Programa de gestão de vending: o que deve fazer e como escolhê-lo

Consultoria EHERO

9 minutos de lectura

Um programa de gestão de vending serve para saber três coisas sem ter de ir ver: o que há em cada máquina, o que foi vendido e o que é preciso levar na próxima visita. Tudo o resto, do armazém à caixa, sai daí.

Neste guia explicamos o que faz um programa deste tipo, que tipos existem consoante tenham ou não telemetria, o que convém perguntar antes de escolher um e em que casos ainda basta uma folha de cálculo. Não comparamos marcas: damos os critérios para que compares tu.

O que faz um programa de vending

O trabalho de um operador repete-se num ciclo, e o programa acompanha-o passo a passo:

As máquinas e as suas posições. Que produto vai em cada posição, a que preço e quantas unidades cabem.
A carga. O que tirar do armazém antes de sair, de acordo com o que falta nas máquinas nesse dia.
A reposição. O que restava e o que foi acrescentado em cada posição.
As vendas. O que foi vendido por máquina, por produto e por posição.
O armazém e as compras. O que sobra, o que caduca e o que é preciso encomendar.
A caixa. O que é retirado de cada máquina e se bate certo com o que foi vendido.
Os números. O que deixa cada máquina depois de pagar o produto, as despesas e a comissão do local.

Um programa que cobre apenas uma parte, por exemplo as vendas, obriga a manter o resto noutro sítio. E, assim que os dados estão em dois sítios, deixam de bater certo.

Os três tipos que existem

A diferença de fundo é como o programa fica a saber o que foi vendido:

Tipo	Como sabe o que foi vendido	O que precisa	Para quem faz sentido
Com telemetria	A máquina envia sozinha	Um equipamento instalado em cada máquina e ligação de dados	Parques grandes, máquinas distantes ou com muita venda
De gestão completa	Com telemetria ou com os dados que são carregados	Uma implementação inicial e alguém que o administre	Empresas operadoras com equipa, várias rotas e faturação
Sem telemetria	Calcula com o que contas e carregas em cada visita	O telemóvel	Operadores pequenos que repõem eles próprios

Não há um tipo melhor do que outro. Há um que encaixa no número de máquinas que tens, na distância a que estão e no tempo que podes dedicar à implementação.

O que tem de resolver

Seja do tipo que for, isto é o que convém confirmar que faz:

O mapa de cada máquina: produto, preço e capacidade de cada posição.
A lista de carga das máquinas a visitar, para não sair com a carrinha meio vazia nem voltar com caixas por abrir.
A reposição posição a posição, a partir do telemóvel e em frente à máquina.
As vendas reais por máquina, por produto e por posição.
O armazém: existências, mínimos e contagem.
Os lotes e as validades, para tirar primeiro o que expira antes.
As compras: o que encomendar, a que fornecedor e a que preço.
A recolha de dinheiro: quanto deveria haver na caixa segundo o que foi vendido.
A comissão de cada local e as despesas fixas, para ver a rentabilidade de cada máquina.
Vários utilizadores, com permissões diferentes para quem repõe e para quem administra.
A exportação dos teus dados, num formato que abra em qualquer folha de cálculo.

O que perguntar antes de escolher

Pergunta	Porque é importante
É preciso instalar algo na máquina?	Se for necessário, há um custo por máquina antes de começar, e convém confirmar que o teu modelo o suporta
Paga-se por máquina, por utilizador ou por funções?	Com o mesmo parque, a conta muda muito de um modelo para outro
Usa-se bem no telemóvel?	A reposição é registada de pé, em frente à máquina, não no escritório
Posso importar o que já tenho?	Voltar a introduzir produtos, posições e preços é o que faz com que ninguém chegue a começar
Posso exportar os meus dados se sair?	As vendas e o histórico são teus
Tem fidelização?	O número de máquinas sobe e desce ao longo do ano
Posso testá-lo com uma máquina?	Uma rota real ensina mais do que qualquer demonstração
Onde são guardados os dados?	Convém que seja na União Europeia e que isso esteja por escrito

