Eine feste Zahl von Tagen, die für alle Automaten passt, gibt es nicht. Wie oft du Verkaufsautomaten nachfüllen solltest, bestimmen das Fach, das zuerst leer ist, oder das Produkt, das zuerst abläuft, und die Kosten jeder Fahrt. Kommst du zu spät, verlierst du Umsatz durch leere Fächer; kommst du zu früh, bezahlst du Kilometer und Stunden, um vier Dosen nachzulegen.
In diesem Leitfaden erklären wir, wie du ausrechnest, wann jedes Fach leer ist, was sich bei Frischware ändert, wie du die Kosten eines Besuchs mit dem vergleichst, was du durch zu spätes Kommen verlierst, woran du merkst, dass du zu oft oder zu selten kommst, und wie du die Abstände zwischen den Besuchen verlängerst, ohne Umsatz zu verlieren.
Die kurze Antwort
- Fülle nach, bevor das Fach mit dem meisten Absatz leer ist oder die Ware im Automaten abläuft.
- Komm nicht so früh, dass du den Automaten fast voll vorfindest: Dieser Besuch kostet genauso viel und bringt wenig.
- Jeder Automat hat seinen eigenen Rhythmus: Einer am Bahnhof braucht vielleicht zwei Besuche pro Woche, einer in einem kleinen Büro einen alle zwei Wochen.
- Du berechnest ihn aus dem, was jedes Fach verkauft, und überprüfst ihn alle paar Monate.
Das Fach, das den Takt vorgibt
Teile für jedes Fach die Kapazität durch den Absatz pro Tag: Das ergibt die Tage, bis es von voll auf leer ist. Das Fach, das zuerst leer ist, bestimmt, wann du wiederkommen musst, sofern es genug verkauft, um ins Gewicht zu fallen. Ein Beispiel mit erfundenen Zahlen:
| Fach | Kapazität | Absatz pro Tag | Leer nach |
|---|---|---|---|
| Wasser | 30 | 6 | 5 Tagen |
| Limonade | 24 | 3 | 8 Tagen |
| Chips | 15 | 1,5 | 10 Tagen |
| Schokoriegel | 20 | 1 | 20 Tagen |
| Sandwich | 8 | 1 | 8 Tagen, läuft aber nach 4 ab |
Dieser Automat braucht alle vier bis fünf Tage einen Besuch, obwohl fast alles andere länger reicht. Es gibt zwei Wege, die Abstände zu verlängern: dem Wasser ein zweites Fach geben (mit 60 Stück reicht es zehn Tage) oder das Sandwich herausnehmen, wenn du nicht alle vier Tage kommen kannst. Mit beidem käme der Automat mit einem Besuch alle acht Tage aus.
Frischware und Haltbarkeit
Führt ein Automat Produkte, die schnell ablaufen, etwa Sandwiches, Salate oder Milchprodukte, dann legen diese die Mindestfrequenz fest: Du musst vorbeikommen, bevor sie ablaufen, ob sie verkauft sind oder nicht. Deshalb gilt:
- Frischware nur in Automaten, die gut verkaufen und die du oft anfährst.
- Nur so viel laden, wie bis zum nächsten Besuch verkauft wird, nicht so viel, wie hineinpasst.
- Was zuerst abläuft, nach vorne, und herausnehmen, was vor deinem nächsten Besuch abläuft.
- Automaten mit Kühlung brauchen einen Alarm, der einen Stromausfall meldet; schlägt er an, musst du hin, auch wenn kein Besuch geplant war.
Zu spät oder zu oft: was beides kostet
Zu spät zu kommen kostet etwas, das man nicht sieht: den Umsatz, den das leere Fach gemacht hätte. Zu oft zu kommen kostet etwas Sichtbares: den Besuch. Vergleiche beides.
Mit den Zahlen aus unseren Beispielen: Bleibt das Wasserfach zwei Tage leer, sind das 12 verlorene Verkäufe; bei 0,66 € Marge rund 8 €. Ein zusätzlicher Besuch kostet etwa 16 € für Fahrzeug und Zeit. Hier lohnt es sich also nicht, öfter zu fahren: Besser gibst du dem Wasser mehr Platz, damit es bis zum nächsten Besuch reicht.
Die Rechnung ist bei jedem Automaten anders. Einer, der viel verkauft und auf dem Weg liegt, verdient mehr Besuche; einer, der wenig verkauft und weit weg steht, weniger. Was jeder Besuch kostet, erklären wir in unserem Leitfaden zur Tourenplanung für Verkaufsautomaten, und den Umsatz, der durch leere Fächer verloren geht, unter Leere Fächer und abgelaufene Produkte.
Woran du merkst, dass du zu oft oder zu selten kommst
| Du kommst zu oft, wenn … | Du kommst zu selten, wenn … |
|---|---|
| der Automat bei deiner Ankunft fast voll ist | bei deiner Ankunft mehrere Fächer leer sind |
| du pro Besuch nur wenige Stück nachfüllst | die Fächer mit dem meisten Absatz immer auf null stehen |
| der Ertrag des Automaten seine Besuche nicht bezahlt | du mehr abgelaufene Ware herausnimmst, als du solltest |
| der Standort kaum merkt, dass du da warst | der Standort dir meldet, dass nichts mehr da ist |
Das nützlichste Signal steht in der ersten Zeile: wie voll der Automat noch ist, wenn du ankommst. Ist fast alles noch da, verlängere die Abstände; fehlt es bei den Bestsellern, verkürze sie oder gib diesen Produkten mehr Platz.
