Standortprovision für Verkaufsautomaten: wie viel du zahlst und wie du sie vereinbarst

Die Standortprovision für Verkaufsautomaten (comisión del local) ist das, was du der Bar, dem Büro oder dem Fitnessstudio zahlst, damit du dort deinen Automaten aufstellen darfst. Einen offiziellen Satz gibt es nicht: Die Provision wird an jedem Standort ausgehandelt, und wie du sie vereinbarst, zählt genauso viel wie der Prozentsatz. 10 % vom Umsatz mit MwSt. sind nicht dasselbe wie 10 % vom Umsatz ohne MwSt., und ein fester Monatsbetrag verhält sich in einem schwachen Monat anders als ein Prozentsatz.

In diesem Leitfaden gehen wir die vier üblichen Arten durch, den Standort zu vergüten, auf welchen Umsatz gerechnet wird, wie du vor der Verhandlung herausfindest, wie viel Provision dein Automat verkraftet, was du schriftlich festhalten solltest und wie du jeden Monat ohne Diskussionen abrechnest.

Die kurze Antwort

• Es gibt keinen gesetzlich oder üblich festgelegten Prozentsatz. Er hängt davon ab, was der Standort verkauft und welchen Wert der Standort deinem Service beimisst.
• Rechne vor der Verhandlung aus, wie viel der Automat ohne Provision übrig lässt. Das ist die Obergrenze: Wenn du mehr zahlst, verlierst du Geld.
• Vereinbare, auf welchen Umsatz gerechnet wird (ohne MwSt., mit MwSt. oder nur auf Bargeld) und wie oft abgerechnet wird.
• Der Standort stellt dir die Rechnung mit MwSt. aus. Wenn du unter den recargo de equivalencia fällst (die spanische Mehrwertsteuer-Sonderregelung für selbstständige Einzelhändler), ist diese MwSt. für dich ein Kostenfaktor.

Die vier Arten, den Standort zu vergüten

• Ein Prozentsatz des Umsatzes. Die häufigste Variante. Der Standort verdient mehr, wenn der Automat mehr verkauft, und das Risiko eines schwachen Monats wird zwischen beiden geteilt.
• Ein fester Betrag pro Monat. Einfach abzurechnen, aber das Risiko liegt bei dir: Wenn der Umsatz sinkt, zahlst du trotzdem dasselbe. Dafür gehört dir in guten Monaten alles, was übrig bleibt.
• Ein Prozentsatz mit Mindestbetrag. Der Standort erhält den Prozentsatz, aber nie weniger als einen bestimmten Monatsbetrag. Das schützt den Standort in schwachen Monaten und behandelt den Automaten in normalen Monaten wie einen reinen Prozentsatz.
• Ohne Provision. Das kommt an Orten vor, an denen der Automat ein Service für die dort arbeitenden Menschen ist, etwa in vielen Büros oder Fabriken: Der Standort verlangt nichts, weil er ein Interesse daran hat. Manchmal zahlt er sogar einen Teil oder verlangt niedrigere Preise.

Jede der vier Varianten kann gut sein. Wichtig ist, dass sich der Automat mit der gewählten Variante rechnet, auch in einem schwachen Monat.

Auf welchen Umsatz gerechnet wird

„10 % vom Umsatz“ sagt nicht alles. Es muss vereinbart werden, von welchem Umsatz:

• Vom Umsatz ohne MwSt. Das ist die sauberste Basis: Die MwSt. gehört weder dir noch dem Standort.
• Vom Umsatz mit MwSt., also von allem, was der Automat eingenommen hat. Bei gleichem Prozentsatz erhält der Standort mehr.
• Nur vom Bargeld aus der Kasse. Das ist vor Ort am einfachsten zu prüfen, lässt aber Kartenzahlungen außen vor, und die werden immer mehr. Wenn so vereinbart wird, sollte der Standort das wissen.

Mit den Zahlen aus dem Beispiel unseres Leitfadens zur Rentabilität: Ein Automat, der in einem Monat 880 € einnimmt, verkauft 800 € ohne MwSt. 10 % auf den Umsatz ohne MwSt. sind 80 €; auf den Umsatz mit MwSt. 88 €. Das sind 96 € Unterschied pro Jahr bei nur einem Automaten, wegen eines einzigen Wortes in der Vereinbarung.

Wie viel Provision dein Automat verkraftet

Bevor du etwas anbietest, rechne den Automaten ohne Provision durch: Umsatz ohne MwSt. minus Produktkosten, Schwund, Fahrten, Abschreibung und die übrigen Fixkosten. Was übrig bleibt, ist das Maximum, das du dem Standort zahlen könntest, ohne Geld zu verlieren. Sinnvoll ist es, deutlich weniger zu zahlen, weil du den Automaten, die Ware und die Arbeit stellst.

