Rentabilidade de uma máquina de vending: como calculá-la com um exemplo

A rentabilidade de uma máquina de vending não é um valor que se possa copiar de outro negócio. Depende de onde está a máquina, do que leva dentro, do que o local cobra e de quantas vezes tens de ir repô-la. O que é igual para toda a gente é a conta.

Neste guia explicamos essa conta passo a passo: o que entra, o que sai, que custos costumam ser esquecidos e como saber quantas vendas por dia uma máquina precisa para não dar prejuízo. Há também um exemplo completo com números, para que o possas refazer com os teus.

A conta, numa linha

O que uma máquina deixa = vendas sem IVA − custo do produto vendido − comissão do local − perdas − deslocações − amortização − restantes despesas fixas.

Todo o resto são detalhes dessa linha. Se faltar um dos termos, a máquina parece mais rentável do que é. E os que mais se esquecem são os três últimos, porque não se pagam sempre que repões.

As receitas: o que foi realmente vendido

O ponto de partida não é o que havia na caixa, mas sim o que a máquina vendeu. São duas coisas diferentes: na caixa está também o troco que colocaste, e pode faltar dinheiro por devoluções, falhas do moedeiro ou pagamentos com cartão que chegam por outro lado.

Sem telemetria, as vendas obtêm-se pela própria reposição: o que havia em cada célula da última vez que foste, menos o que há hoje, pelo preço dessa célula. Se a máquina tiver contadores, servem para confirmar.

E é preciso retirar o IVA. O preço que a máquina mostra já o inclui, e essa parte não é tua: é entregue ao fisco. O exemplo deste guia usa as taxas espanholas, em que o IVA depende do produto: 10 % na maior parte dos alimentos e 21 % nas bebidas com açúcares ou edulcorantes adicionados. Explicamos isso no guia do IVA dos alimentos em Espanha. Noutro país a conta é a mesma, com as tuas taxas.

Se és trabalhador independente em Espanha e estás no regime de recargo de equivalencia (sobretaxa de equivalência), a conta muda de lado: não entregas o IVA do que vendes, mas o IVA e a sobretaxa que pagas ao comprar são custo. O teu contabilista dir-te-á em que regime estás.

Os custos, um a um

1. O produto vendido. O que te custou cada unidade que saiu da máquina, ao último preço de compra. Não o que compraste este mês: o que foi vendido.
2. A comissão do local. O bar, o escritório ou o ginásio onde está a máquina costuma cobrar uma percentagem das vendas, um valor fixo ou ambos. É um custo de cada venda.
3. As perdas. Produto fora de prazo, partido ou que a máquina entregou sem cobrar. Foi comprado e não foi vendido.
4. As deslocações. Combustível e desgaste do veículo em cada visita. Uma máquina longe da tua rota custa mais do que uma que fica a caminho.
5. A amortização. A máquina paga-se uma vez, mas desgasta-se ao longo de anos. Divide o que custou pelos meses que esperas que dure.
6. O resto das despesas fixas. Seguro, mensalidade do terminal de pagamento, telefone, contabilidade, renda do armazém, reparações. São repartidas por todas as máquinas.
7. O teu tempo. Não sai da conta bancária, mas é o que decide se o negócio compensa. Regista as horas, mesmo que seja à parte.

Um exemplo com números

Os valores que se seguem são um exemplo inventado para mostrar a conta. Não são a média do setor nem o que a tua máquina vai dar: troca cada linha pelo teu dado.

Uma máquina de snacks e bebidas num escritório em Espanha, no regime geral de IVA, durante um mês. Vende 800 unidades a um preço médio de 1,10 €, tudo com 10 % de IVA. Custou 3.600 € e é amortizada em cinco anos.

Neste exemplo, de cada euro vendido sem IVA ficam pouco menos de 26 cêntimos. E falta o teu tempo: se essa máquina te ocupa cinco horas por mês, divide os 205 € por cinco e saberás quanto te paga a hora.

Os três números que convém olhar

1. O que deixa cada venda

É o preço sem IVA menos os custos que crescem com cada venda: produto, comissão do local e perdas. No exemplo, 1,00 € − 0,45 € − 0,10 € − 0,025 € = 0,425 € por venda.

2. O ponto de equilíbrio

São as vendas necessárias para pagar os custos que não dependem de vender: deslocações, amortização e despesas fixas. Divide-se pelo que cada venda deixa.

No exemplo: (40 + 60 + 35) ÷ 0,425 = 318 vendas por mês, cerca de onze por dia. Abaixo disso, a máquina perde dinheiro mesmo que a caixa esteja cheia.

3. O prazo de recuperação

Quantos meses a máquina demora a devolver o que custou. Divide-se o investimento pelo que deixa por mês antes de amortizar. No exemplo: 3.600 € ÷ (205 + 60) = um pouco menos de 14 meses, se as vendas se mantiverem.

Este número serve sobretudo antes de comprar: se com uma previsão prudente de vendas o prazo for para cinco ou seis anos, a localização não aguenta essa máquina.

Por máquina, por produto e por célula

A conta do mês diz se a máquina ganha ou perde. Para perceber porquê, é preciso descer um nível.

