Cette feuille de temps pour l’Espagne est un modèle Excel qui calcule tout seul les heures de chaque jour et le total du mois, avec une feuille de résumé mensuel pour les contrats à temps partiel. Si vous préférez le papier, la même feuille existe en PDF à imprimer. Les deux sont gratuits et se téléchargent sans laisser d’adresse e-mail.
En Espagne, toute entreprise doit enregistrer chaque jour le temps de travail de ses salariés (registro de jornada). Sous le téléchargement, nous expliquons ce que la feuille doit contenir pour être valable, comment la remplir et dans quels cas Excel ne suffit plus. Tout est vérifié dans le Statut des travailleurs espagnol (Estatuto de los Trabajadores) et dans le guide du ministère du Travail espagnol.
Téléchargez le modèle
Modèle de registre du temps de travail en Excel (fichier .xlsx en espagnol, avec les formules déjà intégrées)
Feuille de registre du temps de travail en PDF (en espagnol, à imprimer en A4 et à remplir à la main)
Ce que comprend le modèle
Le fichier Excel comporte trois feuilles :
- Registre. Une feuille par personne et par mois. Vous saisissez le mois et l’année, et les jours se placent automatiquement, avec les week-ends marqués. Chaque jour, on note l’entrée, la sortie et la pause ; les heures travaillées, les heures ordinaires et celles qui dépassent la journée de travail sont calculées automatiquement, y compris en horaires de nuit.
- Résumé mensuel. Il se remplit automatiquement avec les totaux du mois et laisse de la place pour la signature de la personne qui le reçoit. C’est ce qui est remis avec la fiche de paie aux personnes à temps partiel ou effectuant des heures supplémentaires.
- Mode d’emploi. Les instructions, en huit étapes.
Le PDF contient les deux premières feuilles vierges, prêtes à être imprimées en A4.
Le modèle est en espagnol : c’est la langue dans laquelle vos salariés le signeront et celle que lira un inspecteur du travail espagnol. Les feuilles s’appellent Registro (registre), Resumen mensual (résumé mensuel) et Cómo se usa (mode d’emploi). Les colonnes sont Día (jour), Entrada (entrée), Inicio de pausa et Fin de pausa (début et fin de la pause), Salida (sortie), Horas trabajadas (heures travaillées), Ordinarias (heures ordinaires), Extra o complementarias (heures supplémentaires ou complémentaires), Observaciones (observations) et Firma (signature).
Existe-t-il un modèle officiel ?
Non. L’article 34.9 du Statut des travailleurs impose de tenir le registre, mais ne précise pas à quoi doit ressembler la feuille. Le guide du ministère du Travail laisse la question ouverte : « tout système ou moyen, sur support papier ou électronique », à condition de fournir des informations « fiables, inaltérables et non manipulables a posteriori ».
La loi dit aussi qui décide du format. Il est fixé par la convention collective ou par un accord d’entreprise et, à défaut de l’un ou de l’autre, il est décidé par l’entreprise après consultation des représentants du personnel. Avant d’utiliser ce modèle, vérifiez si votre convention dit quelque chose à ce sujet.
Que doit contenir la feuille ?
La seule mention de la loi est « l’horaire précis de début et de fin de la journée de travail de chaque personne salariée ». Le reste des colonnes n’est pas obligatoire, mais ce sont elles qui permettent à la feuille de se défendre toute seule :
| Donnée | La loi l’exige-t-elle ? | À quoi ça sert |
|---|---|---|
| Entreprise, personne et mois | Oui : le registre est individuel | Savoir à qui appartient la feuille et à quel mois elle correspond |
| Heure d’entrée et de sortie | Oui, chaque jour | C’est le registre lui-même |
| Pauses | Non, mais le guide le recommande | Si elles ne figurent pas, on présume que tout le temps entre l’entrée et la sortie est du travail |
| Heures du jour et total du mois | Seulement pour le temps partiel et les heures supplémentaires | Vérifier la journée et préparer le résumé mensuel |
| Observations | Non | Expliquer une correction, une absence autorisée ou une sortie |
| Signature | Non | Sur papier ou dans Excel, c’est ce qui donne de la fiabilité |
Comment la remplir, étape par étape
- Une feuille par personne et par mois. Remplissez l’en-tête : entreprise, lieu de travail, personne, mois et année.
