Ein Automatengeschäft in Spanien gründen: Anmeldung, Standort und Zahlen

Um ein Automatengeschäft in Spanien zu gründen (montar un negocio de vending), brauchst du keine spezielle Lizenz. Du musst dich wie jedes andere Gewerbe anmelden, die Hygieneregeln einhalten, wenn du Lebensmittel verkaufst, die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben am Automaten anbringen und vor allem einen Standort finden, an dem genug verkauft wird, damit sich das Ganze rechnet.

In diesem Leitfaden gehen wir die Formalitäten Schritt für Schritt durch, erklären, was am Automaten angebracht sein muss, wie du die Vereinbarung mit dem Standort abschließt, wohin das Startkapital fließt und wie du schon vor dem Kauf erkennst, ob sich ein Standort trägt. Geprüft im BOE, dem spanischen Staatsanzeiger, am 14. Oktober 2026.

Brauchst du eine Lizenz?

Für den Betrieb von Verkaufsautomaten gibt es keine landesweite Lizenz. Das spanische Einzelhandelsgesetz (Ley 7/1996, de ordenación del comercio minorista) behandelt den Automatenverkauf als eine weitere Form des Einzelhandels, und seit 2010 ist keine vorherige Genehmigung mehr erforderlich: Die Maschinen müssen nur ihre technischen Vorschriften erfüllen und die gesetzlich vorgeschriebenen Informationen tragen.

Zwei Hinweise:

• Jede Region (comunidad autónoma) hat ihr eigenes Handelsgesetz, und manche können eine Mitteilung oder Registrierung verlangen. Frag bei der Handelsbehörde deiner Region nach.
• Wenn die Maschine auf der Straße oder in einem öffentlichen Raum steht, brauchst du eine Genehmigung des Rathauses (ayuntamiento). In einem privaten Lokal zählt die Vereinbarung mit dessen Betreiber.

Die Anmeldung: Selbstständiger oder Gesellschaft, und IAE

Als Erstes wählst du die Rechtsform: als Selbstständiger (autónomo) oder mit einer Gesellschaft. Wer mit wenigen Maschinen startet, macht es meist als Selbstständiger; eine Gesellschaft verursacht mehr Verwaltungskosten, trennt aber das Privatvermögen ab und ändert, wie die Mehrwertsteuer funktioniert.

Danach meldest du dich beim spanischen Finanzamt (Hacienda) mit der Erfassungserklärung (declaración censal) an, im passenden Abschnitt der Gewerbesteuer (Impuesto sobre Actividades Económicas, IAE):

• 647.5, wenn du Lebensmittel und Getränke ohne Tabak über Automaten verkaufst.
• 664.9, wenn du andere Artikel über Automaten verkaufst: Ladegeräte, Spielzeug, Hygieneprodukte.

Der IAE-Tarif sieht eine Abgabe pro Maschine vor, aber Selbstständige und Gesellschaften mit einem Jahresumsatz von weniger als einer Million Euro sind davon befreit. Die Anmeldung im entsprechenden Abschnitt muss trotzdem erfolgen.

Und mit der Anmeldung kommt die Mehrwertsteuer. Ein Selbstständiger, der die Produkte so verkauft, wie er sie einkauft, fällt in der Regel unter den Ausgleichszuschlag (recargo de equivalencia); eine Gesellschaft unter die Regelbesteuerung. Wir erklären das mit den Steuersätzen der einzelnen Produkte in unserem Artikel zur Mehrwertsteuer bei Verkaufsautomaten in Spanien.

Wenn du Lebensmittel verkaufst: Gesundheitsregister und Hygiene

Wer Lebensmittel über Automaten verkauft, betreibt einen Einzelhandel mit Lebensmitteln, und es gilt die spanische Verordnung 1021/2022 über Lebensmittelhygiene im Einzelhandel (Real Decreto 1021/2022):

• Eintragung im Register deiner Region, mit einer Mitteilung oder einer Eigenerklärung (declaración responsable) an die zuständige Gesundheitsbehörde vor Ort. Dazu gehören auch die Lager, in denen du die Ware aufbewahrst.
• Produkte rechtzeitig austauschen, je nach Verbrauchsdatum oder Mindesthaltbarkeitsdatum, so oft wie nötig.
• Die vorgeschriebenen Temperaturen einhalten für jede Lebensmittelart.
• Ein Stromausfall-Alarm an Maschinen, die gekühlte Lebensmittel verkaufen, damit der Betreiber bei einem Stromausfall benachrichtigt wird.

