Un programa de gestió de vending serveix per saber tres coses sense haver d’anar-les a mirar: què hi ha a cada màquina, què s’ha venut i què cal portar a la propera visita. Tota la resta, del magatzem a la caixa, surt d’aquí.
En aquesta guia expliquem què fa un programa d’aquest tipus, quines classes hi ha segons portin o no telemetria, què convé preguntar abans de triar-ne un i en quins casos encara n’hi ha prou amb un full de càlcul. No comparem marques: donem els criteris perquè comparis tu.
Què fa un programa de vending
La feina d’un operador es repeteix en un cicle, i el programa el segueix pas a pas:
- Les màquines i les seves cel·les. Quin producte va a cada cel·la, a quin preu i quantes unitats hi caben.
- La càrrega. Què treure del magatzem abans de sortir, segons el que falta a les màquines del dia.
- La reposició. Què quedava i què s’ha afegit a cada cel·la.
- Les vendes. El que s’ha venut per màquina, per producte i per cel·la.
- El magatzem i les compres. Què queda, què caduca i què cal demanar.
- La caixa. El que es retira de cada màquina i si quadra amb el que s’ha venut.
- Els números. El que deixa cada màquina després de pagar el producte, les despeses i la comissió del local.
Un programa que només cobreix una part, les vendes per exemple, obliga a portar la resta en un altre lloc. I tan bon punt les dades són en dos llocs, deixen de quadrar.
Els tres tipus que hi ha
La diferència de fons és com s’assabenta el programa del que s’ha venut:
| Tipus | Com sap el que s’ha venut | Què necessita | A qui li encaixa |
|---|---|---|---|
| Amb telemetria | La màquina ho envia sola | Un equip instal·lat a cada màquina i connexió de dades | Parcs grans, màquines llunyanes o amb molta venda |
| De gestió completa | Amb telemetria o amb les dades que es carreguen | Una posada en marxa i algú que l’administri | Empreses operadores amb plantilla, diverses rutes i facturació |
| Sense telemetria | Ho calcula amb el que comptes i carregues a cada visita | El mòbil | Operadors petits que reposen ells mateixos |
No hi ha un tipus millor que un altre. N’hi ha un que encaixa amb el nombre de màquines que portes, amb la distància a què són i amb el temps que pots dedicar a posar-lo en marxa.
El que ha de resoldre
Sigui del tipus que sigui, això és el que convé comprovar que fa:
- El mapa de cada màquina: producte, preu i capacitat de cada cel·la.
- La llista de càrrega de les màquines que toca visitar, per no sortir amb la furgoneta a mig omplir ni tornar amb caixes sense obrir.
- La reposició cel·la a cel·la, des del mòbil i davant de la màquina.
- Les vendes reals per màquina, per producte i per cel·la.
- El magatzem: existències, mínims i recompte.
- Els lots i les caducitats, per treure primer el que caduca abans.
- Les compres: què demanar, a quin proveïdor i a quin preu.
- La recaptació: quant hi hauria d’haver a la caixa segons el que s’ha venut.
- La comissió de cada local i les despeses fixes, per veure la rendibilitat de cada màquina.
- Diversos usuaris, amb permisos diferents per a qui reposa i per a qui administra.
- La sortida de les teves dades, en un format que obri qualsevol full de càlcul.
Què preguntar abans de triar
| Pregunta | Per què importa |
|---|---|
| Cal instal·lar alguna cosa a la màquina? | Si ho necessita, hi ha un cost per màquina abans de començar, i convé confirmar que el teu model ho admet |
| Es paga per màquina, per usuari o per funcions? | Amb el mateix parc, el compte canvia molt d’un model a un altre |
| S’utilitza bé des del mòbil? | La reposició s’anota dempeus, davant de la màquina, no a l’oficina |
| Puc importar el que ja tinc? | Tornar a teclejar productes, cel·les i preus és el que fa que ningú acabi de començar |
| Puc treure les meves dades si me’n vaig? | Les vendes i l’històric són teus |
| Té permanència? | El nombre de màquines puja i baixa al llarg de l’any |
| El puc provar amb una màquina? | Una ruta de veritat ensenya més que qualsevol demostració |
| On es guarden les dades? | Convé que sigui a la Unió Europea i que ho digui per escrit |
Quan n’hi ha prou amb un Excel
Amb una o dues màquines i pocs productes, un full de càlcul ben portat fa la feina. Comença a quedar-se curt quan apareix algun d’aquests senyals:
- decideixes què portar a la furgoneta de memòria, i encertes a mitges;
- no saps quina cel·la ven i quina fa setmanes que està parada;
- trobes producte caducat a la màquina o al magatzem;
- els diners que retires no coincideixen amb el que creus haver venut, i no saps per què;
- reposa una altra persona i el full només l’entens tu.
