Organizzare il giro dei distributori automatici: zone, carico e soste

Consultoría EHERO

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Il giro dei distributori automatici è il tragitto con cui visiti le tue macchine per rifornirle e ritirare l’incasso. Con due macchine si fa senza pensarci. Con dieci, la differenza tra un giro ben organizzato e uno improvvisato sono ore alla settimana, chilometri in più e posizioni vuote che nessuno vede. Organizzarlo bene è una delle poche cose che migliorano la redditività senza spendere un euro.

In questa guida spieghiamo come raggruppare le macchine per zone e giorni, in quale ordine visitarle, come preparare il carico prima di partire, cosa fare a ogni sosta, come gestire il denaro e come sapere quanto costa ogni visita.

Raggruppare le macchine per zone e giorni

Metti tutte le macchine su una mappa e raggruppale per zone che puoi coprire in una mattina o in un pomeriggio. Poi assegna a ogni zona i suoi giorni fissi. Nel decidere, tieni conto di:

L’orario di ogni struttura: un ufficio chiude nel fine settimana; una palestra ha i suoi momenti di punta nel pomeriggio; una scuola chiude per le vacanze.
Quando puoi entrare senza disturbare: quello che hai concordato con la struttura.
Dove parcheggiare e quanto devi trasportare a piedi.
Cosa vende ogni macchina: quelle che si svuotano prima hanno bisogno di più giorni di visita (lo spieghiamo nella guida ogni quanto rifornire un distributore automatico).

I giorni fissi hanno un altro vantaggio: la struttura sa quando arrivi, e tu puoi preparare il carico la sera prima.

L’ordine all’interno della giornata

Prima i freschi e le macchine refrigerate, così il prodotto resta il meno possibile nel veicolo.
Poi quelle con orari vincolati: quelle che chiudono prima o dove puoi entrare solo in certe fasce orarie.
Il resto, per vicinanza, con un tragitto che non ti faccia tornare sui tuoi passi.
Termina vicino al magazzino, o dove scarichi e conti il denaro.

Preparare il carico prima di partire

L’errore più costoso di un giro è arrivare a una macchina senza ciò che le serve, oppure caricare troppo e tornare con il veicolo pieno. La soluzione è una lista di carico per macchina, fatta prima di partire:

Guarda cosa si è venduto in ogni posizione dall’ultima visita, o cosa di solito si vende in quel periodo.
Calcola cosa manca per riempire del tutto ogni posizione.
Somma per prodotto il totale di tutte le macchine della giornata, e carica quello.
Prendi prima ciò che scade prima dal magazzino.

Porta inoltre le monete per il resto, sacchetti per il denaro, il kit di pulizia e l’essenziale per sbloccare un prodotto incastrato. Trovi una spiegazione più dettagliata, con un modello, nella nostra lista di carico per distributori automatici.

Cosa fare a ogni sosta

Annota cosa resta in ogni posizione prima di rifornire. È ciò che ti dirà quanto è stato venduto. Se rifornisci prima, quel dato si perde.
Rimuovi ciò che è scaduto o ciò che scadrà prima della prossima visita, e annotalo.
Rifornisci, mettendo dietro il nuovo e davanti ciò che scade prima.
Annota ciò che aggiungi in ogni posizione.
Controlla che funzioni: prezzi, gettoniera, lettore di carte, temperatura.
Ritira il denaro, se è previsto in questa visita.
Pulisci il vetro e la zona della macchina.
Annota i problemi: un prodotto incastrato, un reclamo della struttura, un prodotto richiesto.

È una lista lunga, ma con la pratica richiede pochi minuti. L’importante è farla sempre nello stesso ordine.

L’incasso durante il giro

Un sacchetto per macchina, con il suo nome e la data. Non mescolare gli incassi né unirli alle monete per il resto.
Conta in magazzino, non nel veicolo, e annota quello di ogni macchina.
Confronta il ritirato con il venduto. Se manca denaro, lo vedrai subito e saprai in quale macchina. Lo spieghiamo nella guida su come far quadrare l’incasso di un distributore automatico.
Cambia ogni tanto gli orari in cui ritiri il denaro, e non lasciarlo in vista nel veicolo.

Quanto costa ogni visita

Ogni visita costa tempo e spese del veicolo, anche se in quel momento non lo paghi di tasca tua. Calcolalo così:

Il veicolo: i chilometri della deviazione per il costo al chilometro del tuo veicolo (carburante, manutenzione, assicurazione), più il parcheggio.
Il tempo: i minuti per andare e rifornire, per il valore della tua ora o di chi fa il giro.

Un esempio con cifre inventate: una macchina che richiede 40 minuti tra deviazione e rifornimento, con 6 € di spese del veicolo e l’ora a 15 €, costa 16 € per visita. Se la visiti ogni settimana, sono circa 64 € al mese. Se quella macchina lascia 60 € al mese prima delle visite, perde denaro: bisogna andarci meno, cambiare l’assortimento o rimuoverla.

