Diese Vorlage zur Arbeitszeiterfassung in Spanien ist eine Excel-Datei, die die Stunden jedes Tages und die Monatssumme automatisch berechnet und ein Blatt mit der Monatsübersicht für Teilzeitverträge enthält. Wenn du lieber auf Papier arbeitest, gibt es dasselbe Blatt als PDF zum Ausdrucken. Beides ist kostenlos und lässt sich ohne Angabe einer E-Mail-Adresse herunterladen.
In Spanien muss jedes Unternehmen die Arbeitszeit seiner Beschäftigten täglich erfassen (registro de jornada). Unter dem Download erklären wir, was das Blatt enthalten muss, damit es gültig ist, wie es ausgefüllt wird und wann Excel nicht mehr ausreicht. Grundlage sind das spanische Arbeitnehmerstatut (Estatuto de los Trabajadores) und der Leitfaden des spanischen Arbeitsministeriums.
Vorlage herunterladen
Vorlage für die Arbeitszeiterfassung in Excel (.xlsx-Datei auf Spanisch, mit bereits eingefügten Formeln)
Arbeitszeiterfassungsblatt als PDF (auf Spanisch, zum Ausdrucken auf A4 und Ausfüllen von Hand)
Was die Vorlage enthält
Die Excel-Datei hat drei Blätter:
- Erfassung. Ein Blatt pro Person und pro Monat. Du trägst Monat und Jahr ein, und die Tage werden automatisch eingefügt, wobei die Wochenenden markiert sind. Für jeden Tag werden Beginn, Ende und Pause eingetragen; die gearbeiteten Stunden, die regulären Stunden und die Stunden über die Tagesarbeitszeit hinaus werden automatisch berechnet, auch bei Nachtschichten.
- Monatliche Zusammenfassung. Sie wird automatisch mit den Monatssummen ausgefüllt und lässt Platz für die Unterschrift der empfangenden Person. Das ist das, was zusammen mit der Gehaltsabrechnung an Teilzeitbeschäftigte oder bei Überstunden ausgehändigt wird.
- So wird sie verwendet. Die Anleitung in acht Schritten.
Das PDF enthält die ersten beiden Blätter leer, bereit zum Ausdrucken auf A4.
Die Vorlage ist auf Spanisch: In dieser Sprache unterschreiben deine Beschäftigten, und so liest sie die spanische Arbeitsinspektion. Die Blätter heißen Registro (Erfassung), Resumen mensual (monatliche Zusammenfassung) und Cómo se usa (Anleitung). Die Spalten sind Día (Tag), Entrada (Beginn), Inicio de pausa und Fin de pausa (Beginn und Ende der Pause), Salida (Ende), Horas trabajadas (gearbeitete Stunden), Ordinarias (reguläre Stunden), Extra o complementarias (Überstunden oder ergänzende Stunden), Observaciones (Bemerkungen) und Firma (Unterschrift).
Gibt es ein offizielles Muster?
Nein. Artikel 34.9 des Arbeitnehmerstatuts verpflichtet zur Arbeitszeiterfassung, sagt aber nicht, wie das Blatt aussehen muss. Der Leitfaden des Arbeitsministeriums lässt das offen: Erlaubt ist „jedes System oder Mittel, auf Papier oder elektronisch“, solange es „zuverlässige, unveränderliche und nachträglich nicht manipulierbare“ Informationen liefert.
Wer das Format festlegt, steht ebenfalls im Gesetz. Es wird durch den Tarifvertrag oder eine Betriebsvereinbarung festgelegt und, wenn keines von beidem existiert, vom Unternehmen nach Anhörung der Arbeitnehmervertretung entschieden. Bevor du diese Vorlage verwendest, prüfe, ob dein Tarifvertrag etwas dazu sagt.
Was das Blatt enthalten muss
Das Einzige, was das Gesetz nennt, ist „die konkrete Anfangs- und Endzeit der täglichen Arbeitszeit jeder beschäftigten Person“. Die übrigen Spalten sind nicht verpflichtend, aber sie machen das Blatt belastbar:
| Angabe | Verlangt das Gesetz das? | Wozu dient es |
|---|---|---|
| Unternehmen, Person und Monat | Ja: Die Erfassung ist personenbezogen | Wissen, zu wem und zu welchem Monat das Blatt gehört |
| Beginn- und Endzeit | Ja, jeden Tag | Das ist die Erfassung selbst |
| Pausen | Nein, aber der Leitfaden empfiehlt sie | Wenn sie nicht vermerkt sind, wird angenommen, dass die gesamte Zeit zwischen Beginn und Ende Arbeitszeit ist |
| Stunden des Tages und Monatssumme | Nur bei Teilzeit und Überstunden | Die Arbeitszeit prüfen und die monatliche Zusammenfassung vorbereiten |
| Bemerkungen | Nein | Eine Korrektur, eine Freistellung oder ein Verlassen des Arbeitsplatzes erklären |
| Unterschrift | Nein | Auf Papier oder in Excel ist sie das, was Verlässlichkeit schafft |
So füllst du es Schritt für Schritt aus
- Ein Blatt pro Person und pro Monat. Fülle den Kopfbereich aus: Unternehmen, Arbeitsort, Person, Monat und Jahr.
