Eine Software für Verkaufsautomaten dient dazu, drei Dinge zu wissen, ohne nachsehen zu müssen: was in jedem Automaten ist, was verkauft wurde und was beim nächsten Besuch mitgenommen werden muss. Alles andere, vom Lager bis zur Kasse, ergibt sich daraus.
In diesem Leitfaden erklären wir, was ein Programm dieser Art macht, welche Arten es gibt – je nachdem, ob Telemetrie vorhanden ist oder nicht –, was man vor der Auswahl fragen sollte und in welchen Fällen eine Tabellenkalkulation noch ausreicht. Wir vergleichen keine Marken: Wir geben die Kriterien, damit du selbst vergleichen kannst.
Was eine Software für Verkaufsautomaten macht
Die Arbeit eines Betreibers wiederholt sich in einem Zyklus, und das Programm begleitet ihn Schritt für Schritt:
- Die Automaten und ihre Fächer. Welches Produkt in welches Fach gehört, zu welchem Preis und wie viele Einheiten hineinpassen.
- Die Beladung. Was vor der Abfahrt aus dem Lager geholt werden muss, je nachdem, was in den Automaten des Tages fehlt.
- Die Befüllung. Was noch vorhanden war und was in jedem Fach hinzugefügt wurde.
- Die Verkäufe. Was pro Automat, pro Produkt und pro Fach verkauft wurde.
- Lager und Einkäufe. Was noch da ist, was abläuft und was bestellt werden muss.
- Die Kasse. Was aus jedem Automaten entnommen wird und ob es mit dem Verkauf übereinstimmt.
- Die Zahlen. Was jeder Automat nach Abzug von Produktkosten, Ausgaben und Standortprovision einbringt.
Ein Programm, das nur einen Teil abdeckt, zum Beispiel die Verkäufe, zwingt dazu, den Rest an anderer Stelle zu führen. Und sobald die Daten an zwei Orten liegen, stimmen sie nicht mehr überein.
Die drei Arten
Der grundlegende Unterschied ist, wie das Programm erfährt, was verkauft wurde:
| Typ | Wie es den Verkauf kennt | Was es braucht | Für wen es passt |
|---|---|---|---|
| Mit Telemetrie | Der Automat sendet es selbst | Ein in jedem Automaten installiertes Gerät und Datenverbindung | Große Automatenparks, weit entfernte Automaten oder Automaten mit hohem Umsatz |
| Vollständige Verwaltung | Mit Telemetrie oder mit den eingegebenen Daten | Eine Einrichtung und jemand, der es verwaltet | Betreiberunternehmen mit Personal, mehreren Touren und Abrechnung |
| Ohne Telemetrie | Es berechnet es mit dem, was du bei jedem Besuch zählst und auffüllst | Das Handy | Kleine Betreiber, die selbst auffüllen |
Es gibt nicht eine Art, die besser ist als die andere. Es gibt eine, die zur Anzahl der Automaten passt, die du betreust, zur Entfernung zwischen ihnen und zu der Zeit, die du für die Einrichtung aufbringen kannst.
Was es lösen muss
Ganz gleich, um welchen Typ es sich handelt, das sollte es können:
- Der Plan jedes Automaten: Produkt, Preis und Kapazität jedes Fachs.
- Die Ladeliste der Automaten, die besucht werden sollen, damit man nicht mit halb leerem Transporter losfährt oder mit ungeöffneten Kartons zurückkommt.
- Die Befüllung Fach für Fach, vom Handy aus und direkt vor dem Automaten.
- Die tatsächlichen Verkäufe pro Automat, pro Produkt und pro Fach.
- Das Lager: Bestände, Mindestmengen und Zählung.
- Chargen und Ablaufdaten, damit zuerst das genommen wird, was früher abläuft.
- Die Einkäufe: was bestellt werden soll, bei welchem Lieferanten und zu welchem Preis.
- Der Kassenabgleich: wie viel laut Verkauf in der Kasse sein sollte.
- Die Provision jedes Standorts und die Fixkosten, um die Rentabilität jedes Automaten zu sehen.
- Mehrere Benutzer, mit unterschiedlichen Berechtigungen für die Person, die auffüllt, und die Person, die verwaltet.
- Der Export deiner Daten, in einem Format, das sich in jeder Tabellenkalkulation öffnen lässt.
Was man vor der Auswahl fragen sollte
| Frage | Warum das wichtig ist |
|---|---|
| Muss am Automaten etwas installiert werden? | Wenn es nötig ist, entstehen vor dem Start Kosten pro Automat, und man sollte bestätigen, dass dein Modell es unterstützt |
| Wird pro Automat, pro Benutzer oder pro Funktion bezahlt? | Bei demselben Automatenpark kann sich die Rechnung je nach Modell stark ändern |
| Lässt es sich gut vom Handy aus nutzen? | Die Befüllung wird im Stehen direkt vor dem Automaten erfasst, nicht im Büro |
| Kann ich meine vorhandenen Daten importieren? | Produkte, Fächer und Preise erneut einzutippen ist genau das, wodurch niemand richtig anfängt |
| Kann ich meine Daten mitnehmen, wenn ich gehe? | Verkäufe und Historie gehören dir |
| Gibt es eine Mindestlaufzeit? | Die Anzahl der Automaten steigt und sinkt im Laufe des Jahres |
| Kann ich es mit einem Automaten testen? | Eine echte Tour zeigt mehr als jede Demo |
| Wo werden die Daten gespeichert? | Es ist ratsam, dass es in der Europäischen Union ist und schriftlich angegeben wird |
Wann Excel reicht
Mit einem oder zwei Automaten und wenigen Produkten erledigt eine gut geführte Tabellenkalkulation die Arbeit. Sie wird knapp, wenn eines dieser Anzeichen auftaucht:
- du entscheidest aus dem Gedächtnis, was in den Transporter kommt, und liegst nur halb richtig;
- du weißt nicht, welches Fach verkauft und welches seit Wochen stillsteht;
- du findest abgelaufene Ware im Automaten oder im Lager;
- das entnommene Geld stimmt nicht mit dem überein, was du verkauft zu haben glaubst, und du weißt nicht warum;
- eine andere Person füllt auf und nur du verstehst die Tabelle.