Längere Abstände ohne Umsatzverlust
- Mehr Platz für das, was am besten läuft: zwei Fächer für das Produkt, das den Takt vorgibt.
- Weniger Platz für das, was wenig verkauft: Ein Schokoriegel, der zwanzig Tage braucht, bis sein Fach leer ist, kann sich eines teilen.
- Frischware nur dort, wo du oft hinkommst.
- Nahe beieinander stehende Automaten am selben Tag, damit sich die Fahrtkosten verteilen.
- Nach Saison anpassen: im Sommer mehr Besuche dort, wo kalte Getränke laufen, im August weniger in Büros.
Welche Produkte mehr Platz verdienen, steht in unserem Leitfaden über die rentabelsten Produkte für Verkaufsautomaten.
Ohne Telemetrie
Automaten mit Telemetrie melden von selbst, was jedes Fach verkauft. Ohne Telemetrie lässt sich das alles ebenfalls berechnen: Notiere bei jedem Besuch, was vor dem Nachfüllen noch in jedem Fach ist und was du nachlegst. Nach ein paar Wochen kennst du den durchschnittlichen Absatz jedes Fachs, die Tage, bis es leer ist, und was du bei der Ankunft vorfindest. Daraus ergibt sich die Ladeliste für jede Tour.
Häufige Fehler
- Alle Automaten gleich oft anfahren, am selben Wochentag, egal wie viel sie verkaufen.
- Ein Fach mit wenig Absatz den Takt bestimmen lassen, oder ein Frischprodukt, das dort gar nicht sein müsste.
- Nachfüllen, ohne zu notieren, was noch drin war: So erfährst du nie, wie viel jedes Fach verkauft.
- Den Umsatz, den leere Fächer kosten, nicht mitrechnen, weil man ihn nicht sieht.
- Die Abstände nicht überprüfen, wenn sich Absatz oder Saison ändern.
Mit Repónlo wissen, wie oft du zu jedem Automaten fahren solltest
Repónlo (unser eigenes Produkt) ist eine App für Automatenbetreiber ohne Telemetrie. Aus dem, was du bei jedem Besuch notierst, zeigt sie dir, wie voll jeder Automat bei deiner Ankunft war und ob du zu oft oder zu selten hinfährst, wie viel Umsatz du durch leere Fächer verlierst und wie viel durch abgelaufene Ware verloren geht. Vor dem Losfahren sagt sie dir, was du laden musst. Für einen Automaten ist sie dauerhaft kostenlos, mit allen Funktionen. Für mehr Automaten kostet sie ab 19 € im Monat zzgl. MwSt., für bis zu fünf Automaten und ohne Mindestlaufzeit. Die App gibt es auf Deutsch.
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Häufige Fragen
Wie oft muss man einen Verkaufsautomaten nachfüllen?
Das hängt vom Automaten ab: bevor das Fach mit dem meisten Absatz leer ist oder seine Ware abläuft, und nicht so früh, dass du ihn fast voll vorfindest. Berechnet wird das aus der Kapazität jedes Fachs und seinem Absatz pro Tag.
Wie oft pro Woche wird ein Automat nachgefüllt?
Eine allgemeine Zahl gibt es nicht. Ein Automat an einem stark frequentierten Ort kann mehrere Besuche pro Woche brauchen, einer in einem kleinen Büro einen alle zwei Wochen.
Was tun, wenn das Wasserfach vor allen anderen leer ist?
Gib ihm mehr Platz: Ein zweites Fach mit demselben Produkt ist meist günstiger als ein zusätzlicher Besuch.
Wie oft muss Frischware kontrolliert werden?
Bevor sie abläuft, ob sie verkauft ist oder nicht. Wenn du nicht so oft kommen kannst, lässt du sie in diesem Automaten besser weg.
Kann man ohne Telemetrie wissen, wann nachgefüllt werden muss?
Ja. Wenn du bei jedem Besuch notierst, was in jedem Fach noch drin ist und was du nachlegst, weißt du nach wenigen Wochen, wie viel jedes verkauft und wann es leer ist.
Fazit
Wie oft du nachfüllst, ist keine Frage der Gewohnheit: Das Fach, das zuerst leer ist, und das Produkt, das zuerst abläuft, geben den Takt vor. Rechne die Tage für jedes Fach aus, vergleiche, was du durch zu spätes Kommen verlierst, mit dem, was ein Besuch zu viel kostet, und bevor du Besuche hinzufügst, gib dem, was am besten läuft, mehr Platz. So lädst du bei jedem Besuch genau das Richtige, und kein wichtiges Fach bleibt leer.
Nützliche Links
- Tourenplanung für Verkaufsautomaten: Gebiete, Beladung und die Kosten jedes Besuchs.
- Die rentabelsten Produkte für Verkaufsautomaten: was mehr Platz verdient.
- Leere Fächer und abgelaufene Produkte: der Umsatz, den man verliert, ohne ihn zu sehen.
- Ladeliste für Verkaufsautomaten: was vor dem Losfahren in den Wagen kommt.
- Rentabilität eines Verkaufsautomaten: die vollständige Rechnung.