• Por máquina: duas máquinas iguais com o mesmo sortido podem dar resultados opostos. A que não chega ao seu ponto de equilíbrio é candidata a mudar de sítio.
• Por produto: o que mais se vende nem sempre é o que mais deixa. Um produto com muita saída e pouca margem pode estar a ocupar o lugar de outro melhor.
• Por célula: uma célula que demora semanas a esvaziar imobiliza dinheiro e acaba em produtos fora de prazo. Uma que esvazia entre visitas está a perder vendas.

E o preço revê-se produto a produto. Quando o custo de compra sobe e o preço da máquina fica igual, a margem encolhe sem que ninguém o veja. Convém ter uma margem objetivo e verificar, pelo menos sempre que muda um fornecedor, que preços ficaram abaixo dela.

Com várias máquinas, fazer esta conta à mão complica-se. O nosso guia sobre o programa de gestão de vending explica o que deve fazer uma ferramenta que a faça por ti e como escolhê-la.

O que move a rentabilidade

• A localização. É o que mais pesa e o mais difícil de mudar: quantas pessoas passam, quantas horas e que alternativas têm por perto.
• O sortido. Trocar o que não roda pelo que é pedido nesse local em concreto. O que funciona num ginásio não funciona numa oficina.
• O preço. Uns cêntimos num produto com muita saída mexem mais no resultado do que qualquer poupança em despesas.
• As visitas certas. Ir a mais é combustível e horas. Ir a menos são células vazias, que é venda perdida.
• Os produtos fora de prazo. Cada unidade que expira leva a margem de várias vendidas. Tirar primeiro o que expira antes é a medida mais barata que existe.
• As compras. O mesmo produto muda de preço de fornecedor para fornecedor. Comparar antes de cada encomenda nota-se na maior linha da conta.

Erros frequentes

• Contar a receita como lucro. O que está na caixa inclui o IVA, o produto, a comissão do local e o teu troco.
• Calcular a margem com o IVA incluído. Um produto que compras a 0,45 € e vendes a 1,10 € não deixa 0,65 €: deixa 0,55 € antes de tudo o resto.
• Esquecer a amortização. A máquina parece rentável até ao dia em que tem de ser substituída.
• Olhar só para a média. Uma máquina boa esconde uma má. A conta faz-se máquina a máquina.
• Não registar as perdas. O que se deita fora não aparece em lado nenhum se não for anotado, e sai do mesmo bolso.
• Usar preços de compra antigos. A margem calcula-se com o que custa hoje repor o produto.

Perguntas frequentes

Quanto se ganha com uma máquina de vending?

Não há um valor que sirva para todas. Depende das vendas dessa localização, da margem do que leva, da comissão do local e das despesas. O que se pode fazer é a conta com os teus dados, como no exemplo desta página.

Como se calcula a rentabilidade de uma máquina de vending?

Às vendas sem IVA subtrai-se o custo do produto vendido, a comissão do local, as perdas, as deslocações, a amortização da máquina e a parte que lhe cabe das despesas fixas.

A margem calcula-se com IVA ou sem IVA?

Sem IVA no regime geral, porque o IVA da venda é entregue ao fisco. No recargo de equivalencia espanhol, o preço inteiro é teu, mas o IVA e a sobretaxa das compras são custo.

Quantas vendas uma máquina precisa para ser rentável?

As que cobrem os seus custos fixos. Divide-se os custos fixos do mês pelo que cada venda deixa. No exemplo dão 318 vendas por mês, cerca de onze por dia; com os teus dados dará outro valor.

Quanto tempo demora a amortizar uma máquina de vending?

O resultado de dividir o que custou pelo que deixa por mês antes de amortizar. Com uma máquina em segunda mão o investimento baixa, mas convém contar com mais reparações.

Como sei o que vende uma máquina sem telemetria?

Pela diferença em cada reposição: o que havia em cada célula menos o que resta, pelo preço da célula. Se a máquina tiver contadores, usam-se para comparar.

Que comissão se paga ao local?

A que for acordada: uma percentagem das vendas, um valor fixo por mês ou uma mistura. O importante é que entre na conta de cada máquina, porque muda o seu ponto de equilíbrio.

Conclusão

A rentabilidade de uma máquina de vending decide-se em sete linhas: vendas sem IVA, produto, local, perdas, deslocações, amortização e despesas fixas. Com elas saem os três números que importam: o que cada venda deixa, quantas vendas são necessárias para não perder e quanto tempo a máquina demora a pagar-se. Feita uma vez por ano serve de pouco; feita em cada reposição, diz que máquina mover, que produto mudar e que preço subir.

Este artigo é informativo. Os valores do exemplo são inventados, e o tratamento do IVA e da amortização depende do teu regime fiscal: fala com o teu contabilista.

Ligações úteis

• Controlo de máquinas de vending sem telemetria: como é uma rota de reposição com o Repónlo, passo a passo.
• Acertar a receita de uma máquina: quanto deveria haver na caixa segundo o que foi vendido.
• Células vazias e produtos fora de prazo: os dois sítios por onde a margem se vai.
• IVA dos alimentos em Espanha: que taxa leva cada produto.