas do dia e total do mês | Só em tempo parcial e horas extra | Verificar a jornada e preparar o resumo mensal |
| Observações | Não | Explicar uma correção, uma licença ou uma saída |
| Assinatura | Não | Em papel ou em Excel, é o que dá fiabilidade |
Como se preenche, passo a passo
- Uma folha por pessoa e por mês. Preenche o cabeçalho: empresa, local de trabalho, pessoa, mês e ano.
- Regista todos os dias a hora real. A de entrada e a de saída, no próprio dia. Copiar o horário do contrato ou preencher a folha no fim do mês não é um registo diário.
- Regista a pausa que não conta como trabalho. A refeição, por exemplo. O modelo subtrai-a automaticamente.
- Revê as horas ordinárias por dia. O modelo traz 8. Se na tua empresa forem outras, altera-as no cabeçalho: o que ultrapassar isso vai para a coluna de extra ou complementares.
- Se for preciso corrigir um dado, que isso fique visível. Anota em «Observações» quem alterou e porquê.
- Fecha o mês. Assinatura da pessoa, assinatura da empresa e, se aplicável, o resumo mensal com o recibo de vencimento.
- Guarda as folhas durante quatro anos e mantém-nas disponíveis no local de trabalho.
Assim fica uma semana de exemplo, com jornada de 8 horas e sexta-feira de jornada contínua:
| Dia | Entrada | Pausa | Saída | Trabalhadas | Ordinárias | Extra |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Segunda-feira | 9:02 | 14:00 a 15:00 | 18:02 | 8:00 | 8:00 | 0:00 |
| Terça-feira | 8:57 | 14:02 a 15:01 | 17:56 | 8:00 | 8:00 | 0:00 |
| Quarta-feira | 9:03 | 14:00 a 14:45 | 18:48 | 9:00 | 8:00 | 1:00 |
| Quinta-feira | 9:01 | 13:59 a 15:00 | 18:02 | 8:00 | 8:00 | 0:00 |
| Sexta-feira | 8:00 | Sem pausa | 14:00 | 6:00 | 6:00 | 0:00 |
| Total | 39:00 | 38:00 | 1:00 |
A coluna de extra é uma subtração: o que nesse dia ultrapassa as horas ordinárias. Que essas horas sejam realmente extraordinárias depende de como a tua convenção coletiva distribui a jornada, por isso encara-a como um aviso e não como a conta definitiva.
É preciso assiná-la?
A lei não exige assinatura no registo diário. Mas em papel ou em Excel a assinatura da pessoa é a forma mais simples de demonstrar que as horas registadas são as suas e que ninguém as alterou depois. O prudente é que assine todos os dias ou, no mínimo, ao fechar o mês, e que a empresa também assine.
Também não é necessário entregar uma cópia do registo diário a cada pessoa, salvo se isso tiver sido acordado: basta que possa consultá-lo. A exceção é o tempo parcial e as horas extra, que vão no ponto seguinte.
Tempo parcial e horas extra
Em dois casos, além de registar todos os dias, é preciso somar e entregar:
- Contratos a tempo parcial. As horas somam-se todos os meses e entrega-se uma cópia do resumo com o recibo de vencimento, com as ordinárias e as complementares. Se isso não for feito, o contrato presume-se a tempo inteiro. Explicamos isso no guia do registo de tempos de trabalho a tempo parcial em Espanha.
- Horas extraordinárias. Somam-se no período em que o salário é pago e entrega-se uma cópia do resumo com o recibo.
Para isso serve a folha «Resumo mensal» do modelo.
Quando fica aquém
Uma folha de cálculo cumpre enquanto o registo for fiável. É aí que falha se não for bem cuidada:
- Qualquer pessoa pode alterar uma hora sem deixar rasto. Por isso convém imprimi-la e assiná-la, ou guardá-la em PDF ao fechar cada mês.
