Aucun nombre de jours ne vaut pour toutes les machines. Savoir quand réapprovisionner un distributeur automatique dépend de l’emplacement qui se vide en premier, ou du produit qui périme en premier, et du coût de chaque visite. Si vous passez trop tard, vous perdez des ventes sur des emplacements vides ; si vous passez trop tôt, vous payez des kilomètres et des heures pour charger quatre canettes.
Dans ce guide, nous expliquons comment calculer quand chaque emplacement se vide, ce qui change avec les produits frais, comment comparer le coût d’une visite avec ce que vous perdez en passant trop tard, les signes qui montrent que vous passez trop souvent ou pas assez, et comment espacer les visites sans perdre de ventes.
La réponse courte
- Réapprovisionnez avant que l’emplacement qui vend le plus ne se vide ou que les produits de la machine n’arrivent à péremption.
- N’y allez pas si tôt que vous la trouviez presque pleine : cette visite coûte autant et rapporte peu.
- Chaque machine a sa propre fréquence : celle d’une gare peut demander deux visites par semaine, et celle d’un petit bureau, une toutes les deux semaines.
- Elle se calcule à partir de ce que vend chaque emplacement, et se revoit à quelques mois d’intervalle.
L’emplacement qui donne le rythme
Pour chaque emplacement, divisez sa capacité par ce qu’il vend par jour : vous obtenez le nombre de jours qu’il met à se vider une fois plein. Celui qui se vide en premier, s’il vend assez pour compter, est celui qui fixe le moment où vous devez revenir. Un exemple avec des chiffres inventés :
| Emplacement | Capacité | Ventes par jour | Vide en |
|---|---|---|---|
| Eau | 30 | 6 | 5 jours |
| Soda | 24 | 3 | 8 jours |
| Chips | 15 | 1,5 | 10 jours |
| Barre chocolatée | 20 | 1 | 20 jours |
| Sandwich | 8 | 1 | 8 jours, mais périme au bout de 4 |
Cette machine demande une visite tous les quatre ou cinq jours, alors que presque tout le reste tient plus longtemps. Il y a deux façons d’allonger ce délai : donner un deuxième emplacement à l’eau (avec 60 unités, elle tient dix jours) ou retirer le sandwich si vous ne pouvez pas passer tous les quatre jours. Avec les deux, la machine pourrait n’être visitée que tous les huit jours.
Les produits frais et les dates de péremption
Quand une machine propose des produits qui périment vite, comme des sandwichs, des salades ou des produits laitiers, ce sont eux qui fixent la fréquence minimale : il faut passer avant leur date, qu’ils soient vendus ou non. D’où ces règles :
- Ne mettez des produits frais que dans les machines qui vendent bien et que vous visitez souvent.
- Chargez la quantité qui se vendra d’ici la prochaine visite, pas celle qui tient dans la machine.
- Placez devant ce qui périme le plus tôt et retirez ce qui sera périmé avant votre retour.
- Les machines réfrigérées ont besoin d’une alarme qui prévient en cas de coupure de courant ; si elle se déclenche, il faut y aller même si ce n’était pas prévu.
Passer trop tard ou trop souvent : ce que coûte chaque cas
Passer trop tard a un coût qui ne se voit pas : ce que l’emplacement vide aurait vendu. Passer trop souvent en a un qui se voit : la visite. Comparez les deux.
Avec les chiffres de nos exemples : si l’emplacement de l’eau reste vide deux jours, ce sont 12 ventes perdues ; avec 0,66 € de marge, environ 8 €. Une visite de plus coûte environ 16 € entre le véhicule et le temps passé. Ici, passer plus souvent ne vaut pas le coup : mieux vaut donner plus de place à l’eau pour qu’elle tienne jusqu’à la visite.
Le calcul change d’une machine à l’autre. Celle qui vend beaucoup et se trouve sur votre trajet mérite plus de visites ; celle qui vend peu et se trouve loin, moins. Nous expliquons le coût de chaque visite dans notre guide pour organiser une tournée de distributeurs automatiques, et les ventes perdues sur les emplacements vides dans Emplacements vides et produits périmés.
Les signes que vous passez trop souvent ou pas assez
| Vous passez trop souvent si… | Vous ne passez pas assez si… |
|---|---|
| En arrivant, vous trouvez la machine presque pleine | En arrivant, vous trouvez plusieurs emplacements vides |
| Vous chargez peu d’unités à chaque visite | Les emplacements qui vendent le plus sont toujours à zéro |
| Ce que rapporte la machine ne paie pas ses visites | Vous retirez plus de produits périmés que vous ne le devriez |
| L’établissement remarque à peine votre passage | L’établissement vous prévient qu’il ne reste plus rien |
Le signe le plus utile est la première ligne : à quel point la machine est encore pleine quand vous arrivez. Si elle l’est presque entièrement, espacez les visites ; s’il y a des trous dans ce qui vend le plus, rapprochez-les ou donnez plus de place à ces produits.
