Não existe um número de dias que sirva para todas as máquinas. Com que frequência repor uma máquina de vending depende da posição que esvazia primeiro, ou do produto que caduca primeiro, e do custo de cada visita. Se fores tarde, perdes vendas com posições vazias; se fores cedo demais, pagas quilómetros e horas para carregar quatro latas.
Neste guia explicamos como calcular quando cada posição esvazia, o que acontece com os frescos, como comparar o custo de uma visita com o que perdes por ir tarde, os sinais de que vais a mais ou a menos e como espaçar as visitas sem perder vendas.
A resposta curta
- Repõe antes de a posição que mais vende esvaziar ou de caducar o que a máquina tem.
- Não vás tão cedo que a encontres quase cheia: essa visita custa o mesmo e deixa pouco.
- Cada máquina tem a sua frequência: uma numa estação pode pedir duas visitas por semana e outra num pequeno escritório, uma de duas em duas semanas.
- Calcula-se com o que cada posição vende, e revê-se a cada poucos meses.
A posição que marca o ritmo
Para cada posição, divide a sua capacidade pelo que vende por dia: são os dias que demora a esvaziar-se a partir de cheia. A que esvazia primeiro, se vender o suficiente para importar, é a que marca quando tens de voltar. Um exemplo com números inventados:
| Posição | Capacidade | Vendas por dia | Esvazia em |
|---|---|---|---|
| Água | 30 | 6 | 5 dias |
| Refrigerante | 24 | 3 | 8 dias |
| Batatas fritas | 15 | 1,5 | 10 dias |
| Barra de chocolate | 20 | 1 | 20 dias |
| Sandes | 8 | 1 | 8 dias, mas caduca ao fim de 4 |
Esta máquina pede visita a cada quatro ou cinco dias, embora quase tudo dure mais. E há duas formas de espaçar as visitas: dar à água uma segunda posição (com 60 unidades, aguenta dez dias) ou retirar a sandes se não puderes ir de quatro em quatro dias. Com as duas, a máquina poderia ser visitada de oito em oito dias.
Os frescos e os prazos de validade
Quando uma máquina tem produtos que caducam depressa, como sandes, saladas ou laticínios, são eles que definem a frequência mínima: é preciso passar antes de caducarem, sejam vendidos ou não. Por isso:
- Coloca frescos apenas em máquinas que vendam bastante e que vás visitar com frequência.
- Carrega a quantidade que se vende até à próxima visita, não a que cabe.
- Coloca à frente o que caduca primeiro e retira o que vai caducar antes de voltares.
- As máquinas refrigeradas precisam de um alarme que avise se houver um corte de luz; se disparar, tens de ir mesmo que não estivesse previsto.
Ir tarde ou ir a mais: quanto custa cada coisa
Ir tarde tem um custo que não se vê: o que a posição vazia teria vendido. Ir a mais tem um que se vê: a visita. Compara-os.
Com os números dos nossos exemplos: se a posição da água ficar vazia dois dias, são 12 vendas perdidas; a 0,66 € de margem, cerca de 8 €. Uma visita extra custa cerca de 16 € entre veículo e tempo. Neste caso, ir mais vezes não compensa: compensa dar mais espaço à água para aguentar até à visita.
A conta muda com cada máquina. Uma que vende muito e fica no caminho merece mais visitas; uma que vende pouco e fica longe, menos. O custo de cada visita explicamos no guia sobre como organizar uma rota de vending, e as vendas que se perdem com as posições vazias, em posições vazias e produtos caducados.
Sinais de que vais a mais ou a menos
| Vais a mais se… | Vais a menos se… |
|---|---|
| Ao chegar, a máquina está quase cheia | Ao chegar, há várias posições vazias |
| Carregas poucas unidades por visita | As posições que mais vendem estão sempre a zero |
| O que a máquina deixa não paga as visitas | Retiras mais produtos caducados do que devias |
| O local quase não nota que passaste | O local avisa-te de que já não há nada |
O sinal mais útil é a primeira linha: quão cheia continua a máquina quando chegas. Se estiver quase cheia, espaça as visitas; se houver falhas no que mais vende, encurta ou dá-lhe mais espaço.
