Bei der Tourenplanung für Verkaufsautomaten legst du fest, auf welcher Strecke du deine Automaten anfährst, um sie aufzufüllen und das Geld zu entnehmen. Bei zwei Automaten geht das ohne Nachdenken. Bei zehn macht der Unterschied zwischen einer gut geplanten und einer improvisierten Tour Stunden pro Woche aus, dazu unnötige Kilometer und leere Fächer, die niemand bemerkt. Eine gut organisierte Tour gehört zu den wenigen Dingen, die die Rentabilität verbessern, ohne einen Euro zu kosten.
In diesem Leitfaden erklären wir, wie du die Automaten nach Gebieten und Tagen bündelst, in welcher Reihenfolge du sie anfährst, wie du die Ladung vor der Abfahrt vorbereitest, was bei jedem Stopp zu tun ist, wie du mit dem Geld umgehst und wie du ausrechnest, was dich jeder Besuch kostet.
Die Automaten nach Gebieten und Tagen gruppieren
Setze alle Automaten auf eine Karte und gruppiere sie nach Gebieten, die du an einem Vormittag oder Nachmittag abfahren kannst. Weise dann jedem Gebiet feste Tage zu. Berücksichtige dabei:
- Die Öffnungszeiten jedes Standorts: ein Büro ist am Wochenende geschlossen; ein Fitnessstudio hat seine Stoßzeiten am Nachmittag; eine Schule hat Ferien.
- Wann du hineingehen kannst, ohne zu stören: das, was du mit deinem Standortpartner vereinbart hast.
- Wo du parken kannst und wie viel du zu Fuß tragen musst.
- Was jeder Automat verkauft: Diejenigen, die sich schneller leeren, brauchen mehr Besuchstage (mehr dazu in unserem Leitfaden wie oft du Verkaufsautomaten nachfüllen solltest).
Feste Tage haben noch einen weiteren Vorteil: Dein Standortpartner weiß, wann du kommst, und du kannst die Beladung am Vortag vorbereiten.
Die Reihenfolge innerhalb des Tages
- Zuerst die Frischwaren und die Automaten mit Kühlung, damit das Produkt so wenig Zeit wie möglich im Fahrzeug verbringt.
- Dann die mit festen Zeiten: die, die früher schließen oder bei denen du nur zu bestimmten Zeiten hinein kannst.
- Den Rest nach Nähe, auf einer Strecke, bei der du nicht zurückfahren musst.
- Am Ende in der Nähe des Lagers oder dort, wo du entlädst und das Geld zählst.
Die Beladung vor der Abfahrt vorbereiten
Der teuerste Fehler auf einer Tour ist, bei einem Automaten anzukommen, ohne das zu haben, was er braucht, oder zu viel zu laden und mit einem vollen Fahrzeug zurückzukommen. Die Lösung ist eine Ladeliste pro Automat, die vor der Abfahrt erstellt wird:
- Sieh dir an, was in jedem Fach verkauft wurde seit dem letzten Besuch oder was in diesem Zeitraum normalerweise verkauft wird.
- Berechne, was fehlt, um jedes Fach ganz zu füllen.
- Addiere pro Produkt die Mengen aller Automaten des Tages und lade genau das ein.
- Nimm zuerst das mit dem kürzesten Haltbarkeitsdatum aus dem Lager.
Nimm außerdem Wechselgeld für die Münzwechsler, Beutel für das Geld, das Reinigungsset und das Nötigste mit, um einen Warenstau zu beheben. Eine ausführlichere Erklärung mit Vorlage findest du in unserer Ladeliste für Verkaufsautomaten.
Was bei jedem Stopp zu tun ist
- Notiere, was in jedem Fach übrig ist, bevor du auffüllst. Das sagt dir, wie viel verkauft wurde. Wenn du zuerst auffüllst, geht diese Information verloren.
- Entferne abgelaufene Ware oder Ware, die vor dem nächsten Besuch ablaufen wird, und notiere sie.
- Fülle auf, indem du das Neue nach hinten und das, was früher abläuft, nach vorne legst.
- Notiere, was du in jedes Fach nachlegst.
- Prüfe, ob alles funktioniert: Preise, Münzprüfer, Kartenleser, Temperatur.
