Modello 349: quali operazioni si dichiarano e come estrarle da WooCommerce

Il modello 349 è la dichiarazione informativa in cui si raccolgono le operazioni intracomunitarie: ciò che hai venduto ad aziende di altri paesi dell’UE con esenzione IVA e ciò che hai acquistato da fornitori comunitari. Non si paga nulla, ma deve tornare: l’Agenzia delle Entrate incrocia il tuo 349 con quello dei tuoi clienti e fornitori europei e, se non coincidono, arriva la richiesta di chiarimenti. Questo è ciò che si dichiara e come estrarlo da WooCommerce senza ricostruirlo a mano.

Quali operazioni si dichiarano nel 349

Si dichiarano le cessioni e acquisizioni intracomunitarie di beni e servizi tra operatori registrati. In un negozio online, in pratica:

• Cessioni esenti ad aziende dell’UE: ogni vendita in cui hai applicato il reverse charge perché il cliente aveva una partita IVA valida.
• Acquisizioni da fornitori comunitari: ciò che acquisti da grossisti di altri paesi dell’UE, molto comune nel dropshipping.

Non si dichiarano le vendite ai privati — quelle vanno tramite OSS — né le operazioni nazionali o quelle fuori dall’UE.

La chiave è la parola esente: se una vendita a un’azienda europea ha applicato IVA perché non hai convalidato la partita IVA, quell’operazione non è intracomunitaria ai fini del 349 e non deve comparire. Vale anche il contrario: se hai applicato l’esenzione, deve esserci.

Scadenze e periodicità

La periodicità dipende dal volume delle operazioni intracomunitarie. In un negozio piccolo o medio, di solito la presentazione è trimestrale, entro i primi venti giorni naturali del mese successivo al trimestre. Superati certi importi, si passa alla periodicità mensile.

Le soglie e le scadenze precise sono stabilite dall’Agenzia delle Entrate e conviene verificarle con il tuo consulente ogni anno, perché cambiano.

I dati che ti servono per ogni operazione

Per ogni controparte bisogna dichiarare la partita IVA con il prefisso del paese, il nome, la chiave dell’operazione e l’importo totale del periodo. In altre parole: non si fa operazione per operazione, ma in forma aggregata per cliente e per tipo di operazione.

Questo significa che, per ogni ordine esente, ti servono tre cose: la partita IVA esatta così come è stata convalidata, il paese e l’importo imponibile. Se la partita IVA è stata salvata in modo errato o non è stata salvata, quell’operazione non può essere dichiarata correttamente.

Perché il registro di convalida è importante qui

Quando arriva una discrepanza, la domanda non è quanto hai venduto: è perché hai considerato esente quell’operazione. Un registro che dica «il 14 marzo è stato consultato VIES per questa partita IVA e ha restituito valido, azienda X» chiude la questione. Senza quel registro, l’esenzione è una tua affermazione.

Come estrarlo da WooCommerce

WooCommerce salva gli ordini, non i criteri fiscali. Estrarre il 349 dall’elenco degli ordini significa filtrare quelli destinati a un altro paese dell’UE, distinguere tra azienda e privato, verificare che ciascuno abbia avuto l’esenzione e raggruppare per partita IVA. A mano, ogni trimestre.

EHERO Woo VAT genera la bozza con questi dati già raggruppati per controparte, perché li ha registrati in ogni ordine. Il tuo consulente la controlla e la presenta; non la ricostruisce.

Se inoltre gestisci la fatturazione in Holded, gli importi dovrebbero tornare tra il negozio e l’ERP: per questo c’è EHERO Woo Holded.

Gli errori che provocano richieste di chiarimento

Dichiarare un’operazione che il cliente non ha dichiarato. Di solito significa che la partita IVA non era realmente attiva come operatore intracomunitario. Convalidarla su VIES al momento della vendita evita il problema.

Partita IVA trascritta male. Una cifra in più o il prefisso del paese dimenticato e l’operazione non torna. Salvare la partita IVA esattamente come è stata convalidata elimina il problema.

Dimenticare le acquisizioni. Se acquisti da un grossista europeo, anche questi acquisti vanno nel 349. È l’errore più comune nei negozi di dropshipping.

Le chiavi dell’operazione

Ogni riga del 349 ha una chiave che identifica il tipo di operazione. Quelle che compaiono in un negozio online sono sostanzialmente:

• E — Cessioni intracomunitarie: le tue vendite esenti ad aziende dell’UE.
• A — Acquisizioni intracomunitarie: i tuoi acquisti da fornitori dell’UE.
• S — Prestazioni di servizi intracomunitarie.
• I — Acquisizioni di servizi intracomunitarie: qui rientrano cose quotidiane come la fattura del tuo fornitore di hosting o di pubblicità se si trova in un altro paese dell’UE.

Quest’ultima è quella che più spesso viene dimenticata nei piccoli negozi: anche i servizi digitali che contratti con aziende europee sono operazioni intracomunitarie e vanno dichiarati. L’elenco completo delle chiavi e i casi di ciascuna sono nella scheda del modello 349 dell’Agenzia delle Entrate.

Rettifiche: cosa fare quando qualcosa cambia

Se in un trimestre successivo restituisci merce, annulli una vendita o scopri che un importo era errato, non si corregge il vecchio 349: la rettifica si dichiara nel periodo in cui se ne viene a conoscenza, indicando il periodo a cui si riferisce.

Per un negozio questo significa che i resi di ordini intracomunitari devono poter essere tracciati. Se l’ordine originale risulta esente e poi viene rimborsato, quel movimento deve arrivare nella dichiarazione.

Perché l’Agenzia delle Entrate lo incrocia e cosa vede

Il 349 è informativo: non si paga nulla al momento della presentazione. La sua funzione è consentire l’incrocio con il sistema VIES a livello europeo. Il tuo cliente tedesco dichiara l’acquisizione intracomunitaria che ti ha comprato; tu dichiari la cessione. Se i due importi non coincidono, scatta la discrepanza.

Le discrepanze più comuni non sono frodi: sono differenze di criterio temporale — tu lo dichiari nel trimestre dell’ordine e il tuo cliente in quello della ricezione — oppure una partita IVA scritta male. Entrambe si risolvono con la documentazione, e la documentazione inizia dal registro della convalida.