Commission pour un distributeur automatique : combien verser à l’établissement et comment la négocier

Consultoría EHERO

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La commission pour un distributeur automatique (comisión del local) est ce que vous versez au bar, au bureau ou à la salle de sport qui vous laisse installer la machine. Il n’existe pas de tarif officiel : elle se négocie au cas par cas, et la façon de la fixer compte autant que le pourcentage. 10 % des ventes TTC, ce n’est pas la même chose que 10 % des ventes HT, et un forfait mensuel ne se comporte pas comme un pourcentage quand arrive un mois creux.

Dans ce guide, nous passons en revue les quatre façons habituelles de rémunérer l’établissement, sur quelles ventes le calcul se fait, comment savoir quelle commission votre machine peut supporter avant de négocier, quoi mettre par écrit et comment la régler chaque mois sans discussion.

La réponse courte

Il n’existe pas de pourcentage fixé par la loi ni par l’usage. Cela dépend de ce que vend l’endroit et de la valeur que l’établissement accorde à votre service.
Avant de négocier, calculez ce que la machine laisse sans la commission. C’est le plafond : si vous payez plus, vous perdez de l’argent.
Convenez des ventes sur lesquelles se fait le calcul (HT, TTC ou seulement les espèces) et à quelle fréquence le règlement est effectué.
L’établissement vous facture avec TVA. Si vous relevez du recargo de equivalencia (le régime spécial de TVA espagnol des commerçants indépendants), cette TVA est un coût.

Les quatre façons de payer l’établissement

Un pourcentage des ventes. La plus courante. L’établissement gagne davantage quand la machine vend plus, et le risque d’un mois creux est partagé entre les deux.
Un montant fixe par mois. Simple à régler, mais le risque est pour vous : si les ventes baissent, vous payez la même chose. En contrepartie, les bons mois, tout ce qui reste est pour vous.
Un pourcentage avec un minimum. L’établissement touche le pourcentage, mais jamais moins qu’un certain montant par mois. Cela protège l’établissement pendant les mois creux et donne à la machine le même traitement que le pourcentage dans les mois normaux.
Sans commission. Cela arrive dans des lieux où la machine est un service pour les personnes qui y travaillent, comme beaucoup de bureaux ou d’usines : l’établissement ne facture rien parce qu’il a intérêt à l’avoir. Parfois, il paie même une partie ou demande des prix plus bas.

L’une des quatre options peut être bonne. L’important est que le compte de la machine reste viable avec celle que vous choisissez, même pendant un mois creux.

Sur quelles ventes le calcul se fait

« 10 % des ventes » ne dit pas tout. Il faut convenir de quelles ventes il s’agit :

Les ventes HT. C’est la base la plus propre : la TVA n’est ni à vous ni à l’établissement.
Les ventes TTC, c’est-à-dire tout ce que la machine a encaissé. À pourcentage égal, l’établissement touche davantage.
Seulement les espèces de la caisse. C’est le plus facile à vérifier devant l’établissement, mais cela exclut ce qui est payé par carte, et c’est de plus en plus fréquent. Si c’est convenu ainsi, l’établissement doit le savoir.

Avec les chiffres de l’exemple de notre guide de rentabilité : une machine qui encaisse 880 € sur un mois, TTC, vend 800 € HT. 10 % sur les ventes HT représentent 80 € ; sur les ventes TTC, 88 €. Cela fait 96 € par an de différence sur une seule machine, pour un mot dans l’accord.

Quelle commission votre machine peut supporter

Avant de proposer quoi que ce soit, faites le calcul de la machine sans la commission : les ventes HT moins le coût du produit, les pertes, les déplacements, l’amortissement et les autres frais fixes. Ce qui reste est le maximum que vous pourriez payer à l’établissement sans perdre d’argent. Le raisonnable est de payer nettement moins, car c’est vous qui apportez la machine, le produit et le travail.

