Un software di gestione dei distributori automatici serve a sapere tre cose senza dover andare a controllarle: cosa c’è in ogni macchina, cosa è stato venduto e cosa bisogna portare nella prossima visita. Tutto il resto, dal magazzino alla cassa, parte da lì.
In questa guida spieghiamo cosa fa un programma di questo tipo, quali tipi esistono a seconda che abbiano o meno la telemetria, cosa conviene chiedere prima di sceglierne uno e in quali casi basta ancora un foglio di calcolo. Non confrontiamo marchi: diamo i criteri perché il confronto lo faccia tu.
Cosa fa un software per distributori automatici
Il lavoro di un operatore si ripete in un ciclo, e il programma lo segue passo dopo passo:
- Le macchine e le loro posizioni. Quale prodotto va in ogni posizione, a quale prezzo e quante unità ci stanno.
- Il carico. Cosa prelevare dal magazzino prima di partire, in base a ciò che manca nelle macchine della giornata.
- Il rifornimento. Cosa restava e cosa è stato aggiunto in ogni posizione.
- Le vendite. Ciò che è stato venduto per macchina, per prodotto e per posizione.
- Il magazzino e gli acquisti. Cosa resta, cosa scade e cosa bisogna ordinare.
- La cassa. Ciò che viene prelevato da ogni macchina e se coincide con quanto venduto.
- I numeri. Quanto rende ogni macchina dopo aver pagato il prodotto, le spese e la commissione del locale.
Un programma che copre solo una parte, per esempio le vendite, obbliga a tenere il resto altrove. E non appena i dati stanno in due posti, smettono di coincidere.
I tre tipi che esistono
La differenza di fondo è come il programma viene a sapere cosa è stato venduto:
| Tipo | Come sa cosa è stato venduto | Cosa serve | A chi si adatta |
|---|---|---|---|
| Con telemetria | La macchina lo invia da sola | Un dispositivo installato in ogni macchina e una connessione dati | Parchi macchine grandi, macchine lontane o con molte vendite |
| Di gestione completa | Con telemetria o con i dati caricati | Una messa in funzione e qualcuno che lo amministri | Aziende operatrici con personale, più giri e fatturazione |
| Senza telemetria | Lo calcola con ciò che conti e carichi a ogni visita | Il cellulare | Piccoli operatori che riforniscono da soli |
Non esiste un tipo migliore degli altri. Ce n’è uno che si adatta al numero di macchine che gestisci, a quanto sono lontane e al tempo che puoi dedicare alla messa in funzione.
Ciò che deve risolvere
Qualunque sia il tipo, ecco cosa conviene verificare che faccia:
- La mappa di ogni macchina: prodotto, prezzo e capacità di ogni posizione.
- La lista di carico delle macchine da visitare, per non partire con il furgone mezzo vuoto né tornare con scatole non aperte.
- Il rifornimento posizione per posizione, dal cellulare e davanti alla macchina.
- Le vendite reali per macchina, per prodotto e per posizione.
- Il magazzino: giacenze, minimi e inventario.
- I lotti e le scadenze, per prelevare prima ciò che scade prima.
- Gli acquisti: cosa ordinare, da quale fornitore e a quale prezzo.
- L’incasso: quanto dovrebbe esserci nella cassa in base a quanto venduto.
- La commissione di ogni locale e le spese fisse, per vedere la redditività di ogni macchina.
- Più utenti, con permessi diversi per chi rifornisce e per chi amministra.
- L’esportazione dei tuoi dati, in un formato che apra qualsiasi foglio di calcolo.
Cosa chiedere prima di scegliere
| Domanda | Perché è importante |
|---|---|
| Bisogna installare qualcosa nella macchina? | Se serve, c’è un costo per macchina prima di iniziare, e conviene verificare che il tuo modello lo supporti |
| Si paga per macchina, per utente o per funzioni? | Con lo stesso parco macchine, il conto cambia molto da un modello all’altro |
| Si usa bene dal cellulare? | Il rifornimento si annota in piedi, davanti alla macchina, non in ufficio |
| Posso importare ciò che ho già? | Ridigitare prodotti, posizioni e prezzi è ciò che fa sì che nessuno riesca mai a iniziare davvero |
| Posso esportare i miei dati se me ne vado? | Le vendite e lo storico sono tuoi |
| C’è un vincolo di durata? | Il numero di macchine sale e scende durante l’anno |
| Posso provarlo con una macchina? | Un giro vero insegna più di qualsiasi dimostrazione |
| Dove vengono conservati i dati? | Conviene che sia nell’Unione Europea e che sia indicato per iscritto |
Quando basta Excel
Con una o due macchine e pochi prodotti, un foglio di calcolo gestito bene fa il suo lavoro. Comincia a stare stretto quando compare uno di questi segnali:
- decidi cosa portare nel furgone a memoria, e ci azzecchi solo a metà;
- non sai quale posizione vende e quale è ferma da settimane;
- trovi prodotto scaduto nella macchina o nel magazzino;
- il denaro che ritiri non coincide con quello che credi di aver venduto, e non sai perché;
- rifornisce un’altra persona e il foglio lo capisci solo tu.
