Ogni quanto rifornire un distributore automatico: come calcolarlo

Consultoría EHERO

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Non esiste un numero di giorni valido per tutte le macchine. Ogni quanto rifornire un distributore automatico lo decidono la posizione che si svuota prima, o il prodotto che scade prima, e il costo di ogni visita. Se ci vai tardi, perdi vendite con le posizioni vuote; se ci vai troppo presto, paghi chilometri e ore per caricare quattro lattine.

In questa guida spieghiamo come calcolare quando si svuota ogni posizione, cosa succede con i freschi, come confrontare il costo di una visita con ciò che perdi andando tardi, i segnali che ci vai troppo spesso o troppo poco e come distanziare le visite senza perdere vendite.

La risposta breve

Rifornisci prima che si svuoti la posizione che vende di più o che scada ciò che contiene la macchina.
Non andare così presto da trovarla quasi piena: quella visita costa uguale e lascia poco.
Ogni macchina ha la sua frequenza: una in una stazione può richiedere due visite a settimana e un’altra in un piccolo ufficio, una ogni due settimane.
Si calcola con ciò che vende ogni posizione, e si rivede ogni qualche mese.

La posizione che detta il ritmo

Per ogni posizione, dividi la sua capacità per quanto vende al giorno: sono i giorni che impiega a svuotarsi da piena. Quella che si svuota prima, se vende abbastanza da contare, è quella che stabilisce quando devi tornare. Un esempio con cifre inventate:

Posizione	Capacità	Vendite al giorno	Si svuota in
Acqua	30	6	5 giorni
Bibita	24	3	8 giorni
Patatine	15	1,5	10 giorni
Barretta di cioccolato	20	1	20 giorni
Panino	8	1	8 giorni, ma scade dopo 4

Questa macchina richiede una visita ogni quattro o cinque giorni, anche se quasi tutto dura di più. E ci sono due modi per allungare l’intervallo: dare all’acqua una seconda posizione (con 60 unità, dura dieci giorni) oppure togliere il panino se non puoi andare ogni quattro giorni. Con entrambe le modifiche, la macchina potrebbe essere visitata ogni otto giorni.

I freschi e le scadenze

Quando una macchina contiene prodotti che scadono presto, come panini, insalate o latticini, sono loro a fissare la frequenza minima: bisogna passare prima che scadano, venduti o no. Per questo:

Metti i freschi solo in macchine che vendono abbastanza e che andrai a visitare spesso.
Carica la quantità che si vende fino alla visita successiva, non quella che ci sta.
Metti davanti ciò che scade prima e rimuovi ciò che scadrà prima del tuo ritorno.
Le macchine refrigerate hanno bisogno di un allarme che avvisi se salta la corrente; se scatta, bisogna andare anche se non era previsto.

Andare tardi o troppo spesso: quanto costa ciascuna cosa

Andare tardi ha un costo invisibile: ciò che avrebbe venduto la posizione vuota. Andarci troppo spesso ha un costo visibile: la visita. Confrontali.

Con i numeri dei nostri esempi: se la posizione dell’acqua resta vuota per due giorni, sono 12 vendite perse; a 0,66 € di margine, circa 8 €. Una visita extra costa circa 16 € tra veicolo e tempo. In questo caso, andare più spesso non conviene: conviene dare più spazio all’acqua perché arrivi fino alla visita.

Il calcolo cambia con ogni macchina. Una che vende molto ed è lungo il tragitto merita più visite; una che vende poco ed è lontana, meno. Il costo di ogni visita lo spieghiamo nella guida per organizzare il giro dei distributori automatici, e le vendite perse con le posizioni vuote, in posizioni vuote e prodotti scaduti.

