Das Modell 349 ist die informative Meldung, in der die innergemeinschaftlichen Vorgänge erfasst werden: was du an Unternehmen in anderen EU-Ländern mit Mehrwertsteuerbefreiung verkauft hast und was du bei EU-Lieferanten eingekauft hast. Es wird nichts bezahlt, aber es muss stimmen: Das Finanzamt gleicht dein 349 mit dem deiner europäischen Kunden und Lieferanten ab, und wenn es nicht übereinstimmt, kommt die Aufforderung. Hier geht es darum, was gemeldet wird und wie man es aus WooCommerce herauszieht, ohne es von Hand neu aufzubauen.
Welche Vorgänge im 349 gemeldet werden
Gemeldet werden die innergemeinschaftlichen Lieferungen und Erwerbe von Waren und Dienstleistungen zwischen registrierten Unternehmern. In einem Online-Shop bedeutet das in der Praxis:
- Steuerfreie Lieferungen an EU-Unternehmen: jeder Verkauf, bei dem du Reverse Charge angewendet hast, weil der Kunde eine gültige USt-IdNr. hatte.
- Erwerbe von EU-Lieferanten: was du bei Großhändlern aus anderen EU-Ländern einkaufst, sehr häufig im Dropshipping.
Verkäufe an Privatpersonen werden nicht gemeldet — diese laufen über OSS — ebenso wenig nationale Vorgänge oder solche außerhalb der EU.
Der Schlüssel ist das Wort steuerfrei: Wenn ein Verkauf an ein europäisches Unternehmen mit Mehrwertsteuer belastet wurde, weil du die USt-IdNr. nicht geprüft hast, ist dieser Vorgang für das 349 nicht innergemeinschaftlich und darf nicht erscheinen. Umgekehrt gilt auch: Wenn du die Befreiung angewendet hast, muss er enthalten sein.
Fristen und Periodizität
Die Periodizität hängt vom Umfang der innergemeinschaftlichen Vorgänge ab. Üblich in einem kleinen oder mittleren Shop ist die vierteljährliche Abgabe innerhalb der ersten zwanzig Kalendertage des Monats nach dem Quartal. Bei Überschreiten bestimmter Beträge wird auf monatlich umgestellt.
Die genauen Schwellenwerte und Fristen legt die spanische Steuerbehörde fest, und es ist ratsam, sie jedes Jahr mit deiner Steuerberatung zu bestätigen, da sie sich ändern.
Die Daten, die du zu jedem Vorgang brauchst
Für jede Gegenpartei müssen die USt-IdNr. mit Länderpräfix, der Name, der Vorgangsschlüssel und der Gesamtbetrag des Zeitraums gemeldet werden. Das heißt: nicht Vorgang für Vorgang, sondern aggregiert nach Kunde und Vorgangsart.
Das bedeutet, dass du von jeder steuerfreien Bestellung drei Dinge brauchst: die exakte USt-IdNr. so, wie sie validiert wurde, das Land und den Nettobetrag. Wenn die USt-IdNr. falsch gespeichert wurde oder nicht gespeichert wurde, kann dieser Vorgang nicht korrekt gemeldet werden.
Warum das Validierungsprotokoll hier wichtig ist
Wenn eine Abweichung auftaucht, lautet die Frage nicht, wie viel du verkauft hast, sondern warum du diesen Vorgang als steuerfrei behandelt hast. Ein Protokoll mit „am 14. März wurde VIES für diese USt-IdNr. abgefragt und als gültig zurückgegeben, Unternehmen X“ beendet die Diskussion. Ohne dieses Protokoll ist die Steuerbefreiung nur deine Behauptung.
Wie man es aus WooCommerce herauszieht
WooCommerce speichert die Bestellungen, nicht die steuerlichen Kriterien. Das 349 aus der Bestellliste zu ziehen bedeutet, die Bestellungen in andere EU-Länder zu filtern, Unternehmen von Privatpersonen zu unterscheiden, zu prüfen, dass jede Bestellung steuerfrei war, und nach USt-IdNr. zu gruppieren. Von Hand, jedes Quartal.