- Entnimm das Geld, wenn es bei diesem Besuch fällig ist.
- Reinige die Scheibe und den Bereich um den Automaten.
- Notiere Auffälligkeiten: ein Warenstau, eine Beschwerde des Standortpartners, ein Produkt, das angefragt wird.
Es ist eine lange Liste, aber mit Übung dauert das nur wenige Minuten. Wichtig ist, sie immer in derselben Reihenfolge zu machen.
Das Geld unterwegs
- Ein Beutel pro Automat, mit Name und Datum. Mische die Einnahmen nicht und lege sie nicht mit dem Wechselgeld zusammen.
- Zähle im Lager, nicht im Fahrzeug, und notiere den Betrag jedes Automaten.
- Vergleiche das Entnommene mit dem Verkauf. Wenn Geld fehlt, siehst du es sofort und weißt, bei welchem Automaten. Mehr dazu unter Kassenabgleich bei einem Verkaufsautomaten.
- Wechsle von Zeit zu Zeit die Uhrzeiten, zu denen du das Geld entnimmst, und lasse es nicht sichtbar im Fahrzeug liegen.
Wie viel jeder Besuch kostet
Jeder Besuch kostet Zeit und Fahrzeugkosten, auch wenn du sie in dem Moment nicht direkt aus eigener Tasche bezahlst. Berechne es so:
- Das Fahrzeug: die Umweg-Kilometer multipliziert mit den Kosten pro Kilometer deines Fahrzeugs (Kraftstoff, Wartung, Versicherung) plus Parken.
- Die Zeit: die Minuten für Anfahrt und Auffüllen, multipliziert mit dem, was deine Stunde wert ist oder die der Person, die die Tour fährt.
Ein Beispiel mit erfundenen Zahlen: Ein Automat, der 40 Minuten zwischen Umweg und Auffüllen benötigt, mit 6 € Fahrzeugkosten und 15 € pro Stunde, kostet 16 € pro Besuch. Wenn du ihn jede Woche besuchst, sind das etwa 64 € im Monat. Wenn dieser Automat vor den Besuchen 60 € im Monat einbringt, macht er Verlust: Du musst seltener hinfahren, das Sortiment ändern oder ihn entfernen.
Die Besuche sind ein weiterer Posten in der Rechnung jedes Automaten. Die vollständige Rechnung findest du in unserem Leitfaden zur Rentabilität eines Verkaufsautomaten.
Die Tour alle paar Monate überprüfen
- Die Automaten, die ihre Besuche nicht bezahlen: seltener hinfahren, das Sortiment verbessern, mit dem Standortpartner neu verhandeln oder sie entfernen.
- Diejenigen, die sich vor deinem Besuch leeren: mehr Kapazität für die meistverkauften Produkte oder einen zusätzlichen Besuchstag.
- Diejenigen, die du fast voll vorfindest: du kannst seltener fahren.
- Saisonale Schwankungen: Im Sommer verkaufen sich mehr kalte Getränke; im August leeren sich die Büros.
- Neue Standorte: Ein Automat in der Nähe anderer, die du ohnehin anfährst, kostet fast nichts zusätzlich; ein entfernter zahlt sich vielleicht nie aus.
Eine Tour mit guten Standorten, gut organisiert und mit Daten zu jedem Automaten ist auch das, was am meisten wert ist, wenn du sie eines Tages verkaufen willst. Mehr dazu in unserem Leitfaden Automatengeschäft kaufen oder verkaufen.
Wenn jemand anderes die Tour fährt
- Gib die fertige Ladeliste mit und die Reihenfolge der Stopps.
- Jeder Besuch wird so notiert wie bei dir: was übrig ist, was nachgelegt wird, was abgelaufen ist und was entfernt wurde.
- Nur das zeigen, was gebraucht wird: die Automaten und was geladen werden muss, nicht was du jedem Standortpartner zahlst.
- Gleiche jede Kassenleerung mit den Verkäufen ab; das schützt euch beide.
Häufige Fehler
- Alle Automaten mit derselben Häufigkeit besuchen, egal wie viel sie verkaufen.
- Ohne Ladeliste losfahren und am Automaten entdecken, was gefehlt hat.
- Erst auffüllen und dann notieren, was übrig war: So weiß man nicht, was verkauft wurde.