En reprenant le même exemple, avec 800 ventes par mois à 1,10 € et 0,45 € de coût par unité, il reste 285 € à la machine avant de payer l’établissement. Voici comment cela change selon la manière de convenir de la commission et selon le mois. Les chiffres sont inventés ; ils servent à voir comment le compte évolue :

Mois	Avant la commission	10 % des ventes	Forfait de 80 €	10 % avec minimum de 60 €
Creux : 500 ventes	120 €	il vous reste 70 €	il vous reste 40 €	il vous reste 60 €
Normal : 800 ventes	285 €	il vous reste 205 €	il vous reste 205 €	il vous reste 205 €
Bon : 1 000 ventes	395 €	il vous reste 295 €	il vous reste 315 €	il vous reste 295 €

Dans le mois normal, les trois options donnent le même résultat. La différence apparaît aux extrêmes : le forfait vous pénalise dans le mois creux et vous récompense dans le bon mois ; le pourcentage répartit ; le minimum protège l’établissement sans vous plomber. Si, dans cet emplacement, les ventes montent et descendent beaucoup (un lycée et ses vacances, un hôtel saisonnier), le pourcentage est plus sûr pour vous.

Vous pouvez faire ce calcul avec vos chiffres dans le calculateur de rentabilité de distributeur automatique, gratuit et sans inscription : il accepte la commission de l’établissement en pourcentage, fixe ou les deux.

La TVA de la commission

Mettre un espace à disposition de votre machine est une prestation de services : en Espagne, l’établissement vous la facture normalement avec une TVA de 21 %, le taux normal. Ce qu’il advient de cette TVA dépend de votre régime :

Avec une société, au régime normal, vous la déduisez dans vos déclarations. La commission de 80 € vous coûte 80 €.
En tant que travailleur indépendant (autónomo) au recargo de equivalencia, vous ne la récupérez pas. La même commission vous coûte 96,80 €, et c’est ce montant qu’il faut intégrer dans le calcul.

La facture doit-elle aussi comporter une retenue à la source (retención) ? Cela dépend de la qualification de l’accord et de qui est le titulaire de l’établissement. Demandez à votre comptable avant le premier règlement. Nous l’expliquons plus en détail dans notre guide sur la TVA des distributeurs automatiques en Espagne.

Ce que l’établissement valorise en plus de l’argent

Pour beaucoup d’établissements, la commission est secondaire. Ce qui les fait renouveler, ou changer d’exploitant, est souvent autre chose :

Que la machine ne soit pas vide ni remplie de produits périmés.
Que les pannes soient réparées rapidement et que quelqu’un réponde au téléphone. La loi espagnole rend le titulaire de l’établissement responsable, avec celui de la machine, vis-à-vis de l’acheteur ; l’établissement veut donc savoir que vous répondez présent.
Qu’il y ait ce que son public demande : une salle de sport n’est pas un atelier.
Que cela ne gêne pas : visites aux heures calmes, zone propre, sans bruit.
Des comptes clairs : un justificatif avec les ventes à chaque paiement.

Un exploitant qui respecte tout cela peut proposer une commission un peu plus faible et malgré tout conserver l’emplacement.

Ce qu’il faut mettre par écrit

La forme de paiement : pourcentage, forfait, pourcentage avec minimum ou sans commission, et les montants.
Sur quelles ventes : HT, TTC ou seulement les espèces.
À quelle fréquence le règlement est effectué : mensuellement ou trimestriellement, et comment il est payé.
Comment cela est justifié : quel document l’établissement reçoit avec les ventes de la période.
La TVA et, le cas échéant, la retenue de la facture de l’établissement.
Qui paie l’électricité consommée par la machine.
Quand vous pouvez entrer pour réapprovisionner et retirer l’argent.
L’exclusivité : si l’établissement s’engage à ne pas installer une autre machine.
La durée et le préavis pour mettre fin à l’accord, des deux côtés, et quand la commission est révisée.

Le reste de l’accord avec l’établissement (pannes, assurance, responsabilité) est expliqué dans notre guide pour se lancer dans la distribution automatique en Espagne.

Comment régler sans discussion

La commission devient source de discussion quand l’établissement ne sait pas d’où vient le chiffre. Pour l’éviter :

Extrayez les ventes de chaque machine pour la période à partir de ce que vous notez à chaque visite : ce qu’il y avait, ce que vous rechargez et ce que vous retirez de la caisse.
Appliquez l’accord tel qu’il est écrit : la base, le pourcentage, le minimum.
Remettez à l’établissement un justificatif avec la période, les ventes, la base, la commission et un numéro unique.
Payez-le et conservez sa facture avec le justificatif.

