Commissione per il distributore automatico: quanto pagare al locale e come concordarla

Consultoría EHERO

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La commissione per il distributore automatico (comisión del local) è ciò che paghi al bar, all’ufficio o alla palestra che ti lascia installare la macchina. Non esiste una tariffa ufficiale: si negozia caso per caso, e il modo in cui la concordi pesa quanto la percentuale. Il 10 % sulle vendite con IVA non è la stessa cosa del 10 % sulle vendite senza IVA, e un fisso mensile non si comporta come una percentuale quando arriva un mese scarso.

In questa guida esaminiamo le quattro forme abituali di pagamento al locale, su quali vendite si calcola, come capire quanta commissione può sostenere la tua macchina prima di negoziare, cosa mettere per iscritto e come liquidarla ogni mese senza discussioni.

La risposta breve

Non esiste una percentuale fissata per legge né per consuetudine. Dipende da quanto vende quel luogo e da quanto il locale valorizza il tuo servizio.
Prima di negoziare, calcola quanto lascia la macchina senza la commissione. Quello è il tetto: se paghi di più, perdi denaro.
Concorda su quali vendite si calcola (senza IVA, con IVA o solo il contante) e ogni quanto si liquida.
Il locale ti fattura con IVA. Se sei nel recargo de equivalencia (il regime IVA speciale spagnolo per i commercianti al dettaglio autonomi), quell’IVA è un costo.

Le quattro forme di pagamento al locale

Una percentuale delle vendite. La più comune. Il locale guadagna di più quando la macchina vende di più, e il rischio di un mese scarso si divide tra entrambi.
Un importo fisso al mese. Semplice da liquidare, ma il rischio è tuo: se le vendite calano, paghi lo stesso. In cambio, nei mesi buoni tutto ciò che avanza è tuo.
Una percentuale con un minimo. Il locale incassa la percentuale, ma mai meno di una certa cifra al mese. Protegge il locale nei mesi scarsi e tratta la macchina come la percentuale nei mesi normali.
Senza commissione. Succede in luoghi in cui la macchina è un servizio per le persone che lavorano lì, come molti uffici o fabbriche: il locale non incassa perché gli interessa averla. A volte addirittura paga una parte o chiede prezzi più bassi.

Qualsiasi delle quattro può andare bene. Ciò che conta è che i conti della macchina tornino con quella che scegli, anche in un mese scarso.

Su quali vendite si calcola

«Un 10 % delle vendite» non dice tutto. Bisogna concordare di quali vendite:

Le vendite senza IVA. È la base più pulita: l’IVA non è tua né del locale.
Le vendite con IVA, cioè tutto ciò che ha incassato la macchina. A parità di percentuale, il locale incassa di più.
Solo il contante della cassa. È il più facile da verificare davanti al locale, ma esclude ciò che si paga con carta, che sono sempre di più. Se si concorda così, il locale deve saperlo.

Con i numeri dell’esempio della nostra guida alla redditività: una macchina che incassa 880 € in un mese, con IVA, vende 800 € senza IVA. Il 10 % sulle vendite senza IVA sono 80 €; sulle vendite con IVA, 88 €. Sono 96 € all’anno di differenza su una sola macchina, per una parola dell’accordo.

Quanta commissione può sostenere la tua macchina

Prima di offrire qualcosa, fai il conto della macchina senza la commissione: le vendite senza IVA meno il costo del prodotto, gli sprechi, gli spostamenti, l’ammortamento e il resto delle spese fisse. Ciò che resta è il massimo che potresti pagare al locale senza perdere denaro. La cosa ragionevole è pagare molto meno, perché tu metti la macchina, il prodotto e il lavoro.

