Un logiciel de gestion de distributeurs automatiques sert à savoir trois choses sans avoir à aller les vérifier : ce qu’il y a dans chaque machine, ce qui a été vendu et ce qu’il faut apporter lors de la prochaine visite. Tout le reste, de l’entrepôt à la caisse, en découle.
Dans ce guide, nous expliquons ce que fait un logiciel de ce type, quels types il existe selon qu’il intègre ou non la télémétrie, ce qu’il convient de demander avant d’en choisir un et dans quels cas une simple feuille de calcul suffit encore. Nous ne comparons pas les marques : nous donnons les critères pour que vous compariez vous-même.
Ce que fait un logiciel pour distributeurs automatiques
Le travail d’un opérateur se répète selon un cycle, et le logiciel le suit pas à pas :
- Les machines et leurs emplacements. Quel produit va dans chaque emplacement, à quel prix et combien d’unités il peut contenir.
- Le chargement. Ce qu’il faut sortir de l’entrepôt avant de partir, selon ce qui manque dans les machines du jour.
- Le réassort. Ce qui restait et ce qui a été ajouté dans chaque emplacement.
- Les ventes. Ce qui a été vendu par machine, par produit et par emplacement.
- L’entrepôt et les achats. Ce qu’il reste, ce qui expire et ce qu’il faut commander.
- La caisse. Ce qui est retiré de chaque machine et si cela correspond aux ventes.
- Les chiffres. Ce que rapporte chaque machine après paiement du produit, des frais et de la commission du lieu.
Un logiciel qui ne couvre qu’une partie, les ventes par exemple, oblige à gérer le reste ailleurs. Et dès que les données sont réparties sur deux supports, elles cessent de correspondre.
Les trois types qui existent
La différence fondamentale est la manière dont le logiciel apprend ce qui a été vendu :
| Type | Comment il sait ce qui a été vendu | Ce dont il a besoin | À qui il convient |
|---|---|---|---|
| Avec télémétrie | La machine l’envoie automatiquement | Un équipement installé dans chaque machine et une connexion de données | Parcs importants, machines éloignées ou à forte vente |
| De gestion complète | Avec télémétrie ou avec les données saisies | Une mise en route et quelqu’un pour l’administrer | Entreprises opératrices avec du personnel, plusieurs tournées et de la facturation |
| Sans télémétrie | Il calcule à partir de ce que vous comptez et chargez à chaque visite | Le mobile | Petits opérateurs qui réapprovisionnent eux-mêmes |
Il n’existe pas de type meilleur qu’un autre. Il y en a un qui correspond au nombre de machines que vous gérez, à leur éloignement et au temps que vous pouvez consacrer à sa mise en place.
Ce qu’il doit résoudre
Quel que soit le type, voici ce qu’il convient de vérifier qu’il fait :
- Le plan de chaque machine : produit, prix et capacité de chaque emplacement.
- La liste de chargement des machines à visiter, pour ne pas partir avec la camionnette à moitié vide ni revenir avec des cartons non ouverts.
- Le réassort emplacement par emplacement, depuis le mobile et devant la machine.
- Les ventes réelles par machine, par produit et par emplacement.
- L’entrepôt : stocks, minimums et inventaire.
- Les lots et les dates de péremption, pour sortir d’abord ce qui expire le plus tôt.
- Les achats : quoi commander, chez quel fournisseur et à quel prix.
- La recette : combien devrait se trouver dans la caisse selon les ventes.
- La commission de chaque lieu et les frais fixes, pour voir la rentabilité de chaque machine.
- Plusieurs utilisateurs, avec des permissions différentes pour celui qui réapprovisionne et pour celui qui administre.
- L’export de vos données, dans un format lisible par n’importe quelle feuille de calcul.
Que demander avant de choisir
| Question | Pourquoi c’est important |
|---|---|
| Faut-il installer quelque chose dans la machine ? | Si c’est nécessaire, il y a un coût par machine avant de commencer, et il faut vérifier que votre modèle le permet |
| Paye-t-on par machine, par utilisateur ou par fonctions ? | Avec le même parc, la facture change beaucoup d’un modèle à l’autre |
| Est-ce facile à utiliser depuis le mobile ? | Le réassort se note debout, devant la machine, pas au bureau |
| Puis-je importer ce que j’ai déjà ? | Retaper produits, emplacements et prix est ce qui fait que personne ne finit par démarrer |
| Puis-je récupérer mes données si je pars ? | Les ventes et l’historique vous appartiennent |
| Y a-t-il un engagement ? | Le nombre de machines augmente et diminue au fil de l’année |
| Puis-je l’essayer avec une machine ? | Une vraie tournée en montre plus que n’importe quelle démonstration |
| Où les données sont-elles stockées ? | Il vaut mieux que ce soit dans l’Union européenne et que ce soit indiqué par écrit |
Quand Excel suffit
Avec une ou deux machines et peu de produits, une feuille de calcul bien tenue fait le travail. Elle commence à être insuffisante quand l’un de ces signes apparaît :
- vous décidez de mémoire de ce qu’il faut mettre dans la camionnette, et vous ne tombez juste qu’à moitié ;
- vous ne savez pas quel emplacement vend et lequel est à l’arrêt depuis des semaines ;
- vous trouvez des produits périmés dans la machine ou dans l’entrepôt ;
- l’argent retiré ne correspond pas à ce que vous pensez avoir vendu, et vous ne savez pas pourquoi ;
- une autre personne réapprovisionne et vous seul comprenez la feuille.
