Rentabilität eines Verkaufsautomaten: So berechnest du sie, mit einem Beispiel

Die Rentabilität eines Verkaufsautomaten ist keine Zahl, die man von einem anderen Geschäft übernehmen kann. Sie hängt davon ab, wo der Automat steht, was er enthält, was der Standort verlangt und wie oft du zum Nachfüllen hinfahren musst. Was für alle gleich ist, ist die Rechnung.

In diesem Leitfaden erklären wir diese Rechnung Schritt für Schritt: was eingeht, was abgeht, welche Kosten oft vergessen werden und wie man erkennt, wie viele Verkäufe pro Tag ein Automat braucht, um kein Geld zu verlieren. Außerdem gibt es ein vollständiges Beispiel mit Zahlen, damit du es mit deinen eigenen nachrechnen kannst.

Die Rechnung in einer Zeile

Was ein Automat übrig lässt = Verkäufe ohne MwSt. − Kosten des verkauften Produkts − Standortprovision − Schwund − Fahrten − Abschreibung − übrige Fixkosten.

Alles andere sind Details dieser Zeile. Fehlt einer der Begriffe, wirkt der Automat rentabler, als er ist. Und am häufigsten werden die letzten drei vergessen, weil sie nicht bei jeder Nachfüllung bezahlt werden.

Die Einnahmen: der tatsächlich verkaufte Betrag

Der Ausgangspunkt ist nicht das, was in der Kassette war, sondern das, was der Automat verkauft hat. Das sind zwei verschiedene Dinge: In der Kassette liegt auch das Wechselgeld, das du eingelegt hast, und es kann Geld fehlen wegen Rückgaben, Münzprüferfehlern oder Kartenzahlungen, die über einen anderen Weg eingehen.

Ohne Telemetrie werden die Verkäufe aus der Nachfüllung selbst ermittelt: was beim letzten Mal in jedem Fach war, minus das, was heute noch da ist, multipliziert mit dem Preis dieses Fachs. Wenn der Automat Zähler hat, dienen sie zur Kontrolle.

Und die MwSt. muss herausgerechnet werden. Der Preis, den der Automat anzeigt, enthält sie, und dieser Anteil gehört nicht dir: Er wird an das Finanzamt abgeführt. Das Beispiel in diesem Leitfaden rechnet mit den spanischen Sätzen, wo die MwSt. vom Produkt abhängt: 10 % bei den meisten Lebensmitteln und 21 % bei Getränken mit zugesetztem Zucker oder Süßstoffen. Wir erklären das im Leitfaden zur Mehrwertsteuer auf Lebensmittel in Spanien. In einem anderen Land ist die Rechnung dieselbe, mit deinen eigenen Sätzen.

Wenn du in Spanien selbstständig bist und dem recargo de equivalencia (Ausgleichszuschlag) unterliegst, dreht sich die Rechnung um: Du führst die MwSt. deiner Verkäufe nicht ab, aber die MwSt. und der Zuschlag, die du beim Einkauf zahlst, sind Kosten. Deine Steuerberatung sagt dir, welche Regelung für dich gilt.

Die Kosten, einzeln

1. Das verkaufte Produkt. Was dich jede Einheit gekostet hat, die den Automaten verlassen hat, zum letzten Einkaufspreis. Nicht das, was du diesen Monat gekauft hast: das, was verkauft wurde.
2. Die Standortprovision. Die Bar, das Büro oder das Fitnessstudio, in dem der Automat steht, verlangt oft einen Prozentsatz vom Umsatz, einen festen Betrag oder beides. Das ist eine Kostenposition pro Verkauf.
3. Der Schwund. Abgelaufene, beschädigte oder vom Automaten ausgegebene, aber nicht bezahlte Ware. Sie wurde gekauft und nicht verkauft.
4. Die Fahrten. Kraftstoff und Fahrzeugverschleiß pro Besuch. Ein Automat weit weg von deiner Route kostet mehr als einer auf dem Weg.
5. Die Abschreibung. Der Automat wird einmal bezahlt, nutzt sich aber über Jahre ab. Teile die Anschaffungskosten durch die Monate, die er voraussichtlich hält.
6. Die übrigen Fixkosten. Versicherung, Gebühr für das Kartenterminal, Telefon, Buchhaltung, Lagerraummiete, Reparaturen. Sie werden auf alle Automaten verteilt.
7. Deine Zeit. Sie erscheint nicht auf dem Bankkonto, entscheidet aber darüber, ob sich das Geschäft lohnt. Notiere die Stunden, und sei es separat.

Ein Beispiel mit Zahlen

Die folgenden Zahlen sind ein erfundenes Beispiel, um die Rechnung zu zeigen. Sie sind weder der Branchendurchschnitt noch das, was dein Automat bringen wird: Ersetze jede Zeile durch deine eigenen Zahlen.

