Organiser une tournée de distributeurs automatiques : zones, chargement et arrêts

Une tournée de distributeurs automatiques est le circuit que vous suivez pour passer voir vos machines, les réapprovisionner et récupérer l’argent. Avec deux machines, cela se fait sans y penser. Avec dix, la différence entre une tournée bien organisée et une tournée improvisée se compte en heures par semaine, en kilomètres en trop et en emplacements vides que personne ne voit. Bien l’organiser est l’une des rares choses qui améliorent la rentabilité sans dépenser un euro.

Dans ce guide, nous expliquons comment regrouper les machines par zones et par jours, dans quel ordre les visiter, comment préparer le chargement avant de partir, quoi faire à chaque arrêt, comment gérer l’argent et comment savoir combien coûte chaque visite.

Regrouper les machines par zones et par jours

Placez toutes les machines sur une carte et regroupez-les par zones que vous pouvez parcourir en une matinée ou un après-midi. Ensuite, attribuez à chaque zone ses jours fixes. Pour décider, tenez compte des points suivants :

• Les horaires de chaque établissement : un bureau ferme le week-end ; une salle de sport a ses heures de pointe l’après-midi ; une école ferme pendant les vacances.
• Quand vous pouvez entrer sans déranger : ce que vous avez convenu avec l’établissement.
• Où vous pouvez vous garer et combien vous devez porter à pied.
• Ce que vend chaque machine : celles qui se vident plus vite ont besoin de visites plus fréquentes (voir notre guide à quelle fréquence réapprovisionner un distributeur automatique).

Les jours fixes ont un autre avantage : l’établissement sait quand vous venez, et vous pouvez préparer le chargement la veille.

L’ordre au cours de la journée

• D’abord les produits frais et les machines réfrigérées, afin que le produit passe le moins de temps possible dans le véhicule.
• Ensuite, celles qui ont des horaires : celles qui ferment plus tôt ou celles où vous ne pouvez entrer qu’à certaines heures.
• Le reste, par proximité, dans un parcours qui ne vous oblige pas à revenir sur vos pas.
• Terminez près de l’entrepôt, ou de l’endroit où vous déchargez et comptez l’argent.

Préparer le chargement avant de partir

L’erreur la plus coûteuse d’une tournée est d’arriver à une machine sans ce dont elle a besoin, ou de charger trop et de revenir avec le véhicule plein. La solution est une liste de chargement par machine, préparée avant de partir :

1. Regardez ce qui a été vendu dans chaque emplacement depuis la dernière visite, ou ce qui se vend habituellement sur cette période.
2. Calculez ce qu’il manque pour remplir complètement chaque emplacement.
3. Faites le total par produit pour toutes les machines de la journée, et chargez cela.
4. Prenez d’abord ce qui périme le plus tôt dans l’entrepôt.

Emportez aussi de la monnaie pour les monnayeurs, des sacs pour l’argent, le kit de nettoyage et le nécessaire pour débloquer un produit coincé. Vous trouverez une explication plus détaillée, avec un modèle, dans notre liste de chargement pour distributeurs automatiques.

Que faire à chaque arrêt

1. Notez ce qu’il reste dans chaque emplacement avant de réapprovisionner. C’est ce qui vous dira combien a été vendu. Si vous réapprovisionnez d’abord, cette donnée est perdue.
2. Retirez ce qui est périmé ou ce qui va périmer avant la prochaine visite, et notez-le.
3. Réapprovisionnez, en mettant derrière le nouveau et devant ce qui périme le plus tôt.
4. Notez ce que vous ajoutez dans chaque emplacement.
5. Vérifiez que tout fonctionne : prix, monnayeur, lecteur de carte, température.
6. Retirez l’argent, si c’est prévu lors de cette visite.
7. Nettoyez la vitre et la zone de la machine.
8. Notez les incidents : un produit coincé, une plainte de l’établissement, un produit demandé.

La liste est longue, mais avec de la pratique, cela prend quelques minutes. L’important est de toujours la faire dans le même ordre.

L’argent en tournée

• Un sac par machine, avec son nom et la date. Ne mélangez pas les recettes et ne les regroupez pas avec la monnaie.
• Comptez à l’entrepôt, pas dans le véhicule, et notez ce qui correspond à chaque machine.
• Comparez ce qui a été retiré avec ce qui a été vendu. S’il manque de l’argent, vous le verrez tout de suite et vous saurez dans quelle machine. Nous l’expliquons dans notre guide pour contrôler la recette d’un distributeur automatique.
• Changez de temps en temps les heures auxquelles vous retirez l’argent, et ne le laissez pas visible dans le véhicule.

Combien coûte chaque visite

Chaque passage coûte du temps et des frais de véhicule, même si vous ne le payez pas de votre poche à ce moment-là. Calculez-le ainsi :

• Le véhicule : les kilomètres du détour multipliés par le coût au kilomètre de votre véhicule (carburant, entretien, assurance), plus le stationnement.
• Le temps : les minutes pour aller et réapprovisionner, multipliées par la valeur de votre heure ou de celle de la personne qui fait la tournée.