Den Lebensmittelhygieneausweis (carné de manipulador de alimentos) gibt es als solchen nicht mehr, aber wer Lebensmittel handhabt, muss in Lebensmittelhygiene geschult sein (das verlangt die europäische Verordnung 852/2004). Das Unternehmen ist dafür verantwortlich, dass diese Schulung vorhanden ist und nachgewiesen werden kann.

Was am Automaten stehen muss

Das verlangt Artikel 50 des Einzelhandelsgesetzes, gut sichtbar angebracht:

• welches Produkt verkauft wird und zu welchem Preis;
• wer es verkauft, mit Adresse und Telefonnummer für Reklamationen;
• welche Münzen akzeptiert werden und wie die Maschine benutzt wird;
• dass sie die technischen Vorschriften erfüllt, etwa die CE-Kennzeichnung.

Außerdem muss die Maschine das Geld zurückgeben, wenn sie das Produkt nicht ausgibt (Artikel 51). Und wenn sie Lebensmittel verkauft, muss außen der Name, die Adresse und eine Telefonnummer des Betreibers angebracht sein, der sie beliefert und wartet (Artikel 12 der Verordnung 1021/2022).

Wenn du mit einer gebrauchten Maschine starten willst, prüfe all das, bevor du sie bezahlst. Wie das geht, steht in unserem Leitfaden Gebrauchter Verkaufsautomat in Spanien.

Tabak und Alkohol: eigene Regeln

• Tabak hat eigene Regeln: Zigarettenautomaten sind an einen staatlich konzessionierten Tabakladen (estanco) gebunden, dürfen nur an bestimmten Orten stehen und müssen verhindern, dass Minderjährige sie benutzen. Das ist nichts, was du einfach in einen Snackautomaten packst.
• Alkohol wird durch die Gesetze der einzelnen Regionen geregelt, vor allem um den Verkauf an Minderjährige zu verhindern, und kann in Automaten verboten oder eingeschränkt sein. Frag in deiner Region nach, bevor du ihn ins Sortiment aufnimmst.

Die Vereinbarung mit dem Standort

Der Standort ist der wichtigste Faktor für die Rentabilität, und die Vereinbarung mit dem Betreiber des Lokals bestimmt einen großen Teil der Kosten. Es ist ratsam, schriftlich festzuhalten:

• Was das Lokal erhält: einen Prozentsatz des Umsatzes, einen festen Monatsbetrag oder beides.
• Wer den Strom bezahlt, den die Maschine verbraucht.
• Wann du zum Nachfüllen und zum Geldabholen kommen darfst.
• Wer wofür haftet: Störungen, Diebstahl, Schäden. Das Gesetz macht den Betreiber des Lokals zusammen mit dem der Maschine gegenüber dem Käufer verantwortlich (Artikel 52 des Einzelhandelsgesetzes), also will das Lokal wissen, dass du schnell reagierst.
• Exklusivität: ob sich das Lokal verpflichtet, keine weitere Maschine aufzustellen.
• Laufzeit und Kündigungsfrist für das Entfernen der Maschine, für beide Seiten.

Und eine Haftpflichtversicherung, die die Maschine an diesem Standort abdeckt.

Wohin das Startkapital fließt

Wir nennen keine Zahlen, weil sie je nach Maschine und Standort stark variieren, aber die Liste der Ausgaben vor dem Verkauf der ersten Einheit ist immer ähnlich:

• die Maschine, neu oder gebraucht, mit Transport und Installation;
• das Zahlungssystem: Münzprüfer und, immer häufiger, Kartenleser mit Vertrag;
• die erste Ware und das Wechselgeld für den Münzprüfer;
• die Versicherung und die Anmeldeformalitäten;
• das Fahrzeug zum Nachfüllen und ein Ort zur Lagerung der Ware, falls du das nicht schon hast.

Die Zahlen vor dem Kauf

Bevor du eine Maschine für einen Standort kaufst, rechne mit einer vorsichtigen Verkaufsprognose:

1. Was jeder Verkauf einbringt: der Preis nach Abzug der Mehrwertsteuer, minus Produktkosten, Standortprovision und Schwund.
2. Der Break-even-Punkt: die monatlichen Fixkosten (Fahrten, Abschreibung der Maschine, Versicherung und anderes) geteilt durch den Ertrag pro Verkauf. Das sind die Verkäufe, die du brauchst, um keinen Verlust zu machen.
3. Die Amortisationsdauer: was die Maschine kostet, geteilt durch den monatlichen Ertrag.

Wenn die Maschine, um nicht Verlust zu machen, mehr verkaufen müsste, als an diesem Standort realistisch ist, taugt der Standort nichts, so günstig die Maschine auch sein mag. Ein vollständiges Beispiel rechnen wir im Artikel zur Rentabilität eines Verkaufsautomaten durch.