Ein Snack- und Getränkeautomat in einem Büro in Spanien, in der Regelbesteuerung, über einen Monat. Er verkauft 800 Einheiten zu einem Durchschnittspreis von 1,10 €, alles mit 10 % MwSt. Er kostete 3.600 € und wird über fünf Jahre abgeschrieben.

In diesem Beispiel bleiben von jedem ohne MwSt. verkauften Euro etwas weniger als 26 Cent übrig. Und deine Zeit fehlt noch: Wenn dieser Automat dich fünf Stunden im Monat kostet, teile die 205 € durch fünf, und du weißt, was er dir pro Stunde bringt.

Die drei Zahlen, auf die man achten sollte

1. Was jeder Verkauf übrig lässt

Das ist der Preis ohne MwSt. minus die Kosten, die mit jedem Verkauf steigen: Produkt, Standortprovision und Schwund. Im Beispiel: 1,00 € − 0,45 € − 0,10 € − 0,025 € = 0,425 € pro Verkauf.

2. Der Break-even-Punkt

Das sind die Verkäufe, die nötig sind, um die Kosten zu decken, die nicht vom Verkauf abhängen: Fahrten, Abschreibung und Fixkosten. Sie werden durch das geteilt, was jeder Verkauf übrig lässt.

Im Beispiel: (40 + 60 + 35) ÷ 0,425 = 318 Verkäufe pro Monat, also etwa elf pro Tag. Darunter verliert der Automat Geld, auch wenn die Kassette voll aussieht.

3. Die Amortisationsdauer

Wie viele Monate der Automat braucht, um die Anschaffungskosten wieder hereinzuholen. Die Investition wird durch das geteilt, was er pro Monat vor Abschreibung übrig lässt. Im Beispiel: 3.600 € ÷ (205 + 60) = etwas weniger als 14 Monate, wenn die Verkäufe gleich bleiben.

Diese Zahl ist vor allem vor dem Kauf nützlich: Wenn sich bei einer vorsichtigen Verkaufsprognose die Amortisationsdauer auf fünf oder sechs Jahre verlängert, trägt der Standort diesen Automaten nicht.

Pro Automat, pro Produkt und pro Fach

Die Monatsrechnung zeigt, ob der Automat Gewinn oder Verlust macht. Um zu verstehen, warum, muss man eine Ebene tiefer gehen.

• Pro Automat: Zwei gleiche Automaten mit demselben Sortiment können gegensätzliche Ergebnisse liefern. Der, der seinen Break-even-Punkt nicht erreicht, ist ein Kandidat für einen Standortwechsel.
• Pro Produkt: Was sich am meisten verkauft, bringt nicht immer am meisten ein. Ein Produkt mit hohem Absatz und geringer Marge kann den Platz eines besseren Produkts belegen.
• Pro Fach: Ein Fach, das Wochen braucht, um leer zu werden, bindet Kapital und endet in abgelaufener Ware. Ein Fach, das zwischen zwei Besuchen leer wird, verliert Verkäufe.

Und der Preis wird Produkt für Produkt überprüft. Wenn die Einkaufskosten steigen und der Preis im Automaten gleich bleibt, schrumpft die Marge, ohne dass es jemand merkt. Es lohnt sich, eine Zielmarge zu haben und mindestens bei jedem Lieferantenwechsel zu prüfen, welche Preise darunter liegen.

Mit mehreren Automaten wird diese Rechnung von Hand mühsam. Unser Leitfaden zur Software für Verkaufsautomaten zeigt, was ein Werkzeug können muss, das sie für dich führt, und wie du es auswählst.

Was die Rentabilität beeinflusst

• Der Standort. Er wiegt am meisten und ist am schwersten zu ändern: wie viele Menschen vorbeikommen, zu welchen Zeiten und welche Alternativen sie in der Nähe haben.
• Das Sortiment. Ersetze, was sich nicht dreht, durch das, was an genau diesem Ort gefragt ist. Was im Fitnessstudio funktioniert, funktioniert nicht in einer Werkstatt.
• Der Preis. Ein paar Cent bei einem stark verkauften Produkt bewegen das Ergebnis stärker als jede Einsparung bei den Kosten.
• Die richtige Zahl an Besuchen. Zu oft fahren kostet Kraftstoff und Zeit. Zu selten fahren bedeutet leere Fächer, also verlorene Verkäufe.
• Die abgelaufene Ware. Jede abgelaufene Einheit nimmt die Marge mehrerer verkaufter Einheiten mit. Zuerst das mit dem frühesten Ablauf zu verkaufen ist die günstigste Maßnahme überhaupt.
• Die Einkäufe. Dasselbe Produkt kostet bei verschiedenen Lieferanten unterschiedlich viel. Vor jeder Bestellung zu vergleichen, macht sich in der größten Zeile der Rechnung bemerkbar.