Fait ainsi chaque mois, le règlement devient une formalité et l’établissement voit que vous le payez sur ce qui est réellement vendu.

Erreurs fréquentes

Promettre un pourcentage sans avoir calculé ce que la machine laisse dans cet endroit.
Convenir d’« un 10 % » sans préciser de quoi : avec ou sans TVA, le chiffre change chaque mois.
Accepter un forfait élevé dans un lieu saisonnier : les mois creux, vous le payez quand même.
Oublier la TVA de la commission si vous êtes au recargo de equivalencia.
Régler de mémoire, sans ventes par machine, et discuter chaque mois.
Ne pas revoir l’accord lorsque la machine vend beaucoup plus ou beaucoup moins qu’au départ.

La commission de chaque établissement, calculée automatiquement, avec Repónlo

Repónlo (notre propre application) s’adresse aux exploitants de distributeurs automatiques sans télémétrie. Vous créez chaque établissement avec son accord : pourcentage, forfait, pourcentage avec minimum ou sans commission ; sur les ventes HT, TTC ou les espèces ; au mois ou au trimestre, avec sa TVA et sa retenue. Avec ce que vous notez à chaque visite, il calcule la commission de la période, vous permet d’émettre le règlement avec son numéro et un justificatif à imprimer, et l’intègre dans la marge de chaque vente. C’est gratuit à vie pour une machine, avec toutes les fonctions. Au-delà, à partir de 19 € par mois, TVA non incluse, jusqu’à cinq machines, et sans engagement. L’application est disponible en français.

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Questions fréquentes

Quel pourcentage donne-t-on à l’établissement pour un distributeur automatique ?

Il n’existe pas de pourcentage fixé. Cela se négocie au cas par cas selon ce que vend l’endroit et la valeur que l’établissement accorde au service. Avant de négocier, calculez ce que la machine laisse sans la commission : c’est le maximum que vous pourriez payer.

Vaut-il mieux payer un pourcentage ou un forfait ?

Avec le pourcentage, le risque des mois creux est partagé. Avec le forfait, il est pour vous, mais vous gagnez davantage pendant les bons mois. Si les ventes de cet emplacement montent et descendent beaucoup, le pourcentage est plus sûr.

La commission se calcule avec ou sans TVA ?

Comme convenu. Le plus propre est de la calculer sur les ventes HT, car la TVA n’appartient à personne. Si elle est calculée sur le TTC, l’établissement touche davantage à pourcentage égal.

L’établissement doit-il me faire une facture ?

Oui : il vous facture un service, et il est normal qu’il le fasse avec 21 % de TVA. Si une retenue s’applique en plus, demandez à votre comptable.

Qui paie l’électricité de la machine ?

Ce qui est convenu. En général, c’est l’établissement qui la paie et elle est incluse dans ce qu’il perçoit, mais il faut le mettre par écrit.

À quelle fréquence paie-t-on la commission ?

Mensuellement ou trimestriellement, selon l’accord. L’important est de remettre à l’établissement un justificatif avec les ventes de la période à chaque fois.

Peut-on installer une machine sans payer de commission ?

Oui. Dans beaucoup de bureaux et d’usines, l’établissement ne facture rien parce que la machine est un service pour ses équipes. En contrepartie, il demande souvent de bons prix et qu’elle ne soit jamais vide.

Conclusion

La commission de l’établissement ne se décide pas par habitude, mais à partir du compte de chaque machine. Calculez ce qu’elle laisse sans la commission, choisissez la forme de paiement qui tient aussi pendant un mois creux, mettez par écrit sur quelles ventes le calcul se fait et réglez chaque mois avec un justificatif. Ainsi, l’établissement est payé correctement, vous savez ce que vous gagnez et vous gardez l’emplacement.

Cet article est informatif et ne remplace pas les conseils de votre comptable. La TVA et la retenue éventuelle de la facture de l’établissement dépendent de votre cas : confirmez-les avant le premier règlement.