Am vernünftigsten ist es, mit einer Maschine zu starten und zu messen. Mit einigen Monaten echter Verkäufe weißt du, welches Sortiment funktioniert, wie oft du hinfahren musst und ob sich eine zweite Maschine lohnt.

Von der ersten Maschine an organisiert sein

Mit einer Maschine kannst du alles im Kopf behalten. Mit drei nicht mehr. Was du ab dem ersten Tag notieren solltest:

• Was in jedem Fach übrig ist und was du nachfüllst, bei jedem Besuch. Daraus ergeben sich die Verkäufe.
• Die Ablaufdaten, damit zuerst das verkauft wird, was früher abläuft.
• Was du aus der Kasse entnimmst, um es mit dem zu vergleichen, was laut Verkauf vorhanden sein sollte.
• Die Einkäufe mit ihrem Preis, damit du die echte Marge jedes Produkts kennst.

Häufige Fragen

Welche Lizenz brauche ich, um einen Verkaufsautomaten aufzustellen?

Es gibt keine landesweite Lizenz für Verkaufsautomaten. Du brauchst die Anmeldung als Selbstständiger oder Gesellschaft und im IAE, das Gesundheitsregister, wenn du Lebensmittel verkaufst, und wenn die Maschine in einem öffentlichen Raum steht, die Genehmigung des Rathauses. Frag auch bei deiner Region nach.

In welchem IAE-Abschnitt melde ich mich an?

Im 647.5, wenn du Lebensmittel und Getränke ohne Tabak verkaufst, und im 664.9, wenn du andere Artikel verkaufst. Selbstständige und Gesellschaften mit einem Umsatz von weniger als einer Million Euro zahlen die Abgabe nicht.

Brauche ich den Lebensmittelhygieneausweis?

Den Ausweis gibt es als solchen nicht mehr, aber wer Lebensmittel handhabt, muss eine Schulung in Lebensmittelhygiene haben, und das Unternehmen muss das nachweisen können.

Wie viel verdient man mit einem Verkaufsautomaten?

Es gibt keinen Betrag, der für alle gilt. Es hängt davon ab, was an diesem Standort verkauft wird, von der Marge jedes Produkts, von der Standortprovision und von den Kosten. Die Rechnung mit einem Beispiel steht in unserem Leitfaden zur Rentabilität.

Wie viel verlangt ein Standort für eine Maschine?

Was vereinbart wird: ein Prozentsatz des Umsatzes, ein fester Betrag oder eine Mischung. Wichtig ist, das vor der Unterschrift in die Kalkulation jeder Maschine einzubeziehen.

Ist es besser, mit einer neuen oder gebrauchten Maschine zu starten?

Eine gebrauchte senkt die Investition, aber du musst sie gut prüfen und mit mehr Reparaturen rechnen. Vergleiche die Amortisationsdauer beider Optionen mit derselben Verkaufsprognose.

Kann ich in meinen Maschinen Tabak verkaufen?

Nicht wie jedes andere Produkt: Für Tabak gelten eigene Regeln, gebunden an einen Tabakladen und mit Einschränkungen hinsichtlich Standort und Zugang für Minderjährige.

Fazit

Ein Automatengeschäft zu gründen ist auf dem Papier einfacher, als es scheint: Anmeldung, IAE, Gesundheitsregister, wenn Lebensmittel dabei sind, und die Pflichtangaben an der Maschine. Schwierig ist das andere: Standorte zu finden, die genug verkaufen, eine gute Vereinbarung mit dem Lokal abzuschließen und von Anfang an jede Maschine zu kalkulieren. Wer mit einer startet, sie misst und dann wächst, spart sich die Maschinen, die sich nie amortisieren.

Dieser Artikel dient nur zur Information und ersetzt nicht die Beratung durch deinen Steuer- oder Rechtsberater. Handels- und Gesundheitsvorschriften unterscheiden sich von Region zu Region: Frag vor dem Start in deiner nach.

Nützliche Links

• Rentabilität eines Verkaufsautomaten: die Rechnung mit einem Beispiel.
• Gebrauchter Verkaufsautomat in Spanien: was du vor dem Kauf prüfen solltest.
• Mehrwertsteuer bei Verkaufsautomaten in Spanien: welcher Steuersatz für welches Produkt gilt.
• Software für Verkaufsautomaten: was sie können muss und wie du sie auswählst.
• Die Ladeliste: was vor der Abfahrt in den Transporter muss.