Rentabilité d’un distributeur automatique : comment la calculer, avec un exemple

La rentabilité d’un distributeur automatique n’est pas un chiffre que l’on peut copier d’une autre activité. Elle dépend de l’emplacement de la machine, de ce qu’elle contient, de ce que le lieu vous facture et du nombre de fois où vous devez aller la réapprovisionner. Ce qui est identique pour tout le monde, en revanche, c’est le calcul.

Dans ce guide, nous expliquons ce calcul pas à pas : ce qui entre, ce qui sort, les coûts qu’on oublie souvent et comment savoir combien de ventes par jour une machine doit réaliser pour ne pas perdre d’argent. Il y a aussi un exemple complet avec des chiffres, pour que vous puissiez le refaire avec les vôtres.

Le calcul, en une ligne

Ce qu’une machine rapporte = ventes hors TVA − coût du produit vendu − commission du lieu − pertes − déplacements − amortissement − reste des charges fixes.

Tout le reste n’est que le détail de cette ligne. S’il manque un des termes, la machine paraît plus rentable qu’elle ne l’est. Et ceux qu’on oublie le plus sont les trois derniers, parce qu’ils ne se paient pas à chaque réapprovisionnement.

Les revenus : ce qui est vraiment vendu

Le point de départ n’est pas ce qu’il y avait dans la caisse, mais ce que la machine a vendu. Ce sont deux choses différentes : dans la caisse, il y a aussi la monnaie que vous avez laissée, et il peut manquer de l’argent à cause de remboursements, de pannes du monnayeur ou de paiements par carte qui arrivent par un autre canal.

Sans télémétrie, les ventes se déduisent du réapprovisionnement lui-même : ce qu’il y avait dans chaque case lors de votre dernière visite, moins ce qu’il reste aujourd’hui, multiplié par le prix de cette case. Si la machine a des compteurs, ils servent à vérifier.

Et il faut retirer la TVA. Le prix affiché par la machine l’inclut, et cette part n’est pas à vous : elle est reversée au fisc. L’exemple de ce guide utilise les taux espagnols, où la TVA dépend du produit : 10 % pour la plupart des aliments et 21 % pour les boissons avec sucres ou édulcorants ajoutés. Nous l’expliquons dans le guide sur la TVA alimentaire en Espagne. Dans un autre pays, le calcul est le même, avec vos propres taux.

Si vous êtes indépendant en Espagne et soumis au régime du recargo de equivalencia (surtaxe d’équivalence), le calcul change de côté : vous ne reversez pas la TVA de ce que vous vendez, mais la TVA et la surtaxe que vous payez à l’achat deviennent un coût. Votre comptable vous dira dans quel régime vous vous trouvez.

Les coûts, un par un

1. Le produit vendu. Ce que vous a coûté chaque unité sortie de la machine, au dernier prix d’achat. Pas ce que vous avez acheté ce mois-ci : ce qui a été vendu.
2. La commission du lieu. Le bar, le bureau ou la salle de sport où se trouve la machine facture souvent un pourcentage des ventes, un montant fixe ou les deux. C’est un coût de chaque vente.
3. Les pertes. Produit périmé, cassé ou distribué par la machine sans être payé. Il a été acheté et n’a pas été vendu.
4. Les déplacements. Carburant et usure du véhicule à chaque visite. Une machine éloignée de votre trajet coûte plus cher qu’une machine sur votre route.
5. L’amortissement. La machine est payée une fois, mais elle s’use pendant des années. Divisez son coût par le nombre de mois pendant lesquels vous pensez qu’elle durera.
6. Le reste des charges fixes. Assurance, abonnement du terminal de paiement, téléphone, comptabilité, loyer de l’entrepôt, réparations. Elles se répartissent entre toutes les machines.
7. Votre temps. Il ne sort pas du compte bancaire, mais c’est lui qui détermine si l’activité vaut le coup. Notez les heures, même à part.

Un exemple chiffré

Les chiffres qui suivent sont un exemple inventé pour montrer le calcul. Ils ne représentent ni la moyenne du secteur ni ce que votre machine générera : remplacez chaque ligne par vos propres données.

Une machine de snacks et de boissons dans un bureau en Espagne, au régime général de TVA, pendant un mois. Elle vend 800 unités à un prix moyen de 1,10 €, le tout soumis à 10 % de TVA. Elle a coûté 3 600 € et est amortie sur cinq ans.

Dans cet exemple, sur chaque euro vendu hors TVA, il reste un peu moins de 26 centimes. Et il faut encore compter votre temps : si cette machine vous prend cinq heures par mois, divisez les 205 € par cinq et vous saurez combien l’heure vous rapporte.

Les trois chiffres à surveiller

1. Ce que rapporte chaque vente

C’est le prix hors TVA moins les coûts qui augmentent à chaque vente : produit, commission du lieu et pertes. Dans l’exemple, 1,00 € − 0,45 € − 0,10 € − 0,025 € = 0,425 € par vente.

2. Le seuil de rentabilité

Ce sont les ventes nécessaires pour payer les coûts qui ne dépendent pas des ventes : déplacements, amortissement et charges fixes. On les divise par ce que rapporte chaque vente.

Dans l’exemple : (40 + 60 + 35) ÷ 0,425 = 318 ventes par mois, soit environ onze par jour. En dessous, la machine perd de l’argent même si la caisse semble pleine.

3. Le délai de retour sur investissement

Combien de mois il faut à la machine pour rembourser ce qu’elle a coûté. On divise l’investissement par ce qu’elle rapporte chaque mois avant amortissement. Dans l’exemple : 3 600 € ÷ (205 + 60) = un peu moins de 14 mois, si les ventes se maintiennent.