Mehr dazu unter Verkaufsautomaten verwalten ohne Excel.
Und die Telemetrie?
Die Telemetrie sagt dir, was im Automaten passiert, ohne dass du hinfahren musst: was heute verkauft wurde, welches Fach leer ist, ob es eine Störung gibt. Ohne Telemetrie weißt du das bei jedem Besuch, nicht zwischen zwei Besuchen.
Ob sie sich lohnt, hängt von deinen Automaten ab. Dafür spricht, wenn sie weit entfernt sind, viel verkaufen oder eine unnötige Fahrt teuer wäre. Dagegen spricht, wenn du nur wenige hast, sie nah beieinander stehen oder du ohnehin alle paar Tage dort vorbeikommst. Es ist eine Rechnung pro Automat: was das Gerät und seine Verbindung kosten, gegenüber den Fahrten und entgangenen Verkäufen, die es vermeidet.
Man kann auch ohne sie arbeiten und die Kontrolle mit dem führen, was bei jeder Befüllung notiert wird. So funktioniert eine Tour dieser Art: Verwaltung von Verkaufsautomaten ohne Telemetrie.
Repónlo: die Software für alle, die ihre eigenen Automaten auffüllen
Repónlo (unser eigenes Produkt) gehört zur dritten Art: Es hat keine Telemetrie und verbindet sich nicht mit dem Automaten. Du notierst, was in jedem Fach übrig ist und was du auffüllst, und daraus entstehen Verkäufe, Ladeliste, Einkaufsbedarf, Ablaufdaten und Kassenabgleich. Es wird im Browser des Handys genutzt, ohne etwas zu installieren, importiert deine Tabellenkalkulation und lässt dich alle deine Daten jederzeit herunterladen. Es ist für immer kostenlos für einen Automaten. Mit mehr Automaten kostet es 19, 39 oder 79 € pro Monat, zuzüglich Steuern, je nachdem, ob du bis zu 5, 15 oder 50 Automaten verwaltest, mit allen Funktionen in allen Tarifen und ohne Mindestlaufzeit. Die App gibt es auf Deutsch.
Kostenloses Konto mit einem Automaten erstellen · So funktioniert es
Häufige Fragen
Was ist eine Software für Verkaufsautomaten?
Ein Programm, das die Automaten eines Betreibers verwaltet: was in jedem Fach ist, was verkauft wird, was nachgefüllt und gekauft werden muss und wie viel Geld jeder Automat einbringt.
Braucht man Telemetrie, um eine Software für Verkaufsautomaten zu nutzen?
Nein. Es gibt Programme, die die Verkäufe mit dem berechnen, was bei jeder Befüllung gezählt und geladen wird. Die Telemetrie ergänzt die Daten zwischen den Besuchen, dafür muss in jedem Automaten ein Gerät installiert werden.
Kann ich meine Verkaufsautomaten mit einer App auf dem Handy verwalten?
Ja. Die Befüllung wird direkt vor dem Automaten erfasst, daher ist das Handy der natürliche Ort dafür. Es ist sinnvoll, dass das Programm für kleine Bildschirme gedacht ist und nicht nur eine verkleinerte Desktop-Version ist.
Wie viel kostet eine Software für Verkaufsautomaten?
Das hängt vom Preismodell ab: pro Automat, pro Benutzer oder pro Funktion, und davon, ob in jedem Automaten ein Gerät nötig ist. Bevor du Preise vergleichst, berechne die Gesamtkosten mit deiner Anzahl an Automaten.
Reicht Excel zur Verwaltung von Verkaufsautomaten?
Mit einem oder zwei Automaten ja. Es reicht nicht mehr aus, wenn die Beladung berechnet, Ablaufdaten verfolgt oder die Kasse mehrerer Automaten abgeglichen werden muss.
Kann ich meine Excel-Daten in ein Programm übernehmen?
Das hängt vom Programm ab. Frage, ob es Produkte, Fächer und Preise aus einer Datei importiert und ob es zeigt, was es tun wird, bevor es etwas anlegt.
Fazit
Die Wahl einer Software für Verkaufsautomaten bedeutet vor allem, zu entscheiden, wie du wissen willst, was verkauft wird: mit einem Gerät in jedem Automaten oder mit dem, was du beim Auffüllen notierst. Danach ist wichtig, dass sie den gesamten Zyklus abdeckt, sich gut vom Handy aus nutzen lässt und du sie vor der Bezahlung mit einem Automaten testen kannst.
Nützliche Links
- Verwaltung von Verkaufsautomaten ohne Telemetrie: wie eine Befülltour mit Repónlo Schritt für Schritt aussieht.
- Rentabilität eines Verkaufsautomaten: die vollständige Rechnung mit einem Beispiel.
- Die Ladeliste: was vor der Abfahrt in den Transporter gehört.
- Kassenabgleich bei einem Verkaufsautomaten: wie viel laut Verkauf in der Kasse sein sollte.
