La comisión del local es lo que pagas al bar, a la oficina o al gimnasio por dejarte poner la máquina. No hay una tarifa oficial: se negocia en cada sitio, y la forma de pactarla pesa tanto como el porcentaje. Un 10 % sobre las ventas con IVA no es lo mismo que un 10 % sobre las ventas sin IVA, y un fijo al mes no se comporta igual que un porcentaje cuando llega un mes flojo.
En esta guía repasamos las cuatro formas habituales de pagar al local, sobre qué ventas se calcula, cómo saber cuánta comisión aguanta tu máquina antes de negociar, qué dejar por escrito y cómo liquidarla cada mes sin discusiones.
La respuesta corta
- No hay un porcentaje fijado por ley ni por costumbre. Depende de lo que vende ese sitio y de lo que el local valore tu servicio.
- Antes de negociar, calcula cuánto deja la máquina sin la comisión. Ese es el techo: si pagas más, pierdes dinero.
- Pacta sobre qué ventas se calcula (sin IVA, con IVA o solo el efectivo) y cada cuánto se liquida.
- El local te la factura con IVA. Si estás en recargo de equivalencia, ese IVA es coste.
Las cuatro formas de pagar al local
- Un porcentaje de las ventas. La más común. El local gana más cuando la máquina vende más, y el riesgo de un mes flojo se reparte entre los dos.
- Una cantidad fija al mes. Sencilla de liquidar, pero el riesgo es tuyo: si las ventas bajan, pagas lo mismo. A cambio, en los meses buenos todo lo que sobra es para ti.
- Un porcentaje con un mínimo. El local cobra el porcentaje, pero nunca menos de una cantidad al mes. Protege al local en los meses flojos y le da a la máquina el mismo trato que el porcentaje en los normales.
- Sin comisión. Pasa en sitios donde la máquina es un servicio para la gente que trabaja allí, como muchas oficinas o fábricas: el local no cobra porque le interesa tenerla. A veces incluso paga una parte o pide precios más bajos.
Cualquiera de las cuatro puede ser buena. Lo que importa es que la cuenta de la máquina salga con la que elijas, también en un mes flojo.
Sobre qué ventas se calcula
«Un 10 % de las ventas» no dice todo. Hay que pactar de qué ventas:
- Las ventas sin IVA. Es la base más limpia: el IVA no es tuyo ni del local.
- Las ventas con IVA, es decir, todo lo que ha cobrado la máquina. Con el mismo porcentaje, el local cobra más.
- Solo el efectivo del cajetín. Es lo más fácil de comprobar delante del local, pero deja fuera lo que se paga con tarjeta, y cada vez es más. Si se pacta así, que el local lo sepa.
Con los números del ejemplo de nuestra guía de rentabilidad: una máquina que cobra 880 € en un mes, con IVA, vende 800 € sin IVA. El 10 % sobre las ventas sin IVA son 80 €; sobre las ventas con IVA, 88 €. Son 96 € al año de diferencia en una sola máquina, por una palabra del acuerdo.
Cuánta comisión aguanta tu máquina
Antes de ofrecer nada, haz la cuenta de la máquina sin la comisión: las ventas sin IVA menos el coste del producto, las mermas, los desplazamientos, la amortización y el resto de gastos fijos. Lo que queda es lo máximo que podrías pagar al local sin perder dinero. Lo razonable es pagar bastante menos, porque tú pones la máquina, el producto y el trabajo.
Siguiendo el mismo ejemplo, con 800 ventas al mes a 1,10 € y 0,45 € de coste por unidad, a la máquina le quedan 285 € antes de pagar al local. Así cambia lo que te deja según cómo pactes la comisión y cómo vaya el mes. Las cifras son inventadas; sirven para ver cómo se mueve la cuenta:
| Mes | Antes de la comisión | 10 % de las ventas | Fijo de 80 € | 10 % con mínimo de 60 € |
|---|---|---|---|---|
| Flojo: 500 ventas | 120 € | te quedan 70 € | te quedan 40 € | te quedan 60 € |
| Normal: 800 ventas | 285 € | te quedan 205 € | te quedan 205 € | te quedan 205 € |
| Bueno: 1.000 ventas | 395 € | te quedan 295 € | te quedan 315 € | te quedan 295 € |
En el mes normal las tres dan lo mismo. La diferencia está en los extremos: el fijo te castiga en el mes flojo y te premia en el bueno; el porcentaje reparte; el mínimo protege al local sin hundirte. Si en esa ubicación las ventas suben y bajan mucho (un instituto con vacaciones, un hotel de temporada), el porcentaje es más seguro para ti.
Puedes hacer esta cuenta con tus números en la calculadora de rentabilidad de vending, gratis y sin registrarte: admite la comisión del local en porcentaje, fija o las dos cosas.
El IVA de la comisión
Ceder un espacio para tu máquina es un servicio, y lo normal es que el local te lo facture con el 21 % de IVA. Qué pasa con ese IVA depende de tu régimen:
- Con una sociedad, en régimen general, te lo descuentas en tus declaraciones. La comisión de 80 € te cuesta 80 €.
- Como autónomo en recargo de equivalencia, no lo recuperas. La misma comisión te cuesta 96,80 €, y es eso lo que tienes que meter en la cuenta.
Si además la factura debe llevar retención depende de cómo se califique el acuerdo y de quién sea el titular del local. Pregúntalo en tu asesoría antes de la primera liquidación. Lo explicamos con más detalle en el IVA en las máquinas de vending.
Lo que el local valora además del dinero
Para muchos locales la comisión es lo de menos. Lo que les hace renovar, o cambiar de operador, suele ser otra cosa:
- Que la máquina no esté vacía ni con productos caducados.