Bleiben wir beim gleichen Beispiel: Bei 800 Verkäufen im Monat zu 1,10 € und 0,45 € Kosten pro Einheit bleiben dem Automaten vor Zahlung an den Standort 285 € übrig. So verändert sich dein Ergebnis je nach Provisionsmodell und Monatsverlauf. Die Zahlen sind erfunden; sie zeigen nur, wie sich die Rechnung bewegt:

Im normalen Monat liefern alle drei dasselbe. Der Unterschied liegt an den Extremen: Der Fixbetrag belastet dich im schwachen Monat und belohnt dich im guten; der Prozentsatz verteilt das Risiko; der Mindestbetrag schützt den Standort, ohne dich zu ruinieren. Wenn die Verkäufe an diesem Standort stark schwanken (eine Schule mit Ferien, ein Saisonhotel), ist der Prozentsatz für dich sicherer.

Du kannst diese Rechnung mit deinen Zahlen im Rentabilitätsrechner für Verkaufsautomaten kostenlos und ohne Registrierung machen: Er berücksichtigt die Standortprovision als Prozentsatz, als Fixbetrag oder beides.

Die MwSt. auf die Provision

Die Überlassung eines Platzes für deinen Automaten ist eine Dienstleistung, und in Spanien stellt der Standort dir dafür normalerweise den Regelsatz von 21 % MwSt. in Rechnung. Was mit dieser MwSt. passiert, hängt von deinem Steuersystem ab:

• Mit einer Gesellschaft im allgemeinen Regime ziehst du sie in deinen Erklärungen ab. Die Provision von 80 € kostet dich 80 €.
• Als Selbstständiger (autónomo) im recargo de equivalencia kannst du sie nicht zurückholen. Dieselbe Provision kostet dich 96,80 €, und genau das musst du in die Rechnung einbeziehen.

Ob die Rechnung außerdem einen Einbehalt auf die Einkommensteuer (retención) enthalten muss, hängt davon ab, wie die Vereinbarung eingestuft wird und wer Inhaber des Standorts ist. Frag das vor der ersten Abrechnung in deiner Steuerberatung. Ausführlicher erklären wir es in unserem Leitfaden zur Mehrwertsteuer bei Verkaufsautomaten in Spanien.

Was dem Standort außer dem Geld wichtig ist

Für viele Standorte ist die Provision zweitrangig. Was sie dazu bringt, zu verlängern oder den Betreiber zu wechseln, ist meist etwas anderes:

• Dass der Automat nicht leer und nicht mit abgelaufenen Produkten bestückt ist.
• Dass Störungen schnell behoben werden und jemand ans Telefon geht. Das spanische Gesetz macht den Standort zusammen mit dem Automatenbetreiber gegenüber dem Käufer verantwortlich, daher will der Standort wissen, dass du reagierst.
• Dass das Angebot zu den Leuten passt: Ein Fitnessstudio ist nicht dasselbe wie eine Werkstatt.
• Dass er nicht stört: Besuche zu ruhigen Zeiten, sauberer Bereich, kein Lärm.
• Klare Abrechnung: ein Beleg mit den Verkäufen jedes Mal, wenn du zahlst.

Ein Betreiber, der all das erfüllt, kann eine etwas niedrigere Provision anbieten und trotzdem den Standort gewinnen.

Was du schriftlich festhalten solltest

• Die Zahlungsart: Prozentsatz, Fixbetrag, Prozentsatz mit Mindestbetrag oder ohne Provision, und die Beträge.
• Auf welchen Umsatz: ohne MwSt., mit MwSt. oder nur Bargeld.
• Wie oft abgerechnet wird: monatlich oder vierteljährlich, und wie bezahlt wird.
• Wie nachgewiesen wird: welches Dokument der Standort mit den Umsätzen des Zeitraums erhält.
• Die MwSt. und, falls zutreffend, der Einbehalt der Rechnung des Standorts.
• Wer den Strom bezahlt, den der Automat verbraucht.
• Wann du Zugang hast, um nachzufüllen und das Geld zu entnehmen.
• Die Exklusivität: ob der Standort sich verpflichtet, keinen weiteren Automaten aufzustellen.
• Die Laufzeit und die Kündigungsfrist für beide Seiten sowie wann die Provision überprüft wird.

Den Rest der Vereinbarung mit dem Standort (Störungen, Versicherung, Haftung) erklären wir in unserem Leitfaden Ein Automatengeschäft in Spanien gründen.

