O modelo 349 é a declaração informativa onde se registam as operações intracomunitárias: o que vendeste a empresas de outros países da UE com isenção de IVA e o que compraste a fornecedores comunitários. Não paga nada, mas tem de bater certo: a Autoridade Tributária cruza o teu 349 com o dos teus clientes e fornecedores europeus e, se não coincidir, chega a notificação. Isto é o que se declara e como o extrair do WooCommerce sem o reconstruir à mão.
Que operações se declaram no 349
Declaram-se as entregas e aquisições intracomunitárias de bens e serviços entre operadores registados. Numa loja online, na prática:
- Entregas isentas a empresas da UE: cada venda em que aplicaste reverse charge porque o cliente tinha NIF-IVA válido.
- Aquisições a fornecedores comunitários: o que compras a grossistas de outros países da UE, muito habitual em dropshipping.
Não se declaram as vendas a particulares — essas vão por OSS — nem as operações nacionais nem as de fora da UE.
A chave é a palavra isenta: se uma venda a uma empresa europeia levou IVA porque não validaste o NIF, essa operação não é intracomunitária para efeitos do 349 e não deve aparecer. O contrário também se aplica: se aplicaste a isenção, tem de constar.
Prazos e periodicidade
A periodicidade depende do volume de operações intracomunitárias. O habitual numa loja pequena ou média é a entrega trimestral, dentro dos primeiros vinte dias naturais do mês seguinte ao trimestre. Ao ultrapassar certos valores, passa a mensal.
Os limiares e prazos concretos são definidos pela Autoridade Tributária e convém confirmá-los com a tua assessoria em cada exercício, porque mudam.
Os dados de que precisas de cada operação
Por cada contraparte é preciso declarar o NIF-IVA com o respetivo prefixo do país, o nome, a chave de operação e o valor total do período. Ou seja: não vai operação por operação, vai agregado por cliente e por tipo de operação.
Isto significa que precisas, de cada pedido isento, de três coisas: o NIF-IVA exato tal como foi validado, o país e o valor da base tributável. Se o NIF foi guardado com erro ou não foi guardado, essa operação não pode ser declarada corretamente.
Porque é que o registo de validação importa aqui
Quando surge uma discrepância, a pergunta não é quanto vendeste: é porque consideraste essa operação isenta. Um registo que diga «a 14 de março foi consultado o VIES para este NIF e devolveu válido, empresa X» resolve a conversa. Sem esse registo, a isenção é uma afirmação tua.
Como o extrair do WooCommerce
O WooCommerce guarda os pedidos, não os critérios fiscais. Extrair o 349 a partir da lista de pedidos significa filtrar os que foram para outro país da UE, distinguir empresa de particular, confirmar que cada um teve isenção e agrupar por NIF. À mão, todos os trimestres.
EHERO Woo VAT gera o rascunho com esses dados já agrupados por contraparte, porque os foi registando em cada pedido. A tua assessoria revê e apresenta; não reconstrói.
Se além disso fazes a faturação em Holded, os valores devem bater certo entre a loja e o ERP: para isso existe EHERO Woo Holded.
Os erros que provocam notificações
Declarar uma operação que o cliente não declarou. Normalmente significa que o NIF-IVA não estava realmente ativo como operador intracomunitário. Validar contra o VIES no momento da venda evita isso.
NIF mal transcrito. Um dígito a mais ou o prefixo do país esquecido e a operação não cruza. Guardar o NIF exatamente como foi validado elimina o problema.
Esquecer as aquisições. Se compras a um grossista europeu, essas compras também entram no 349. É o esquecimento mais comum em lojas de dropshipping.
As chaves de operação
Cada linha do 349 leva uma chave que identifica o tipo de operação. As que aparecem numa loja online são basicamente:
- E — Entregas intracomunitárias: as tuas vendas isentas a empresas da UE.
- A — Aquisições intracomunitárias: as tuas compras a fornecedores da UE.
- S — Prestações de serviços intracomunitárias.
- I — Aquisições de serviços intracomunitários: aqui entram coisas tão comuns como a fatura do teu fornecedor de alojamento ou de publicidade se estiver noutro país da UE.
Esta última é a que mais se esquece em lojas pequenas: os serviços digitais que contratas a empresas europeias também são operações intracomunitárias e têm de ser declarados. A lista completa de chaves e os respetivos casos estão na ficha do modelo 349 da Agência Tributária.
Retificações: o que fazer quando algo muda
Se num trimestre posterior devolves mercadoria, anulas uma venda ou descobres que um valor estava errado, não se corrige o 349 antigo: declara-se a retificação no período em que se toma conhecimento, identificando o período a que corresponde.
Para uma loja isto significa que as devoluções de pedidos intracomunitários têm de poder ser rastreadas. Se o pedido original consta como isento e depois é reembolsado, esse movimento tem de chegar à declaração.
Porque é que a Autoridade Tributária cruza isto e o que vê
O 349 é informativo: não se paga nada ao entregá-lo. A sua função é permitir o cruzamento com o sistema VIES a nível europeu. O teu cliente alemão declara a aquisição intracomunitária que te comprou; tu declaras a entrega. Se os dois valores não coincidirem, salta a discrepância.
As discrepâncias mais habituais não são fraude: são diferenças de critério temporal — tu declaras no trimestre do pedido e o teu cliente no da receção — ou um NIF mal escrito. Ambas se resolvem com documentação, e a documentação começa pelo registo da validação.
O 349 só sai bem se os dados estiverem desde o início
EHERO Woo VAT regista cada validação VIES e agrupa as operações por contraparte, por isso o rascunho do 349 é gerado com os dados reais de cada pedido.
