Rentabilidad de una máquina de vending: cómo calcularla con un ejemplo

La rentabilidad de una máquina de vending no es una cifra que se pueda copiar de otro negocio. Depende de dónde está la máquina, de qué lleva dentro, de lo que te cobra el local y de las veces que tienes que ir a reponerla. Lo que sí es igual para todo el mundo es la cuenta.

En esta guía explicamos esa cuenta paso a paso: qué entra, qué sale, qué costes se suelen olvidar y cómo saber cuántas ventas al día necesita una máquina para no perder dinero. Hay también un ejemplo completo con números, para que lo rehagas con los tuyos.

La cuenta, en una línea

Lo que deja una máquina = ventas sin IVA − coste del producto vendido − comisión del local − mermas − desplazamientos − amortización − resto de gastos fijos.

Todo lo demás son detalles de esa línea. Si falta uno de los términos, la máquina parece más rentable de lo que es. Y los que más se olvidan son los tres últimos, porque no se pagan cada vez que repones.

Los ingresos: lo vendido de verdad

El punto de partida no es lo que había en el cajetín, sino lo que la máquina ha vendido. Son dos cosas distintas: en el cajetín está también el cambio que pusiste, y puede faltar dinero por devoluciones, fallos del monedero o pagos con tarjeta que llegan por otro lado.

Sin telemetría, las ventas se sacan de la propia reposición: lo que había en cada celda al irte la última vez, menos lo que queda hoy, por el precio de esa celda. Si la máquina tiene contadores, sirven para comprobarlo.

Y hay que quitar el IVA. El precio que marca la máquina lo lleva incluido, y esa parte no es tuya: en el régimen general se ingresa en Hacienda. El tipo depende del producto: el 10 % en la mayor parte de la alimentación y el 21 % en las bebidas con azúcares o edulcorantes añadidos. Lo explicamos en la guía del IVA de los alimentos en España.

Si eres autónomo y estás en recargo de equivalencia, la cuenta cambia de lado: no ingresas el IVA de lo que vendes, pero el IVA y el recargo que pagas al comprar son coste. Tu asesoría te dirá en qué régimen estás.

Los costes, uno por uno

1. El producto vendido. Lo que te costó cada unidad que ha salido de la máquina, al último precio de compra. No lo que compraste este mes: lo que se vendió.
2. La comisión del local. El bar, la oficina o el gimnasio donde está la máquina suele cobrar un porcentaje de las ventas, una cantidad fija o las dos cosas. Es un coste de cada venta.
3. Las mermas. Producto caducado, roto o que la máquina entregó sin cobrar. Se compró y no se vendió.
4. Los desplazamientos. Combustible y desgaste del vehículo de cada visita. Una máquina lejos de tu ruta cuesta más que una que pilla de camino.
5. La amortización. La máquina se paga una vez, pero se gasta durante años. Divide lo que costó entre los meses que esperas que dure.
6. El resto de gastos fijos. Seguro, cuota del datáfono, teléfono, gestoría, alquiler del almacén, reparaciones. Se reparten entre todas las máquinas.
7. Tu tiempo. No sale de la cuenta del banco, pero es lo que decide si el negocio compensa. Apunta las horas, aunque sea aparte.

Un ejemplo con números

Las cifras que siguen son un ejemplo inventado para enseñar la cuenta. No son la media del sector ni lo que va a dar tu máquina: cambia cada línea por tu dato.

Una máquina de snacks y bebidas en una oficina, en régimen general, durante un mes. Vende 800 unidades a un precio medio de 1,10 €, todo al 10 % de IVA. Costó 3.600 € y se amortiza en cinco años.

En este ejemplo, de cada euro vendido sin IVA quedan algo menos de 26 céntimos. Y falta tu tiempo: si esa máquina te lleva cinco horas al mes, divide los 205 € entre cinco y sabrás cuánto te paga la hora.

Los tres números que conviene mirar

1. Lo que deja cada venta

Es el precio sin IVA menos los costes que crecen con cada venta: producto, comisión del local y mermas. En el ejemplo, 1,00 € − 0,45 € − 0,10 € − 0,025 € = 0,425 € por venta.

2. El punto de equilibrio

Son las ventas que hacen falta para pagar los costes que no dependen de vender: desplazamientos, amortización y gastos fijos. Se dividen entre lo que deja cada venta.

En el ejemplo: (40 + 60 + 35) ÷ 0,425 = 318 ventas al mes, unas once al día. Por debajo de eso, la máquina pierde dinero aunque el cajetín salga lleno.

3. El plazo de recuperación

Cuántos meses tarda la máquina en devolver lo que costó. Se divide la inversión entre lo que deja cada mes antes de amortizar. En el ejemplo: 3.600 € ÷ (205 + 60) = algo menos de 14 meses, si las ventas se mantienen.

Este número sirve sobre todo antes de comprar: si con una previsión prudente de ventas el plazo se va a cinco o seis años, la ubicación no aguanta esa máquina.

Por máquina, por producto y por celda

La cuenta del mes dice si la máquina gana o pierde. Para saber por qué, hay que bajar un nivel.