Lo spieghiamo più nel dettaglio in la gestione dei distributori automatici senza Excel.
E la telemetria?
La telemetria ti dice cosa succede nella macchina senza andarci: cosa è stato venduto oggi, quale posizione è vuota, se c’è un guasto. Senza telemetria, lo sai a ogni visita, non tra una visita e l’altra.
Se convenga dipende dalle tue macchine. Gioca a favore se sono lontane, se vendono molto o se un viaggio a vuoto ti costa caro. Gioca contro se ne hai poche, se sono vicine tra loro o se passi comunque da lì ogni pochi giorni. È un calcolo per macchina: ciò che costa il dispositivo e la sua connessione, rispetto ai viaggi e alle vendite perse che evita.
Si può lavorare anche senza e tenere il controllo con ciò che si annota a ogni rifornimento. Funziona così un giro di questo tipo: gestione dei distributori automatici senza telemetria.
Repónlo: il programma per chi rifornisce le proprie macchine
Repónlo (è un nostro prodotto) è del terzo tipo: non ha telemetria né si collega alla macchina. Annoti ciò che resta e ciò che carichi in ogni posizione, e da lì escono le vendite, la lista di carico, cosa comprare, le scadenze e la quadratura della cassa. Si usa dal browser del cellulare, senza installare nulla, importa il tuo foglio di calcolo e ti permette di scaricare tutti i tuoi dati quando vuoi. È gratis per sempre con una macchina. Con più macchine, 19, 39 o 79 € al mese, più imposte, a seconda che tu gestisca fino a 5, 15 o 50 macchine, con tutte le funzioni in tutti i piani e senza vincoli di durata. L’app è in italiano.
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Domande frequenti
Che cos’è un software di gestione dei distributori automatici?
Un programma che tiene sotto controllo le macchine di un operatore: cosa c’è in ogni posizione, cosa si vende, cosa bisogna rifornire e acquistare, e quanto denaro lascia ogni macchina.
Serve la telemetria per usare un software per distributori automatici?
No. Ci sono programmi che calcolano le vendite con ciò che si conta e si carica a ogni rifornimento. La telemetria aggiunge il dato tra una visita e l’altra, in cambio dell’installazione di un dispositivo in ogni macchina.
Posso gestire i miei distributori automatici con un’app sul cellulare?
Sì. Il rifornimento si annota davanti alla macchina, quindi il cellulare è il posto naturale per farlo. Conviene che il programma sia pensato per schermo piccolo e non sia una versione ridotta di quello desktop.
Quanto costa un software di gestione dei distributori automatici?
Dipende dal modello di prezzo: per macchina, per utente o per funzioni, e dal fatto che richieda un dispositivo in ogni macchina. Prima di confrontare i prezzi, calcola il costo totale con il tuo numero di macchine.
Excel basta per gestire i distributori automatici?
Con una o due macchine, sì. Diventa insufficiente quando bisogna calcolare il carico, seguire le scadenze o quadrare la cassa di più macchine.
Posso passare i miei dati da Excel a un programma?
Dipende dal programma. Chiedi se importa prodotti, posizioni e prezzi da un file, e se mostra cosa farà prima di salvare.
Conclusione
Scegliere un software di gestione dei distributori automatici significa, soprattutto, decidere come vuoi sapere cosa si vende: con un dispositivo in ogni macchina o con ciò che annoti durante il rifornimento. Da lì in poi, ciò che conta è che copra l’intero ciclo, che si usi bene dal cellulare e che tu possa provarlo con una macchina prima di pagare.
Link utili
- Gestione dei distributori automatici senza telemetria: com’è un giro di rifornimento con Repónlo, passo dopo passo.
- Redditività di un distributore automatico: il calcolo completo, con un esempio.
- La lista di carico: cosa portare nel furgone prima di partire.
- Far quadrare l’incasso di un distributore automatico: quanto dovrebbe esserci nella cassa in base a quanto venduto.