- Trage jeden Tag die tatsächliche Uhrzeit ein. Beginn und Ende, am selben Tag. Den Arbeitsplan aus dem Vertrag zu kopieren oder das Blatt erst am Monatsende auszufüllen, ist keine tägliche Erfassung.
- Trage die Pause ein, die nicht als Arbeitszeit zählt. Zum Beispiel die Mittagspause. Die Vorlage zieht sie automatisch ab.
- Prüfe die regulären Stunden pro Tag. Die Vorlage enthält 8. Wenn es in deinem Unternehmen andere sind, ändere sie im Kopfbereich: Alles darüber geht in die Spalte für Überstunden oder ergänzende Stunden bei Teilzeit (horas complementarias).
- Wenn ein Wert korrigiert werden muss, soll das sichtbar sein. Vermerke unter „Bemerkungen“, wer es ändert und warum.
- Schließe den Monat ab. Unterschrift der Person, Unterschrift des Unternehmens und, falls erforderlich, die monatliche Zusammenfassung mit der Gehaltsabrechnung.
- Bewahre die Blätter vier Jahre lang auf und halte sie am Arbeitsplatz bereit.
So sieht eine Beispielwoche mit 8-Stunden-Tag und verkürztem Freitag aus:
| Tag | Beginn | Pause | Ende | Gearbeitet | Regulär | Extra |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Montag | 9:02 | 14:00 bis 15:00 | 18:02 | 8:00 | 8:00 | 0:00 |
| Dienstag | 8:57 | 14:02 bis 15:01 | 17:56 | 8:00 | 8:00 | 0:00 |
| Mittwoch | 9:03 | 14:00 bis 14:45 | 18:48 | 9:00 | 8:00 | 1:00 |
| Donnerstag | 9:01 | 13:59 bis 15:00 | 18:02 | 8:00 | 8:00 | 0:00 |
| Freitag | 8:00 | Ohne Pause | 14:00 | 6:00 | 6:00 | 0:00 |
| Gesamt | 39:00 | 38:00 | 1:00 |
Die Spalte „Extra“ ist eine Differenz: das, was an diesem Tag über die regulären Stunden hinausgeht. Ob diese Stunden tatsächlich Überstunden sind, hängt davon ab, wie dein Tarifvertrag die Arbeitszeit verteilt, also betrachte sie als Hinweis und nicht als endgültige Berechnung.
Muss es unterschrieben werden?
Das Gesetz verlangt keine Unterschrift auf der täglichen Erfassung. Aber auf Papier oder in Excel ist die Unterschrift der Person die einfachste Möglichkeit zu belegen, dass die eingetragenen Stunden ihre eigenen sind und dass niemand sie später geändert hat. Es ist ratsam, dass sie täglich oder zumindest beim Monatsabschluss unterschreibt und dass auch das Unternehmen unterschreibt.
Auch muss nicht jede Person eine Kopie der täglichen Erfassung erhalten, außer es wurde so vereinbart: Es reicht, wenn sie sie einsehen kann. Die Ausnahme sind Teilzeit und Überstunden, die im nächsten Abschnitt behandelt werden.
Teilzeit und Überstunden
In zwei Fällen muss man zusätzlich zum täglichen Eintrag auch zusammenfassen und aushändigen:
- Teilzeitverträge. Die Stunden werden jeden Monat zusammengezählt und eine Kopie der Zusammenfassung wird zusammen mit der Gehaltsabrechnung ausgehändigt, mit den regulären und den ergänzenden Stunden. Wenn das nicht geschieht, wird der Vertrag als Vollzeitvertrag vermutet. Wir erklären das im Leitfaden zur Arbeitszeiterfassung bei Teilzeit in Spanien.
- Überstunden. Sie werden im Zeitraum zusammengezählt, in dem der Lohn gezahlt wird, und eine Kopie der Zusammenfassung wird mit der Abrechnung ausgehändigt.
Dafür gibt es in der Vorlage das Blatt „Monatliche Zusammenfassung“.
Wann es nicht mehr ausreicht
Eine Tabellenkalkulation genügt, solange die Erfassung verlässlich ist. Genau dort scheitert sie, wenn man nicht sorgfältig damit umgeht:
- Jede Person kann eine Uhrzeit ändern, ohne dass eine Spur bleibt. Deshalb ist es sinnvoll, sie auszudrucken und zu unterschreiben oder sie am Monatsende als PDF zu speichern.
- Niemand merkt, wenn ein Tag nicht eingetragen wurde. Und ein erst am Monatsende auf einmal ausgefülltes Blatt, bei dem alle Einträge exakt um 9:00 Uhr liegen, ist schwer zu verteidigen.
