Comissão do local para máquinas de vending: quanto pagar e como a combinar

Consultoria EHERO

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A comissão do local para máquinas de vending (comisión del local) é o que pagas ao café, ao escritório ou ao ginásio por te deixarem instalar a máquina. Não existe uma tarifa oficial: negocia-se em cada sítio, e a forma de a combinar pesa tanto como a percentagem. 10 % sobre as vendas com IVA não é o mesmo que 10 % sobre as vendas sem IVA, e um valor fixo por mês não se comporta como uma percentagem quando chega um mês fraco.

Neste guia analisamos as quatro formas habituais de pagar ao local, sobre que vendas se calcula, como saber quanta comissão a tua máquina aguenta antes de negociar, o que deixar por escrito e como liquidar todos os meses sem discussões.

A resposta curta

Não há uma percentagem fixada por lei nem por costume. Depende do que esse local vende e do valor que o local atribui ao teu serviço.
Antes de negociar, calcula quanto a máquina deixa sem a comissão. Esse é o teto: se pagares mais, perdes dinheiro.
Combina sobre que vendas se calcula (sem IVA, com IVA ou apenas o dinheiro) e com que periodicidade se liquida.
O local fatura-te com IVA. Se estiveres no recargo de equivalencia (o regime especial de IVA espanhol para comerciantes retalhistas independentes), esse IVA é um custo.

As quatro formas de pagar ao local

Uma percentagem das vendas. A mais comum. O local ganha mais quando a máquina vende mais, e o risco de um mês fraco é repartido entre os dois.
Um valor fixo por mês. Simples de liquidar, mas o risco é teu: se as vendas baixarem, pagas o mesmo. Em contrapartida, nos meses bons tudo o que sobrar é teu.
Uma percentagem com um mínimo. O local recebe a percentagem, mas nunca menos de um valor por mês. Protege o local nos meses fracos e dá à máquina o mesmo tratamento que a percentagem nos meses normais.
Sem comissão. Acontece em locais onde a máquina é um serviço para as pessoas que trabalham lá, como muitos escritórios ou fábricas: o local não cobra porque lhe interessa tê-la. Às vezes até paga uma parte ou pede preços mais baixos.

Qualquer uma das quatro pode ser boa. O importante é que a conta da máquina feche com a que escolheres, também num mês fraco.

Sobre que vendas se calcula

«10 % das vendas» não diz tudo. É preciso combinar de que vendas:

As vendas sem IVA. É a base mais limpa: o IVA não é teu nem do local.
As vendas com IVA, ou seja, tudo o que a máquina recebeu. Com a mesma percentagem, o local recebe mais.
Apenas o dinheiro da caixa. É o mais fácil de comprovar perante o local, mas deixa de fora o que é pago com cartão, e isso é cada vez mais. Se for combinado assim, o local deve saber.

Com os números do exemplo do nosso guia de rentabilidade: uma máquina que cobra 880 € num mês, com IVA, vende 800 € sem IVA. Os 10 % sobre as vendas sem IVA são 80 €; sobre as vendas com IVA, 88 €. São 96 € por ano de diferença numa única máquina, por uma palavra do acordo.

Quanta comissão a tua máquina aguenta

Antes de oferecer qualquer coisa, faz a conta da máquina sem a comissão: as vendas sem IVA menos o custo do produto, as perdas, os deslocamentos, a amortização e o resto das despesas fixas. O que sobra é o máximo que poderias pagar ao local sem perder dinheiro. O razoável é pagar bastante menos, porque és tu que colocas a máquina, o produto e o trabalho.

Seguindo o mesmo exemplo, com 800 vendas por mês a 1,10 € e 0,45 € de custo por unidade, à máquina restam 285 € antes de pagar ao local. Assim muda o que te sobra consoante a forma como combinas a comissão e como corre o mês. Os valores são inventados; servem para ver como a conta se move:

Mês	Antes da comissão	10 % das vendas	Fixo de 80 €	10 % com mínimo de 60 €
Fraco: 500 vendas	120 €	ficam-te 70 €	ficam-te 40 €	ficam-te 60 €
Normal: 800 vendas	285 €	ficam-te 205 €	ficam-te 205 €	ficam-te 205 €
Bom: 1.000 vendas	395 €	ficam-te 295 €	ficam-te 315 €	ficam-te 295 €

No mês normal, as três dão o mesmo. A diferença está nos extremos: o fixo penaliza-te no mês fraco e recompensa-te no bom; a percentagem reparte; o mínimo protege o local sem te afundar. Se nessa localização as vendas sobem e descem muito (uma escola com férias, um hotel sazonal), a percentagem é mais segura para ti.

Podes fazer esta conta com os teus números na calculadora de rentabilidade de vending, grátis e sem registo: aceita a comissão do local em percentagem, fixa ou ambas.

O IVA da comissão

Ceder um espaço para a tua máquina é um serviço, e, em Espanha, o normal é que o local te fature com IVA a 21 %, a taxa normal. O que acontece com esse IVA depende do teu regime:

Com uma sociedade, em regime geral, deduzes nas tuas declarações. A comissão de 80 € custa-te 80 €.
Como trabalhador independente (autónomo) no recargo de equivalencia, não o recuperas. A mesma comissão custa-te 96,80 €, e é esse valor que tens de incluir na conta.

Se a fatura tem de incluir também retenção na fonte (retención) depende de como o acordo é qualificado e de quem é o titular do local. Pergunta na tua contabilidade antes da primeira liquidação. Explicamos com mais detalhe no nosso guia sobre o IVA nas máquinas de vending em Espanha.

