Como organizar uma rota de vending: zonas, carga e paragens

Consultoria EHERO

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Uma rota de vending é o percurso com que visitas as tuas máquinas para as reabastecer e retirar o dinheiro. Com duas máquinas faz-se sem pensar. Com dez, a diferença entre uma rota bem feita e uma improvisada são horas por semana, quilómetros a mais e posições vazias que ninguém vê. Organizá-la bem é uma das poucas coisas que melhoram a rentabilidade sem gastar um euro.

Neste guia explicamos como agrupar as máquinas por zonas e dias, em que ordem visitá-las, como preparar a carga antes de sair, o que fazer em cada paragem, como gerir o dinheiro e como saber quanto custa cada visita.

Agrupar as máquinas por zonas e dias

Põe todas as máquinas num mapa e agrupa-as por zonas que possas percorrer numa manhã ou numa tarde. Depois, atribui a cada zona os seus dias fixos. Ao decidir, tem em conta:

O horário de cada estabelecimento: um escritório fecha ao fim de semana; um ginásio tem as horas de maior movimento à tarde; uma escola fecha nas férias.
Quando podes entrar sem incomodar: o que combinaste com o estabelecimento.
Onde estacionar e quanto tens de carregar a pé.
O que vende cada máquina: as que esvaziam mais depressa precisam de mais dias de visita (explicamos isso no guia com que frequência repor uma máquina de vending).

Os dias fixos têm outra vantagem: o estabelecimento sabe quando vens, e tu podes preparar a carga na véspera.

A ordem dentro do dia

Primeiro os frescos e as máquinas refrigeradas, para que o produto passe o menor tempo possível no veículo.
Depois, as que têm horário: as que fecham mais cedo ou onde só podes entrar a certas horas.
O resto, por proximidade, num percurso que não te faça voltar atrás.
Termina perto do armazém, ou de onde descarregas e contas o dinheiro.

Preparar a carga antes de sair

O erro mais caro de uma rota é chegar a uma máquina sem o que ela precisa, ou carregar a mais e voltar com o veículo cheio. A solução é uma lista de carga por máquina, feita antes de sair:

Vê o que foi vendido em cada posição desde a última visita, ou o que costuma vender-se nesse período.
Calcula o que falta para encher por completo cada posição.
Soma por produto o que precisam todas as máquinas do dia, e carrega isso.
Tira primeiro do armazém o que caduca antes.

Leva também troco para os moedeiros, sacos para o dinheiro, o kit de limpeza e o básico para desencravar um produto. Tens uma explicação mais detalhada, com um modelo, na nossa lista de carga para vending.

O que fazer em cada paragem

Anota o que resta em cada posição antes de reabastecer. É o que te dirá quanto se vendeu. Se reabasteceres primeiro, esse dado perde-se.
Retira o que está fora de prazo ou o que vai caducar antes da próxima visita, e regista-o.
Reabastece, colocando atrás o novo e à frente o que caduca primeiro.
Anota o que adicionas em cada posição.
Verifica se funciona: preços, moedeiro, leitor de cartão, temperatura.
Retira o dinheiro, se for o caso nesta visita.
Limpa o vidro e a zona da máquina.
Regista as incidências: um produto encravado, uma queixa do estabelecimento, um produto que te pedem.

É uma lista longa, mas com prática são poucos minutos. O importante é fazê-la sempre pela mesma ordem.

O dinheiro na rota

Um saco por máquina, com o nome e a data. Não mistures as recolhas nem as juntes com o troco.
Conta no armazém, não no veículo, e regista o de cada máquina.
Compara o retirado com o vendido. Se faltar dinheiro, vês logo e sabes em que máquina. Explicamos como no guia para acertar a recolha de dinheiro de uma máquina de vending.
Muda de vez em quando as horas a que retiras o dinheiro, e não o deixes à vista no veículo.

Quanto custa cada visita

Cada visita custa tempo e despesas de veículo, mesmo que não o pagues do teu bolso nesse momento. Calcula assim:

O veículo: os quilómetros do desvio pelo custo por quilómetro do teu veículo (combustível, manutenção, seguro), mais o estacionamento.
O tempo: os minutos de ir e reabastecer, pelo valor da tua hora ou da de quem fizer a rota.

Um exemplo com números inventados: uma máquina que te pede 40 minutos entre desvio e reabastecimento, com 6 € de despesas de veículo e a hora a 15 €, custa 16 € por visita. Se a visitares todas as semanas, são cerca de 64 € por mês. Se essa máquina deixa 60 € por mês antes das visitas, dá prejuízo: é preciso ir menos, mudar o sortido ou retirá-la.