- Bei mehreren Personen vervielfacht sich der Aufwand: ein Blatt pro Person und Monat, die Unterschriften, die Zusammenfassungen und vier Jahre Archiv.
Und es gibt eine angekündigte Änderung. Am 2. Oktober 2026 ist das spanische Königliche Dekret (real decreto), das die digitale Erfassung verpflichtend machen würde, noch nicht verabschiedet; die bekannten Entwürfe verlangen eine digitale Erfassung mit sichtbaren Korrekturen und Zugang für die spanische Arbeitsinspektion (Inspección de Trabajo). Wenn es in dieser Form kommt, werden Papier und Excel nicht mehr ausreichen. Bis dahin sind sie legal. Den aktuellen Stand findest du im Leitfaden zur Arbeitszeiterfassung in Spanien.
Dasselbe wie die Vorlage, ohne etwas von Hand auszufüllen
Fichómetro (unser eigenes Produkt) ist eine Arbeitszeiterfassungs-App für kleine Unternehmen. Jede Person stempelt mit einem Fingertipp vom Handy oder Computer aus, die Uhrzeit setzt die App, und am Monatsende erstellt sie die monatliche Zusammenfassung und speichert die Bestätigung jeder Person. Niemand kann eine Stempelung ändern: Korrekturen werden mit Grund und Urheber hinzugefügt. Für immer kostenlos, wenn 1 Person stempelt. Bei mehr: 2 € pro aktiver Person und Monat, zzgl. Steuern, mit 30 Tagen Testzeit ohne Karte. Die App gibt es auf Spanisch, Katalanisch, Galicisch, Baskisch und Englisch.
Häufige Fragen
Gibt es in Spanien ein offizielles Muster für die Arbeitszeiterfassung?
Nein. Das Gesetz verpflichtet dazu, jeden Tag Beginn und Ende jeder Person zu erfassen, schreibt aber kein Format vor. Erlaubt ist jedes Blatt, das diese Daten zuverlässig erfasst.
Ist es legal, die Arbeitszeiterfassung in Excel zu führen?
Ja, heute schon. Der Leitfaden des Arbeitsministeriums erlaubt jedes Mittel, auf Papier oder elektronisch, solange die Erfassung zuverlässig ist und nicht nachträglich manipuliert werden kann. Deshalb ist es sinnvoll, sie zu unterschreiben oder jeden Monat als PDF zu speichern.
Welche Daten muss das Arbeitszeiterfassungsblatt enthalten?
Mindestens Beginn und Ende jeder Person, jeden Tag. Empfehlenswert sind außerdem Pausen, Tagesstunden, Bemerkungen und Unterschrift.
Müssen Pausen eingetragen werden?
Das Gesetz nennt sie nicht, aber es ist sinnvoll. Wenn sie nicht vermerkt sind, wird angenommen, dass die gesamte Zeit zwischen Beginn und Ende Arbeitszeit ist.
Muss die beschäftigte Person das Blatt unterschreiben?
Das Gesetz verlangt das nicht. Auf Papier oder in Excel ist es sehr empfehlenswert, weil es zeigt, dass die Stunden tatsächlich so waren.
Wie lange werden die Blätter aufbewahrt?
Vier Jahre, zur Verfügung der Beschäftigten, ihrer Vertreter und der Arbeitsinspektion.
Welche Strafe droht in Spanien bei fehlender Arbeitszeiterfassung?
Es handelt sich um eine schwere Ordnungswidrigkeit mit einer Geldbuße von 751 bis 7.500 €.
Fazit
Eine Vorlage für die Arbeitszeiterfassung funktioniert, wenn sie wie eine echte Erfassung verwendet wird: die tatsächliche Uhrzeit, jeden Tag eingetragen, mit Pausen und Unterschrift. Für ein Unternehmen mit wenigen Personen ist das heute ein gültiger Weg, die Pflicht zu erfüllen. Wenn sich die Blätter stapeln oder wenn die digitale Erfassung kommt, ist es Zeit für eine App.
Dieser Artikel und die Vorlage dienen nur zur Information und ersetzen nicht den Rat deines Lohnbüros oder deiner Arbeitsrechtsberatung (asesoría laboral). Prüfe auch deinen Tarifvertrag, der die Organisation der Erfassung festlegen kann.
Nützliche Links
- Arbeitszeiterfassung in Spanien: der allgemeine Leitfaden mit den Bußgeldern und dem Stand des spanischen Königlichen Dekrets zur digitalen Erfassung.
- Arbeitszeiterfassung bei Teilzeit in Spanien: die monatliche Zusammenfassung und die ergänzenden Stunden.
- Fichómetro: Arbeitszeiterfassung für kleine Unternehmen, kostenlos für 1 Person.
- Leitfaden zur Arbeitszeiterfassung des spanischen Arbeitsministeriums (PDF, auf Spanisch).
- Artikel 34 des Arbeitnehmerstatuts im BOE (auf Spanisch).