Ho expliquem amb més detall a control de màquines de vending sense Excel.
I la telemetria?
La telemetria et diu què passa a la màquina sense anar-hi: què s’ha venut avui, quina cel·la és buida, si hi ha una avaria. Sense telemetria, ho saps a cada visita, no entre una visita i l’altra.
Que compensi depèn de les teves màquines. Pesa a favor que siguin lluny, que venguin molt o que un viatge en va et costi car. Pesa en contra que en tinguis poques, que siguin a prop les unes de les altres o que hi passis cada pocs dies de totes maneres. És un compte per màquina: el que costa l’equip i la seva connexió, davant dels viatges i les vendes perdudes que evita.
Es pot treballar sense i portar el control amb el que s’apunta a cada reposició. Així funciona una ruta d’aquest tipus: control de màquines de vending sense telemetria.
Repónlo: el programa per a qui reposa les seves pròpies màquines
Repónlo (és el nostre) és del tercer tipus: no porta telemetria ni es connecta a la màquina. Anotes el que queda i el que carregues a cada cel·la, i d’aquí surten les vendes, la llista de càrrega, el que cal comprar, les caducitats i el quadrament de la caixa. S’utilitza des del navegador del mòbil, sense instal·lar res, importa el teu full de càlcul i et deixa descarregar totes les teves dades quan vulguis. És gratis per sempre amb una màquina. Amb més, 19, 39 o 79 € al mes, més impostos, segons portis fins a 5, 15 o 50 màquines, amb totes les funcions en tots els plans i sense permanència. L’aplicació és en català.
Preguntes freqüents
Què és un programa de gestió de vending?
Un programa que porta el control de les màquines d’un operador: què hi ha a cada cel·la, què es ven, què cal reposar i comprar, i quants diners deixa cada màquina.
Cal telemetria per fer servir un programa de vending?
No. Hi ha programes que calculen les vendes amb el que es compta i es carrega a cada reposició. La telemetria afegeix la dada entre visites, a canvi d’instal·lar un equip a cada màquina.
Puc portar les meves màquines de vending amb una app al mòbil?
Sí. La reposició s’anota davant de la màquina, així que el mòbil és el lloc natural per fer-ho. Convé que el programa estigui pensat per a pantalla petita i no sigui una versió reduïda del d’escriptori.
Quant costa un programa de gestió de vending?
Depèn del model de preu: per màquina, per usuari o per funcions, i de si necessita un equip a cada màquina. Abans de comparar preus, calcula el cost total amb el teu nombre de màquines.
Serveix un Excel per gestionar màquines de vending?
Amb una o dues màquines, sí. Es queda curt quan cal calcular la càrrega, seguir les caducitats o quadrar la caixa de diverses màquines.
Puc passar les meves dades d’Excel a un programa?
Depèn del programa. Pregunta si importa productes, cel·les i preus des d’un fitxer, i si mostra el que farà abans de donar-lo d’alta.
Conclusió
Triar un programa de gestió de vending és, sobretot, decidir com vols saber què es ven: amb un equip a cada màquina o amb el que apuntes en reposar. A partir d’aquí, el que importa és que cobreixi el cicle sencer, que s’utilitzi bé des del mòbil i que el puguis provar amb una màquina abans de pagar.
Enllaços útils
- Control de màquines de vending sense telemetria: com és una ruta de reposició amb Repónlo, pas a pas.
- Rendibilitat d’una màquina de vending: el compte complet, amb un exemple.
- La llista de càrrega: què portar a la furgoneta abans de sortir.
- Quadrar la recaptació d’una màquina: quant hi hauria d’haver a la caixa segons el que s’ha venut.
