Una ruta de vending es el recorrido con el que visitas tus máquinas para reponerlas y retirar el dinero. Con dos máquinas se hace sin pensar. Con diez, la diferencia entre una ruta bien hecha y una improvisada son horas a la semana, kilómetros de más y celdas vacías que nadie ve. Organizarla bien es de lo poco que mejora la rentabilidad sin gastar un euro.
En esta guía explicamos cómo agrupar las máquinas por zonas y días, en qué orden visitarlas, cómo preparar la carga antes de salir, qué hacer en cada parada, cómo llevar el dinero y cómo saber cuánto te cuesta cada visita.
Agrupar las máquinas por zonas y días
Pon todas las máquinas en un mapa y agrúpalas por zonas que puedas recorrer en una mañana o una tarde. Después, asigna a cada zona sus días fijos. Al decidirlo, ten en cuenta:
- El horario de cada local: una oficina cierra el fin de semana; un gimnasio tiene sus horas fuertes por la tarde; un colegio, vacaciones.
- Cuándo puedes entrar sin molestar: lo que acordaste con el local.
- Dónde aparcar y cuánto tienes que cargar a pie.
- Lo que vende cada máquina: las que se vacían antes necesitan más días de visita (lo vemos en cada cuánto reponer una máquina de vending).
Los días fijos tienen otra ventaja: el local sabe cuándo vienes, y tú puedes preparar la carga la víspera.
El orden dentro del día
- Primero los frescos y las máquinas con frío, para que el producto pase el menor tiempo posible en el vehículo.
- Después, las que tienen horario: las que cierran antes o donde solo puedes entrar a ciertas horas.
- El resto, por cercanía, en un recorrido que no te haga volver sobre tus pasos.
- Termina cerca del almacén, o de donde descargues y cuentes el dinero.
Preparar la carga antes de salir
El error más caro de una ruta es llegar a una máquina sin lo que necesita, o cargar de más y volver con el vehículo lleno. La solución es una lista de carga por máquina, hecha antes de salir:
- Mira lo que se vendió en cada celda desde la última visita, o lo que suele venderse en ese tiempo.
- Calcula lo que falta para llenar cada celda hasta su capacidad.
- Suma por producto lo de todas las máquinas del día, y carga eso.
- Coge primero lo que antes caduca del almacén.
Lleva además cambio para los monederos, bolsas para el dinero, el kit de limpieza y lo básico para resolver un atasco. Tienes una explicación más detallada, con una plantilla, en la lista de carga.
Qué hacer en cada parada
- Anota lo que queda en cada celda antes de reponer. Es lo que te dirá cuánto se ha vendido. Si repones primero, ese dato se pierde.
- Retira lo caducado o lo que va a caducar antes de la próxima visita, y apúntalo.
- Repón, poniendo detrás lo nuevo y delante lo que antes caduca.
- Anota lo que añades en cada celda.
- Comprueba que funciona: precios, monedero, lector de tarjeta, temperatura.
- Retira el dinero, si toca en esta visita.
- Limpia el cristal y la zona de la máquina.
- Apunta las incidencias: un atasco, una queja del local, un producto que te piden.
Es una lista larga, pero con práctica son pocos minutos. Lo importante es hacerla siempre en el mismo orden.
El dinero en ruta
- Una bolsa por máquina, con su nombre y la fecha. No mezcles recaudaciones ni las juntes con el cambio.
- Cuenta en el almacén, no en el vehículo, y apunta lo de cada máquina.
- Compara lo retirado con lo vendido. Si falta dinero, lo verás enseguida y sabrás en qué máquina. Lo explicamos en cuadrar la recaudación.
- Cambia de vez en cuando las horas a las que retiras el dinero, y no lo dejes a la vista en el vehículo.
Cuánto cuesta cada visita
Cada visita cuesta tiempo y vehículo, aunque no lo pagues de tu bolsillo en ese momento. Calcúlalo así:
- El vehículo: los kilómetros del desvío por el coste por kilómetro de tu vehículo (combustible, mantenimiento, seguro), más el aparcamiento.
- El tiempo: los minutos de ir y reponer, por lo que vale tu hora o la de quien haga la ruta.
Un ejemplo con cifras inventadas: una máquina que te pide 40 minutos entre desvío y reposición, con 6 € de vehículo y la hora a 15 €, cuesta 16 € por visita. Si la visitas cada semana, son unos 64 € al mes. Si esa máquina deja 60 € al mes antes de las visitas, pierde dinero: hay que ir menos, cambiar el surtido o retirarla.