O que o local valoriza para além do dinheiro

Para muitos locais, a comissão é o menos importante. O que os faz renovar, ou mudar de operador, costuma ser outra coisa:

Que a máquina não esteja vazia nem com produtos fora de prazo.
Que as avarias sejam resolvidas rapidamente e que alguém atenda o telefone. A lei espanhola torna o titular do local responsável juntamente com o da máquina perante quem compra, por isso o local quer saber que respondes.
Que haja o que as pessoas pedem: não é o mesmo um ginásio que uma oficina.
Que não incomode: visitas em horas calmas, a zona limpa, sem ruído.
Contas claras: um comprovativo com o que foi vendido sempre que lhe pagas.

Um operador que cumpra tudo isso pode oferecer uma comissão mais baixa e ainda assim ganhar a localização.

O que deixar por escrito

A forma de pagamento: percentagem, fixo, percentagem com mínimo ou sem comissão, e os valores.
Sobre que vendas: sem IVA, com IVA ou apenas o dinheiro.
Com que periodicidade se liquida: mensal ou trimestral, e como se paga.
Como se justifica: que documento o local recebe com as vendas do período.
O IVA e, se aplicável, a retenção da fatura do local.
Quem paga a eletricidade consumida pela máquina.
Quando podes entrar para reabastecer e retirar o dinheiro.
A exclusividade: se o local se compromete a não colocar outra máquina.
A duração e o aviso prévio para terminar, por ambas as partes, e quando a comissão é revista.

O resto do acordo com o local (avarias, seguro, responsabilidade) explicamos em como montar um negócio de vending em Espanha.

Como liquidar sem discussões

A comissão discute-se quando o local não sabe de onde vem o valor. Para evitar isso:

Tira as vendas de cada máquina do período com o que anotas em cada visita: o que havia, o que carregas e o que retiras da caixa.
Aplica o acordo tal como está escrito: a base, a percentagem, o mínimo.
Dá ao local um comprovativo com o período, as vendas, a base, a comissão e um número que não se repita.
Paga-lhe e guarda a fatura juntamente com o comprovativo.

Feito assim todos os meses, a liquidação torna-se um mero procedimento e o local vê que lhe pagas pelo que realmente se vende.

Erros frequentes

Prometer uma percentagem sem ter feito a conta do que a máquina deixa nesse local.
Combinar «10 %» sem dizer de quê: com IVA ou sem IVA muda o valor todos os meses.
Aceitar um fixo alto num local com sazonalidade: nos meses fracos pagas o mesmo.
Esquecer o IVA da comissão se estiveres no recargo de equivalencia.
Liquidar de memória, sem vendas por máquina, e discutir todos os meses.
Não rever o acordo quando a máquina vende muito mais ou muito menos do que no início.

A comissão de cada local, calculada automaticamente, com Repónlo

Repónlo (um produto nosso) é uma aplicação para operadores de vending que não têm telemetria. Registas cada local com o seu acordo: percentagem, fixo, percentagem com mínimo ou sem comissão; sobre as vendas sem IVA, com IVA ou o dinheiro; mensal ou trimestral, com o respetivo IVA e retenção. Com o que anotas em cada visita, calcula a comissão do período, permite emitir a liquidação com o seu número e um comprovativo para imprimir, e inclui-a na margem de cada venda. É grátis para sempre com uma máquina, com todas as funcionalidades. Com mais, desde 19 € por mês, IVA não incluído, até cinco máquinas, e sem fidelização. A aplicação está disponível em português.

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Perguntas frequentes

Que percentagem se dá ao local por uma máquina de vending?

Não há uma percentagem fixada. Negocia-se em cada local consoante o que vende e o valor que o local atribui ao serviço. Antes de negociar, calcula quanto a máquina deixa sem a comissão: é o máximo que poderias pagar.

É melhor pagar uma percentagem ou um valor fixo?

Com a percentagem, o risco dos meses fracos é repartido. Com o fixo, o risco é teu, mas ganhas mais nos meses bons. Se as vendas dessa localização sobem e descem muito, a percentagem é mais segura.

A comissão calcula-se com ou sem IVA?

O que for combinado. O mais limpo é sobre as vendas sem IVA, porque o IVA não é de ninguém. Se for calculada com IVA, o local recebe mais com a mesma percentagem.

O local tem de me passar fatura?

Sim: cobra-te por um serviço, e o normal é faturar com 21 % de IVA. Se além disso houver retenção, pergunta na tua contabilidade.

Quem paga a eletricidade da máquina?

O que for acordado. O habitual é que seja o local a pagar e que isso esteja incluído no que cobra, mas tem de ficar por escrito.

Com que frequência se paga a comissão?

Mensal ou trimestral, conforme o acordo. O importante é dar ao local um comprovativo com as vendas do período sempre que se paga.

Pode colocar-se uma máquina sem pagar comissão?

Sim. Em muitos escritórios e fábricas o local não cobra porque a máquina é um serviço para quem lá trabalha. Em troca, costuma pedir bons preços e que nunca esteja vazia.

Conclusão

A comissão do local não se decide por costume, mas com a conta de cada máquina à frente. Calcula o que sobra sem a comissão, escolhe a forma de pagamento que aguente também um mês fraco, deixa por escrito sobre que vendas se calcula e liquida todos os meses com um comprovativo. Assim o local recebe o justo, tu sabes o que ganhas e manténs a localização.

Este artigo é informativo e não substitui o conselho da tua contabilidade. O IVA e a eventual retenção da fatura do local dependem do teu caso: confirma-os antes da primeira liquidação.