Le visite sono un’altra voce nel conto di ogni macchina. Il calcolo completo è nella guida sulla redditività di un distributore automatico.

Rivedere il giro ogni qualche mese

Le macchine che non ripagano le visite: andarci meno, migliorare l’assortimento, rinegoziare con la struttura o rimuoverle.
Quelle che si svuotano prima della tua visita: più capacità per ciò che vende di più o un giorno in più di visita.
Quelle che trovi quasi piene: puoi andarci meno.
Le stagioni: in estate si vendono più bevande fredde; in agosto, gli uffici si svuotano.
Le nuove postazioni: una macchina vicino ad altre già visitate costa pochissimo da aggiungere; una lontana potrebbe non ripagarsi mai.

Un giro con buone postazioni, ben organizzato e con i dati di ogni macchina è anche ciò che vale di più se un giorno vuoi venderlo. Lo spieghiamo nella guida su come acquistare o vendere un’attività di distributori automatici.

Se il giro lo fa un’altra persona

Dagli la lista di carico già pronta e l’ordine delle soste.
Fagli annotare ogni visita come fai tu: ciò che resta, ciò che aggiunge, ciò che è scaduto e ciò che è stato rimosso.
Fagli vedere solo ciò che gli serve: le macchine e ciò che va caricato, non quanto paghi a ciascuna struttura.
Fai quadrare ogni incasso con il venduto, per tutelare entrambi.

Errori frequenti

Visitare tutte le macchine con la stessa frequenza, qualunque cosa vendano.
Partire senza lista di carico e scoprire alla macchina ciò che mancava.
Rifornire prima di annotare ciò che restava: così non si sa cosa è stato venduto.
Unire gli incassi di più macchine nello stesso sacchetto.
Non considerare il tempo nel costo delle visite.
Accettare una postazione lontana senza calcolare quanto costeranno le sue visite.

Il giro organizzato dallo smartphone, con Repónlo

Repónlo (un nostro prodotto) è un’app per i gestori di distributori automatici che non hanno telemetria. Prima di partire ti dice cosa caricare per le macchine della giornata; a ogni sosta annoti ciò che resta e ciò che aggiungi, e le vendite si calcolano da sole. Ti ordina le macchine per urgenza e ti dice quanto sono piene quando arrivi, se ci vai troppo spesso o troppo poco, quanto dura ogni visita e quanto rende ogni macchina. Se il giro lo fa un’altra persona, vede le macchine e il carico, ma non quanto paghi a ciascuna struttura. Funziona dal browser dello smartphone, senza installare nulla. È gratis per sempre con una macchina, con tutte le funzioni. Con più macchine, da 19 € al mese, IVA esclusa, fino a cinque, senza vincoli. L’app è disponibile in italiano.

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Domande frequenti

Che cos’è un giro dei distributori automatici?

Il tragitto con cui visiti le tue macchine per rifornirle e ritirare l’incasso. Quando si compra o si vende un’attività, si chiama giro l’insieme delle macchine con le loro postazioni.

Quante macchine si riescono a visitare in un giorno?

Dipende dalla distanza tra loro, da quanto bisogna rifornire e dall’accesso a ogni struttura. Misura quanto tempo impieghi in ogni sosta per alcune settimane e pianifica su quello, non su una cifra generica.

Ogni quanto bisogna visitare ogni macchina?

Prima che si svuoti la posizione che vende di più o scada ciò che contiene, e non così presto da trovarla quasi piena. Lo spieghiamo nella nostra guida su ogni quanto rifornire un distributore automatico.

Come faccio a sapere cosa devo caricare prima di partire?

Con una lista di carico: ciò che si è venduto in ogni posizione dall’ultima visita, o ciò che di solito si vende in quel periodo, sommato per prodotto per le macchine della giornata.

Bisogna ritirare il denaro a ogni visita?

Non necessariamente. Puoi ritirarlo ogni due o tre visite, ma sempre con un sacchetto per macchina e confrontandolo con il venduto.

Quanto costa visitare una macchina?

I chilometri della deviazione per quanto ti costa ogni chilometro, più il parcheggio e il tempo per andare e rifornire. Somma tutto ogni mese nel conto di ogni macchina.

Conclusione

Un buon giro dei distributori automatici si prepara prima di partire: macchine raggruppate per zone e giorni, una lista di carico per ciascuna e un ordine di soste che non ti faccia tornare indietro. A ogni sosta, prima annoti e poi rifornisci. E ogni qualche mese, con i dati davanti, aggiusti: meno visite dove sono di troppo, più spazio dove manca e fuori le macchine che non ripagano le visite.