Die Arbeitszeiterfassung bei Teilzeit in Spanien (der registro de jornada a tiempo parcial) hat ihre eigenen Regeln, und sie sind strenger als die für den Rest der Belegschaft. Es reicht nicht, Beginn und Ende zu notieren: Die Stunden müssen jeden Monat zusammengezählt, diese Zusammenfassung der Person zusammen mit der Gehaltsabrechnung ausgehändigt und vier Jahre lang aufbewahrt werden. Geschieht das nicht, vermutet das spanische Gesetz, dass der Vertrag ein Vollzeitvertrag ist.
In diesem Leitfaden erklären wir, was Artikel 12.4.c des spanischen Arbeitnehmerstatuts (Estatuto de los Trabajadores, ET) sagt, was die monatliche Zusammenfassung enthalten muss, wie die ergänzenden Stunden (horas complementarias) einzuordnen sind und welche Fehler am häufigsten vorkommen. Alles ist anhand des konsolidierten Textes im BOE (dem spanischen Staatsanzeiger) geprüft.
Was das Gesetz sagt
Die Regel steht in Artikel 12.4.c des Arbeitnehmerstatuts und ist älter als die tägliche Erfassung, die 2019 für alle Unternehmen eingeführt wurde:
„Die Arbeitszeit von Teilzeitbeschäftigten wird taggenau erfasst und monatlich zusammengefasst; dem Arbeitnehmer ist zusammen mit der Lohnabrechnung eine Kopie der Zusammenfassung aller in jedem Monat geleisteten Stunden auszuhändigen, sowohl der regulären als auch der ergänzenden.“
Der gleiche Artikel fügt zwei Dinge hinzu: Das Unternehmen bewahrt die monatlichen Zusammenfassungen mindestens vier Jahre lang auf, und wenn es diese Erfassungspflichten nicht erfüllt, wird vermutet, dass der Vertrag in Vollzeit geschlossen wurde, sofern nicht bewiesen wird, dass er tatsächlich Teilzeit war.
Ein Vertrag ist Teilzeit, wenn weniger Stunden pro Tag, Woche, Monat oder Jahr vereinbart werden als bei einer vergleichbaren Vollzeitperson. Es spielt keine Rolle, ob es dreißig Stunden pro Woche oder vier sind.
Die vier Pflichten
- Taggenau erfassen. Die tatsächliche Uhrzeit von Beginn und Ende jeder Arbeitszeit, nicht der vertraglich vorgesehene Zeitplan.
- Jeden Monat zusammenfassen. Alle Stunden des Monats addieren und reguläre von ergänzenden Stunden trennen.
- Eine Kopie mit der Gehaltsabrechnung aushändigen. Die Zusammenfassung wird der Person zusammen mit der Lohnabrechnung übergeben. Es reicht hier nicht, sie nur einsehen zu lassen: Man muss sie aushändigen.
- Die Zusammenfassungen vier Jahre aufbewahren. Mindestens, und für die spanische Arbeits- und Sozialversicherungsinspektion (Inspección de Trabajo y Seguridad Social) verfügbar.
Außerdem muss der Vertrag schriftlich vorliegen und angeben, wie viele reguläre Stunden pro Tag, Woche, Monat oder Jahr gearbeitet werden und wie sie verteilt sind. Ohne das wird ebenfalls Vollzeit vermutet (Art. 12.4.a).
Was die monatliche Zusammenfassung enthält
Das Gesetz legt kein Muster fest. Es verlangt, dass die Zusammenfassung „alle in jedem Monat geleisteten Stunden, sowohl die regulären als auch die ergänzenden“ enthält. In der Praxis hat eine belastbare Zusammenfassung Folgendes:
- das Unternehmen und die Person, mit dem betreffenden Monat;
- jeden gearbeiteten Tag mit Beginn- und Endzeit;
- die regulären und die ergänzenden Stunden jedes Tages;
- die Monatssumme der einen und der anderen;
- den Nachweis, dass die Person sie erhalten hat.
So sieht eine Beispielwoche aus, mit einem Vertrag über 20 Wochenstunden von Montag bis Freitag:
| Tag | Beginn | Ende | Regulär | Ergänzend |
|---|---|---|---|---|
| Montag | 9:58 | 14:02 | 4 Std. | 0 Std. |
| Dienstag | 10:00 | 14:00 | 4 Std. | 0 Std. |
| Mittwoch | 10:01 | 15:00 | 4 Std. | 1 Std. |
| Donnerstag | 10:00 | 14:01 | 4 Std. | 0 Std. |
| Freitag | 9:59 | 16:00 | 4 Std. | 2 Std. |
| Gesamt | 20 Std. | 3 Std. |
Die Stunden im Beispiel sind die tatsächlichen, mit Minuten. Eine Zusammenfassung, bei der jeden Tag exakt zur Vertragszeit begonnen und beendet wird, lässt vermuten, dass niemand etwas erfasst hat.
Damit du nicht bei null anfängst: Unsere Vorlage zur Arbeitszeiterfassung in Spanien enthält ein Blatt mit der monatlichen Zusammenfassung, das sich mit den Monatssummen von selbst ausfüllt.
