Com organitzar una ruta de vending: zones, càrrega i parades

Consultoria EHERO

10 minutos de lectura

Una ruta de vending és el recorregut amb què visites les teves màquines per reposar-les i retirar els diners. Amb dues màquines es fa sense pensar-hi. Amb deu, la diferència entre una ruta ben feta i una d’improvisada són hores a la setmana, quilòmetres de més i cel·les buides que ningú no veu. Organitzar-la bé és de les poques coses que milloren la rendibilitat sense gastar ni un euro.

En aquesta guia expliquem com agrupar les màquines per zones i dies, en quin ordre visitar-les, com preparar la càrrega abans de sortir, què fer a cada parada, com gestionar els diners i com saber quant et costa cada visita.

Agrupar les màquines per zones i dies

Posa totes les màquines en un mapa i agrupa-les per zones que puguis recórrer en un matí o una tarda. Després, assigna a cada zona els seus dies fixos. En decidir-ho, tingues en compte:

L’horari de cada local: una oficina tanca el cap de setmana; un gimnàs té les hores fortes a la tarda; una escola tanca per vacances.
Quan pots entrar sense molestar: el que vas acordar amb el local.
On pots aparcar i quant has de carregar a peu.
El que ven cada màquina: les que s’esgoten abans necessiten més dies de visita (ho veiem a cada quant cal reposar una màquina de vending).

Els dies fixos tenen un altre avantatge: el local sap quan hi vas, i tu pots preparar la càrrega la vigília.

L’ordre dins del dia

Primer els frescos i les màquines refrigerades, perquè el producte passi el menor temps possible al vehicle.
Després, les que tenen horari: les que tanquen abans o on només pots entrar a certes hores.
La resta, per proximitat, en un recorregut que no et faci tornar sobre les teves passes.
Acaba a prop del magatzem, o d’on descarreguis i comptis els diners.

Preparar la càrrega abans de sortir

L’error més car d’una ruta és arribar a una màquina sense el que necessita, o carregar de més i tornar amb el vehicle ple. La solució és una llista de càrrega per màquina, feta abans de sortir:

Mira què s’ha venut a cada cel·la des de l’última visita, o què se sol vendre en aquell temps.
Calcula què falta per omplir del tot cada cel·la.
Suma per producte el que necessiten totes les màquines del dia, i carrega això.
Agafa primer del magatzem el que caduca abans.

Porta també canvi per als moneders, bosses per als diners, el kit de neteja i el bàsic per desencallar un producte. Tens una explicació més detallada, amb una plantilla, a la nostra llista de càrrega per a vending.

Què fer a cada parada

Anota què queda a cada cel·la abans de reposar. És el que et dirà quant s’ha venut. Si reposes primer, aquesta dada es perd.
Retira el que ha caducat o el que caducarà abans de la propera visita, i apunta-ho.
Reposa, posant al darrere el nou i al davant el que caduca abans.
Anota què afegeixes a cada cel·la.
Comprova que funciona: preus, moneder, lector de targeta, temperatura.
Retira els diners, si toca en aquesta visita.
Neteja el vidre i la zona de la màquina.
Apunta les incidències: un producte encallat, una queixa del local, un producte que et demanen.

És una llista llarga, però amb pràctica són pocs minuts. L’important és fer-la sempre en el mateix ordre.

Els diners en ruta

Una bossa per màquina, amb el seu nom i la data. No barregis recaptacions ni les ajuntis amb el canvi.
Compta al magatzem, no al vehicle, i apunta el de cada màquina.
Compara el que has retirat amb el que s’ha venut. Si falten diners, ho veuràs de seguida i sabràs en quina màquina. Ho expliquem a quadrar la recaptació d’una màquina de vending.
Canvia de tant en tant les hores a les quals retires els diners, i no els deixis a la vista al vehicle.

Quant costa cada visita

Cada visita costa temps i despeses de vehicle, encara que no ho paguis de la teva butxaca en aquell moment. Calcula-ho així:

El vehicle: els quilòmetres del desviament pel cost per quilòmetre del teu vehicle (combustible, manteniment, assegurança), més l’aparcament.
El temps: els minuts d’anar-hi i reposar, pel que val la teva hora o la de qui faci la ruta.

Un exemple amb xifres inventades: una màquina que et demana 40 minuts entre desviament i reposició, amb 6 € de despeses de vehicle i l’hora a 15 €, costa 16 € per visita. Si la visites cada setmana, són uns 64 € al mes. Si aquesta màquina deixa 60 € al mes abans de les visites, perd diners: cal anar-hi menys, canviar l’assortiment o retirar-la.