Comment espacer les visites sans perdre de ventes
- Plus de place pour ce qui part le plus : deux emplacements pour le produit qui donne le rythme.
- Moins de place pour ce qui se vend peu : une barre chocolatée qui met vingt jours à se vider peut partager son emplacement.
- Des produits frais seulement là où vous pouvez passer souvent.
- Les machines proches le même jour, pour répartir le coût du trajet.
- Un rythme qui suit les saisons : plus de visites en été là où se vendent les boissons fraîches, moins en août dans les bureaux.
Les produits qui méritent le plus de place sont détaillés dans notre guide sur les produits les plus rentables pour distributeurs automatiques.
Sans télémétrie
Les machines équipées de télémétrie signalent d’elles-mêmes ce que vend chaque emplacement. Sans elle, tout cela se calcule aussi : il suffit de noter à chaque visite ce qui reste dans chaque emplacement avant de réapprovisionner, et ce que vous ajoutez. Au bout de quelques semaines, vous connaissez les ventes moyennes de chaque emplacement, le nombre de jours qu’il met à se vider et ce que vous trouvez en arrivant. Et, à partir de là, la liste de chargement de chaque tournée.
Les erreurs fréquentes
- Visiter toutes les machines au même rythme, le même jour chaque semaine, quoi qu’elles vendent.
- Laisser un emplacement qui vend peu donner le rythme, ou un produit frais qui n’a peut-être pas sa place.
- Réapprovisionner sans noter ce qui restait : vous ne saurez jamais combien vend chaque emplacement.
- Oublier ce que coûtent les emplacements vides, parce que cela ne se voit pas.
- Ne pas revoir la fréquence quand les ventes ou la saison changent.
Savoir à quel rythme passer à chaque machine, avec Repónlo
Repónlo (notre propre application) s’adresse aux exploitants de distributeurs automatiques sans télémétrie. À partir de ce que vous notez à chaque visite, elle vous montre à quel point chaque machine était pleine à votre arrivée et si vous y passez trop souvent ou pas assez, combien de ventes vous perdez sur les emplacements vides et ce que vous coûtent les produits périmés. Avant de partir, elle vous dit quoi charger. Elle est gratuite à vie pour une machine, avec toutes les fonctionnalités. Au-delà, à partir de 19 € par mois, TVA non incluse, jusqu’à cinq machines, sans engagement. L’application est disponible en français.
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Questions fréquentes
À quelle fréquence faut-il réapprovisionner un distributeur automatique ?
Cela dépend de chaque machine : avant que l’emplacement qui vend le plus ne se vide ou que ses produits n’arrivent à péremption, et pas si tôt que vous la trouviez presque pleine. Elle se calcule à partir de la capacité de chaque emplacement et de ce qu’il vend par jour.
Combien de fois par semaine faut-il réapprovisionner une machine ?
Il n’y a pas de chiffre général. Une machine dans un lieu de passage peut demander plusieurs visites par semaine, et une autre dans un petit bureau, une toutes les deux semaines.
Que faire si l’emplacement de l’eau se vide avant les autres ?
Donnez-lui plus de place : un deuxième emplacement avec le même produit revient souvent moins cher qu’une visite de plus.
À quelle fréquence contrôler les produits frais ?
Avant leur date de péremption, qu’ils soient vendus ou non. Si vous ne pouvez pas passer aussi souvent, mieux vaut ne pas en mettre dans cette machine.
Peut-on savoir quand réapprovisionner sans télémétrie ?
Oui. En notant à chaque visite ce qui reste dans chaque emplacement et ce que vous ajoutez, vous savez en quelques semaines combien vend chacun et quand il se vide.
Conclusion
La fréquence de réapprovisionnement ne se choisit pas par habitude : elle dépend de l’emplacement qui se vide en premier et du produit qui périme en premier. Calculez les jours de chaque emplacement, comparez ce que vous perdez en passant trop tard avec ce que coûte une visite de trop, et avant d’ajouter des visites, essayez de donner plus de place à ce qui part le plus. Ainsi, chaque visite charge juste ce qu’il faut et aucun emplacement important ne reste vide.
Liens utiles
- Organiser une tournée de distributeurs automatiques : zones, chargement et coût de chaque visite.
- Les produits les plus rentables pour distributeurs automatiques : ceux qui méritent le plus de place.
- Emplacements vides et produits périmés : les ventes perdues sans qu’on les voie.
- Liste de chargement pour distributeurs automatiques : quoi emporter avant de partir.
- Rentabilité d’un distributeur automatique : le calcul complet.