Häufige Fehler

• Den Kasseninhalt als Gewinn zählen. In der Kassette stecken MwSt., Produkt, Standortprovision und dein Wechselgeld.
• Die Marge mit MwSt. berechnen. Ein Produkt, das du für 0,45 € kaufst und für 1,10 € verkaufst, bringt nicht 0,65 € ein: Es bringt vor allem anderen 0,55 € ein.
• Die Abschreibung vergessen. Der Automat wirkt rentabel, bis er ersetzt werden muss.
• Nur den Durchschnitt betrachten. Ein guter Automat verdeckt einen schlechten. Die Rechnung wird Automat für Automat gemacht.
• Den Schwund nicht notieren. Was weggeworfen wird, erscheint nirgendwo, wenn es nicht erfasst wird, und geht aus derselben Tasche.
• Alte Einkaufspreise verwenden. Die Marge wird mit dem berechnet, was es heute kostet, das Produkt nachzufüllen.

Häufig gestellte Fragen

Wie viel verdient man mit einem Verkaufsautomaten?

Es gibt keine Zahl, die für alle gilt. Es hängt von den Verkäufen an diesem Standort, der Marge der enthaltenen Produkte, der Standortprovision und den Kosten ab. Man kann die Rechnung mit den eigenen Daten machen, wie im Beispiel auf dieser Seite.

Wie berechnet man die Rentabilität eines Verkaufsautomaten?

Von den Verkäufen ohne MwSt. werden die Kosten des verkauften Produkts, die Standortprovision, der Schwund, die Fahrten, die Abschreibung des Automaten und der Anteil der Fixkosten abgezogen.

Wird die Marge mit oder ohne MwSt. berechnet?

Ohne MwSt. in der Regelbesteuerung, weil die MwSt. des Verkaufs an das Finanzamt abgeführt wird. Beim spanischen recargo de equivalencia gehört dir der volle Preis, aber die MwSt. und der Zuschlag auf die Einkäufe sind Kosten.

Wie viele Verkäufe braucht ein Automat, um rentabel zu sein?

So viele, wie seine Fixkosten decken. Die monatlichen Fixkosten werden durch das geteilt, was jeder Verkauf übrig lässt. Im Beispiel ergeben sich 318 Verkäufe pro Monat, also etwa elf pro Tag; mit deinen Zahlen kommt ein anderer Wert heraus.

Wie lange dauert es, bis sich ein Verkaufsautomat amortisiert?

Das ergibt sich aus der Division der Anschaffungskosten durch das, was er pro Monat vor Abschreibung übrig lässt. Bei einem gebrauchten Automaten sinkt die Investition, aber man sollte mehr Reparaturen einkalkulieren.

Wie weiß ich ohne Telemetrie, was ein Automat verkauft?

Über die Differenz bei jeder Nachfüllung: was in jedem Fach war, minus das, was noch da ist, multipliziert mit dem Preis des Fachs. Wenn der Automat Zähler hat, werden sie zum Abgleich verwendet.

Welche Provision wird an den Standort gezahlt?

Die vereinbarte: ein Prozentsatz vom Umsatz, ein fester Betrag pro Monat oder eine Mischung. Wichtig ist, dass sie in die Rechnung jedes Automaten eingeht, weil sie den Break-even-Punkt verändert.

Fazit

Die Rentabilität eines Verkaufsautomaten entscheidet sich in sieben Zeilen: Verkäufe ohne MwSt., Produkt, Standort, Schwund, Fahrten, Abschreibung und Fixkosten. Daraus ergeben sich die drei wichtigen Zahlen: was jeder Verkauf übrig lässt, wie viele Verkäufe nötig sind, um keinen Verlust zu machen, und wie lange der Automat braucht, um sich zu bezahlen. Einmal im Jahr gerechnet bringt es wenig; bei jeder Nachfüllung gerechnet zeigt es, welchen Automaten man versetzen, welches Produkt man ändern und welchen Preis man erhöhen sollte.

Dieser Artikel dient nur zu Informationszwecken. Die Zahlen im Beispiel sind erfunden, und die Behandlung von MwSt. und Abschreibung hängt von deiner steuerlichen Einordnung ab: Kläre das mit deiner Steuerberatung.

Nützliche Links

• Verwaltung von Verkaufsautomaten ohne Telemetrie: Wie eine Nachfüllroute mit Repónlo Schritt für Schritt aussieht.
• Die Einnahmen eines Automaten abgleichen: Wie viel laut Verkäufen in der Kassette sein sollte.
• Leere Fächer und abgelaufene Ware: Die zwei Stellen, an denen die Marge verloren geht.
• MwSt. auf Lebensmittel in Spanien: Welcher Steuersatz für welches Produkt gilt.