As visitas são mais uma linha na conta de cada máquina. Tens a conta completa no guia sobre a rentabilidade de uma máquina de vending.

Rever a rota de poucos em poucos meses

As máquinas que não pagam as suas visitas: ir menos, melhorar o sortido, renegociar com o estabelecimento ou retirá-las.
As que esvaziam antes da tua visita: mais capacidade para o que mais sai ou mais um dia de visita.
As que encontras quase cheias: podes ir menos.
As épocas: no verão vendem-se mais bebidas frias; em agosto, os escritórios esvaziam-se.
As localizações novas: uma máquina perto de outras já visitadas custa muito pouco a acrescentar; uma afastada pode nunca chegar a pagar-se.

Uma rota com boas localizações, bem organizada e com dados de cada máquina é também o que mais vale se um dia a quiseres vender. Explicamos isso no guia sobre como comprar ou vender um negócio de vending.

Se a rota for feita por outra pessoa

Dá-lhe a lista de carga feita e a ordem das paragens.
Pede-lhe que registe cada visita como tu: o que resta, o que adiciona, o que está fora de prazo e o que foi retirado.
Deixa-o ver só aquilo de que precisa: as máquinas e o que há para carregar, não o que pagas a cada estabelecimento.
Confere cada recolha com o vendido: protege-vos aos dois.

Erros frequentes

Visitar todas as máquinas com a mesma frequência, vendam o que venderem.
Sair sem lista de carga e descobrir na máquina o que faltava.
Reabastecer antes de anotar o que restava: assim não se sabe o que foi vendido.
Juntar as recolhas de várias máquinas no mesmo saco.
Não contar o tempo no custo das visitas.
Aceitar uma localização distante sem calcular o que as suas visitas vão custar.

A rota organizada a partir do telemóvel, com Repónlo

Repónlo (um produto nosso) é uma aplicação para operadores de vending que não têm telemetria. Antes de saíres, diz-te o que carregar para as máquinas do dia; em cada paragem anotas o que resta e o que acrescentas, e as vendas calculam-se sozinhas. Ordena as máquinas por urgência e diz-te quão cheias as encontras ao chegar, se vais a cada máquina vezes demais ou de menos, quanto dura cada visita e o que deixa cada máquina. Se a rota for feita por outra pessoa, essa pessoa vê as máquinas e a carga, mas não o que pagas a cada estabelecimento. Funciona no navegador do telemóvel, sem instalar nada. É grátis para sempre com uma máquina, com todas as funcionalidades. Com mais máquinas, desde 19 € por mês, IVA não incluído, até cinco, sem fidelização. A aplicação está disponível em português.

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Perguntas frequentes

O que é uma rota de vending?

O percurso com que visitas as tuas máquinas para as reabastecer e retirar o dinheiro. Quando se compra ou vende um negócio, chama-se rota ao conjunto de máquinas com as suas localizações.

Quantas máquinas se conseguem visitar num dia?

Depende da distância entre elas, de quanto é preciso reabastecer e do acesso a cada estabelecimento. Mede quanto demoras em cada paragem durante algumas semanas e planeia com isso, não com um valor geral.

De quanto em quanto tempo é preciso visitar cada máquina?

Antes de esvaziar a posição que mais vende ou de caducar o que contém, e não tão cedo que a encontres quase cheia. Explicamos isso no nosso guia sobre com que frequência repor uma máquina de vending.

Como sei o que tenho de carregar antes de sair?

Com uma lista de carga: o que foi vendido em cada posição desde a última visita, ou o que costuma vender-se nesse período, somado por produto para as máquinas do dia.

É preciso retirar o dinheiro em cada visita?

Não necessariamente. Podes retirá-lo a cada duas ou três visitas, mas sempre com um saco por máquina e comparando com o vendido.

Quanto custa visitar uma máquina?

Os quilómetros do desvio pelo que te custa cada quilómetro, mais o estacionamento e o tempo de ir e reabastecer. Soma isso todos os meses à conta de cada máquina.

Conclusão

Uma boa rota de vending prepara-se antes de sair: máquinas agrupadas por zonas e dias, uma lista de carga para cada uma e uma ordem de paragens que não te faça voltar atrás. Em cada paragem, primeiro anotas e depois reabasteces. E de poucos em poucos meses, com os dados à frente, ajustas: menos visitas onde sobra, mais espaço onde falta e fora as máquinas que não pagam as suas visitas.