Wie du ohne Streit abrechnest

Die Provision wird dann diskutiert, wenn der Standort nicht weiß, woher die Zahl kommt. Um das zu vermeiden:

1. Ermittle die Umsätze jedes Automaten für den Zeitraum anhand dessen, was du bei jedem Besuch notierst: was vorhanden war, was du nachfüllst und was du aus der Kasse entnimmst.
2. Wende die Vereinbarung an, genau wie sie schriftlich festgehalten ist: Basis, Prozentsatz, Mindestbetrag.
3. Gib dem Standort einen Beleg mit Zeitraum, Umsatz, Basis, Provision und einer eindeutigen Nummer.
4. Zahle und bewahre die Rechnung auf zusammen mit dem Beleg.

Wenn du das jeden Monat so machst, wird die Abrechnung zur Formalität und der Standort sieht, dass du nach dem tatsächlich verkauften Umsatz zahlst.

Häufige Fehler

• Einen Prozentsatz versprechen, ohne ausgerechnet zu haben, was der Automat an diesem Ort übrig lässt.
• „10 %“ vereinbaren, ohne zu sagen wovon: Mit oder ohne MwSt. ändert sich die Zahl jeden Monat.
• Einen hohen Fixbetrag an einem Standort mit Saisons akzeptieren: In schwachen Monaten zahlst du ihn trotzdem.
• Die MwSt. auf die Provision vergessen, wenn du unter den recargo de equivalencia fällst.
• Aus dem Gedächtnis abrechnen, ohne Umsätze pro Automat, und jeden Monat diskutieren.
• Die Vereinbarung nicht überprüfen, wenn der Automat viel mehr oder viel weniger verkauft als am Anfang.

Häufig gestellte Fragen

Welchen Prozentsatz gibt man dem Standort für einen Verkaufsautomaten?

Es gibt keinen festgelegten Prozentsatz. Vor Ort wird je nach Umsatz und Wert des Services für den Standort verhandelt. Rechne vor der Verhandlung aus, wie viel der Automat ohne Provision übrig lässt: Das ist das Maximum, das du zahlen könntest.

Ist es besser, einen Prozentsatz oder einen Fixbetrag zu zahlen?

Beim Prozentsatz wird das Risiko schwacher Monate geteilt. Beim Fixbetrag liegt es bei dir, aber in guten Monaten verdienst du mehr. Wenn die Verkäufe an diesem Standort stark schwanken, ist der Prozentsatz sicherer.

Wird die Provision mit oder ohne MwSt. berechnet?

Wie vereinbart. Am saubersten ist es auf den Umsatz ohne MwSt., weil die MwSt. niemandem gehört. Wenn mit MwSt. gerechnet wird, erhält der Standort bei gleichem Prozentsatz mehr.

Muss der Standort mir eine Rechnung ausstellen?

Ja: Er berechnet dir eine Dienstleistung, und normalerweise stellt er sie mit 21 % MwSt. in Rechnung. Wenn außerdem ein Einbehalt anfällt, frag in deiner Steuerberatung nach.

Wer bezahlt den Strom des Automaten?

Wie vereinbart. Üblicherweise zahlt ihn der Standort und er ist in dem enthalten, was er erhält, aber das muss schriftlich festgehalten werden.

Wie oft wird die Provision bezahlt?

Monatlich oder vierteljährlich, je nach Vereinbarung. Wichtig ist, dem Standort jedes Mal einen Beleg mit den Umsätzen des Zeitraums zu geben.

Kann man einen Automaten ohne Provision aufstellen?

Ja. In vielen Büros und Fabriken verlangt der Standort nichts, weil der Automat ein Service für seine Leute ist. Dafür verlangt er meist gute Preise und dass der Automat nie leer ist.

Fazit

Die Standortprovision wird nicht nach Gewohnheit festgelegt, sondern anhand der Rechnung jedes einzelnen Automaten. Rechne aus, was ohne Provision übrig bleibt, wähle die Zahlungsart, die auch einen schwachen Monat aushält, halte schriftlich fest, auf welchen Umsatz gerechnet wird, und rechne jeden Monat mit einem Beleg ab. So erhält der Standort den fairen Betrag, du weißt, was du verdienst, und du behältst den Standort.

Dieser Artikel dient nur zur Information und ersetzt nicht die Beratung durch deine Steuerberatung. Die MwSt. und ein möglicher Einbehalt auf die Rechnung des Standorts hängen von deinem Fall ab: Lass sie dir vor der ersten Abrechnung bestätigen.

Nützliche Links

• Rentabilität eines Verkaufsautomaten: die vollständige Rechnung mit einem Beispiel.
• Rentabilitätsrechner für Verkaufsautomaten: deine Zahlen mit der Standortprovision.
• Mehrwertsteuer bei Verkaufsautomaten in Spanien: der Satz jedes Produkts und der der Provision.
• Ein Automatengeschäft in Spanien gründen: der Rest der Vereinbarung mit dem Standort.
• Software für Verkaufsautomaten: was sie können muss und wie du sie auswählst.