Programa de xestión de vending: que debe facer e como elixilo

Consultoria EHERO

8 minutos de lectura

Un programa de xestión de vending serve para saber tres cousas sen ter que ir miralas: que hai en cada máquina, que se vendeu e que hai que levar na próxima visita. Todo o demais, do almacén á caixa, sae de aí.

Nesta guía explicamos que fai un programa deste tipo, que clases hai segundo leven ou non telemetría, que convén preguntar antes de elixir un e en que casos aínda chega cunha folla de cálculo. Non comparamos marcas: damos os criterios para que compares ti.

Que fai un programa de vending

O traballo dun operador repítese nun ciclo, e o programa sígueo paso a paso:

As máquinas e as súas celas. Que produto vai en cada cela, a que prezo e cantas unidades caben.
A carga. Que sacar do almacén antes de saír, segundo o que falta nas máquinas do día.
A reposición. Que quedaba e que se engadiu en cada cela.
As vendas. O vendido por máquina, por produto e por cela.
O almacén e as compras. Que queda, que caduca e que hai que pedir.
A caixa. O que se retira de cada máquina e se cadra co vendido.
Os números. O que deixa cada máquina despois de pagar o produto, os gastos e a comisión do local.

Un programa que só cobre unha parte, as vendas por exemplo, obriga a levar o resto noutro sitio. E en canto os datos están en dous sitios, deixan de cadrar.

Os tres tipos que hai

A diferenza de fondo é como sabe o programa o que se vendeu:

Tipo	Como sabe o vendido	Que necesita	A quen lle encaixa
Con telemetría	A máquina envíao soa	Un equipo instalado en cada máquina e conexión de datos	Parques grandes, máquinas afastadas ou con moita venda
De xestión completa	Con telemetría ou cos datos que se cargan	Unha posta en marcha e alguén que o administre	Empresas operadoras con persoal, varias rutas e facturación
Sen telemetría	Calcúlao co que contas e cargas en cada visita	O móbil	Operadores pequenos que repoñen eles mesmos

Non hai un tipo mellor ca outro. Hai un que encaixa co número de máquinas que levas, coa distancia á que están e co tempo que podes dedicar a poñelo en marcha.

O que ten que resolver

Sexa do tipo que sexa, isto é o que convén comprobar que fai:

O mapa de cada máquina: produto, prezo e capacidade de cada cela.
A lista de carga das máquinas que toca visitar, para non saír coa furgoneta a medio encher nin volver con caixas sen abrir.
A reposición cela a cela, desde o móbil e diante da máquina.
As vendas reais por máquina, por produto e por cela.
O almacén: existencias, mínimos e reconto.
Os lotes e as caducidades, para sacar primeiro o que antes caduca.
As compras: que pedir, a que provedor e a que prezo.
A recadación: canto debería haber na caixa segundo o vendido.
A comisión de cada local e os gastos fixos, para ver a rendibilidade de cada máquina.
Varios usuarios, con permisos distintos para quen repón e para quen administra.
A saída dos teus datos, nun formato que abra calquera folla de cálculo.

Que preguntar antes de elixir

Pregunta	Por que importa
Hai que instalar algo na máquina?	Se o necesita, hai un custo por máquina antes de empezar, e convén confirmar que o teu modelo o admite
Págase por máquina, por usuario ou por funcións?	Co mesmo parque, a conta cambia moito dun modelo a outro
Úsase ben desde o móbil?	A reposición anótase de pé, diante da máquina, non na oficina
Podo importar o que xa teño?	Volver teclear produtos, celas e prezos é o que fai que ninguén remate de empezar
Podo sacar os meus datos se me vou?	As vendas e o histórico son teus
Ten permanencia?	O número de máquinas sobe e baixa ao longo do ano
Podo probalo cunha máquina?	Unha ruta de verdade ensina máis ca calquera demostración
Onde se gardan os datos?	Convén que sexa na Unión Europea e que o diga por escrito

Cando chega cun Excel

Cunha ou dúas máquinas e poucos produtos, unha folla de cálculo ben levada fai o traballo. Empeza a quedar curta cando aparece algún destes sinais:

decides que levar na furgoneta de memoria, e acertas a medias;
non sabes que cela vende e cal leva semanas parada;
atopas produto caducado na máquina ou no almacén;
o diñeiro que retiras non coincide co que cres ter vendido, e non sabes por que;
repón outra persoa e a folla só a entendes ti.

Contámolo con máis detalle en control de máquinas de vending sen Excel.

E a telemetría?

A telemetría diche o que pasa na máquina sen ir ata ela: que se vendeu hoxe, que cela está baleira, se hai unha avaría. Sen telemetría, sábelo en cada visita, non entre unha visita e outra.

Que compense depende das túas máquinas. Pesa a favor que estean lonxe, que vendan moito ou que unha viaxe en balde che custe caro. Pesa en contra que teñas poucas, que estean preto unhas doutras ou que pases por elas cada poucos días de todos os xeitos. É unha conta por máquina: o que custa o equipo e a súa conexión, fronte ás viaxes e ás vendas perdidas que evita.

Pódese traballar sen ela e levar o control co que se apunta en cada reposición. Así funciona unha ruta deste tipo: control de máquinas de vending sen telemetría.

Repónlo: o programa para quen repón as súas propias máquinas

Repónlo (é o noso) é do terceiro tipo: non leva telemetría nin se conecta á máquina. Anotas o que queda e o que cargas en cada cela, e de aí saen as vendas, a lista de carga, o que hai que comprar, as caducidades e o cadre da caixa. Úsase desde o navegador do móbil, sen instalar nada, importa a túa folla de cálculo e déixache descargar todos os teus datos cando queiras. É gratis para sempre cunha máquina. Con máis, 19, 39 ou 79 € ao mes, máis impostos, segundo leves ata 5, 15 ou 50 máquinas, con todas as funcións en todos os plans e sen permanencia. A aplicación está en galego.

Crea a conta gratis cunha máquina · Mira como funciona

Preguntas frecuentes

Que é un programa de xestión de vending?

Un programa que leva o control das máquinas dun operador: que hai en cada cela, que se vende, que hai que repoñer e comprar, e canto diñeiro deixa cada máquina.

Fai falta telemetría para usar un programa de vending?

Non. Hai programas que calculan as vendas co que se conta e se carga en cada reposición. A telemetría engade o dato entre visitas, a cambio de instalar un equipo en cada máquina.

Podo levar as miñas máquinas de vending cunha app no móbil?

Si. A reposición anótase diante da máquina, así que o móbil é o sitio natural para facelo. Convén que o programa estea pensado para pantalla pequena e non sexa unha versión reducida do de escritorio.

Canto custa un programa de xestión de vending?

Depende do modelo de prezo: por máquina, por usuario ou por funcións, e de se necesita un equipo en cada máquina. Antes de comparar prezos, calcula o custo total co teu número de máquinas.

Serve un Excel para xestionar máquinas de vending?

Cunha ou dúas máquinas, si. Queda curto cando hai que calcular a carga, seguir as caducidades ou cadrar a caixa de varias máquinas.

Podo pasar os meus datos de Excel a un programa?

Depende do programa. Pregunta se importa produtos, celas e prezos desde un ficheiro, e se amosa o que vai facer antes de dalo de alta.

Conclusión

Elixir un programa de xestión de vending é, sobre todo, decidir como queres saber o que se vende: cun equipo en cada máquina ou co que apuntas ao repoñer. A partir de aí, o que importa é que cubra o ciclo enteiro, que se use ben desde o móbil e que poidas probalo cunha máquina antes de pagar.