Un exemple avec des chiffres inventés : une machine qui vous demande 40 minutes entre détour et réapprovisionnement, avec 6 € de frais de véhicule et une heure à 15 €, coûte 16 € par visite. Si vous la visitez chaque semaine, cela fait environ 64 € par mois. Si cette machine rapporte 60 € par mois avant les visites, elle perd de l’argent : il faut y aller moins souvent, changer l’assortiment ou la retirer.

Les visites sont une ligne de plus dans les comptes de chaque machine. Le calcul complet se trouve dans notre guide sur la rentabilité d’un distributeur automatique.

Revoir la tournée régulièrement

• Les machines qui ne paient pas leurs visites : y aller moins souvent, améliorer l’assortiment, renégocier avec l’établissement ou les retirer.
• Celles qui se vident avant votre visite : plus de capacité pour ce qui se vend le plus ou un jour de visite supplémentaire.
• Celles que vous trouvez presque pleines : vous pouvez y aller moins souvent.
• Les saisons : en été, les boissons fraîches se vendent davantage ; en août, les bureaux se vident.
• Les nouveaux lieux d’implantation : une machine près d’autres déjà visitées coûte très peu à ajouter ; une machine éloignée peut ne jamais être rentable.

Une tournée avec de bons lieux d’implantation, bien organisée et avec des données pour chaque machine est aussi ce qui a le plus de valeur si un jour vous voulez la vendre. Nous l’expliquons dans notre guide pour racheter ou vendre une activité de distributeurs automatiques.

Si la tournée est faite par quelqu’un d’autre

• Donnez-lui la liste de chargement prête et l’ordre des arrêts.
• Qu’il note chaque visite comme vous : ce qu’il reste, ce qu’il ajoute, ce qui est périmé et ce qui a été retiré.
• Qu’il voie seulement ce dont il a besoin : les machines et ce qu’il faut charger, pas ce que vous payez à chaque établissement.
• Rapprochez chaque recette des ventes : cela vous protège tous les deux.

Erreurs fréquentes

• Visiter toutes les machines à la même fréquence, qu’elles vendent beaucoup ou non.
• Partir sans liste de chargement et découvrir à la machine ce qui manquait.
• Réapprovisionner avant de noter ce qu’il restait : on ne sait alors pas ce qui a été vendu.
• Regrouper les recettes de plusieurs machines dans le même sac.
• Ne pas compter le temps dans le coût des visites.
• Accepter un lieu éloigné sans calculer ce que coûteront ses visites.

Questions fréquentes

Qu’est-ce qu’une tournée de distributeurs automatiques ?

C’est le circuit que vous suivez pour passer voir vos machines, les réapprovisionner et récupérer l’argent. Lors du rachat ou de la vente d’une activité, on appelle tournée l’ensemble des machines avec leurs lieux d’implantation.

Combien de machines peut-on visiter en une journée ?

Cela dépend de la distance entre elles, de ce qu’il faut réapprovisionner et de l’accès à chaque établissement. Mesurez combien de temps vous passez à chaque arrêt pendant quelques semaines et planifiez à partir de cela, pas à partir d’un chiffre général.

À quelle fréquence faut-il visiter chaque machine ?

Avant que l’emplacement qui vend le plus ne se vide ou que ce qu’il contient n’arrive à péremption, et pas trop tôt au point de la trouver presque pleine. Nous l’expliquons dans notre guide sur la fréquence de réapprovisionnement.

Comment savoir ce que je dois charger avant de partir ?

Avec une liste de chargement : ce qui a été vendu dans chaque emplacement depuis la dernière visite, ou ce qui se vend habituellement sur cette période, additionné par produit pour les machines du jour.

Faut-il retirer l’argent à chaque visite ?

Pas nécessairement. Vous pouvez le retirer toutes les deux ou trois visites, mais toujours avec un sac par machine et en le comparant aux ventes.

Combien coûte la visite d’une machine ?

Les kilomètres du détour multipliés par ce que vous coûte chaque kilomètre, plus le stationnement et le temps pour aller et réapprovisionner. Ajoutez-le chaque mois aux comptes de chaque machine.

Conclusion

Une bonne tournée de distributeurs automatiques se prépare avant de partir : machines regroupées par zones et par jours, une liste de chargement pour chacune et un ordre d’arrêts qui ne vous fait pas revenir en arrière. À chaque arrêt, on note d’abord, puis on réapprovisionne. Et, régulièrement, données en main, on ajuste : moins de passages là où ils sont de trop, plus de place là où elle manque, et dehors les machines qui ne paient pas leurs visites.

Liens utiles

• Liste de chargement pour distributeurs automatiques : quoi emporter dans le véhicule avant de partir.
• À quelle fréquence réapprovisionner un distributeur automatique : la fréquence de chaque machine.
• Contrôler la recette d’un distributeur automatique : ce qui a été retiré par rapport à ce qui a été vendu.
• Rentabilité d’un distributeur automatique : les visites dans le calcul.
• Logiciel de gestion de distributeurs automatiques : ce qu’il doit faire et comment le choisir.