EHERO Woo VAT erstellt den Entwurf mit diesen bereits nach Gegenpartei gruppierten Daten, weil sie bei jeder Bestellung erfasst wurden. Deine Steuerberatung prüft und reicht ein; sie baut nichts neu auf.
Wenn du außerdem die Rechnungsstellung in Holded führst, sollten die Beträge zwischen Shop und ERP übereinstimmen: Dafür gibt es EHERO Woo Holded.
Die Fehler, die Aufforderungen auslösen
Eine Vorgangsart melden, die der Kunde nicht gemeldet hat. Das bedeutet meist, dass die USt-IdNr. nicht wirklich als innergemeinschaftlicher Unternehmer registriert war. Eine Prüfung gegen VIES zum Zeitpunkt des Verkaufs verhindert das.
USt-IdNr. falsch übertragen. Eine Ziffer zu viel oder das Länderpräfix vergessen, und der Vorgang wird nicht abgeglichen. Die USt-IdNr. genau so zu speichern, wie sie validiert wurde, beseitigt das Problem.
Erwerbe vergessen. Wenn du bei einem europäischen Großhändler einkaufst, gehören diese Einkäufe ebenfalls ins 349. Das ist der häufigste Fehler in Dropshipping-Shops.
Die Vorgangsschlüssel
Jede Zeile des 349 hat einen Schlüssel, der die Art des Vorgangs identifiziert. In einem Online-Shop erscheinen im Wesentlichen diese:
- E — Innergemeinschaftliche Lieferungen: deine steuerfreien Verkäufe an EU-Unternehmen.
- A — Innergemeinschaftliche Erwerbe: deine Einkäufe bei EU-Lieferanten.
- S — Dienstleistungen innerhalb der EU.
- I — Erwerb von Dienstleistungen innerhalb der EU: Hierunter fallen so alltägliche Dinge wie die Rechnung deines Hosting- oder Werbeanbieters, wenn er in einem anderen EU-Land sitzt.
Diese letzte wird in kleinen Shops am häufigsten vergessen: Die digitalen Dienstleistungen, die du bei europäischen Unternehmen beziehst, sind ebenfalls innergemeinschaftliche Vorgänge und müssen gemeldet werden. Die vollständige Liste der Schlüssel und die jeweiligen Fälle findest du im Merkblatt zum Modell 349 der spanischen Steuerbehörde.
Berichtigungen: Was tun, wenn sich etwas ändert
Wenn du in einem späteren Quartal Ware zurücknimmst, einen Verkauf stornierst oder feststellst, dass ein Betrag falsch war, wird das alte 349 nicht korrigiert: Die Berichtigung wird in dem Zeitraum gemeldet, in dem sie bekannt wird, unter Angabe des Zeitraums, auf den sie sich bezieht.
Für einen Shop bedeutet das, dass Rücksendungen innergemeinschaftlicher Bestellungen nachvollziehbar sein müssen. Wenn die ursprüngliche Bestellung als steuerfrei erfasst wurde und später erstattet wird, muss diese Bewegung in die Meldung einfließen.
Warum das Finanzamt es abgleicht und was es sieht
Das 349 ist informativ: Bei der Abgabe wird nichts bezahlt. Seine Funktion ist es, den Abgleich mit dem VIES-System auf europäischer Ebene zu ermöglichen. Dein deutscher Kunde meldet den innergemeinschaftlichen Erwerb, den er bei dir gekauft hat; du meldest die Lieferung. Wenn die beiden Beträge nicht übereinstimmen, wird die Abweichung ausgelöst.
Die häufigsten Abweichungen sind kein Betrug: Es sind Unterschiede im zeitlichen Ansatz — du meldest es im Quartal der Bestellung und dein Kunde im Quartal des Erhalts — oder eine falsch geschriebene USt-IdNr. Beide lassen sich mit Dokumentation lösen, und die Dokumentation beginnt mit dem Validierungsprotokoll.
Das 349 entsteht nur, wenn die Daten von Anfang an vorhanden sind
EHERO Woo VAT protokolliert jede VIES-Validierung und gruppiert die Vorgänge nach Gegenpartei, sodass der Entwurf des 349 mit den echten Daten jeder Bestellung erstellt wird.
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