Segnali che ci vai troppo spesso o troppo poco

Ci vai troppo spesso se…	Ci vai troppo poco se…
Quando arrivi, la macchina è quasi piena	Quando arrivi, ci sono diverse posizioni vuote
Carichi poche unità per visita	Le posizioni che vendono di più sono sempre a zero
Ciò che lascia la macchina non paga le visite	Rimuovi più prodotti scaduti di quanti dovresti
Il locale quasi non si accorge che sei passato	Il locale ti avvisa che non è rimasto nulla

Il segnale più utile è la prima riga: quanto è ancora piena la macchina quando arrivi. Se è quasi piena, distanzia le visite; se ci sono vuoti in ciò che vende di più, accorcia o dagli più spazio.

Come distanziare le visite senza perdere vendite

Più spazio per ciò che vende di più: due posizioni per il prodotto che detta il ritmo.
Meno spazio per ciò che si vende poco: una barretta di cioccolato che impiega venti giorni a svuotarsi può condividere lo spazio.
Freschi solo dove si può andare spesso.
Macchine vicine nello stesso giorno, per distribuire il costo dello spostamento.
Adattarsi alla stagione: più visite in estate dove si vendono bevande fredde, meno in agosto negli uffici.

Quali prodotti meritano più spazio lo spieghiamo nella guida ai prodotti più redditizi per i distributori automatici.

Senza telemetria

Le macchine con telemetria avvisano da sole di ciò che vende ogni posizione. Anche senza, si può calcolare tutto questo: basta annotare a ogni visita ciò che resta in ogni posizione prima di rifornire e ciò che aggiungi. Con alcune settimane di visite hai le vendite medie di ogni posizione, i giorni che impiega a svuotarsi e ciò che trovi quando arrivi. E con questo, la lista di carico di ogni giro.

Errori frequenti

Visitare tutte le macchine allo stesso modo, lo stesso giorno di ogni settimana, qualunque cosa vendano.
Lasciare che una posizione con poche vendite detti il ritmo, o un fresco di cui la macchina potrebbe fare a meno.
Rifornire senza annotare ciò che restava: così non saprai mai quanto vende ogni posizione.
Non contare ciò che perdi con le posizioni vuote perché non si vede.
Non rivedere la frequenza quando cambiano le vendite o la stagione.

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Repónlo (un nostro prodotto) è un’app per gestori di distributori automatici che non hanno telemetria. Con ciò che annoti a ogni visita, ti dice quanto era piena la macchina quando sei arrivato e se in ciascuna vai troppo spesso o troppo poco, quante vendite perdi per le posizioni vuote e quanto se ne va in prodotti scaduti. Prima di partire, ti dice cosa caricare. È gratis per sempre con una macchina, con tutte le funzioni. Con più macchine, da 19 € al mese, IVA esclusa, fino a cinque, senza vincoli. L’app è disponibile in italiano.

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Domande frequenti

Ogni quanto bisogna rifornire un distributore automatico?

Dipende da ogni macchina: prima che si svuoti la posizione che vende di più o che scada ciò che contiene, e non così presto da trovarla quasi piena. Si calcola con la capacità di ogni posizione e con quanto vende al giorno.

Quante volte a settimana si rifornisce un distributore automatico?

Non esiste una cifra generale. Una macchina in un luogo molto frequentato può richiedere più visite a settimana, e una in un piccolo ufficio, una ogni due settimane.

Cosa faccio se la posizione dell’acqua si svuota prima delle altre?

Dagli più spazio: una seconda posizione con lo stesso prodotto di solito costa meno di una visita extra.

Ogni quanto si controllano i prodotti freschi?

Prima che scadano, venduti o no. Se non puoi andare con quella frequenza, è meglio non metterli in quella macchina.

Si può sapere quando rifornire senza telemetria?

Sì. Annotando a ogni visita ciò che resta in ogni posizione e ciò che aggiungi, in poche settimane sai quanto vende ciascuna e quando si svuota.

Conclusione

La frequenza di rifornimento non si sceglie per abitudine: la determina la posizione che si svuota prima e il prodotto che scade prima. Calcola i giorni di ogni posizione, confronta ciò che perdi andando tardi con ciò che costa andarci troppo spesso, e prima di aggiungere visite prova a dare più spazio a ciò che vende di più. Così ogni visita carica il giusto e nessuna posizione importante resta vuota.