Nous l’expliquons plus en détail dans la gestion de distributeurs automatiques sans Excel.
Et la télémétrie ?
La télémétrie vous dit ce qui se passe dans la machine sans vous y rendre : ce qui a été vendu aujourd’hui, quel emplacement est vide, s’il y a une panne. Sans télémétrie, vous le savez à chaque visite, pas entre deux visites.
Qu’elle vaille le coup dépend de vos machines. Elle se justifie si elles sont éloignées, si elles vendent beaucoup ou si un déplacement inutile vous coûte cher. Elle se justifie moins si vous en avez peu, si elles sont proches les unes des autres ou si vous passez de toute façon tous les quelques jours. C’est un calcul par machine : ce que coûtent l’équipement et sa connexion, face aux trajets et aux ventes perdues qu’il évite.
On peut travailler sans et gérer le suivi avec ce qui est noté à chaque réassort. C’est ainsi qu’une tournée de ce type fonctionne : gestion de distributeurs automatiques sans télémétrie.
Repónlo : le logiciel pour ceux qui réapprovisionnent leurs propres machines
Repónlo (notre propre application) est du troisième type : il n’intègre pas de télémétrie et ne se connecte pas à la machine. Vous notez ce qu’il reste et ce que vous chargez dans chaque emplacement, et de là découlent les ventes, la liste de chargement, ce qu’il faut acheter, les dates de péremption et le rapprochement de caisse. Il s’utilise depuis le navigateur du mobile, sans rien installer, importe votre feuille de calcul et vous permet de télécharger toutes vos données quand vous voulez. Il est gratuit à vie avec une machine. Au-delà, 19, 39 ou 79 € par mois, taxes en sus, selon que vous gérez jusqu’à 5, 15 ou 50 machines, avec toutes les fonctions dans toutes les formules et sans engagement. L’application est en français.
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Questions fréquentes
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de distributeurs automatiques ?
Un logiciel qui assure le suivi des machines d’un opérateur : ce qu’il y a dans chaque emplacement, ce qui se vend, ce qu’il faut réapprovisionner et acheter, et combien d’argent rapporte chaque machine.
Faut-il de la télémétrie pour utiliser un logiciel pour distributeurs automatiques ?
Non. Il existe des logiciels qui calculent les ventes à partir de ce qui est compté et chargé à chaque réassort. La télémétrie ajoute la donnée entre les visites, en échange de l’installation d’un équipement dans chaque machine.
Puis-je gérer mes distributeurs automatiques avec une application mobile ?
Oui. Le réassort se note devant la machine, donc le mobile est l’endroit naturel pour le faire. Il est préférable que le logiciel soit conçu pour un petit écran et ne soit pas une version réduite de la version bureau.
Combien coûte un logiciel de gestion de distributeurs automatiques ?
Cela dépend du modèle tarifaire : par machine, par utilisateur ou par fonctions, et du fait qu’il nécessite ou non un équipement dans chaque machine. Avant de comparer les prix, calculez le coût total avec votre nombre de machines.
Excel suffit-il pour gérer des distributeurs automatiques ?
Avec une ou deux machines, oui. Il devient insuffisant lorsqu’il faut calculer le chargement, suivre les dates de péremption ou faire le rapprochement de caisse de plusieurs machines.
Puis-je transférer mes données Excel vers un logiciel ?
Cela dépend du logiciel. Demandez s’il importe les produits, les emplacements et les prix depuis un fichier, et s’il affiche ce qu’il va faire avant de l’enregistrer.
Conclusion
Choisir un logiciel de gestion de distributeurs automatiques, c’est surtout décider comment vous voulez savoir ce qui se vend : avec un équipement dans chaque machine ou avec ce que vous notez lors du réassort. À partir de là, l’important est qu’il couvre tout le cycle, qu’il soit facile à utiliser depuis le mobile et que vous puissiez l’essayer avec une machine avant de payer.
Liens utiles
- Gestion de distributeurs automatiques sans télémétrie : à quoi ressemble une tournée de réassort avec Repónlo, étape par étape.
- Rentabilité d’un distributeur automatique : le calcul complet, avec un exemple.
- La liste de chargement : quoi mettre dans la camionnette avant de partir.
- Contrôler la recette d’un distributeur automatique : combien devrait se trouver dans la caisse selon les ventes.