Les visites són una línia més del compte de cada màquina. El càlcul complet és a la guia sobre la rendibilitat d’una màquina de vending.

Revisar la ruta cada pocs mesos

Les màquines que no paguen les seves visites: anar-hi menys, millorar l’assortiment, renegociar amb el local o retirar-les.
Les que s’esgoten abans de la teva visita: més capacitat per al que més surt o un dia més de visita.
Les que trobes gairebé plenes: hi pots anar menys.
Les temporades: a l’estiu es venen més begudes fredes; a l’agost, les oficines es buiden.
Els emplaçaments nous: una màquina a prop d’altres ja visitades costa molt poc d’afegir; una de lluny pot no pagar-se mai.

Una ruta amb bons emplaçaments, ben organitzada i amb dades de cada màquina és també el que més val si algun dia la vols vendre. Ho expliquem a la guia sobre com comprar o vendre un negoci de vending.

Si la ruta la fa una altra persona

Dona-li la llista de càrrega feta i l’ordre de les parades.
Que anoti cada visita igual que tu: què queda, què afegeix, què ha caducat i què s’ha retirat.
Que vegi només el que necessita: les màquines i el que cal carregar, no el que pagues a cada local.
Quadra cada recaptació amb el que s’ha venut: us protegeix a tots dos.

Errors freqüents

Visitar totes les màquines amb la mateixa freqüència, venguin el que venguin.
Sortir sense llista de càrrega i descobrir a la màquina el que faltava.
Reposar abans d’anotar el que quedava: així no se sap el que s’ha venut.
Ajuntar les recaptacions de diverses màquines a la mateixa bossa.
No comptar el temps en el cost de les visites.
Acceptar un emplaçament llunyà sense calcular el que costaran les seves visites.

La ruta organitzada des del mòbil, amb Repónlo

Repónlo (un producte nostre) és una aplicació per a operadors de vending que no tenen telemetria. Abans de sortir et diu què has de carregar per a les màquines del dia; a cada parada anotes què queda i què afegeixes, i les vendes es calculen soles. T’ordena les màquines per urgència i et diu com de plenes les trobes en arribar, si vas a cada màquina massa sovint o massa poc, quant dura cada visita i el que deixa cada màquina. Si la ruta la fa una altra persona, aquesta persona veu les màquines i la càrrega, però no el que pagues a cada local. Funciona des del navegador del mòbil, sense instal·lar res. És gratis per sempre amb una màquina, amb totes les funcions. Amb més màquines, des de 19 € al mes, IVA no inclòs, fins a cinc, i sense permanència. L’aplicació està disponible en català.

Crear el compte gratis amb una màquina · Veure com funciona

Preguntes freqüents

Què és una ruta de vending?

El recorregut amb què visites les teves màquines per reposar-les i retirar els diners. Quan es compra o es ven un negoci, s’anomena ruta al conjunt de màquines amb els seus emplaçaments.

Quantes màquines es poden visitar en un dia?

Depèn de la distància entre elles, de quant cal reposar i de l’accés a cada local. Mesura quant trigues a cada parada durant unes setmanes i planifica amb això, no amb una xifra general.

Cada quant s’ha de visitar cada màquina?

Abans que s’esgoti la cel·la que més ven o caduqui el que conté, i no tan aviat que la trobis gairebé plena. Ho expliquem a la nostra guia sobre cada quant cal reposar una màquina de vending.

Com sé què he de carregar abans de sortir?

Amb una llista de càrrega: el que s’ha venut a cada cel·la des de l’última visita, o el que se sol vendre en aquell temps, sumat per producte per a les màquines del dia.

Cal retirar els diners a cada visita?

No necessàriament. Pots retirar-los cada dues o tres visites, però sempre amb una bossa per màquina i comparant-ho amb el que s’ha venut.

Quant costa visitar una màquina?

Els quilòmetres del desviament pel que et costa cada quilòmetre, més l’aparcament i el temps d’anar-hi i reposar. Suma-ho cada mes al compte de cada màquina.

Conclusió

Una bona ruta de vending es prepara abans de sortir: màquines agrupades per zones i dies, una llista de càrrega per a cadascuna i un ordre de parades que no et faci tornar enrere. A cada parada, primer anotes i després reposes. I cada pocs mesos, amb les dades al davant, ajustes: menys visites on sobren, més espai on falta i fora les màquines que no paguen les seves visites.