- Que las averías se arreglen rápido y que alguien conteste al teléfono. La ley hace responsable al titular del local junto con el de la máquina frente a quien compra, así que el local quiere saber que respondes.
- Que haya lo que pide su gente: no es lo mismo un gimnasio que un taller.
- Que no moleste: visitas en horas tranquilas, la zona limpia, sin ruido.
- Cuentas claras: un justificante con lo vendido cada vez que le pagas.
Un operador que cumple todo eso puede ofrecer algo menos de comisión y aun así ganar la ubicación.
Qué dejar por escrito
- La forma de pago: porcentaje, fijo, porcentaje con mínimo o sin comisión, y las cantidades.
- Sobre qué ventas: sin IVA, con IVA o solo el efectivo.
- Cada cuánto se liquida: al mes o al trimestre, y cómo se paga.
- Cómo se justifica: qué documento recibe el local con las ventas del periodo.
- El IVA y, si procede, la retención de la factura del local.
- Quién paga la luz que gasta la máquina.
- Cuándo puedes entrar a reponer y a retirar el dinero.
- La exclusividad: si el local se compromete a no poner otra máquina.
- La duración y el preaviso para terminar, por las dos partes, y cuándo se revisa la comisión.
El resto del acuerdo con el local (averías, seguro, responsabilidad) lo contamos en cómo montar un negocio de vending.
Cómo liquidar sin discusiones
La comisión se discute cuando el local no sabe de dónde sale la cifra. Para evitarlo:
- Saca las ventas de cada máquina del periodo con lo que anotas en cada visita: lo que había, lo que cargas y lo que retiras del cajetín.
- Aplica el acuerdo tal como está escrito: la base, el porcentaje, el mínimo.
- Dale al local un justificante con el periodo, las ventas, la base, la comisión y un número que no se repita.
- Págale y guarda su factura junto al justificante.
Hecho así cada mes, la liquidación se convierte en un trámite y el local ve que le pagas por lo que se vende de verdad.
Errores frecuentes
- Prometer un porcentaje sin haber hecho la cuenta de lo que deja la máquina en ese sitio.
- Pactar «un 10 %» sin decir de qué: con IVA o sin IVA cambia la cifra cada mes.
- Aceptar un fijo alto en un sitio con temporadas: los meses flojos lo pagas igual.
- Olvidar el IVA de la comisión si estás en recargo de equivalencia.
- Liquidar de memoria, sin ventas por máquina, y discutir cada mes.
- No revisar el acuerdo cuando la máquina vende mucho más o mucho menos que al principio.
La comisión de cada local, calculada sola, con Repónlo
Repónlo (es nuestro) es una aplicación para operadores de vending que no tienen telemetría. Das de alta cada local con su acuerdo: porcentaje, fijo, porcentaje con mínimo o sin comisión; sobre las ventas sin IVA, con IVA o el efectivo; al mes o al trimestre, con su IVA y su retención. Con lo que anotas en cada visita, calcula la comisión del periodo, te deja emitir la liquidación con su número y un justificante para imprimir, y la mete en el margen de cada venta. Es gratis para siempre con una máquina, con todas las funciones. Con más, desde 19 € al mes, IVA no incluido, hasta cinco máquinas, y sin permanencia.
Preguntas frecuentes
¿Qué porcentaje se le da al local por una máquina de vending?
No hay un porcentaje fijado. Se negocia en cada sitio según lo que vende y lo que el local valora el servicio. Antes de negociar, calcula cuánto deja la máquina sin la comisión: es el máximo que podrías pagar.
¿Es mejor pagar un porcentaje o un fijo?
Con el porcentaje, el riesgo de los meses flojos se reparte. Con el fijo, es tuyo, pero ganas más en los meses buenos. Si las ventas de esa ubicación suben y bajan mucho, el porcentaje es más seguro.
¿La comisión se calcula con o sin IVA?
Lo que se pacte. Lo más limpio es sobre las ventas sin IVA, porque el IVA no es de nadie. Si se calcula con IVA, el local cobra más con el mismo porcentaje.
¿El local tiene que hacerme factura?
Sí: te cobra por un servicio, y lo normal es que te lo facture con el 21 % de IVA. Si además lleva retención, pregúntalo en tu asesoría.
¿Quién paga la luz de la máquina?
Lo que se acuerde. Lo habitual es que la pague el local y que esté incluida en lo que cobra, pero hay que dejarlo por escrito.
¿Cada cuánto se paga la comisión?
Al mes o al trimestre, según el acuerdo. Lo importante es darle al local un justificante con las ventas del periodo cada vez.
¿Se puede poner una máquina sin pagar comisión?
Sí. En muchas oficinas y fábricas el local no cobra porque la máquina es un servicio para su gente. A cambio suele pedir buenos precios y que nunca esté vacía.
Conclusión
La comisión del local no se decide por costumbre, sino con la cuenta de cada máquina delante. Calcula lo que deja sin la comisión, elige la forma de pago que aguante también un mes flojo, deja por escrito sobre qué ventas se calcula y liquida cada mes con un justificante. Así el local cobra lo justo, tú sabes lo que ganas y la ubicación dura.
Este artículo es informativo y no sustituye al consejo de tu asesoría. El IVA y la posible retención de la factura del local dependen de tu caso: confírmalos antes de la primera liquidación.
Enlaces útiles
- Rentabilidad de una máquina de vending: la cuenta completa, con un ejemplo.
- Calculadora de rentabilidad de vending: tus números, con la comisión del local.
- IVA en las máquinas de vending: el tipo de cada producto y el de la comisión.
- Cómo montar un negocio de vending: el resto del acuerdo con el local.
- Programa de gestión de vending: qué debe hacer y cómo elegirlo.