Ergänzende Stunden
Wer in Teilzeit arbeitet, kann keine Überstunden leisten, außer bei höherer Gewalt: also den notwendigen Stunden zur Verhütung oder Behebung von Unfällen und anderen außergewöhnlichen und dringenden Schäden. Die zusätzlichen Stunden heißen ergänzende Stunden und unterliegen eigenen Regeln (Art. 12.5):
| Vereinbart | Freiwillig | |
|---|---|---|
| Wie sie entstehen | Spezifische schriftliche Vereinbarung mit der Person | Das Unternehmen bietet sie an und die Person entscheidet jedes Mal |
| Welche Verträge | Arbeitszeit von mindestens 10 Wochenstunden im Jahresdurchschnitt | Unbefristet, mit mindestens 10 Wochenstunden im Jahresdurchschnitt |
| Obergrenze | 30 % der regulären Vertragsstunden; der Tarifvertrag kann sie auf 60 % erhöhen | 15 % der regulären Stunden; der Tarifvertrag kann sie auf 30 % erhöhen |
| Ankündigungsfrist | Drei Tage, sofern der Tarifvertrag keine kürzere Frist festlegt | Keine: Man akzeptiert sie oder nicht |
| Wenn die Person nein sagt | Sie muss sie leisten, wenn die Vereinbarung dem Gesetz entspricht | Sie darf nicht sanktioniert werden |
In beiden Fällen werden sie wie reguläre Stunden bezahlt, sozialversichert und müssen auf der Gehaltsabrechnung erscheinen. Und die Summe aus regulären und ergänzenden Stunden darf niemals die Arbeitszeit einer Vollzeitperson erreichen.
Eine weitere Regel, die die Erfassung betrifft: Wenn die tägliche Arbeitszeit kürzer ist als bei Vollzeit und in geteilten Schichten gearbeitet wird, ist nur eine Unterbrechung zulässig, sofern der Tarifvertrag nichts anderes bestimmt (Art. 12.4.b).
Was passiert, wenn man sich nicht daran hält
Die eigentliche Folge bei Teilzeit ist die teuerste: Es wird vermutet, dass der Vertrag ein Vollzeitvertrag ist. Das Unternehmen muss beweisen, dass die Person weniger Stunden gearbeitet hat, und ohne tägliche Erfassung und ausgehändigte Zusammenfassungen ist dieser Nachweis sehr schwierig. Hinzu kommen mögliche Lohn- und Beitragsdifferenzen, die geltend gemacht werden können.
Dazu kommt die allgemeine Sanktion. Verstöße gegen die Vorschriften zur Arbeitszeiterfassung sind eine schwere Ordnungswidrigkeit (Artikel 7.5 des spanischen Gesetzes über Verstöße und Sanktionen in der Sozialordnung, kurz LISOS), mit einer Geldbuße von 751 bis 7.500 € je nach Schweregrad, den die Inspektion feststellt.
Worin es sich von der täglichen Erfassung unterscheidet
Seit 2019 führen alle Unternehmen in Spanien eine tägliche Arbeitszeiterfassung (Art. 34.9). Die Teilzeit-Erfassung ersetzt sie nicht, sondern kommt zusätzlich dazu.
| Tägliche Erfassung (Art. 34.9) | Teilzeit (Art. 12.4.c) | |
|---|---|---|
| Für wen | Für die gesamte Belegschaft | Für Personen mit Teilzeitvertrag |
| Was notiert wird | Beginn- und Endzeit jeder Arbeitszeit | Dasselbe, plus die Monatssumme |
| Kopie an die Person | Nicht verpflichtend; sie kann es einsehen | Verpflichtend, zusammen mit der Gehaltsabrechnung |
| Aufbewahrungsdauer | Vier Jahre | Mindestens vier Jahre |
| Wenn es fehlt | Schwere Ordnungswidrigkeit | Schwere Ordnungswidrigkeit und Vermutung eines Vollzeitvertrags |
Wer in Vollzeit arbeitet und Überstunden leistet, hat eine ähnliche Regel: Seine Arbeitszeit wird im Abrechnungszeitraum zusammengefasst und ihm wird eine Kopie der Zusammenfassung mit der Gehaltsabrechnung ausgehändigt (Art. 35.5). Wir erklären das im Leitfaden zur Arbeitszeiterfassung in Spanien.
Häufige Fehler
- Den Dienstplan als Erfassung verwenden. Der Dienstplan zeigt, was vorgesehen war. Die Erfassung zeigt, was tatsächlich passiert ist.
- Am Monatsende nur ein Blatt unterschreiben lassen. Wenn dahinter keine tägliche Erfassung steht, ist die Zusammenfassung nicht belastbar.
- Die Zusammenfassung haben, sie aber nicht aushändigen. Das Gesetz verlangt eine Kopie mit der Gehaltsabrechnung. Es ist sinnvoll, die Übergabe nachweisen zu können.
- Mehrstunden ohne schriftliche Vereinbarung leisten. Vereinbarte ergänzende Stunden brauchen eine spezifische schriftliche Vereinbarung.
