Como organizar unha ruta de vending: zonas, carga e paradas

Consultoria EHERO

9 minutos de lectura

Unha ruta de vending é o percorrido co que visitas as túas máquinas para repoñelas e retirar o diñeiro. Con dúas máquinas faise sen pensar. Con dez, a diferenza entre unha ruta ben feita e unha improvisada son horas á semana, quilómetros de máis e celas baleiras que ninguén ve. Organizala ben é do pouco que mellora a rendibilidade sen gastar un euro.

Nesta guía explicamos como agrupar as máquinas por zonas e días, en que orde visitalas, como preparar a carga antes de saír, que facer en cada parada, como xestionar o diñeiro e como saber canto che custa cada visita.

Agrupar as máquinas por zonas e días

Pon todas as máquinas nun mapa e agrúpaas por zonas que poidas percorrer nunha mañá ou nunha tarde. Despois, asigna a cada zona os seus días fixos. Ao decidilo, ten en conta:

O horario de cada local: unha oficina pecha a fin de semana; un ximnasio ten as súas horas fortes pola tarde; un colexio pecha en vacacións.
Cando podes entrar sen molestar: o que acordaches co local.
Onde aparcar e canto tes que cargar a pé.
O que vende cada máquina: as que se baleiran antes necesitan máis días de visita (vémolo en cada canto repoñer unha máquina de vending).

Os días fixos teñen outra vantaxe: o local sabe cando vés, e ti podes preparar a carga a véspera.

A orde dentro do día

Primeiro os frescos e as máquinas refrixeradas, para que o produto pase o menor tempo posible no vehículo.
Despois, as que teñen horario: as que pechan antes ou onde só podes entrar a certas horas.
O resto, por proximidade, nun percorrido que non che faga volver sobre os teus pasos.
Remata preto do almacén, ou de onde descargues e contes o diñeiro.

Preparar a carga antes de saír

O erro máis caro dunha ruta é chegar a unha máquina sen o que necesita, ou cargar de máis e volver co vehículo cheo. A solución é unha lista de carga por máquina, feita antes de saír:

Mira o que se vendeu en cada cela desde a última visita, ou o que adoita venderse nese tempo.
Calcula o que falta para encher do todo cada cela.
Suma por produto o que necesitan todas as máquinas do día, e carga iso.
Colle primeiro do almacén o que antes caduca.

Leva ademais cambio para os moedeiros, bolsas para o diñeiro, o kit de limpeza e o básico para desatascar un produto. Tes unha explicación máis detallada, cun modelo, na lista de carga para vending.

Que facer en cada parada

Anota o que queda en cada cela antes de repoñer. É o que che dirá canto se vendeu. Se repoñes primeiro, ese dato pérdese.
Retira o caducado ou o que vai caducar antes da próxima visita, e apúntao.
Repón, poñendo detrás o novo e diante o que antes caduca.
Anota o que engades en cada cela.
Comproba que funciona: prezos, moedeiro, lector de tarxeta, temperatura.
Retira o diñeiro, se toca nesta visita.
Limpia o cristal e a zona da máquina.
Apunta as incidencias: un produto atascado, unha queixa do local, un produto que che piden.

É unha lista longa, pero con práctica son poucos minutos. O importante é facela sempre na mesma orde.

O diñeiro en ruta

Unha bolsa por máquina, co seu nome e a data. Non mestures recadacións nin as xuntes co cambio.
Conta no almacén, non no vehículo, e apunta o de cada máquina.
Compara o retirado co vendido. Se falta diñeiro, veralo enseguida e saberás en que máquina. Explicámolo en cadrar a recadación dunha máquina de vending.
Cambia de vez en cando as horas ás que retiras o diñeiro, e non o deixes á vista no vehículo.

Canto custa cada visita

Cada visita custa tempo e gastos de vehículo, aínda que non o pagues do teu peto nese momento. Calcúlao así:

O vehículo: os quilómetros do desvío polo custo por quilómetro do teu vehículo (combustible, mantemento, seguro), máis o aparcamento.
O tempo: os minutos de ir e repoñer, polo que vale a túa hora ou a de quen faga a ruta.

Un exemplo con cifras inventadas: unha máquina que che pide 40 minutos entre desvío e reposición, con 6 € de gastos de vehículo e a hora a 15 €, custa 16 € por visita. Se a visitas cada semana, son uns 64 € ao mes. Se esa máquina deixa 60 € ao mes antes das visitas, perde diñeiro: hai que ir menos, cambiar o surtido ou retirala.