Como espaçar as visitas sem perder vendas
- Mais espaço para o que mais sai: duas posições para o produto que marca o ritmo.
- Menos espaço para o que vende pouco: uma barra de chocolate que demora vinte dias a esvaziar-se pode partilhar espaço.
- Frescos só onde se pode ir com frequência.
- Máquinas próximas no mesmo dia, para repartir o custo da deslocação.
- Ajustar por épocas: mais visitas no verão onde se vende bebida fria, menos em agosto nos escritórios.
Que produtos merecem mais espaço explicamos no guia dos produtos mais rentáveis para máquinas de vending.
Sem telemetria
As máquinas com telemetria avisam sozinhas do que cada posição vende. Sem ela também se pode calcular tudo isto: basta anotar em cada visita o que sobra em cada posição antes de repor e o que acrescentas. Com algumas semanas de visitas tens as vendas médias de cada posição, os dias que demora a esvaziar-se e o que encontras ao chegar. E com isso, a lista de carga de cada volta.
Erros frequentes
- Visitar todas as máquinas da mesma forma, no mesmo dia de cada semana, vendam o que venderem.
- Deixar que uma posição com pouca venda marque o ritmo, ou um fresco que a máquina poderia dispensar.
- Repor sem anotar o que restava: assim nunca saberás quanto vende cada posição.
- Não contar o que perdes com as posições vazias porque não se vê.
- Não rever a frequência quando mudam as vendas ou a época.
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Repónlo (um produto nosso) é uma aplicação para operadores de vending que não têm telemetria. Com o que anotas em cada visita, diz-te quão cheia estava a máquina quando chegaste e se em cada uma vais a mais ou a menos, quantas vendas perdes pelas posições vazias e quanto se perde em produtos caducados. Antes de saíres, diz-te o que carregar. É grátis para sempre com uma máquina, com todas as funcionalidades. Com mais máquinas, desde 19 € por mês, IVA não incluído, até cinco, sem fidelização. A aplicação está disponível em português.
Perguntas frequentes
De quanto em quanto tempo é preciso repor uma máquina de vending?
Depende de cada máquina: antes de a posição que mais vende esvaziar ou de caducar o que leva, e não tão cedo que a encontres quase cheia. Calcula-se com a capacidade de cada posição e o que vende por dia.
Quantas vezes por semana se repõe uma máquina de vending?
Não há um número geral. Uma máquina num local com muito movimento pode pedir várias visitas por semana, e uma num pequeno escritório, uma de duas em duas semanas.
O que faço se a posição da água esvaziar antes das outras?
Dá-lhe mais espaço: uma segunda posição com o mesmo produto costuma sair mais barata do que uma visita extra.
De quanto em quanto tempo se revêm os produtos frescos?
Antes de caducarem, sejam vendidos ou não. Se não puderes ir com essa frequência, é melhor não os colocar nessa máquina.
É possível saber quando repor sem telemetria?
Sim. Anotando em cada visita o que sobra em cada posição e o que acrescentas, em poucas semanas sabes quanto vende cada uma e quando esvazia.
Conclusão
A frequência de reposição não se escolhe por hábito: é marcada pela posição que esvazia primeiro e pelo produto que caduca primeiro. Calcula os dias de cada posição, compara o que perdes por ir tarde com o que custa ir a mais e, antes de acrescentar visitas, tenta dar mais espaço ao que mais sai. Assim, cada visita carrega o necessário e nenhuma posição importante fica vazia.
Ligações úteis
- Como organizar uma rota de vending: zonas, carga e custo de cada visita.
- Produtos mais rentáveis para máquinas de vending: o que merece mais espaço.
- Posições vazias e produtos caducados: as vendas que se perdem sem as ver.
- A lista de carga: o que levar antes de sair.
- Rentabilidade de uma máquina de vending: a conta completa.