- Ninguém avisa se um dia ficar por registar. E uma folha preenchida de uma vez no fim do mês, com todas as entradas às 9:00 em ponto, é difícil de defender.
- Com várias pessoas, o trabalho multiplica-se: uma folha por pessoa e por mês, as assinaturas, os resumos e quatro anos de arquivo.
E há uma mudança anunciada. Em 2 de outubro de 2026, o real decreto espanhol que tornaria obrigatório o registo digital continua por aprovar; os rascunhos conhecidos pedem um registo em formato digital, com as correções visíveis e acesso para a Inspeção do Trabalho espanhola (Inspección de Trabajo). Se avançar nesses termos, o papel e o Excel deixarão de servir. Entretanto, são legais. O estado atualizado está no guia do registo de tempos de trabalho em Espanha.
O mesmo que o modelo, sem preencher nada à mão
Fichómetro (é um produto nosso) é uma aplicação de registo de tempos de trabalho pensada para pequenas empresas. Cada pessoa regista a entrada e a saída com um toque a partir do telemóvel ou do computador, a hora é colocada pela aplicação e, ao fechar o mês, prepara o resumo mensal e guarda a confirmação de cada pessoa. Ninguém pode alterar um registo: as correções são adicionadas com o respetivo motivo e autor. É grátis para sempre se só 1 pessoa registar o tempo. Com mais, 2 € por pessoa ativa por mês, mais impostos, com 30 dias de teste sem cartão. A aplicação está disponível em espanhol, catalão, galego, basco e inglês.
Perguntas frequentes
Existe um modelo oficial de registo de tempos de trabalho em Espanha?
Não. A lei obriga a registar todos os dias a hora de entrada e de saída de cada pessoa, mas não impõe um formato. Serve qualquer folha que recolha esses dados de forma fiável.
É legal fazer o registo de tempos de trabalho em Excel?
Sim, hoje é. O guia do Ministério do Trabalho admite qualquer meio, em papel ou telemático, desde que o registo seja fiável e não possa ser manipulado depois. Por isso convém assiná-lo ou guardá-lo em PDF todos os meses.
Que dados tem de incluir a folha de registo de tempos de trabalho?
No mínimo, a hora de entrada e a de saída de cada pessoa, todos os dias. É aconselhável acrescentar as pausas, as horas do dia, as observações e a assinatura.
É preciso registar as pausas?
A lei não as menciona, mas convém. Se não constarem, presume-se que todo o tempo entre a entrada e a saída é trabalho.
O trabalhador tem de assinar a folha?
A lei não o exige. Em papel ou em Excel é muito recomendável, porque é o que demonstra que as horas são as reais.
Durante quanto tempo se guardam as folhas?
Quatro anos, à disposição dos trabalhadores, dos seus representantes e da Inspeção do Trabalho.
Qual é a multa por não manter o registo de tempos de trabalho em Espanha?
É uma infração grave, com multa de 751 a 7.500 €.
Conclusão
Um modelo de registo de tempos de trabalho serve se for usado como registo: a hora real, anotada todos os dias, com as pausas e com a assinatura. Para uma empresa com poucas pessoas é uma forma válida de cumprir hoje. Quando as folhas começarem a acumular-se, ou quando chegar o registo digital, é altura de passar para uma aplicação.
Este artigo e o modelo são informativos e não substituem o aconselhamento do teu consultor laboral. Revê também a tua convenção coletiva, que pode definir como o registo é organizado.
Ligações úteis
- Registo de tempos de trabalho em Espanha: o guia geral, com as multas e o estado do real decreto do registo digital.
- Registo de tempos de trabalho a tempo parcial em Espanha: o resumo mensal e as horas complementares.
- Fichómetro: registo de tempos de trabalho para pequenas empresas, grátis com 1 pessoa.
- Guia sobre o registo de tempos de trabalho do Ministério do Trabalho espanhol (PDF, em espanhol).
- Artigo 34 do Estatuto dos Trabalhadores, no BOE (em espanhol).
