Le modèle 349 est la déclaration informative où sont regroupées les opérations intracommunautaires : ce que vous avez vendu à des entreprises d’autres pays de l’UE avec exonération de TVA et ce que vous avez acheté à des fournisseurs communautaires. Il ne se paie pas, mais il faut que tout concorde : Hacienda recoupe votre 349 avec celui de vos clients et fournisseurs européens, et si cela ne coïncide pas, la demande de justification arrive. Voici ce qui se déclare et comment l’extraire de WooCommerce sans tout reconstruire à la main.
Quelles opérations sont déclarées dans le 349
Sont déclarées les livraisons et acquisitions intracommunautaires de biens et de services entre opérateurs enregistrés. Dans une boutique en ligne, en pratique :
- Livraisons exonérées à des entreprises de l’UE : chaque vente pour laquelle vous avez appliqué le reverse charge parce que le client disposait d’un numéro de TVA intracommunautaire valide.
- Acquisitions auprès de fournisseurs communautaires : ce que vous achetez à des grossistes d’autres pays de l’UE, très courant en dropshipping.
Les ventes aux particuliers ne sont pas déclarées — celles-ci passent par OSS — ni les opérations nationales ni celles hors UE.
La clé est le mot exonérée : si une vente à une entreprise européenne a été facturée avec TVA parce que vous n’avez pas validé le numéro, cette opération n’est pas intracommunautaire au sens du 349 et ne doit pas y figurer. L’inverse est également vrai : si vous avez appliqué l’exonération, elle doit y être.
Délais et périodicité
La périodicité dépend du volume d’opérations intracommunautaires. Le plus courant pour une petite ou moyenne boutique est une déclaration trimestrielle, dans les vingt premiers jours civils du mois suivant le trimestre. Au-delà de certains montants, on passe au mensuel.
Les seuils et délais précis sont fixés par l’Agence Tributaria et il convient de les confirmer avec votre cabinet comptable à chaque exercice, car ils changent.
Les données dont vous avez besoin pour chaque opération
Pour chaque contrepartie, il faut déclarer le numéro de TVA intracommunautaire avec son préfixe pays, le nom, le code d’opération et le montant total de la période. Autrement dit : ce n’est pas opération par opération, mais agrégé par client et par type d’opération.
Cela signifie que vous avez besoin, pour chaque commande exonérée, de trois éléments : le numéro de TVA intracommunautaire exact tel qu’il a été validé, le pays et le montant de la base. Si le numéro a été enregistré avec une erreur ou n’a pas été enregistré, cette opération ne peut pas être déclarée correctement.
Pourquoi le registre de validation est important ici
Lorsqu’une divergence apparaît, la question n’est pas combien vous avez vendu : c’est pourquoi vous avez considéré cette opération comme exonérée. Un registre indiquant « le 14 mars, VIES a été consulté pour ce numéro et a renvoyé valide, entreprise X » règle la discussion. Sans ce registre, l’exonération n’est qu’une affirmation de votre part.
Comment l’extraire de WooCommerce
WooCommerce enregistre les commandes, pas les critères fiscaux. Extraire le 349 depuis la liste des commandes signifie filtrer celles qui sont allées vers un autre pays de l’UE, distinguer entreprise et particulier, vérifier que chacune a bénéficié de l’exonération et regrouper par numéro de TVA. À la main, chaque trimestre.
EHERO Woo VAT génère le brouillon avec ces données déjà regroupées par contrepartie, parce qu’elles ont été enregistrées au fil de chaque commande. Votre cabinet comptable vérifie et dépose ; il ne reconstruit pas.
Si vous gérez aussi la facturation dans Holded, les montants devraient concorder entre la boutique et l’ERP : c’est à cela que sert EHERO Woo Holded.
Les erreurs qui provoquent des demandes de justification
Déclarer une opération que le client n’a pas déclarée. Cela signifie souvent que le numéro de TVA intracommunautaire n’était pas réellement actif en tant qu’opérateur intracommunautaire. Le fait de le valider via VIES au moment de la vente évite cela.
Numéro de TVA mal saisi. Un chiffre en trop ou le préfixe pays oublié, et l’opération ne se recoupe pas. Enregistrer le numéro exactement comme il a été validé élimine le problème.
Oublier les acquisitions. Si vous achetez à un grossiste européen, ces achats vont aussi dans le 349. C’est l’oubli le plus courant dans les boutiques de dropshipping.
Les codes d’opération
Chaque ligne du 349 comporte un code qui identifie le type d’opération. Ceux qui apparaissent dans une boutique en ligne sont essentiellement :
- E — Livraisons intracommunautaires : vos ventes exonérées à des entreprises de l’UE.
- A — Acquisitions intracommunautaires : vos achats auprès de fournisseurs de l’UE.
- S — Prestations de services intracommunautaires.
- I — Acquisitions de services intracommunautaires : ici entrent des choses aussi courantes que la facture de votre fournisseur d’hébergement ou de publicité s’il est dans un autre pays de l’UE.
Cette dernière est celle qu’on oublie le plus dans les petites boutiques : les services numériques que vous contractez auprès d’entreprises européennes sont aussi des opérations intracommunautaires et doivent être déclarés. La liste complète des codes et les cas de chacun figurent dans la fiche du modèle 349 de l’Agence Tributaria.
Rectifications : que faire quand quelque chose change
Si, lors d’un trimestre ultérieur, vous retournez de la marchandise, annulez une vente ou découvrez qu’un montant était erroné, on ne corrige pas l’ancien 349 : la rectification est déclarée dans la période où elle est connue, en identifiant la période concernée.
Pour une boutique, cela signifie que les retours de commandes intracommunautaires doivent pouvoir être retracés. Si la commande initiale figure comme exonérée et qu’ensuite elle est remboursée, ce mouvement doit apparaître dans la déclaration.
Pourquoi Hacienda le recoupe et ce qu’elle voit
Le 349 est informatif : rien n’est payé lors du dépôt. Sa fonction est de permettre le recoupement avec le système VIES au niveau européen. Votre client allemand déclare l’acquisition intracommunautaire qu’il vous a achetée ; vous déclarez la livraison. Si les deux montants ne coïncident pas, la divergence est détectée.
Les divergences les plus fréquentes ne sont pas de la fraude : ce sont des différences de critère temporel — vous le déclarez dans le trimestre de la commande et votre client dans celui de la réception — ou un numéro de TVA mal saisi. Les deux se résolvent avec des justificatifs, et la documentation commence par le registre de validation.
Le 349 ne sort correctement que si les données sont là dès le départ
EHERO Woo VAT enregistre chaque validation VIES et regroupe les opérations par contrepartie, de sorte que le brouillon du 349 est généré avec les données réelles de chaque commande.
Voir EHERO Woo VAT · Guide complet de la TVA intracommunautaire