As visitas son unha liña máis da conta de cada máquina. Tes a conta completa na guía sobre a rendibilidade dunha máquina de vending.

Revisar a ruta cada poucos meses

As máquinas que non pagan as súas visitas: ir menos, mellorar o surtido, renegociar co local ou retiralas.
As que se baleiran antes da túa visita: máis capacidade para o que máis sae ou un día máis de visita.
As que atopas case cheas: podes ir menos.
As tempadas: no verán véndense máis bebidas frías; en agosto, as oficinas baleíranse.
As localizacións novas: unha máquina preto doutras xa visitadas custa moi pouco engadila; unha afastada pode non pagarse nunca.

Unha ruta con boas localizacións, ben organizada e con datos de cada máquina é tamén o que máis vale se algún día queres vendela. Contámolo na guía sobre como comprar ou vender un negocio de vending.

Se a ruta a fai outra persoa

Dálle a lista de carga feita e a orde das paradas.
Que anote cada visita igual ca ti: o que queda, o que engade, o caducado e o retirado.
Que vexa só o que necesita: as máquinas e o que hai que cargar, non o que pagas a cada local.
Cadra cada recadación co vendido: protéxevos aos dous.

Erros frecuentes

Visitar todas as máquinas coa mesma frecuencia, vendan o que vendan.
Saír sen lista de carga e descubrir na máquina o que faltaba.
Repoñer antes de anotar o que quedaba: así non se sabe o vendido.
Xuntar as recadacións de varias máquinas na mesma bolsa.
Non contar o tempo no custo das visitas.
Aceptar unha localización afastada sen calcular o que custarán as súas visitas.

A ruta organizada desde o móbil, con Repónlo

Repónlo (un produto noso) é unha aplicación para operadores de vending que non teñen telemetría. Antes de saír diche que cargar para as máquinas do día; en cada parada anotas o que queda e o que engades, e as vendas calcúlanse soas. Ordénache as máquinas por urxencia e diche como de cheas as atopas ao chegar, se vas a cada máquina demasiadas veces ou poucas, canto dura cada visita e o que deixa cada máquina. Se a ruta a fai outra persoa, esa persoa ve as máquinas e a carga, pero non o que pagas a cada local. Funciona desde o navegador do móbil, sen instalar nada. É gratis para sempre cunha máquina, con todas as funcións. Con máis máquinas, desde 19 € ao mes, IVE non incluído, ata cinco, e sen permanencia. A aplicación está dispoñible en galego.

Crear a conta gratis cunha máquina · Ver como funciona

Preguntas frecuentes

Que é unha ruta de vending?

O percorrido co que visitas as túas máquinas para repoñelas e retirar o diñeiro. Cando se compra ou se vende un negocio, chámase ruta ao conxunto de máquinas coas súas localizacións.

Cantas máquinas se poden visitar nun día?

Depende da distancia entre elas, de canto hai que repoñer e do acceso a cada local. Mide canto tardas en cada parada durante unhas semanas e planifica con iso, non cunha cifra xeral.

Cada canto hai que visitar cada máquina?

Antes de que se baleire a cela que máis vende ou caduque o que contén, e non tan pronto que a atopes case chea. Explicámolo na nosa guía sobre cada canto repoñer unha máquina de vending.

Como sei que teño que cargar antes de saír?

Cunha lista de carga: o que se vendeu en cada cela desde a última visita, ou o que adoita venderse nese tempo, sumado por produto para as máquinas do día.

Hai que retirar o diñeiro en cada visita?

Non necesariamente. Podes retiralo cada dúas ou tres visitas, pero sempre cunha bolsa por máquina e comparándoo co vendido.

Canto custa visitar unha máquina?

Os quilómetros do desvío polo que che custa cada quilómetro, máis o aparcamento e o tempo de ir e repoñer. Súmao cada mes á conta de cada máquina.

Conclusión

Unha boa ruta de vending prepárase antes de saír: máquinas agrupadas por zonas e días, unha lista de carga para cada unha e unha orde de paradas que non che faga volver. En cada parada, primeiro anotas e despois repoñes. E cada poucos meses, cos datos diante, axustas: menos visitas onde sobran, máis espazo onde falta e fóra as máquinas que non pagan as súas visitas.