Quando basta o Excel

Com uma ou duas máquinas e poucos produtos, uma folha de cálculo bem gerida faz o trabalho. Começa a ficar curta quando aparece algum destes sinais:

decides o que levar na carrinha de memória, e só acertas em metade;
não sabes que posição vende e qual está parada há semanas;
encontras produto fora de prazo na máquina ou no armazém;
o dinheiro que retiras não coincide com o que achas ter vendido, e não sabes porquê;
outra pessoa repõe e a folha só tu a entendes.

Explicamos isto com mais detalhe em controlo de máquinas de vending sem Excel.

E a telemetria?

A telemetria diz-te o que se passa na máquina sem ires até ela: o que foi vendido hoje, que posição está vazia, se há uma avaria. Sem telemetria, ficas a saber em cada visita, não entre uma visita e outra.

Se compensa depende das tuas máquinas. Pesa a favor que estejam longe, que vendam muito ou que uma viagem em vão te saia cara. Pesa contra que tenhas poucas, que estejam perto umas das outras ou que passes por elas de poucos em poucos dias de qualquer forma. É uma conta por máquina: o que custa o equipamento e a sua ligação, face às viagens e às vendas perdidas que evita.

É possível trabalhar sem ela e manter o controlo com o que se regista em cada reposição. É assim que funciona uma rota deste tipo: controlo de máquinas de vending sem telemetria.

Repónlo: o programa para quem repõe as suas próprias máquinas

Repónlo (é um produto nosso) é do terceiro tipo: não tem telemetria nem se liga à máquina. Registas o que sobra e o que carregas em cada posição, e daí saem as vendas, a lista de carga, o que é preciso comprar, as validades e o acerto da caixa. Usa-se no navegador do telemóvel, sem instalar nada, importa a tua folha de cálculo e permite-te descarregar todos os teus dados quando quiseres. É grátis para sempre com uma máquina. Com mais, 19, 39 ou 79 € por mês, mais impostos, consoante tenhas até 5, 15 ou 50 máquinas, com todas as funções em todos os planos e sem fidelização. A aplicação está em português.

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Perguntas frequentes

O que é um programa de gestão de vending?

Um programa que faz o controlo das máquinas de um operador: o que há em cada posição, o que se vende, o que é preciso repor e comprar, e quanto dinheiro deixa cada máquina.

É necessária telemetria para usar um programa de vending?

Não. Há programas que calculam as vendas com o que se conta e se carrega em cada reposição. A telemetria acrescenta o dado entre visitas, à custa de instalar um equipamento em cada máquina.

Posso gerir as minhas máquinas de vending com uma app no telemóvel?

Sim. A reposição é registada em frente à máquina, por isso o telemóvel é o sítio natural para o fazer. Convém que o programa esteja pensado para ecrã pequeno e não seja uma versão reduzida da de computador.

Quanto custa um programa de gestão de vending?

Depende do modelo de preço: por máquina, por utilizador ou por funções, e de precisar ou não de um equipamento em cada máquina. Antes de comparar preços, calcula o custo total com o teu número de máquinas.

O Excel chega para gerir máquinas de vending?

Com uma ou duas máquinas, sim. Fica curto quando é preciso calcular a carga, acompanhar as validades ou acertar a caixa de várias máquinas.

Posso passar os meus dados do Excel para um programa?

Depende do programa. Pergunta se importa produtos, posições e preços a partir de um ficheiro, e se mostra o que vai fazer antes de o gravar.

Conclusão

Escolher um programa de gestão de vending é, acima de tudo, decidir como queres saber o que se vende: com um equipamento em cada máquina ou com o que registas ao repor. A partir daí, o importante é que cubra o ciclo inteiro, que seja fácil de usar no telemóvel e que possas testá-lo com uma máquina antes de pagar.