Aprire un’attività di vending in Spagna: adempimenti, posizione e numeri

Consultoría EHERO

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Per aprire un’attività di vending in Spagna (montar un negocio de vending) non serve una licenza speciale. Bisogna iscriversi come qualsiasi altra attività commerciale, rispettare le norme igieniche se si vendono alimenti, esporre sulla macchina le informazioni richieste dalla legge e, soprattutto, trovare una posizione in cui si venda abbastanza da far tornare i conti.

In questa guida esaminiamo una per una le pratiche da svolgere, cosa deve riportare la macchina, come chiudere l’accordo con il locale, in cosa consiste l’investimento e come capire, prima di comprare, se una posizione vende abbastanza da ripagare la macchina. Verificato sul BOE, la gazzetta ufficiale spagnola, al 14 ottobre 2026.

Serve una licenza?

Non esiste una licenza nazionale per gestire distributori automatici. La legge spagnola sul commercio al dettaglio (Ley 7/1996, de ordenación del comercio minorista) considera la vendita automatica una forma come un’altra di vendita al dettaglio e, dal 2010, non richiede alcuna autorizzazione preventiva: chiede solo che le macchine rispettino la normativa tecnica e riportino le informazioni richieste dalla legge.

Due precisazioni:

Ogni comunità autonoma (comunidad autónoma) ha la propria legge sul commercio e alcune possono richiedere una comunicazione o un’iscrizione. Chiedi all’assessorato al commercio della tua comunità autonoma.
Se la macchina si trova in strada o in uno spazio pubblico, serve il permesso del comune (ayuntamiento). All’interno di un locale privato, conta l’accordo con chi lo gestisce.

L’iscrizione: autonomo o società, e IAE

La prima cosa è scegliere la forma: come lavoratore autonomo (autónomo) o con una società. Per iniziare con poche macchine, i più scelgono di lavorare come autonomi; una società costa di più da gestire, ma tiene separato il patrimonio personale e cambia il funzionamento dell’IVA.

Poi ci si iscrive all’Agenzia delle Entrate spagnola (Hacienda) con la dichiarazione di inizio attività (declaración censal), nel codice corrispondente dell’imposta sulle attività economiche (Impuesto sobre Actividades Económicas, IAE):

647.5, se vendi alimenti e bevande, senza tabacco, in distributori automatici.
664.9, se vendi altri articoli in macchine: caricabatterie, giocattoli, prodotti per l’igiene.

La tariffa dell’IAE stabilisce una quota per macchina, ma gli autonomi e le società che fatturano meno di un milione di euro all’anno ne sono esenti. L’iscrizione nel codice va comunque fatta.

E con l’iscrizione arriva l’IVA. Un autonomo che rivende i prodotti così come li compra di solito rientra nel recargo de equivalencia, un regime speciale dell’IVA spagnola; una società, nel regime ordinario. Lo spieghiamo, con l’aliquota di ciascun prodotto, nella guida sull’IVA sui distributori automatici in Spagna.

Se vendi alimenti: registrazione sanitaria e igiene

Chi vende alimenti tramite distributori automatici è un esercizio di commercio al dettaglio di alimenti e gli si applica il decreto spagnolo sull’igiene alimentare nel commercio al dettaglio (Real Decreto 1021/2022):

Iscrizione nel registro della tua comunità autonoma, con una comunicazione o un’autocertificazione (declaración responsable) all’autorità sanitaria locale. Vale anche per il magazzino dove conservi la merce.
Ruotare i prodotti in base alla data di scadenza o al termine minimo di conservazione, con la frequenza necessaria.
Mantenere le temperature previste dalla norma per ogni tipo di alimento.
Un allarme per le interruzioni di corrente nelle macchine che vendono alimenti da conservare in frigo, che avvisi il gestore se manca la luce.

Il patentino spagnolo per alimentaristi (carné de manipulador de alimentos) non esiste più come tale, ma chi manipola alimenti deve avere una formazione in igiene alimentare (lo richiede il Regolamento europeo 852/2004). Spetta all’azienda garantire che questa formazione ci sia e si possa dimostrare.

Cosa deve riportare la macchina

Lo richiede l’articolo 50 della legge sul commercio al dettaglio, in un punto ben visibile:

quale prodotto vende e a che prezzo;
chi lo vende, con un indirizzo e un telefono per i reclami;
quali monete accetta e come si usa;
che rispetta la normativa tecnica, come la marcatura CE.

Inoltre, la macchina deve restituire il denaro se non eroga il prodotto (articolo 51). E se vende alimenti, all’esterno deve riportare il nome, l’indirizzo e un telefono di chi la rifornisce e ne cura la manutenzione (articolo 12 del decreto 1021/2022).

Se pensi di iniziare con una macchina usata, controlla tutto questo prima di pagarla. Ne parliamo nella guida sul distributore automatico usato in Spagna.

Tabacco e alcol: regole a parte

Il tabacco ha regole proprie: i distributori di sigarette dipendono da una tabaccheria autorizzata (estanco), possono stare solo in determinati locali e devono impedirne l’uso ai minori. Non è qualcosa da aggiungere a una macchina di snack.
L’alcol è regolato dalle leggi di ciascuna comunità autonoma, soprattutto per impedire la vendita ai minori, e può essere vietato o limitato nelle macchine. Informati nella tua comunità autonoma prima di inserirlo nell’assortimento.