Ce chiffre sert surtout avant l’achat : si, avec une prévision prudente des ventes, le délai monte à cinq ou six ans, l’emplacement ne supporte pas cette machine.

Par machine, par produit et par case

Le calcul du mois dit si la machine gagne ou perd. Pour savoir pourquoi, il faut descendre d’un niveau.

• Par machine : deux machines identiques avec le même assortiment peuvent donner des résultats opposés. Celle qui n’atteint pas son seuil de rentabilité est candidate à un changement d’emplacement.
• Par produit : ce qui se vend le plus n’est pas toujours ce qui rapporte le plus. Un produit à forte rotation mais à faible marge peut prendre la place d’un meilleur.
• Par case : une case qui met des semaines à se vider immobilise de l’argent et finit en produits périmés. Une case qui se vide entre deux visites perd des ventes.

Et le prix se vérifie produit par produit. Quand le coût d’achat augmente et que le prix de la machine reste le même, la marge se réduit sans que personne ne le voie. Il est utile d’avoir une marge cible et de vérifier, au moins à chaque changement de fournisseur, quels prix sont passés sous le seuil.

Avec plusieurs machines, tenir ces comptes à la main se complique. Notre guide sur le logiciel de gestion de distributeurs automatiques explique ce que doit faire un outil qui les tient pour vous et comment le choisir.

Ce qui fait bouger la rentabilité

• L’emplacement. C’est ce qui pèse le plus et ce qu’il est le plus difficile de changer : combien de personnes passent, pendant combien d’heures et quelles alternatives elles ont à proximité.
• L’assortiment. Remplacer ce qui ne tourne pas par ce qui est demandé dans ce lieu précis. Ce qui fonctionne dans une salle de sport ne fonctionne pas dans un atelier.
• Le prix. Quelques centimes sur un produit à forte rotation influencent davantage le résultat que n’importe quelle économie de charges.
• Les visites justes. Aller trop souvent, c’est du carburant et des heures. Aller trop peu, ce sont des cases vides, donc des ventes perdues.
• Les périmés. Chaque unité périmée emporte la marge de plusieurs unités vendues. Sortir d’abord ce qui périme en premier est la mesure la moins chère qui existe.
• Les achats. Le même produit change de prix d’un fournisseur à l’autre. Comparer avant chaque commande se voit sur la plus grosse ligne du calcul.

Erreurs fréquentes

• Prendre l’encaissement pour du bénéfice. Ce qu’il y a dans la caisse inclut la TVA, le produit, la commission du lieu et votre monnaie.
• Calculer la marge TVA comprise. Un produit acheté 0,45 € et vendu 1,10 € ne laisse pas 0,65 € : il laisse 0,55 € avant tout le reste.
• Oublier l’amortissement. La machine semble rentable jusqu’au jour où il faut la remplacer.
• Ne regarder que la moyenne. Une bonne machine masque une mauvaise. Le calcul se fait machine par machine.
• Ne pas noter les pertes. Ce qui est jeté n’apparaît nulle part si on ne le note pas, et cela sort du même portefeuille.
• Utiliser d’anciens prix d’achat. La marge se calcule avec ce que coûte aujourd’hui le réapprovisionnement du produit.

Questions fréquentes

Combien gagne-t-on avec un distributeur automatique ?

Il n’existe pas de chiffre valable pour tous. Cela dépend des ventes de cet emplacement, de la marge des produits, de la commission du lieu et des dépenses. Ce qu’on peut faire, c’est le calcul avec vos données, comme dans l’exemple de cette page.

Comment calcule-t-on la rentabilité d’un distributeur automatique ?

On soustrait aux ventes hors TVA le coût du produit vendu, la commission du lieu, les pertes, les déplacements, l’amortissement de la machine et la part des charges fixes qui lui revient.

La marge se calcule avec ou sans TVA ?

Sans TVA au régime général, car la TVA de la vente est reversée au fisc. Au recargo de equivalencia espagnol, le prix total est à vous, mais la TVA et la surtaxe des achats sont un coût.

Combien de ventes une machine doit-elle faire pour être rentable ?

Celles qui couvrent ses coûts fixes. On divise les coûts fixes du mois par ce que rapporte chaque vente. Dans l’exemple, on obtient 318 ventes par mois, soit environ onze par jour ; avec vos données, le chiffre sera différent.

Combien de temps faut-il pour amortir un distributeur automatique ?

Le résultat de la division entre ce qu’il a coûté et ce qu’il rapporte chaque mois avant amortissement. Avec une machine d’occasion, l’investissement baisse, mais il faut prévoir davantage de réparations.

Comment savoir ce qu’une machine vend sans télémétrie ?

Par différence à chaque réapprovisionnement : ce qu’il y avait dans chaque case moins ce qu’il reste, multiplié par le prix de la case. Si la machine a des compteurs, on les utilise pour comparer.

Quelle commission paie-t-on au lieu ?

Celle qui est convenue : un pourcentage des ventes, un montant fixe par mois ou un mélange des deux. L’important est qu’elle entre dans le calcul de chaque machine, car elle modifie son seuil de rentabilité.

Conclusion

La rentabilité d’un distributeur automatique se décide en sept lignes : ventes hors TVA, produit, lieu, pertes, déplacements, amortissement et charges fixes. Avec elles, on obtient les trois chiffres qui comptent : ce que rapporte chaque vente, combien de ventes sont nécessaires pour ne pas perdre d’argent et combien de temps la machine met à se rembourser. Fait une fois par an, cela sert peu ; fait à chaque réapprovisionnement, cela dit quelle machine déplacer, quel produit changer et quel prix augmenter.

Cet article est informatif. Les chiffres de l’exemple sont inventés, et le traitement de la TVA et de l’amortissement dépend de votre régime fiscal : consultez votre comptable.

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