- Reguläre und ergänzende Stunden vermischen. Die Zusammenfassung muss sie unterscheiden.
- Nur die Gehaltsabrechnungen aufbewahren. Die monatlichen Zusammenfassungen werden vier Jahre lang aufbewahrt.
So führst du sie, Schritt für Schritt
- Prüfe die Verträge. Sie müssen schriftlich vorliegen, mit den Stunden und ihrer Verteilung. Wenn ergänzende Stunden geleistet werden, muss die Vereinbarung bestehen.
- Stemple jeden Tag zur tatsächlichen Uhrzeit. Beginn, Ende und die Pausen, die keine Arbeitszeit sind.
- Markiere, welche Stunden ergänzend sind. Die, die über die reguläre Vertragsarbeitszeit hinausgehen.
- Schließe den Monat ab. Addiere reguläre und ergänzende Stunden und prüfe die Obergrenzen.
- Händige die Zusammenfassung mit der Gehaltsabrechnung aus und dokumentiere, dass die Person sie erhalten hat.
- Bewahre die Zusammenfassungen vier Jahre auf.
Die Teilzeit-Zusammenfassung, automatisch erstellt, mit Fichómetro
Fichómetro (unser eigenes Produkt) ist eine Arbeitszeiterfassungs-App für kleine Unternehmen in Spanien. Jede Person stempelt mit einem Fingertipp per Handy oder Computer, und beim Monatsabschluss erstellt die App die monatliche Teilzeit-Zusammenfassung, benachrichtigt jede Person per E-Mail und speichert ihre Bestätigung. Niemand kann eine Stempelung ändern: Korrekturen werden mit Grund und Urheber hinzugefügt. Für 1 Person dauerhaft kostenlos. Ab der zweiten: 2 € pro aktiver Person und Monat, zzgl. Steuern, mit 30 Tagen Test ohne Karte. Die App gibt es auf Spanisch, Katalanisch, Galicisch, Baskisch und Englisch.
Häufige Fragen
Muss man die Arbeitszeiterfassung an Teilzeitbeschäftigte aushändigen?
Ja. Anders als beim Rest der Belegschaft erhält eine Teilzeitkraft jeden Monat zusammen mit der Gehaltsabrechnung eine Kopie der Zusammenfassung aller Stunden des Monats.
Gibt es ein offizielles Muster für die Arbeitszeiterfassung bei Teilzeit?
Nein. Das Gesetz sagt, was die Zusammenfassung enthalten muss, nämlich die regulären und ergänzenden Stunden jedes Monats, schreibt aber kein Format vor.
Muss die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer die Zusammenfassung unterschreiben?
Das Gesetz spricht von der Aushändigung einer Kopie, nicht von einer Unterschrift. Dennoch ist es sinnvoll, die Übergabe zu dokumentieren: eine Unterschrift, eine Empfangsbestätigung oder eine in der Anwendung gespeicherte Zustimmung.
Dürfen Teilzeitbeschäftigte Überstunden machen?
Nein, außer bei höherer Gewalt. Stunden, die über die vertragliche Arbeitszeit hinausgehen, sind ergänzend und unterliegen eigenen Grenzen.
Wie viele ergänzende Stunden sind zulässig?
Die vereinbarten, bis zu 30 % der regulären Vertragsstunden, oder bis zu 60 %, wenn der Tarifvertrag es erlaubt. Die freiwillig angenommenen, bis zu 15 % oder 30 % per Tarifvertrag, und nur bei unbefristeten Verträgen.
Was passiert, wenn die Teilzeit-Arbeitszeiterfassung nicht geführt wird?
Es wird vermutet, dass der Vertrag ein Vollzeitvertrag ist, sofern das Unternehmen nicht das Gegenteil beweist. Außerdem ist es eine schwere Ordnungswidrigkeit mit einer Geldbuße von 751 bis 7.500 €.
Wie lange werden die monatlichen Zusammenfassungen aufbewahrt?
Mindestens vier Jahre.
Fazit
Die Arbeitszeiterfassung bei Teilzeit in Spanien verlangt vier Dinge: jeden Tag notieren, jeden Monat zusammenzählen, die Zusammenfassung mit der Gehaltsabrechnung aushändigen und vier Jahre aufbewahren. Es ist wenig Arbeit, wenn man es laufend erledigt, und sehr schwer nachträglich zu rekonstruieren; auf dem Spiel steht, dass der Vertrag als Vollzeitvertrag gilt.
Dieser Artikel dient nur zur Information und ersetzt nicht den Rat deiner arbeitsrechtlichen Beratung. Prüfe auch deinen Tarifvertrag, da er die Obergrenzen für ergänzende Stunden und die Ankündigungsfrist ändern kann.
Nützliche Links
- Arbeitszeiterfassung in Spanien: der allgemeine Leitfaden mit den Bußgeldern und dem Stand des digitalen Erfassungsdekrets.
- Fichómetro: Arbeitszeiterfassung für kleine Unternehmen, kostenlos für 1 Person.
- Artikel 12 des Arbeitnehmerstatuts im BOE (auf Spanisch).