Las visitas son una línea más de la cuenta de cada máquina. La tienes completa en la rentabilidad de una máquina de vending.
Revisar la ruta cada pocos meses
- Las máquinas que no pagan sus visitas: ir menos, mejorar el surtido, renegociar con el local o retirarlas.
- Las que se vacían antes de tu visita: más capacidad para lo que más sale o un día más de visita.
- Las que encuentras casi llenas: puedes ir menos.
- Las temporadas: en verano se vende más bebida fría; en agosto, las oficinas se vacían.
- Las ubicaciones nuevas: una máquina cerca de otras ya visitadas cuesta muy poco de añadir; una lejos puede no pagarse nunca.
Una ruta con buenas ubicaciones, bien organizada y con datos de cada máquina es también lo que más vale si algún día quieres venderla. Lo contamos en comprar o vender un negocio de vending.
Si la ruta la hace otra persona
- Dale la lista de carga hecha y el orden de las paradas.
- Que anote cada visita igual que tú: lo que queda, lo que añade, lo caducado y lo retirado.
- Que vea solo lo que necesita: las máquinas y lo que hay que cargar, no lo que pagas a cada local.
- Cuadra cada recaudación con lo vendido, para cuidar a los dos.
Errores frecuentes
- Visitar todas las máquinas con la misma frecuencia, vendan lo que vendan.
- Salir sin lista de carga y descubrir en la máquina lo que faltaba.
- Reponer antes de anotar lo que quedaba: así no se sabe lo vendido.
- Juntar las recaudaciones de varias máquinas en la misma bolsa.
- No contar el tiempo en el coste de las visitas.
- Aceptar una ubicación lejana sin calcular lo que costarán sus visitas.
La ruta organizada desde el móvil, con Repónlo
Repónlo (es nuestro) es una aplicación para operadores de vending que no tienen telemetría. Antes de salir te dice qué cargar para las máquinas del día; en cada parada anotas lo que queda y lo que añades, y las ventas salen solas. Te ordena las máquinas por urgencia, te dice cuánto encuentras lleno al llegar, si vas de más o de menos a cada máquina, cuánto dura cada visita y lo que deja. Si la ruta la hace otra persona, ve las máquinas y la carga, pero no lo que pagas a cada local. Funciona desde el navegador del móvil, sin instalar nada. Es gratis para siempre con una máquina, con todas las funciones. Con más, desde 19 € al mes, IVA no incluido, hasta cinco máquinas, y sin permanencia.
Preguntas frecuentes
¿Qué es una ruta de vending?
El recorrido con el que visitas tus máquinas para reponerlas y retirar el dinero. Cuando se compra o se vende un negocio, se llama ruta al conjunto de máquinas con sus ubicaciones.
¿Cuántas máquinas se pueden hacer en un día?
Depende de la distancia entre ellas, de cuánto hay que reponer y del acceso a cada local. Mide cuánto tardas en cada parada durante unas semanas y planifica con eso, no con una cifra general.
¿Cada cuánto hay que visitar cada máquina?
Antes de que se vacíe la celda que más vende o caduque lo que lleva, y no tan pronto que la encuentres casi llena. Lo explicamos en nuestra guía sobre cada cuánto reponer.
¿Cómo sé qué tengo que cargar antes de salir?
Con una lista de carga: lo que se vendió en cada celda desde la última visita, o lo que suele venderse en ese tiempo, sumado por producto para las máquinas del día.
¿Hay que retirar el dinero en cada visita?
No necesariamente. Puedes retirarlo cada dos o tres visitas, pero siempre con una bolsa por máquina y comparándolo con lo vendido.
¿Cuánto cuesta visitar una máquina?
Los kilómetros del desvío por lo que te cuesta cada kilómetro, más el aparcamiento y el tiempo de ir y reponer. Súmalo cada mes a la cuenta de cada máquina.
Conclusión
Una buena ruta de vending se prepara antes de salir: máquinas agrupadas por zonas y días, una lista de carga para cada una y un orden de paradas que no te haga volver. En cada parada, primero anotas y después repones. Y cada pocos meses, con los datos delante, ajustas: menos visitas donde sobran, más espacio donde falta y fuera las máquinas que no pagan sus visitas.
Enlaces útiles
- La lista de carga: qué llevar en el vehículo antes de salir.
- Cada cuánto reponer una máquina de vending: la frecuencia de cada máquina.
- Cuadrar la recaudación: lo retirado frente a lo vendido.
- Rentabilidad de una máquina de vending: las visitas en la cuenta.
- Programa de gestión de vending: qué debe hacer y cómo elegirlo.
