Un programa de gestión de vending sirve para saber tres cosas sin tener que ir a mirarlas: qué hay en cada máquina, qué se ha vendido y qué hay que llevar en la próxima visita. Todo lo demás, del almacén a la caja, sale de ahí.
En esta guía explicamos qué hace un programa de este tipo, qué clases hay según lleven o no telemetría, qué conviene preguntar antes de elegir uno y en qué casos todavía basta con una hoja de cálculo. No comparamos marcas: damos los criterios para que compares tú.
Qué hace un programa de vending
El trabajo de un operador se repite en un ciclo, y el programa lo sigue paso a paso:
- Las máquinas y sus celdas. Qué producto va en cada celda, a qué precio y cuántas unidades caben.
- La carga. Qué sacar del almacén antes de salir, según lo que falta en las máquinas del día.
- La reposición. Qué quedaba y qué se ha añadido en cada celda.
- Las ventas. Lo vendido por máquina, por producto y por celda.
- El almacén y las compras. Qué queda, qué caduca y qué hay que pedir.
- La caja. Lo que se retira de cada máquina y si cuadra con lo vendido.
- Los números. Lo que deja cada máquina después de pagar el producto, los gastos y la comisión del local.
Un programa que solo cubre una parte, las ventas por ejemplo, obliga a llevar el resto en otro sitio. Y en cuanto los datos están en dos sitios, dejan de cuadrar.
Los tres tipos que hay
La diferencia de fondo es cómo se entera el programa de lo que se ha vendido:
| Tipo | Cómo sabe lo vendido | Qué necesita | A quién le encaja |
|---|---|---|---|
| Con telemetría | La máquina lo envía sola | Un equipo instalado en cada máquina y conexión de datos | Parques grandes, máquinas lejanas o con mucha venta |
| De gestión completa | Con telemetría o con los datos que se cargan | Una puesta en marcha y alguien que lo administre | Empresas operadoras con plantilla, varias rutas y facturación |
| Sin telemetría | Lo calcula con lo que cuentas y cargas en cada visita | El móvil | Operadores pequeños que reponen ellos mismos |
No hay un tipo mejor que otro. Hay uno que encaja con el número de máquinas que llevas, con lo lejos que están y con el tiempo que puedes dedicar a ponerlo en marcha.
Lo que tiene que resolver
Sea del tipo que sea, esto es lo que conviene comprobar que hace:
- El mapa de cada máquina: producto, precio y capacidad de cada celda.
- La lista de carga de las máquinas que toca visitar, para no salir con la furgoneta a medio llenar ni volver con cajas sin abrir.
- La reposición celda a celda, desde el móvil y delante de la máquina.
- Las ventas reales por máquina, por producto y por celda.
- El almacén: existencias, mínimos y recuento.
- Los lotes y las caducidades, para sacar primero lo que antes caduca.
- Las compras: qué pedir, a qué proveedor y a qué precio.
- La recaudación: cuánto debería haber en el cajetín según lo vendido.
- La comisión de cada local y los gastos fijos, para ver la rentabilidad de cada máquina.
- Varios usuarios, con permisos distintos para quien repone y para quien administra.
- La salida de tus datos, en un formato que abra cualquier hoja de cálculo.
Qué preguntar antes de elegir
| Pregunta | Por qué importa |
|---|---|
| ¿Hay que instalar algo en la máquina? | Si lo necesita, hay un coste por máquina antes de empezar, y conviene confirmar que tu modelo lo admite |
| ¿Se paga por máquina, por usuario o por funciones? | Con el mismo parque, la cuenta cambia mucho de un modelo a otro |
| ¿Se usa bien desde el móvil? | La reposición se anota de pie, delante de la máquina, no en la oficina |
| ¿Puedo importar lo que ya tengo? | Volver a teclear productos, celdas y precios es lo que hace que nadie termine de empezar |
| ¿Puedo sacar mis datos si me voy? | Las ventas y el histórico son tuyos |
| ¿Tiene permanencia? | El número de máquinas sube y baja a lo largo del año |
| ¿Puedo probarlo con una máquina? | Una ruta de verdad enseña más que cualquier demostración |
| ¿Dónde se guardan los datos? | Conviene que sea en la Unión Europea y que lo diga por escrito |
Cuándo basta con un Excel
Con una o dos máquinas y pocos productos, una hoja de cálculo bien llevada hace el trabajo. Empieza a quedarse corta cuando aparece alguna de estas señales:
- decides qué llevar en la furgoneta de memoria, y aciertas a medias;
- no sabes qué celda vende y cuál lleva semanas parada;
- encuentras producto caducado en la máquina o en el almacén;
- el dinero que retiras no coincide con lo que crees haber vendido, y no sabes por qué;
- repone otra persona y la hoja solo la entiendes tú.