Seguendo lo stesso esempio, con 800 vendite al mese a 1,10 € e 0,45 € di costo per unità, alla macchina restano 285 € prima di pagare il locale. Così cambia ciò che ti resta a seconda di come concordi la commissione e di come va il mese. Le cifre sono inventate; servono a vedere come si muove il conto:

Mese	Prima della commissione	10 % delle vendite	Fisso di 80 €	10 % con minimo di 60 €
Scarso: 500 vendite	120 €	ti restano 70 €	ti restano 40 €	ti restano 60 €
Normale: 800 vendite	285 €	ti restano 205 €	ti restano 205 €	ti restano 205 €
Buono: 1.000 vendite	395 €	ti restano 295 €	ti restano 315 €	ti restano 295 €

Nel mese normale tutte e tre danno lo stesso risultato. La differenza sta agli estremi: il fisso ti penalizza nel mese scarso e ti premia in quello buono; la percentuale divide il rischio; il minimo protegge il locale senza affossarti. Se in quella posizione le vendite salgono e scendono molto (una scuola con le vacanze, un hotel stagionale), la percentuale è più sicura per te.

Puoi fare questo calcolo con i tuoi numeri nel calcolatore di redditività per distributori automatici, gratis e senza registrarti: accetta la commissione del locale in percentuale, fissa o entrambe le cose.

L’IVA della commissione

Cedere uno spazio per la tua macchina è un servizio, e in Spagna il locale normalmente te lo fattura con l’IVA al 21 %, l’aliquota ordinaria. Cosa succede con quell’IVA dipende dal tuo regime:

Con una società, in regime ordinario, la detrai nelle tue dichiarazioni. La commissione di 80 € ti costa 80 €.
Come lavoratore autonomo (autónomo) nel recargo de equivalencia, non la recuperi. La stessa commissione ti costa 96,80 €, ed è questo che devi inserire nel conto.

Se la fattura debba includere anche una ritenuta d’acconto (retención) dipende da come viene qualificato l’accordo e da chi sia il titolare del locale. Chiedilo al tuo consulente prima della prima liquidazione. Lo spieghiamo più in dettaglio nella nostra guida all’IVA sui distributori automatici in Spagna.

Ciò che il locale valuta oltre al denaro

Per molti locali la commissione conta poco. Ciò che li porta a rinnovare, o a cambiare gestore, di solito è altro:

Che la macchina non sia vuota né con prodotti scaduti.
Che i guasti vengano risolti rapidamente e che qualcuno risponda al telefono. La legge spagnola rende responsabile il titolare del locale insieme a quello della macchina nei confronti dell’acquirente, quindi il locale vuole sapere che rispondi.
Che ci sia ciò che la gente chiede: non è la stessa cosa una palestra e un’officina.
Che non dia fastidio: visite nelle ore tranquille, area pulita, senza rumore.
Conti chiari: un giustificativo con il venduto ogni volta che paghi.

Un gestore che rispetta tutto questo può offrire una commissione un po’ più bassa e comunque conquistare la posizione.

Cosa lasciare per iscritto

La forma di pagamento: percentuale, fisso, percentuale con minimo o senza commissione, e gli importi.
Su quali vendite: senza IVA, con IVA o solo il contante.
Ogni quanto si liquida: mensilmente o trimestralmente, e come si paga.
Come si giustifica: quale documento riceve il locale con le vendite del periodo.
L’IVA e, se previsto, la ritenuta della fattura del locale.
Chi paga l’elettricità consumata dalla macchina.
Quando puoi entrare per rifornire e ritirare il denaro.
L’esclusiva: se il locale si impegna a non mettere un’altra macchina.
La durata e il preavviso per terminare, da entrambe le parti, e quando si rivede la commissione.

Il resto dell’accordo con il locale (guasti, assicurazione, responsabilità) lo spieghiamo nella guida per aprire un’attività di vending in Spagna.

Come liquidare senza discussioni

La commissione si discute quando il locale non sa da dove venga la cifra. Per evitarlo:

Ricava le vendite di ogni macchina del periodo da ciò che annoti a ogni visita: ciò che c’era, ciò che carichi e ciò che ritiri dalla cassa.
Applica l’accordo così com’è scritto: la base, la percentuale, il minimo.
Dai al locale un giustificativo con il periodo, le vendite, la base, la commissione e un numero non ripetuto.
Pagalo e conserva la sua fattura insieme al giustificativo.