- Notez chaque jour l’heure réelle. L’heure d’entrée et l’heure de sortie, le même jour. Copier l’horaire du contrat ou remplir la feuille en fin de mois n’est pas un registre quotidien.
- Notez la pause qui ne compte pas comme du travail. Le déjeuner, par exemple. Le modèle la déduit automatiquement.
- Vérifiez les heures ordinaires par jour. Le modèle prévoit 8. Si, dans votre entreprise, c’est différent, modifiez-le dans l’en-tête : ce qui dépasse ira dans la colonne des heures supplémentaires ou complémentaires.
- Si une donnée doit être corrigée, que cela se voie. Indiquez dans « Observations » qui la modifie et pourquoi.
- Clôturez le mois. Signature de la personne, signature de l’entreprise et, le cas échéant, le résumé mensuel avec la fiche de paie.
- Conservez les feuilles pendant quatre ans et gardez-les à disposition sur le lieu de travail.
Voici à quoi ressemble une semaine d’exemple, avec une journée de 8 heures et un vendredi en journée continue :
| Jour | Entrée | Pause | Sortie | Travaillées | Ordinaires | Supplémentaires |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Lundi | 9:02 | 14:00 à 15:00 | 18:02 | 8:00 | 8:00 | 0:00 |
| Mardi | 8:57 | 14:02 à 15:01 | 17:56 | 8:00 | 8:00 | 0:00 |
| Mercredi | 9:03 | 14:00 à 14:45 | 18:48 | 9:00 | 8:00 | 1:00 |
| Jeudi | 9:01 | 13:59 à 15:00 | 18:02 | 8:00 | 8:00 | 0:00 |
| Vendredi | 8:00 | Sans pause | 14:00 | 6:00 | 6:00 | 0:00 |
| Total | 39:00 | 38:00 | 1:00 |
La colonne des heures supplémentaires est une soustraction : ce qui dépasse, ce jour-là, les heures ordinaires. Le fait que ces heures soient réellement supplémentaires dépend de la répartition de la journée prévue par votre convention, donc considérez cela comme un indicateur et non comme le calcul définitif.
Faut-il la signer ?
La loi n’exige pas de signature sur le registre quotidien. Mais sur papier ou dans Excel, la signature de la personne est le moyen le plus simple de prouver que les heures notées sont bien les siennes et que personne ne les a modifiées ensuite. Il est prudent de faire signer chaque jour ou, au minimum, à la clôture du mois, et de faire signer aussi l’entreprise.
Il n’est pas non plus nécessaire de remettre une copie du registre quotidien à chaque personne, sauf si cela a été convenu : il suffit qu’elle puisse le consulter. L’exception concerne le temps partiel et les heures supplémentaires, qui figurent dans la section suivante.
Temps partiel et heures supplémentaires
Dans deux cas, en plus de noter chaque jour, il faut additionner et remettre :
- Contrats à temps partiel. Les heures sont additionnées chaque mois et une copie du résumé est remise avec la fiche de paie, avec les heures ordinaires et complémentaires. À défaut, le contrat est présumé à temps plein. Nous l’expliquons dans le guide sur l’enregistrement du temps de travail à temps partiel en Espagne.
- Heures supplémentaires. Elles sont additionnées sur la période de paie et une copie du résumé est remise avec le bulletin de salaire.
C’est à cela que sert la feuille « Résumé mensuel » du modèle.
Quand devient-elle insuffisante ?
Un tableur est valable tant que le registre reste fiable. C’est là qu’il échoue si on n’y prend pas garde :
- N’importe qui peut modifier une heure sans laisser de trace. C’est pourquoi il est conseillé de l’imprimer et de la signer, ou de l’enregistrer en PDF à la clôture de chaque mois.
- Personne n’avertit si un jour n’a pas été noté. Et une feuille remplie d’un coup en fin de mois, avec toutes les entrées à 9 h pile, est difficile à défendre.