- Die Einnahmen mehrerer Automaten im selben Beutel zusammenlegen.
- Die Zeit nicht mitrechnen bei den Kosten der Besuche.
- Einen weit entfernten Standort annehmen, ohne zu berechnen, was seine Besuche kosten werden.
Die Tour vom Handy aus organisiert, mit Repónlo
Repónlo (unser eigenes Produkt) ist eine App für Automatenbetreiber ohne Telemetrie. Vor der Abfahrt sagt sie dir, was du für die Automaten des Tages laden musst; bei jedem Stopp notierst du, was übrig ist und was du nachlegst, und die Verkäufe ergeben sich von selbst. Sie sortiert die Automaten nach Dringlichkeit und zeigt dir, wie voll du sie bei der Ankunft vorfindest, ob du sie zu oft oder zu selten anfährst, wie lange jeder Besuch dauert und was jeder Automat einbringt. Fährt jemand anderes die Tour, sieht diese Person die Automaten und die Ladung, aber nicht, was du jedem Standortpartner zahlst. Die App läuft im Browser des Handys, ohne Installation. Für einen Automaten ist sie dauerhaft kostenlos, mit allen Funktionen. Für mehr Automaten kostet sie ab 19 € im Monat zzgl. MwSt., für bis zu fünf Automaten und ohne Mindestlaufzeit. Die App gibt es auf Deutsch.
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Häufig gestellte Fragen
Was ist eine Automatentour?
Die Strecke, auf der du deine Automaten anfährst, um sie aufzufüllen und das Geld zu entnehmen. Beim Kauf oder Verkauf eines Automatengeschäfts meint man mit Tour alle Automaten samt ihren Standorten.
Wie viele Automaten kann man an einem Tag schaffen?
Das hängt von der Entfernung zwischen ihnen, vom Nachfüllbedarf und vom Zugang zu jedem Standort ab. Miss einige Wochen lang, wie lange du bei jedem Stopp brauchst, und plane damit, nicht mit einer pauschalen Zahl.
Wie oft muss jeder Automat besucht werden?
Bevor das meistverkaufte Fach leer ist oder der Inhalt abläuft, aber nicht so früh, dass du ihn fast voll vorfindest. Mehr dazu in unserem Leitfaden, wie oft du Verkaufsautomaten nachfüllen solltest.
Wie weiß ich, was ich vor der Abfahrt laden muss?
Mit einer Ladeliste: was seit dem letzten Besuch in jedem Fach verkauft wurde oder was in diesem Zeitraum normalerweise verkauft wird, nach Produkt für die Automaten des Tages zusammengefasst.
Muss man bei jedem Besuch das Geld entnehmen?
Nicht unbedingt. Du kannst es alle zwei oder drei Besuche entnehmen, aber immer mit einem Beutel pro Automat und im Vergleich zum Verkauf.
Wie viel kostet es, einen Automaten zu besuchen?
Die Umweg-Kilometer multipliziert mit deinen Kosten pro Kilometer, plus Parken und die Zeit für Anfahrt und Auffüllen. Rechne das jeden Monat in die Kalkulation jedes Automaten ein.
Fazit
Eine gute Automatentour wird vor der Abfahrt vorbereitet: Automaten nach Gebieten und Tagen gruppiert, für jeden eine Ladeliste und eine Reihenfolge der Stopps, bei der du nicht zurückfahren musst. Bei jedem Stopp notierst du zuerst und füllst dann auf. Und alle paar Monate passt du mit den Daten vor dir an: weniger Besuche dort, wo sie überflüssig sind, mehr Platz dort, wo er fehlt, und raus mit den Automaten, die ihre Besuche nicht bezahlen.
Nützliche Links
- Ladeliste für Verkaufsautomaten: was vor der Abfahrt ins Fahrzeug gehört.
- Wie oft du Verkaufsautomaten nachfüllen solltest: der richtige Rhythmus für jeden Automaten.
- Kassenabgleich bei einem Verkaufsautomaten: das Entnommene im Vergleich zum Verkauf.
- Rentabilität eines Verkaufsautomaten: die Besuche in der Rechnung.
- Software für Verkaufsautomaten: was sie können muss und wie du sie auswählst.
