Cada quant cal reposar una màquina de vending: com calcular-ho

Consultoria EHERO

8 minutos de lectura

No hi ha un nombre de dies que serveixi per a totes les màquines. Cada quant cal reposar una màquina de vending ho decideix la cel·la que abans s’esgota, o el producte que abans caduca, i el cost de cada visita. Si vas tard, perds vendes amb cel·les buides; si vas massa aviat, pagues quilòmetres i hores per carregar quatre llaunes.

En aquesta guia expliquem com calcular quan s’esgota cada cel·la, què passa amb els frescos, com comparar el cost d’una visita amb el que perds per anar tard, els senyals que hi vas de més o de menys i com espaiar les visites sense perdre vendes.

La resposta curta

Reposa abans que s’esgoti la cel·la que més ven o caduqui el que porta la màquina.
No hi vagis tan aviat que la trobis gairebé plena: aquesta visita costa igual i deixa poc.
Cada màquina té la seva freqüència: una en una estació pot demanar dues visites per setmana i una altra en una oficina petita, una cada dues setmanes.
Es calcula amb el que ven cada cel·la, i es revisa cada pocs mesos.

La cel·la que marca el ritme

Per a cada cel·la, divideix la seva capacitat pel que ven al dia: són els dies que triga a esgotar-se des de plena. La que abans s’esgota, si ven prou per importar, és la que marca quan hi has de tornar. Un exemple amb xifres inventades:

Cel·la	Capacitat	Vendes al dia	S’esgota en
Aigua	30	6	5 dies
Refresc	24	3	8 dies
Patates	15	1,5	10 dies
Xocolatina	20	1	20 dies
Entrepà	8	1	8 dies, però caduca als 4

Aquesta màquina demana visita cada quatre o cinc dies, encara que gairebé tot duri més. I hi ha dues maneres d’allargar-ho: donar a l’aigua una segona cel·la (amb 60 unitats, aguanta deu dies) o treure l’entrepà si no pots anar-hi cada quatre dies. Amb totes dues, la màquina es podria visitar cada vuit.

Els frescos i les caducitats

Quan una màquina porta productes que caduquen aviat, com entrepans, amanides o làctics, són ells els que fixen la freqüència mínima: cal passar-hi abans que caduquin, es venguin o no. Per això:

Posa frescos només en màquines que venguin prou i que vagis a visitar sovint.
Carrega la quantitat que es ven fins a la visita següent, no la que hi cap.
Col·loca al davant el que abans caduca i retira el que caducarà abans que tornis.
Les màquines refrigerades necessiten una alarma que avisi si es talla la llum; si salta, cal anar-hi encara que no toqués.

Anar tard o anar massa: què costa cada cosa

Anar tard té un cost que no es veu: el que hauria venut la cel·la buida. Anar massa en té un que sí: la visita. Compara’ls.

Amb els números dels nostres exemples: si la cel·la de l’aigua es queda buida dos dies, són 12 vendes perdudes; a 0,66 € de marge, uns 8 €. Una visita extra costa uns 16 € entre vehicle i temps. En aquest cas, anar-hi més sovint no compensa: compensa donar més espai a l’aigua perquè aguanti fins a la visita.

El càlcul canvia amb cada màquina. Una que ven molt i és de pas mereix més visites; una que ven poc i és lluny, menys. El cost de cada visita l’expliquem a la guia sobre com organitzar una ruta de vending, i les vendes que es perden amb les cel·les buides, a cel·les buides i caducats.

Senyals que hi vas de més o de menys

Hi vas de més si…	Hi vas de menys si…
En arribar, la màquina està gairebé plena	En arribar, hi ha diverses cel·les buides
Carregues poques unitats per visita	Les cel·les que més venen sempre estan a zero
El que deixa la màquina no paga les visites	Retires més caducats dels que caldria
El local amb prou feines nota que hi has passat	El local t’avisa que no queda res

El senyal més útil és la primera fila: com de plena està encara la màquina quan hi arribes. Si està gairebé plena, espaia les visites; si hi ha buits en el que més ven, escurça o dona-li més espai.

Com espaiar les visites sense perdre vendes

Més espai per al que més surt: dues cel·les per al producte que marca el ritme.
Menys espai per al que es ven poc: una xocolatina que triga vint dies a esgotar-se pot compartir espai.
Frescos només on es pot anar sovint.
Màquines properes el mateix dia, per repartir el cost del desplaçament.
Ajustar per temporades: més visites a l’estiu on es ven beguda freda, menys a l’agost a les oficines.

Quins productes mereixen més espai ho expliquem a la guia dels productes més rendibles per a màquines de vending.

Sense telemetria

Les màquines amb telemetria avisen soles del que ven cada cel·la. Sense ella també es pot calcular tot això: n’hi ha prou amb anotar a cada visita el que queda a cada cel·la abans de reposar i el que hi afegeixes. Amb unes setmanes de visites tens les vendes mitjanes de cada cel·la, els dies que triga a esgotar-se i el que trobes en arribar. I amb això, la llista de càrrega de cada sortida.

Errors freqüents

Visitar totes les màquines igual, el mateix dia de cada setmana, venguin el que venguin.
Deixar que una cel·la amb poca venda marqui el ritme, o un fresc que potser no hi hauria de ser.
Reposar sense anotar el que quedava: així mai sabràs quant ven cada cel·la.
No comptar el que perds amb les cel·les buides perquè no es veu.
No revisar la freqüència quan canvien les vendes o la temporada.

Saber cada quant anar a cada màquina, amb Repónlo

Repónlo (un producte nostre) és una aplicació per a operadors de vending que no tenen telemetria. Amb el que anotes a cada visita, et diu com de plena estava la màquina en arribar i si a cada una hi vas de més o de menys, quantes vendes perds per les cel·les buides i quant se’n va en caducats. Abans de sortir, et diu què carregar. És gratis per sempre amb una màquina, amb totes les funcions. Amb més màquines, des de 19 € al mes, IVA no inclòs, fins a cinc, i sense permanència. L’aplicació està disponible en català.

Crear el compte gratis amb una màquina · Veure com funciona

Preguntes freqüents

Cada quant cal reposar una màquina de vending?

Depèn de cada màquina: abans que s’esgoti la cel·la que més ven o caduqui el que porta, i no tan aviat que la trobis gairebé plena. Es calcula amb la capacitat de cada cel·la i el que ven al dia.

Quantes vegades per setmana es reposa una màquina de vending?

No hi ha una xifra general. Una màquina en un lloc de molt pas pot demanar diverses visites per setmana, i una en una oficina petita, una cada dues setmanes.

Què faig si la cel·la de l’aigua s’esgota abans que la resta?

Dona-li més espai: una segona cel·la amb el mateix producte sol sortir més barata que una visita extra.

Cada quant es revisen els productes frescos?

Abans que caduquin, s’hagin venut o no. Si no hi pots anar amb aquesta freqüència, és millor no posar-los en aquella màquina.

Es pot saber quan reposar sense telemetria?

Sí. Anotant a cada visita el que queda a cada cel·la i el que hi afegeixes, en poques setmanes saps quant ven cadascuna i quan s’esgota.

Conclusió

La freqüència de reposició no s’escull per costum: la marca la cel·la que abans s’esgota i el producte que abans caduca. Calcula els dies de cada cel·la, compara el que perds per anar tard amb el que costa anar massa, i abans d’afegir visites, prova de donar més espai al que més surt. Així cada visita carrega el just i cap cel·la important es queda buida.