- Avec plusieurs personnes, le travail se multiplie : une feuille par personne et par mois, les signatures, les résumés et quatre ans d’archivage.
Et un changement est annoncé. Au 2 octobre 2026, le décret royal espagnol (real decreto) qui rendrait obligatoire le registre numérique n’a toujours pas été approuvé ; les projets connus prévoient un registre au format numérique, avec les corrections visibles et un accès pour l’Inspection du travail espagnole (Inspección de Trabajo). S’il entre en vigueur dans ces termes, le papier et Excel ne serviront plus. En attendant, ils sont légaux. L’état à jour figure dans le guide sur l’enregistrement du temps de travail en Espagne.
La même chose que le modèle, sans rien remplir à la main
Fichómetro (notre propre application) est une application d’enregistrement du temps de travail conçue pour les petites entreprises. Chaque personne pointe en un geste depuis son mobile ou son ordinateur, l’heure est enregistrée par l’application et, à la clôture du mois, elle prépare le résumé mensuel et conserve la validation de chaque personne. Personne ne peut modifier un pointage : les corrections sont ajoutées avec leur motif et leur auteur. C’est gratuit à vie si 1 personne pointe. Au-delà, 2 € par personne active et par mois, taxes en sus, avec 30 jours d’essai sans carte. L’application existe en espagnol, en catalan, en galicien, en basque et en anglais.
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Questions fréquentes
Existe-t-il un modèle officiel de feuille de temps en Espagne ?
Non. La loi oblige à enregistrer chaque jour l’heure d’entrée et de sortie de chaque personne, mais n’impose pas de format. Toute feuille qui recueille ces données de manière fiable convient.
Est-il légal de tenir le registre du temps de travail dans Excel ?
Oui, aujourd’hui oui. Le guide du ministère du Travail admet tout moyen, papier ou électronique, à condition que le registre soit fiable et ne puisse pas être modifié ensuite. C’est pourquoi il est conseillé de le signer ou de l’enregistrer en PDF chaque mois.
Quelles données la feuille de registre du temps de travail doit-elle contenir ?
Au minimum, l’heure d’entrée et de sortie de chaque personne, chaque jour. Il est conseillé d’ajouter les pauses, les heures du jour, les observations et la signature.
Faut-il noter les pauses ?
La loi ne les mentionne pas, mais c’est conseillé. Si elles ne figurent pas, on présume que tout le temps entre l’entrée et la sortie est du travail.
La personne salariée doit-elle signer la feuille ?
La loi ne l’exige pas. Sur papier ou dans Excel, c’est fortement recommandé, car c’est ce qui prouve que les heures sont réelles.
Combien de temps faut-il conserver les feuilles ?
Quatre ans, à la disposition des personnes salariées, de leurs représentants et de l’Inspection du travail.
Quelle amende en cas d’absence de registre du temps de travail en Espagne ?
C’est une infraction grave, passible d’une amende de 751 à 7 500 €.
Conclusion
Un modèle de registre du temps de travail est utile s’il est utilisé comme un véritable registre : l’heure réelle, notée chaque jour, avec les pauses et la signature. Pour une entreprise avec peu de personnes, c’est une manière valable de se conformer aujourd’hui. Quand les feuilles commencent à s’accumuler, ou lorsque le registre numérique arrivera, il faudra passer à une application.
Cet article et ce modèle sont fournis à titre informatif et ne remplacent pas les conseils de votre conseiller en droit du travail (asesoría laboral). Vérifiez aussi votre convention collective, qui peut fixer la manière d’organiser le registre.
Liens utiles
- Enregistrement du temps de travail en Espagne : le guide général, avec les amendes et l’état du décret royal sur le registre numérique.
- Enregistrement du temps de travail à temps partiel en Espagne : le résumé mensuel et les heures complémentaires.
- Fichómetro : registre du temps de travail pour petites entreprises, gratuit pour 1 personne.
- Guide sur le registre du temps de travail du ministère du Travail espagnol (PDF, en espagnol).
- Article 34 du Statut des travailleurs, au BOE (en espagnol).