L’accordo con il locale

La posizione è ciò che pesa di più sulla redditività, e l’accordo con chi gestisce il locale determina buona parte dei costi. Conviene mettere per iscritto:

Cosa incassa il locale: una percentuale delle vendite, un importo fisso al mese o entrambe le cose.
Chi paga la luce consumata dalla macchina.
Quando puoi entrare per rifornire e ritirare l’incasso.
Chi risponde di cosa: guasti, furti, urti. La legge rende responsabile il titolare del locale insieme a quello della macchina nei confronti dell’acquirente (articolo 52 della legge sul commercio al dettaglio), quindi il locale vorrà sapere che intervieni in fretta.
Esclusiva: se il locale si impegna a non installare un’altra macchina.
Durata e preavviso per ritirare la macchina, da entrambe le parti.

E un’assicurazione di responsabilità civile che copra la macchina in quel luogo.

In cosa consiste l’investimento

Non diamo cifre perché cambiano molto a seconda della macchina e della posizione, ma l’elenco di ciò che va pagato prima di vendere il primo prodotto è sempre simile:

la macchina, nuova o usata, con trasporto e installazione;
il sistema di pagamento: gettoniera e, sempre più spesso, lettore di carte con il relativo contratto;
il primo assortimento e le monete per dare il resto;
l’assicurazione e le pratiche di apertura;
il veicolo per il rifornimento e un luogo dove conservare il prodotto, se non li hai già.

I numeri prima di acquistare

Prima di comprare una macchina per una posizione, fai i conti con una previsione di vendite prudente:

Quanto lascia ogni vendita: il prezzo al netto dell’IVA, meno il costo del prodotto, la commissione del locale e gli scarti.
Il punto di pareggio: i costi fissi del mese (spostamenti, ammortamento della macchina, assicurazione e altro) divisi per quanto lascia ogni vendita. Sono le vendite necessarie per non andare in perdita.
Il tempo di recupero: quanto costa la macchina diviso per quanto ti lascia ogni mese.

Se per non andare in perdita la macchina deve vendere più di quanto quella posizione può dare, la posizione non funziona, per quanto economica sia la macchina. Lo spieghiamo con un esempio completo nell’articolo sulla redditività di un distributore automatico.

La scelta prudente è partire con una macchina e misurare. Con qualche mese di vendite reali saprai quale assortimento funziona, ogni quanto bisogna passare e se conviene una seconda macchina.

Organizzarsi fin dalla prima macchina

Con una macchina si può tenere tutto a mente. Con tre, no. Cosa conviene annotare fin dal primo giorno:

Cosa resta e cosa carichi in ogni posizione a ogni visita. Da lì si ricavano le vendite.
Le date di scadenza, per vendere prima ciò che scade prima.
Quanto ritiri dalla cassa, per confrontarlo con quanto dovrebbe esserci in base alle vendite.
Gli acquisti, con il relativo prezzo, per conoscere il margine reale di ogni prodotto.

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Domande frequenti

Che licenza serve per installare un distributore automatico?

Non esiste una licenza nazionale per il vending. Ti servono l’iscrizione come autonomo o come società e nell’IAE, la registrazione sanitaria se vendi alimenti e, se la macchina si trova in uno spazio pubblico, il permesso del comune. Informati anche nella tua comunità autonoma.

In quale codice IAE mi iscrivo?

Nel 647.5 se vendi alimenti e bevande senza tabacco, e nel 664.9 se vendi altri articoli. Gli autonomi e le società che fatturano meno di un milione di euro non pagano la quota.

Mi serve il patentino per alimentaristi?

Il patentino non esiste più come tale, ma chi manipola alimenti deve avere formazione in igiene alimentare e l’azienda deve poterlo dimostrare.

Quanto si guadagna con un distributore automatico?

Non esiste una cifra valida per tutti. Dipende da ciò che si vende in quella posizione, dal margine di ogni prodotto, dalla commissione del locale e dalle spese. Il calcolo, con un esempio, è nella nostra guida alla redditività.

Quanto prende un locale per avere una macchina?

Quello che si concorda: una percentuale delle vendite, un importo fisso o una combinazione. L’importante è metterlo nei conti di ogni macchina prima di firmare.

È meglio iniziare con una macchina nuova o usata?

Una usata riduce l’investimento, ma va controllata bene e bisogna prevedere più riparazioni. Confronta il tempo di recupero delle due opzioni con la stessa previsione di vendite.

Posso vendere tabacco nelle mie macchine?

Non come un prodotto qualsiasi: il tabacco ha regole proprie, legate a una tabaccheria autorizzata, con limiti sui luoghi e sull’accesso dei minori.

Conclusione

Aprire un’attività di vending è, sulla carta, più semplice di quanto sembri: iscrizione, IAE, registrazione sanitaria se ci sono alimenti e informazioni obbligatorie sulla macchina. La parte difficile è l’altra: trovare posizioni che vendano abbastanza, chiudere un buon accordo con il locale e tenere i conti di ogni macchina fin dal primo giorno. Chi parte con una macchina, la misura e poi cresce evita quelle che non si ripagano mai.

Questo articolo è informativo e non sostituisce il parere del tuo commercialista. Le norme commerciali e sanitarie cambiano da comunità autonoma a comunità autonoma: informati nella tua prima di iniziare.