Lo contamos con más detalle en cómo dejar el Excel del vending.
¿Y la telemetría?
La telemetría te dice lo que pasa en la máquina sin ir hasta ella: qué se ha vendido hoy, qué celda está vacía, si hay una avería. Sin telemetría, lo sabes en cada visita, no entre una visita y otra.
Que compense depende de tus máquinas. Pesa a favor que estén lejos, que vendan mucho o que un viaje en balde te cueste caro. Pesa en contra que tengas pocas, que estén cerca unas de otras o que pases por ellas cada pocos días de todos modos. Es una cuenta por máquina: lo que cuesta el equipo y su conexión, frente a los viajes y las ventas perdidas que evita.
Se puede trabajar sin ella y llevar el control con lo que se apunta en cada reposición. Así funciona una ruta de ese tipo: control de máquinas de vending sin telemetría.
Repónlo: el programa para quien repone sus propias máquinas
Repónlo (es nuestro) es del tercer tipo: no lleva telemetría ni se conecta a la máquina. Anotas lo que queda y lo que cargas en cada celda, y de ahí salen las ventas, la lista de carga, lo que hay que comprar, las caducidades y el cuadre de la caja. Se usa desde el navegador del móvil, sin instalar nada, importa tu hoja de cálculo y te deja descargar todos tus datos cuando quieras. Es gratis para siempre con una máquina. Con más, 19, 39 o 79 € al mes, más impuestos, según lleves hasta 5, 15 o 50 máquinas, con todas las funciones en todos los planes y sin permanencia.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un programa de gestión de vending?
Un programa que lleva el control de las máquinas de un operador: qué hay en cada celda, qué se vende, qué hay que reponer y comprar, y cuánto dinero deja cada máquina.
¿Hace falta telemetría para usar un programa de vending?
No. Hay programas que calculan las ventas con lo que se cuenta y se carga en cada reposición. La telemetría añade el dato entre visitas, a cambio de instalar un equipo en cada máquina.
¿Puedo llevar mis máquinas de vending con una app en el móvil?
Sí. La reposición se anota delante de la máquina, así que el móvil es el sitio natural para hacerlo. Conviene que el programa esté pensado para pantalla pequeña y no sea una versión reducida del de escritorio.
¿Cuánto cuesta un programa de gestión de vending?
Depende del modelo de precio: por máquina, por usuario o por funciones, y de si necesita un equipo en cada máquina. Antes de comparar precios, calcula el coste total con tu número de máquinas.
¿Sirve un Excel para gestionar máquinas de vending?
Con una o dos máquinas, sí. Se queda corto cuando hay que calcular la carga, seguir las caducidades o cuadrar la caja de varias máquinas.
¿Puedo pasar mis datos de Excel a un programa?
Depende del programa. Pregunta si importa productos, celdas y precios desde un fichero, y si enseña lo que va a hacer antes de darlo de alta.
Conclusión
Elegir un programa de gestión de vending es, sobre todo, decidir cómo quieres saber lo que se vende: con un equipo en cada máquina o con lo que apuntas al reponer. A partir de ahí, lo que importa es que cubra el ciclo entero, que se use bien desde el móvil y que puedas probarlo con una máquina antes de pagar.
Enlaces útiles
- Control de máquinas de vending sin telemetría: cómo es una ruta de reposición con Repónlo, paso a paso.
- Rentabilidad de una máquina de vending: la cuenta completa, con un ejemplo.
- La lista de carga: qué llevar en la furgoneta antes de salir.
- Cuadrar la recaudación de una máquina: cuánto debería haber en el cajetín según lo vendido.