• Por máquina: dos máquinas iguales con el mismo surtido pueden dar resultados opuestos. La que no llega a su punto de equilibrio es candidata a cambiar de sitio.
• Por producto: lo que más se vende no siempre es lo que más deja. Un producto con mucha salida y poco margen puede estar ocupando el sitio de otro mejor.
• Por celda: una celda que tarda semanas en vaciarse inmoviliza dinero y acaba en caducados. Una que se vacía entre visita y visita está perdiendo ventas.

Y el precio se revisa producto a producto. Cuando sube el coste de compra y el precio de la máquina se queda igual, el margen se encoge sin que nadie lo vea. Conviene tener un margen objetivo y comprobar, al menos cada vez que cambia un proveedor, qué precios han quedado por debajo.

Con varias máquinas, llevar esta cuenta a mano se complica. En la guía del programa de gestión de vending contamos qué debe hacer una herramienta que la lleve por ti y cómo elegirla.

Qué mueve la rentabilidad

• La ubicación. Es lo que más pesa y lo más difícil de cambiar: cuánta gente pasa, cuántas horas y qué alternativas tiene cerca.
• El surtido. Cambiar lo que no rota por lo que piden en ese sitio en concreto. Lo que funciona en un gimnasio no funciona en un taller.
• El precio. Unos céntimos en un producto con mucha salida mueven más el resultado que cualquier ahorro en gastos.
• Las visitas justas. Ir de más es combustible y horas. Ir de menos son celdas vacías, que es venta perdida.
• Los caducados. Cada unidad que caduca se lleva el margen de varias vendidas. Sacar primero lo que antes caduca es la medida más barata que hay.
• Las compras. El mismo producto cambia de precio de un proveedor a otro. Comparar antes de cada pedido se nota en la línea más grande de la cuenta.

Errores frecuentes

• Contar la recaudación como beneficio. Lo del cajetín lleva el IVA, el producto, la comisión del local y tu cambio.
• Calcular el margen con el IVA dentro. Un producto que compras a 0,45 € y vendes a 1,10 € no deja 0,65 €: deja 0,55 € antes de todo lo demás.
• Olvidar la amortización. La máquina parece rentable hasta el día en que hay que cambiarla.
• Mirar solo la media. Una máquina buena tapa a una mala. La cuenta se hace máquina a máquina.
• No apuntar las mermas. Lo que se tira no aparece en ninguna parte si no se anota, y sale del mismo bolsillo.
• Usar precios de compra antiguos. El margen se calcula con lo que cuesta hoy reponer el producto.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto se gana con una máquina de vending?

No hay una cifra que valga para todas. Depende de las ventas de esa ubicación, del margen de lo que lleva, de la comisión del local y de los gastos. Lo que se puede hacer es la cuenta con tus datos, como en el ejemplo de esta página.

¿Cómo se calcula la rentabilidad de una máquina de vending?

A las ventas sin IVA se les resta el coste del producto vendido, la comisión del local, las mermas, los desplazamientos, la amortización de la máquina y la parte que le toca de los gastos fijos.

¿El margen se calcula con IVA o sin IVA?

Sin IVA en el régimen general, porque el IVA de la venta se ingresa en Hacienda. En recargo de equivalencia, el precio entero es tuyo, pero el IVA y el recargo de las compras son coste.

¿Cuántas ventas necesita una máquina para ser rentable?

Las que cubren sus costes fijos. Se dividen los costes fijos del mes entre lo que deja cada venta. En el ejemplo salen 318 ventas al mes, unas once al día; con tus datos saldrá otra cifra.

¿Cuánto tarda en amortizarse una máquina de vending?

Lo que resulta de dividir lo que costó entre lo que deja cada mes antes de amortizar. Con una máquina de segunda mano la inversión baja, pero conviene contar más reparaciones.

¿Cómo sé lo que vende una máquina sin telemetría?

Por diferencia en cada reposición: lo que había en cada celda menos lo que queda, por el precio de la celda. Si la máquina tiene contadores, se usan para contrastar.

¿Qué comisión se paga al local?

La que se acuerde: un porcentaje de las ventas, una cantidad fija al mes o una mezcla. Lo importante es que entre en la cuenta de cada máquina, porque cambia su punto de equilibrio.

Conclusión

La rentabilidad de una máquina de vending se decide en siete líneas: ventas sin IVA, producto, local, mermas, desplazamientos, amortización y gastos fijos. Con ellas salen los tres números que importan: lo que deja cada venta, cuántas ventas hacen falta para no perder y cuánto tarda la máquina en pagarse. Hecha una vez al año sirve de poco; hecha en cada reposición, dice qué máquina mover, qué producto cambiar y qué precio subir.

Este artículo es informativo. Las cifras del ejemplo son inventadas, y el tratamiento del IVA y de la amortización depende de tu régimen fiscal: consúltalo con tu asesoría.

Enlaces útiles

• Control de máquinas de vending sin telemetría: cómo es una ruta de reposición con Repónlo, paso a paso.
• Cuadrar la recaudación de una máquina: cuánto debería haber en el cajetín según lo vendido.
• Celdas vacías y caducados: los dos sitios por los que se va el margen.
• IVA de los alimentos en España: qué tipo lleva cada producto.