Fatto così ogni mese, la liquidazione diventa una formalità e il locale vede che lo paghi per ciò che si vende davvero.

Errori frequenti

Promettere una percentuale senza aver fatto il conto di quanto lascia la macchina in quel luogo.
Concordare «un 10 %» senza dire di cosa: con IVA o senza IVA cambia la cifra ogni mese.
Accettare un fisso alto in un luogo con stagionalità: nei mesi scarsi lo paghi comunque.
Dimenticare l’IVA della commissione se sei nel recargo de equivalencia.
Liquidare a memoria, senza vendite per macchina, e discutere ogni mese.
Non rivedere l’accordo quando la macchina vende molto di più o molto meno rispetto all’inizio.

La commissione di ogni locale, calcolata da sola, con Repónlo

Repónlo (un nostro prodotto) è un’app per i gestori di distributori automatici che non hanno telemetria. Aggiungi ogni locale con il suo accordo: percentuale, fisso, percentuale con minimo o senza commissione; sulle vendite senza IVA, con IVA o sul contante; mensilmente o trimestralmente, con la sua IVA e la sua ritenuta. Con ciò che annoti a ogni visita, calcola la commissione del periodo, ti permette di emettere la liquidazione con il suo numero e un giustificativo da stampare, e la inserisce nel margine di ogni vendita. È gratis per sempre con una macchina, con tutte le funzioni. Con più macchine, da 19 € al mese, IVA esclusa, fino a cinque macchine, senza vincoli. L’app è disponibile in italiano.

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Domande frequenti

Che percentuale si dà al locale per un distributore automatico?

Non esiste una percentuale fissata. Si negozia in ogni luogo in base a quanto vende e a quanto il locale valorizza il servizio. Prima di negoziare, calcola quanto lascia la macchina senza la commissione: è il massimo che potresti pagare.

È meglio pagare una percentuale o un fisso?

Con la percentuale, il rischio dei mesi scarsi si divide. Con il fisso, è tuo, ma guadagni di più nei mesi buoni. Se le vendite di quella posizione salgono e scendono molto, la percentuale è più sicura.

La commissione si calcola con o senza IVA?

Quello che si concorda. La cosa più pulita è sulle vendite senza IVA, perché l’IVA non è di nessuno. Se si calcola con IVA, il locale incassa di più a parità di percentuale.

Il locale deve farmi fattura?

Sì: ti addebita un servizio, e normalmente te lo fattura con il 21 % di IVA. Se inoltre c’è una ritenuta, chiedilo al tuo consulente.

Chi paga l’elettricità della macchina?

Ciò che si concorda. Di solito la paga il locale ed è inclusa in ciò che incassa, ma va messo per iscritto.

Ogni quanto si paga la commissione?

Mensilmente o trimestralmente, secondo l’accordo. L’importante è dare al locale ogni volta un giustificativo con le vendite del periodo.

Si può mettere una macchina senza pagare commissione?

Sì. In molti uffici e fabbriche il locale non incassa perché la macchina è un servizio per le persone che ci lavorano. In cambio di solito chiede buoni prezzi e che non sia mai vuota.

Conclusione

La commissione del locale non si decide per consuetudine, ma con il conto di ogni macchina davanti. Calcola ciò che lascia senza la commissione, scegli la forma di pagamento che regga anche un mese scarso, metti per iscritto su quali vendite si calcola e liquida ogni mese con un giustificativo. Così il locale incassa il giusto, tu sai quanto guadagni e la posizione resta tua.

Questo articolo è informativo e non sostituisce il consiglio del tuo consulente. L’IVA e l’eventuale ritenuta della fattura del locale dipendono dal tuo caso: confermali prima della prima liquidazione.